.png)
Wycliffe Bible Translators trebali su bolji način za upravljanje svojim internim poslovanjem vezanim uz stanove. Težak dio nije je bio samo vođenje kalendara od oko 40 stanova.
Osoblje je odgovaralo na pitanja o dostupnosti, pregledavalo zahtjeve, organiziralo grupne boravke, dodjeljivalo stanove, upravljalo različitim metodama plaćanja, zakazivalo čišćenje i obnavljalo izvještaje o istim boravcima.
Previše tog posla ovisilo je o ljudima koji su prenosili informacije između obrazaca, e-maila, proračunskih tablica i Salesforce-a.
Problem: previše vremena se trošilo na odgovaranje na "Imamo li prostora?"
Prije Booking Ninjas, zahtjevi za stanovima su uvelike ovisili o Google obrascu, e-mailu i koordinaciji osoblja.
Jedna od najjasnijih bolnih točaka bila je dostupnost. Veliki dio poruka vezanih uz stanove odnosio se na to da su ljudi jednostavno pitali je li stan dostupan za određene datume.
Osoblje je tada moralo proći kroz ostatak zahtjeva:
- Provjeriti dostupnost stanova
- Pregledati pojedinačne zahtjeve
- Pregledati grupne zahtjeve
- Odabrati tipove stanova
- Dodijeliti specifične jedinice
- Pripremiti informacije o naplati
- Organizirati čišćenje
- Pripremiti izvještaje
Grupe su ovo otežavale. Jednoj grupi moglo je biti potrebno nekoliko dvosobnih i trosobnih stanova, različiti datumi dolaska i odlaska, različiti platioci i imena stanara koja nisu bila poznata kada je prvi zahtjev podnesen.
Rješenje: učiniti da jedan korak vodi u sljedeći
Booking Ninjas izgradio je tijek rada za stanove unutar postojećeg Salesforce okruženja Wycliffe-a.
Korisni dio nije bila jedna značajka. Bilo je to omogućavanje istog boravka da prolazi kroz korake koje je Wycliffe već trebao.
Osoblje može vidjeti dostupnost stanova, neodgovorene zahtjeve i potvrđene boravke kroz datume.
Gost ili grupa mogu zatražiti datume i tipove stanova koji su im potrebni.
Wycliffe zadržava kontrolu nad odobrenjem, grupnim blokovima i stanovima koji se dodjeljuju.
Računi, metode plaćanja, stanari i detalji boravka ostaju povezani s rezervacijom.
Odjava može dovesti do posla čišćenja dok isti zapisi podržavaju operativne i financijske izvještaje.
Ovo je šira ideja iza povezanih poslovnih operacija : rezervacija može ostati povezana s radom koji se odvija prije, tijekom i nakon nje.
Kako je Wycliffe postavka riješila svaki dio tijeka rada
| Wycliffe potreba | Booking Ninjas postavka | Što je postalo lakše |
|---|---|---|
| Vidjeti dostupnost stanova | Kalendar dostupnosti + Upravljanje rezervacijama | Osoblje može raditi s vizualnim kalendarom umjesto da obnavlja dostupnost iz obrazaca, e-maila i odvojenih provjera. |
| Držati zahtjeve privremenima | Tijek rada rezervacije temeljen na zahtjevima | Zahtjev se može pregledati prije nego što Wycliffe odobri i dodijeli specifične stanove. |
| Upravljati velikim grupama | Grupna rezervacija | Više stanova, putnika, datuma i detalja na razini grupe može ostati zajedno umjesto da postanu nepovezane rezervacije. |
| Dodijeliti putnike kasnije | Grupni blok + individualna dodjela | Wycliffe može prvo rezervirati dovoljno inventara stanova i odlučiti tko će zauzeti svaki stan kasnije. |
| Upravljati različitim platiocima | Upravljanje računima + Podijeljena naplata | Vanjska plaćanja, unutarnje troškove odjela i različite odgovornosti za plaćanje mogu ostati vezani uz rezervaciju. |
| Pripremiti stanove nakon odjave | Upravljanje radnim nalozima | Završeni boravak može dovesti do posla čišćenja umjesto da ovisi o odvojenom ručnom predaji. |
| Davati timovima različite izvještaje | Salesforce izvještaji + Booking Ninjas izvještavanje | Operacije i financije mogu raditi s istim podacima o rezervacijama dok zadržavaju potrebne poglede. |
Prikazivanje dostupnosti nije značilo odricanje od kontrole
Ovo je bio važan dio Wycliffe tijeka rada.
Organizacija je željela da gosti i grupe imaju jasniji način da vide što bi moglo biti dostupno i podnesu zahtjev.
Ali otvoreni stan nije automatski značio da bi taj zahtjev trebao postati potvrđena rezervacija.
Wycliffe osoblje još uvijek je moralo pregledati zahtjev, provjeriti širu situaciju s stanovanjem, odobriti ili odbiti ga i odlučiti koji stanovi bi se zapravo trebali koristiti.
Booking Ninjas je sačuvao taj korak umjesto da prisili Wycliffe na trenutnu potvrdu.
Centar znanja objašnjava razliku između privremenih i potvrđenih rezervacija .
Grupni boravci mogli su ostati zajedno bez da svaki putnik bude identičan
Velika grupa ne dolazi uvijek i ne odlazi kao jedna jedinica.
Wycliffe je mogao trebati nekoliko stanova za istu grupu dok su pojedinačni putnici još uvijek imali različite datume, dodjele soba ili aranžmane plaćanja.
Booking Ninjas je odvojio grupu od pojedinačnih detalja.
Wycliffe je prvo mogao odgovoriti na veliko pitanje: Imamo li dovoljno stanova za ovu grupu?
Potrebni inventar mogao se tada blokirati prije nego što su bila poznata sva imena stanara. Pojedinačne dodjele mogle su se dodati kasnije kako je boravak postajao jasniji.
To je ono što čini grupne rezervacije različitim od jednostavnog stvaranja dugog popisa pojedinačnih rezervacija.
Trenutna sposobnost Booking Ninjas za grupne rezervacije slijedi isti širi model: informacije na razini grupe i informacije na razini pojedinca mogu ostati povezane dok se datumi, ljudi, sobe ili resursi mijenjaju.
Tijek naplate također je morao razumjeti Wycliffe
Nije svaki boravak u stanu plaćen na isti način.
Neka plaćanja mogla su se izvršiti kreditnom karticom ili gotovinom. Druga su mogla biti naplaćena interno odjelu Wycliffe-a ili dnevniku.
Rezervacija je također mogla imati više od jednog platioca.
Booking Ninjas je bio konfiguriran tako da ti odnosi plaćanja mogu ostati dio iste povijesti rezervacije umjesto da prisili osoblje u vanjski proces naplate.
Računi su se mogli podijeliti kada su različite osobe ili odjeli bili odgovorni za različite dijelove boravka. Nakon plaćanja, povijest naplate mogla je ostati povezana s rezervacijom.
Za širu strukturu rezervacije do naplate, pogledajte Kako se rezervacije povezuju s računima .
Rezervacija je mogla pokrenuti rad koji dolazi nakon odjave
Stan nije spreman za sljedećeg gosta samo zato što je prethodna rezervacija završila.
Još uvijek ga treba očistiti i pripremiti.
Booking Ninjas je povezao taj operativni korak s odjavom. Završeni boravak mogao je stvoriti posao čišćenja potreban za stan.
Osoblje za čišćenje moglo je raditi kroz jednostavne statuse kao što su u tijeku, završeno ili otkazano, dok su nadzornici mogli vidjeti koji stanovi još uvijek trebaju pažnju.
To je pretvorilo čišćenje iz odvojenog predaje u sljedeći korak istog tijeka rada za stanove.
Booking Ninjas je morao odgovarati Wycliffeovom Salesforce sustavu, a ne ga zamijeniti
Wycliffe je već imao Salesforce.
Njihov tim već je imao pravila oko računa, kontakata, odnosa podataka neprofitnih organizacija, obaveznih polja, izvještavanja, kvalitete podataka i dozvola.
Ponovno započinjanje u odvojenoj bazi podataka za rezervacije stvorilo bi još jedno mjesto za usklađivanje.
Umjesto toga, Booking Ninjas je radio s postojećom strukturom Salesforce-a Wycliffe-a i usavršio tijek rada za stanove oko nje.
To je uključivalo specifične detalje Wycliffe-a kao što su klasifikacije stanova, preferencije katova, izuzeća od poreza, tipovi plaćanja, rasporedi računa, izvještavanje i terminologija.
Tehnologija ispod može dolaziti iz Booking Ninjas i Salesforce-a, ali Wycliffe još uvijek odlučuje kako treba funkcionirati njihovo vlastito poslovanje s stanovima.
Postavka se nastavila poboljšavati kada su je stvarni korisnici testirali
Testiranje prihvaćanja korisnika donijelo je detalje koje je lako propustiti u generičkoj provjeri proizvoda.
Wycliffe korisnici su tražili stvari kao što su preferencije za prvi i drugi kat, jasnije razlike između dvosobnih i trosobnih jedinica, realnija ograničenja za grupne zahtjeve, bolju vidljivost kalendara, rukovanje izuzećima od poreza, poboljšane financijske izvještaje i promjene u rasporedima računa i potvrda.
Ti su zahtjevi korišteni za usavršavanje Wycliffeove verzije tijeka rada.
To je važan dio implementacije: Salesforce pruža snažnu tehnologiju, ali koristan proizvod se pojavljuje kada pravila na ekranu odgovaraju radu koji ljudi zapravo rade.
Što je postalo lakše u Wycliffeovom tijeku rada
Nema numeričkih rezultata nakon lansiranja u materijalu korištenom za ovu priču, pa je poboljšanje najbolje prikazano kroz rad koji je postao povezan.
Osoblje je moglo raditi s vizualnim kalendarom stanova umjesto da obnavlja odgovor kroz ponovljene provjere e-maila.
Blokovi stanova, grupne informacije, pojedinačni putnici i različiti datumi mogli su ostati povezani.
Online zahtjevi mogli su olakšati unos bez pretvaranja svakog zahtjeva u automatski potvrđenu rezervaciju.
Normalna plaćanja, unutarnji troškovi odjela i podijeljene odgovornosti mogli su ostati dio istog tijeka rezervacije.
Kraj boravka mogao je stvoriti sljedeći operativni zadatak umjesto da se oslanja na još jednu ručnu predaju.
Wycliffe nije trebao stvoriti još jednu nepovezanu bazu podataka za poslovanje s stanovima.
Rezervacija je bila srž, ali operacija je trebala više oko nje
Wycliffe je dobar primjer zašto Booking Ninjas počinje s rezervacijama i rezervacijama, ali ne mora stati tu.
Upravljanje rezervacijama obradilo je osnovni boravak. Grupna rezervacija ga je proširila za veće grupe. Upravljanje računima i podijeljena naplata obradili su financijsku stranu. Upravljanje radnim nalozima povezalo je boravak s čišćenjem. Salesforce izvještavanje podržalo je operacije i financije.
To je mjesto gdje Booking Ninjas posebno dobro odgovara: kada jedna rezervacija dodiruje nekoliko različitih dijelova iste organizacije i ti dijelovi trebaju ostati povezani.
Jednostavniji slučaj rezervacije može koristiti manje dijelova. Wycliffe je trebao više jer je njihov tijek rada bio složeniji.
Saznajte više o ovom tijeku rada
Pogledajte kako jedna grupa može ostati povezana dok se ljudi, prostori, datumi i pojedinačni detalji još uvijek razlikuju.
Kako grupne rezervacije funkcioniraju →Pogledajte kako se troškovi, računi, plaćanja i rezervacija mogu ostati povezani.
Kako se rezervacije povezuju s računima →Pogledajte zašto rezervacije, plaćanja, rad osoblja, objekti i izvještavanje rade bolje kada zapisi mogu pratiti istu operaciju.
Kako Booking Ninjas povezuje poslovne operacije →Imate li više aktivnosti oko boravka nego što normalni sustav rezervacija može obraditi?
Pogledajte kako Booking Ninjas može povezati rezervacije, grupe, odobrenja, naplatu, operativni rad, izvještavanje i vaše postojeće Salesforce podatke oko načina na koji vaša organizacija već radi.
.jpeg)
.jpg)
