Međunarodna studentska kuća u Washingtonu, DC pruža međunarodnim studentima, naučnicima, pripravnicima i mladim profesionalcima više od sobe. Pruža im mesto za život, upoznavanje ljudi i postajanje delom zajednice.
Iza tog iskustva stoji operacija smeštaja s rezidentima koji dolaze iz mnogih zemalja, ostaju različito dugo, plaćaju prema različitim rasporedima i trebaju podršku tokom svog boravka.
Kako se zajednica širila, previše vremena osoblja trošilo se na održavanje dodela smeštaja, naplate, plaćanja, informacija o rezidentima i komunikacije.
Izazov: svaki boravak rezidenta stvarao je više administrativnog posla
ISH može smestiti oko 100 rezidenata u isto vreme, s ljudima koji dolaze iz više od 70 zemalja. Mnogi rezidenti ostaju od šest meseci do godinu dana.
To znači da tim ne samo da proverava goste na nekoliko noći. Upravljaju dužim putovanjem rezidenta.
- Prijave za smeštaj i rezervacije
- Dodela soba
- Različite dužine boravka
- Liste čekanja
- Mjesečna naplata
- Rasporedi plaćanja
- Komunikacija s rezidentima
- Izveštaji o smeštaju
Stariji proces je naterao osoblje da provodi sate održavajući ove delove ručno. Prijem je trebao upravljati smeštajem i potražnjom. Računovodstvo je moralo održavati račune, stanja i plaćanja u redu. Savetnici za rezidente su trebali jasne informacije kada pomažu ljudima tokom njihovog boravka.
Rešenje: zadržati povezano putovanje rezidenta
Booking Ninjas je dao ISH-u način da započne s rezervacijama smeštaja i zadrži sledeće delove putovanja rezidenta povezane oko njih.
Putovanje smeštaja počinje s rezidentom i boravkom koji im je potreban.
Rezervacije i dostupnost pomažu prijemu da upravlja tko se može smestiti i kada.
Korisne informacije o rezidentima mogu ostati povezane tokom boravka.
Mjesečne naknade, računi, stanja i aktivnosti plaćanja mogu pratiti rezidenta.
Pristup portalu, komunikacija i izveštavanje pomažu osoblju da podrži rezidenta nakon useljenja.
Ovdje Booking Ninjas dobro funkcioniše: rezervacija je samo početak, a nekoliko timova još uvek treba raditi iz istog putovanja rezidenta nakon toga.
Kako je ISH postavka rešila svakodnevne probleme
| ISH potreba | Postavka Booking Ninjas | Što je postalo lakše |
|---|---|---|
| Različite dužine boravka | Upravljanje rezervacijama | Prijem može upravljati boravcima oko datuma koji su rezidentima zapravo potrebni. |
| Potražnja kada se smeštaj popuni | Upravljanje listama čekanja | Prijavljeni kandidati mogu se zadržati u jasnijem toku umesto da ih se prati odvojeno ručno. |
| Mjesečna naplata rezidenata | Račun + ponavljajuća naplata | Mjesečne naknade, zakazana plaćanja i stanja rezidenata mogu ostati povezana s istim računom. |
| Pristup plaćanju rezidenata | Studentski portal | Rezidenti imaju mesto za pregled korisnih informacija o računu i plaćanju bez da svaki put pitaju osoblje za ažuriranje. |
| Različite uloge osoblja | Korisnici i pristup Salesforce-u | Prijem, savetnici za rezidente, objekti i računovodstvo mogu raditi s informacijama koje su važne za njihove poslove. |
| Ručno izveštavanje | Izveštaji + nadzorne ploče | Podaci o smeštaju i plaćanju već u sistemu mogu se koristiti za izveštavanje umesto da se ponovo prikupljaju ručno. |
Naplata je trebala pratiti rezidenta, a ne živeti u odvojenom procesu
Duži boravci čine naplatu posebno važnom.
ISH je trebao mjesečne cene, zakazana plaćanja, račune i mogućnost prenošenja stanja računa u trenutnu izjavu rezidenta.
Booking Ninjas je pomogao računovodstvu da konfiguriše ta pravila oko načina na koji ISH već naplaćuje svojim rezidentima.
To znači da rezervacija smeštaja i novac povezan s njom ne moraju postati dve odvojene priče.
Centar znanja objašnjava osnovnu vezu u Kako se rezervacije povezuju s računima .
Rezidenti mogu sami obavljati više jednostavnih stvari
Rezident ne bi trebao kontaktirati osoblje svaki put kada želi razumeti nešto jednostavno o svom računu.
Portal za rezidente daje ISH-u mesto za deljenje odobrenih informacija i podršku aktivnostima plaćanja dok zadržava administrativnu stranu odvojeno.
To pomaže smanjiti rutinska pitanja za osoblje bez uklanjanja lične podrške koju rezidenti još uvek trebaju.
Centar znanja objašnjava ovu ideju u Što mogu kupci učiniti putem portala? .
Za ISH, to je važno jer se vreme osoblja bolje troši na dočekivanje rezidenata, pomaganje im da se smeste, podržavanje zajedničkog života i rešavanje situacija koje zapravo zahtevaju osobu.
Postavka prati način na koji ISH radi
Međunarodna studentska kuća nije normalan hotel i nije standardna zgrada s apartmanima.
Njeni rezidenti ostaju duže, dolaze iz celog sveta, prate različite rasporede naplate i komuniciraju s nekoliko timova osoblja tokom svog vremena u Kući.
Zato je postavka oblikovana oko vlastitih pravila smeštaja ISH-a umesto da se traži od ISH-a da promeni zajednicu kako bi se uklopila u generički sistem nekretnina.
Prijem je mogao raditi s rezervacijama i listama čekanja. Računovodstvo je moglo raditi s naplatom i plaćanjima. Savetnici za rezidente mogli su koristiti alate za rezidente i komunikaciju.
Salesforce pruža tehnologiju ispod, ali stvarna pravila, korisnici, zapisi i tokovi rada pripadaju ISH-u.
ISH je prešao na novi tok korak po korak
Prelaz nije nastao traženjem od svakog odeljenja da sve promene preko noći.
Booking Ninjas je radio uz postojeći proces tokom dvomesečnog perioda obuke. Podaci o rezidentima su prebačeni u nove profile rezidenata, a osoblje je obučeno oko posla koji su zapravo obavljali.
Prijem je naučio upravljanje rezervacijama i listama čekanja. Savetnici za rezidente su radili s portalom i alatima za komunikaciju. Računovodstvo je postavilo pravila naplate, plaćanja i račune.
Unutar prvog meseca, ISH je već vršio rezervacije i plaćanja kroz novi sistem.
Ovaj postepeni pristup pomogao je novom procesu da postane deo normalnog ritma tima umesto da postane još jedan projekat koji je osoblje moralo upravljati pored svog svakodnevnog posla.
Što je postalo lakše za Međunarodnu studentsku kuću
Rezervacije, rezidenti, liste čekanja i drugi zapisi o smeštaju više ne trebaju istu količinu odvojenog održavanja.
Mjesečne naknade, računi, stanja i plaćanja mogu pratiti rezidenta u jednom povezanom toku.
Portal daje rezidentima mesto za obavljanje jednostavnih potreba za računom i plaćanjem bez stalnog pitnja osoblja.
Informacije o rezidentima i alati za komunikaciju mogu ostati bliže zapisima koje osoblje već koristi.
Isti podaci o smeštaju i plaćanju koji se koriste svakodnevno mogu takođe podržati izveštaje bez ponovnog ručnog prikupljanja.
Osoblje može posvetiti više pažnje rezidentima, događanjima, podršci i međukulturnoj razmeni umesto rutinskom administrativnom radu.
Jedan sistem smeštaja može se nastaviti razvijati oko putovanja rezidenta
Za ISH, upravljanje rezervacijama i rezervacijama pruža polaznu tačku.
Od tamo, ista postavka može povezati liste čekanja, profile rezidenata, naplatu, plaćanja, portale, komunikaciju, izveštavanje i druge tokove rada kada su potrebni.
To je korisno za studentski smeštaj jer je teži deo retko jedna rezervacija. Teži deo je sve što mora ostati povezano tokom meseci nakon što se rezident useli.
Za širu upotrebu, pogledajte Rešenje za studentski smeštaj .
Saznajte više o povezanom putu rezidenta
Pogledajte kako rezervacija smeštaja može ostati povezana s računima i plaćanjima koja je prate.
Kako se rezervacije povezuju s računima →Pogledajte što rezidenti ili kupci mogu obaviti putem portala i što još uvek ostaje s osobljem.
Što mogu kupci učiniti putem portala? →Pogledajte zašto održavanje timova oko istih pouzdanih podataka olakšava svakodnevni rad.
Što znači jedan izvor istine? →Potrošite manje vremena na održavanje operacija smeštaja.
Pogledajte kako Booking Ninjas može povezati rezervacije, rezidente, naplatu, plaćanja, portale i svakodnevni rad oko zajednice dugoročnog smeštaja.
.jpeg)
.jpg)
.png)
