Billings Hotel & Convention Center trebala je rezervaciju konferencijskog prostora i ugovore kako bi se procesi povezali.
Billings Hotel & Convention Center u Billingsu, Montana upravlja smještajem hotela uz konvencijske i događajne prostore prilagođene za sastanke, grupe i druge okupljanja.
Za tim za događaje, rezervacija prostora bila je samo jedan dio posla. Rezervacija je također trebala proći kroz detalje događaja, ugovore, potpise i konačnu potvrdu.
Izazov: rezervacija sobe bila je samo početak
Rezervacije konferencija i konvencija uključuju više od pronalaženja praznog prostora na kalendaru.
Tim također treba razumjeti koji prostor odgovara događaju, koji su datumi dostupni, kako napreduje rezervacija i je li ugovor dovršen.
- Konferencijski prostori
- Različiti rasporedi
- Zahtjevi za kapacitet
- Datumi događaja
- Detalji rezervacije
- Status rezervacije
- Ugovori
- Elektronički potpisi
Kada se ti dijelovi obrađuju odvojeno, osoblje postaje odgovorno za prenošenje događaja iz jednog sustava ili koraka u drugi.
Rješenje: neka događaj prolazi kroz jedan povezan put
Booking Ninjas je implementirao strukturirani radni tok oko konferencijskih prostora i procesa ugovora povezanih s tim rezervacijama.
Počnite s konferencijskim ili događajnim prostorom koji odgovara datumima i zahtjevima.
Držite prostor, datume, informacije o kupcu i događaju oko jednog zapisa rezervacije.
Ugovor ili sporazum može slijediti iz rezervacije umjesto da postane odvojen proces.
E-potpis pomiče dokument kroz odobrenje bez potrebe za još jednim odvojenim papirom.
Rezervacija i dovršeni ugovor ostaju lakši za praćenje dok događaj napreduje.
Kako su se postavke Billingsa uklopile
| Potreba tima za događaje | Postavka Booking Ninjas | Što je postalo lakše |
|---|---|---|
| Organizirati rezervabilni konferencijski prostor | Upravljanje konferencijskim prostorom | Prostori su se mogli tretirati kao strukturirani rezervabilni inventar umjesto samo imena na neformalnom kalendaru. |
| Pratiti rezervacije događaja | Upravljanje rezervacijama | Prostor, datumi, informacije o rezervaciji i status mogli su ostati povezani dok je događaj napredovao. |
| Preći iz rezervacije u ugovor | Radni tok rezervacije | Korak dokumenta mogao je slijediti iz zapisa događaja umjesto da zahtijeva da osoblje ponovno izgradi kontekst negdje drugdje. |
| Prikupiti potpise | Dokument & E-Potpis | Ugovori su se mogli kretati kroz elektronički potpis dok su ostajali bliže rezervaciji i njenom statusu. |
| Održati proces vidljivim | Povezani Salesforce zapisi | Osoblje je moglo raditi iz jasnijeg zapisa prostora, rezervacije, ugovora i sljedećeg koraka. |
Konferencijski prostor je također inventar
Hotelska soba nije jedina stvar koja se može rezervirati.
Konvencijske operacije mogu trebati upravljati balnim dvoranama, sobama za sastanke, dvoranama, prostorima za odmore i drugim prostorima koji mogu podržati različite kapacitete i rasporede.
To znači da sustav treba razumjeti prostore kao stvarne rezervabilne resurse s datumima, dostupnošću i aktivnostima rezervacije oko njih.
Trenutno rješenje Booking Ninjas za konvencijske centre slijedi ovaj širi model povezujući rezervacije događaja i dvorana s rasporedima, ugovorima, naplatom, osobljem, objektima i izvještavanjem unutar Salesforcea.
Za Billings, potvrđeni opseg projekta usredotočio se uži na upravljanje konferencijskim prostorom i radni tok ugovora povezanih s tim rezervacijama.
Ugovor ne bi trebao izgubiti vezu s događajem
Događaj se može privremeno raspraviti ili rezervirati prije nego što je komercijalni ugovor dovršen.
To stvara važan prijenos između strane rezervacije i strane dokumenta.
Booking Ninjas je povezao mogućnost e-potpisa s radnim tokom kako bi ugovor mogao ostati bliže događaju kojem pripada.
Trenutna Dokument & E-Potpis mogućnost podržava ovo isto načelo: ugovori se mogu generirati, slati, potpisivati, pratiti i povezivati s relevantnim Salesforce zapisima umjesto da postanu odvojene datoteke.
Manje prijenosa za osoblje da drži zajedno
Bez povezanog radnog toka, netko mora zapamtiti koji događaj čeka na ugovor, koji je ugovor poslan, je li potpisan i koja rezervacija sada može preći u potvrdu.
Taj posao može biti upravljiv kada je volumen događaja nizak.
Postaje teže kako se prostori, datumi, konfiguracije, kupci i ugovori množe.
Povezivanje zapisa rezervacije s procesom dokumenta daje osoblju strukturiranije mjesto za pregled onoga što se dogodilo i što još treba pažnju.
Što je povezani radni tok učinio jasnijim
Nemamo verificirane numeričke rezultate nakon lansiranja za ovu priču, pa je vrijednost najbolje prikazana kroz rad koji je Booking Ninjas povezao.
Konferencijski inventar mogao se upravljati kao dio radnog toka rezervacije umjesto samo kao izolirani unos na kalendaru.
Prostor, datumi, kupac i status rezervacije mogli su ostati dio istog operativnog konteksta.
Korak ugovora mogao je postati prirodna nastavak rezervacije umjesto nepovezanog administrativnog procesa.
E-potpis stvorio je jasniji put za pomicanje ugovora prema dovršetku.
Tim je mogao potrošiti manje truda na ručno povezivanje strane rezervacije i strane dokumenta događaja.
Ista Salesforce osnova može podržati dodatne radne tokove događaja, naplate, objekata, izvještavanja i operacija kada je to potrebno.
Rezervacija konvencije nalazi se između komercijalnog i operativnog rada
Rezervacija događaja nije dovršena samo zato što je soba zadržana.
Kupcu može biti potreban ugovor. Ugovor treba odobrenje i potpis. Prostor može zahtijevati određenu postavku. Kasnije, isti događaj može dodirnuti naplatu, osoblje, catering, objekte ili drugi operativni rad.
Zato rješenje Booking Ninjas za Konvencijski centar proširuje se izvan jednostavnog kalendara prostora.
Billings je započeo od fokusiranog problema: upravljanje konferencijskim prostorom i e-potpis.
Vrijednost Salesforce osnove je u tome što se ti prvi povezani dijelovi ne moraju pretvoriti u još jedan izolirani sustav ako se kasnije mora povezati više operacija događaja.
Radni tok trebao bi slijediti kako venue zapravo prodaje prostor
Različita konvencijska svojstva imaju različite prostore, rasporede, korake odobrenja, zahtjeve za ugovorom, uloge osoblja i načine pomicanja događaja prema potvrdi.
Booking Ninjas ne treba da svaka lokacija slijedi jedan identičan proces.
Salesforce osnova pruža zapise i alate za radni tok ispod. Konfiguracija može oblikovati proces rezervacije oko organizacije koja ga koristi.
To je posebno korisno kada venue preraste standardni kalendar, ali ne treba svaki dio velike platforme za upravljanje događajima od prvog dana.
Saznajte više o povezanom rezerviranju događaja
Pogledajte kako Booking Ninjas upravlja time može li se prostor ili resurs zapravo rezervirati za određeno vrijeme.
Kako se upravlja dostupnošću →Pogledajte kako se ugovori, potpisi, praćenje statusa i dovršeni dokumenti mogu povezati s Salesforce zapisima.
Istražite Dokument & E-Potpis →Pogledajte kako se rezervacije prostora mogu kasnije povezati s rasporedima, ugovorima, naplatom, osobljem, objektima i operacijama događaja.
Istražite upravljanje konvencijskim centrom →O ovoj priči: Ova stranica odražava potvrđeni opseg Booking Ninjas za Billings Hotel & Convention Center oko upravljanja konferencijskim prostorom i integracijom e-potpisivanja. Ne tvrdi neprovjerena poboljšanja prihoda, povećanja volumena rezervacija ili funkcionalnosti izvan dostupnih dokaza projekta.
Imate li događajne prostore koji trebaju više od kalendara?
Pogledajte kako Booking Ninjas može povezati prostore, rezervacije, ugovore, potpise i operativni rad koji slijedi oko načina na koji vaša lokacija zapravo upravlja događajima.
.jpeg)
.jpg)
.png)
