.png)
Wycliffe Bible Translators tarvitsi paremman tavan hallita sisäistä huoneistotoimintaansa. Vaikeaa ei ollut vain pitää kalenteria noin 40 huoneistosta.
Henkilöstö vastasi saatavuuskysymyksiin, tarkisti pyyntöjä, järjesti ryhmämajoituksia, määritteli huoneistoja, käsitteli erilaisia maksutapoja, aikataulutti siivousta ja rakensi raportteja samoista majoituksista.
Liian suuri osa tästä työstä riippui ihmisten tiedon siirtämisestä lomakkeiden, sähköpostin, taulukoiden ja Salesforce-järjestelmän välillä.
Ongelma: liikaa aikaa meni kysymykseen "Onko meillä tilaa?"
Ennen Booking Ninjasia huoneistopyynnöt riippuivat voimakkaasti Google-lomakkeesta, sähköpostista ja henkilöstön koordinoinnista.
Yksi selkeimmistä kipupisteistä oli saatavuus. Suuri osa huoneistoon liittyvistä viesteistä oli ihmisiä, jotka kysyivät, oliko asumista avoinna tietyille päivämäärille.
Henkilöstön piti sitten työstää pyyntöä eteenpäin:
- Tarkista huoneistojen saatavuus
- Tarkista yksittäiset pyynnöt
- Tarkista ryhmäpyynnöt
- Valitse huoneistotyypit
- Määritä tietyt yksiköt
- Valmistele laskutustiedot
- Järjestä siivous
- Valmistele raportit
Ryhmämajoitukset vaikeuttivat tätä. Yksi ryhmä saattoi tarvita useita kaksioita ja kolmioita, erilaisia saapumis- ja lähtöpäiviä, erilaisia maksajia ja asukkaiden nimiä, joita ei tunnettu, kun ensimmäinen pyyntö lähetettiin.
Ratkaisu: tee yksi vaihe johtamaan seuraavaan
Booking Ninjas rakensi huoneistoprosessin Wycliffen olemassa olevaan Salesforce-ympäristöön.
Hyödyllinen osa ei ollut yksi ominaisuus. Se oli mahdollisuus siirtää sama majoitus vaiheiden läpi, joita Wycliffe jo tarvitsi.
Henkilöstö voi nähdä huoneistojen saatavuuden, odottavat pyynnöt ja vahvistetut majoitukset päivämäärien mukaan.
Vieras tai ryhmä voi pyytää tarvitsemiaan päivämääriä ja huoneistotyyppejä.
Wycliffe pitää hallinnan hyväksynnästä, ryhmälohkoista ja määritetyistä huoneistoista.
Laskut, maksutavat, asukkaat ja majoitustiedot pysyvät yhteydessä varaukseen.
Uloskirjautuminen voi johtaa siivoustyöhön, kun taas samat tiedot tukevat operaatioita ja talousraportteja.
Tämä on laajempi ajatus yhdistetyistä liiketoimintatoiminnoista: varaus voi pysyä linkitettynä työhön, joka tapahtuu ennen, aikana ja jälkeen sen.
Kuinka Wycliffen asennus ratkaisi jokaisen osan työnkulusta
| Wycliffen tarve | Booking Ninjas -asennus | Mikä helpottui |
|---|---|---|
| Näe huoneistojen saatavuus | Saatavuuskalenteri + Varausten hallinta | Henkilöstö voi työskennellä visuaaliselta kalenterilta sen sijaan, että rakentaisi saatavuutta lomakkeista, sähköpostista ja erillisistä tarkistuksista. |
| Pidä pyynnöt alustavina ensin | Pyyntöön perustuva varausprosessi | Pyyntö voidaan tarkistaa ennen kuin Wycliffe hyväksyy sen ja määrittää tietyt huoneistot. |
| Käsittele suuria ryhmiä | Ryhmävaraus | Useat huoneistot, matkustajat, päivämäärät ja ryhmätason tiedot voivat pysyä yhdessä sen sijaan, että ne muuttuisivat erillisiksi varauksiksi. |
| Määritä matkustajat myöhemmin | Ryhmälohko + yksilöllinen määrittäminen | Wycliffe voi ensin varata riittävästi huoneistoinventaaria ja päättää, kuka asuu kussakin huoneistossa myöhemmin. |
| Käsittele erilaisia maksajia | Laskun hallinta + Jaettu laskutus | Ulkoiset maksut, sisäiset osastomaksut ja erilaiset maksuvastuut voivat pysyä kiinni varauksessa. |
| Valmistele huoneistot uloskirjautumisen jälkeen | Työtilauksen hallinta | Valmistunut majoitus voi johtaa siivoustyöhön sen sijaan, että se riippuisi erillisestä manuaalisesta siirrosta. |
| Anna tiimeille erilaisia raportteja | Salesforce-raportit + Booking Ninjas -raportointi | Toiminta ja talous voivat työskennellä samoista varausdatoista samalla, kun ne pitävät tarvitsemansa näkymät. |
Saatavuuden näyttäminen ei tarkoittanut hallinnan luovuttamista
Tämä oli tärkeä osa Wycliffen työnkulkua.
Organisaatio halusi vieraiden ja ryhmien saavan selkeämmän tavan nähdä, mitä voisi olla saatavilla ja esittää pyyntö.
Mutta avoin huoneisto ei automaattisesti tarkoittanut, että pyyntö pitäisi muuttaa vahvistetuksi varaukseksi.
Wycliffen henkilöstön piti silti tarkistaa pyyntö, tarkistaa laajempi asumistilanne, hyväksyä tai hylätä se ja päättää, mitkä huoneistot tulisi todella käyttää.
Booking Ninjas säilytti tämän vaiheen pakottamatta Wycliffeä välittömään vahvistamiseen.
Tietokeskus selittää eron alustavien ja vahvistettujen varausten välillä.
Ryhmämajoitukset voivat pysyä yhdessä ilman, että jokaisesta matkustajasta tulee identtinen
Suuri ryhmä ei aina saavu ja lähde yhtenä yksikkönä.
Wycliffe saattoi tarvita useita huoneistoja samalle ryhmälle, kun taas yksittäisillä matkustajilla oli edelleen erilaisia päivämääriä, huoneiden määrittämisiä tai maksusopimuksia.
Booking Ninjas erotti ryhmän yksityiskohdista.
Wycliffe saattoi ensin vastata suureen kysymykseen: Onko meillä tarpeeksi huoneistoja tälle ryhmälle?
Tarvittava inventaario voitiin sitten estää ennen kuin jokaisen asukkaan nimi oli tiedossa. Yksilölliset määrittämiset voitiin lisätä myöhemmin, kun majoitus selkeytyi.
Tämä on se, mikä tekee ryhmävarauksista erilaisia kuin pelkästään pitkän listan luominen yksittäisistä varauksista.
Nykyinen Booking Ninjasin ryhmävarauskyky seuraa samaa laajempaa mallia: ryhmätason ja yksilötason tiedot voivat pysyä yhteydessä, kun päivämäärät, ihmiset, huoneet tai resurssit muuttuvat.
Laskutusprosessin oli myös ymmärrettävä Wycliffe
Ei jokainen huoneistomajoitus maksettu samalla tavalla.
Jotkut maksut voitiin suorittaa luottokortilla tai käteisellä. Toiset voitiin veloittaa sisäisesti Wycliffen osastolle tai päiväkirjaan.
Varaus saattoi myös sisältää useamman kuin yhden maksajan.
Booking Ninjas oli konfiguroitu siten, että nämä maksusuhteet saattoivat pysyä osana samaa varaushistoriaa sen sijaan, että henkilöstö pakotettaisiin ulkoiseen laskutusprosessiin.
Laskut voitiin jakaa, kun eri ihmiset tai osastot olivat vastuussa eri osista majoitusta. Kun maksu oli suoritettu, laskutushistoria saattoi pysyä yhteydessä varaukseen.
Laajemmasta varaus-laskutus-rakenteesta katso Kuinka varaukset liittyvät laskuihin.
Varaus voi laukaista työn, joka tulee uloskirjautumisen jälkeen
Huoneisto ei ole valmis seuraavalle vieraalle vain siksi, että edellinen varaus päättyi.
Se tarvitsee edelleen siivouksen ja valmistelun.
Booking Ninjas yhdisti tämän operatiivisen vaiheen uloskirjautumiseen. Valmistunut majoitus voi luoda tarvittavan siivoustyön huoneistolle.
Siivoushenkilöstö voi työskennellä yksinkertaisten tilojen, kuten työn alla, valmis tai peruutettu, läpi, kun taas valvojat voivat nähdä, mitkä huoneistot tarvitsevat edelleen huomiota.
Se muutti siivouksen erillisestä siirrosta saman huoneistoprosessin seuraavaksi vaiheeksi.
Booking Ninjasin oli sovittava Wycliffen Salesforce-organisaatioon, ei korvattava sitä
Wycliffe oli jo saanut Salesforce-järjestelmän.
Sen tiimillä oli jo sääntöjä tileistä, kontakteista, voittoa tavoittelemattomista tietosuhteista, pakollisista kentistä, raportoinnista, tietojen laadusta ja käyttöoikeuksista.
Uuden varausdatabasen aloittaminen olisi luonut toisen paikan, jota olisi pitänyt synkronoida.
Sen sijaan Booking Ninjas työskenteli Wycliffen olemassa olevan Salesforce-rakenteen kanssa ja hienosääteli huoneistoprosessin sen ympärille.
Se sisälsi Wycliffe-spesifisiä yksityiskohtia, kuten huoneistoluokitukset, kerrospreferenssit, verovapautukset, maksutyypit, laskupohjat, raportointi ja terminologia.
Teknologia voi tulla Booking Ninjasilta ja Salesforceilta, mutta Wycliffe päättää edelleen, miten sen oma asuntotoiminta tarvitsee toimia.
Asennus jatkoi parantumistaan, kun todelliset käyttäjät testasivat sitä
Käyttäjä hyväksyntätestaus toi esiin yksityiskohtia, jotka ovat helppoja unohtaa yleisessä tuoteluettelossa.
Wycliffen käyttäjät pyysivät asioita, kuten ensimmäisen ja toisen kerroksen preferenssejä, selkeämpiä eroja kaksioiden ja kolmioiden välillä, realistisempia rajoja ryhmäpyynnöille, parempaa kalenterin näkyvyyttä, verovapauden käsittelyä, parannettuja talousraportteja ja muutoksia lasku- ja kuittimuotoiluihin.
Näitä pyyntöjä käytettiin Wycliffen työnkulun hienosäätämiseen.
Se on tärkeä osa toteutusta: Salesforce tarjoaa vahvaa teknologiaa, mutta hyödyllinen tuote ilmenee, kun näytöllä olevat säännöt vastaavat ihmisten todellista työtä.
Mikä helpottui Wycliffen työnkulussa
Tässä tarinassa käytetyssä materiaalissa ei ole numeerisia tuloksia lanseerauksen jälkeen, joten parannus näkyy parhaiten siinä työssä, joka on tullut yhdistetyksi.
Henkilöstö saattoi työskennellä visuaaliselta huoneistokalenterilta sen sijaan, että he rakensivat vastauksen toistuvien sähköpostitarkistusten kautta.
Huoneistolohkot, ryhmätiedot, yksittäiset matkustajat ja eri päivämäärät saattoivat pysyä yhteydessä.
Verkkopyynnöt saattoivat helpottaa vastaanottoa ilman, että jokaisesta pyynnöstä tuli automaattisesti vahvistettu varaus.
Normaalit maksut, sisäiset osastomaksut ja jaetut vastuut saattoivat pysyä osana samaa varausprosessia.
Majoituksen päättyminen saattoi luoda seuraavan operatiivisen tehtävän sen sijaan, että se olisi riippunut toisesta manuaalisesta siirrosta.
Wycliffen ei tarvinnut luoda toista eristyksissä olevaa tietokantaa huoneistotoiminnalle.
Varaus oli ydin, mutta toiminta tarvitsi enemmän sen ympärille
Wycliffe on hyvä esimerkki siitä, miksi Booking Ninjas aloittaa varauksista ja varaustoimista, mutta ei tarvitse pysähtyä siihen.
Varausten hallinta käsitteli ydintoimintaa. Ryhmävaraus laajensi sitä suuremmille ryhmille. Laskun hallinta ja jaettu laskutus käsittelivät taloudellista puolta. Työtilauksen hallinta yhdisti majoituksen siivoukseen. Salesforce-raportointi tuki toimintaa ja taloutta.
Siinä Booking Ninjas sopii erityisen hyvin: kun yksi varaus koskettaa useita eri osia samaa organisaatiota ja näiden osien on pysyttävä yhteydessä.
Yksinkertaisempi varaus voi käyttää vähemmän osia. Wycliffe tarvitsi enemmän, koska sen työnkulku oli monimutkaisempaa.
Opi lisää tästä työnkulusta
Katso, kuinka yksi ryhmä voi pysyä yhteydessä, kun ihmiset, tilat, päivämäärät ja yksityiskohdat eroavat silti.
Kuinka ryhmävaraukset toimivat →Katso, kuinka maksut, laskut, maksut ja varaus voivat pysyä yhteydessä.
Kuinka varaukset liittyvät laskuihin →Katso, miksi varaukset, maksut, henkilöstötyö, tilat ja raportointi toimivat paremmin, kun tiedot voivat seurata samaa toimintoa.
Kuinka Booking Ninjas yhdistää liiketoimintatoimintoja →Onko sinulla enemmän tapahtumia majoituksen ympärillä kuin normaali varausjärjestelmä voi käsitellä?
Katso, kuinka Booking Ninjas voi yhdistää varaukset, ryhmät, hyväksynnät, laskutuksen, operatiivisen työn, raportoinnin ja olemassa olevan Salesforce-tietosi sen mukaan, miten organisaatiosi jo toimii.
.jpeg)
.jpg)
