YMCA of the North vuokraa mökkejä Minnesota-leireillään ja ulkoilukeskuksissaan, erityisesti sesongin ulkopuolella, jolloin tilat voivat ottaa vastaan perheitä ja tuoda lisätuloja.
Vanha varausjärjestelmä teki tästä vaikeampaa kuin sen olisi tarvinnut olla. Mökkivaraukset olivat Salesforce-järjestelmän ulkopuolella, kausiluonteinen saatavuus vaati henkilöstön huomiota, ja kaksiosainen maksuaikataulu seurattiin käsin.
Haaste: mökkivuokrauksilla oli omat sääntönsä, mutta vanha järjestelmä ei ollut sitä varten
Nämä eivät ole ympäri vuoden käytössä olevia hotellihuoneita. Mökkejä voi varata tietyinä sesongin ulkopuolisina ajankohtina, ja näiden päivämäärien on sovittava YMCA:n leiriohjelmien ja aikataulujen kanssa.
Varausprosessi sisälsi myös useita liikkuvia osia:
- Kausiluonteinen mökkisaatavuus
- Leiriohjelmien aikataulut
- Mökkityyppi ja kapasiteetti
- Palvelut
- Asiakastiedot
- 50 % varausmaksut
- Loppumaksun määräajat
- Varaus- ja tulosraportit
Samaan aikaan YMCA käytti jo Salesforcea jäsen- ja ohjelmatietojen hallintaan. Mökkivaraukset olivat jossain muualla, joten henkilöstön oli pidettävä tiedot liikkeessä järjestelmien välillä.
Maksut lisäsivät toisen säännöllisen työn. Asiakkaat maksoivat yleensä 50 % varauksen yhteydessä ja toisen 50 % 30 päivää ennen saapumista. Henkilöstö käytti taulukkolaskentaa toisen maksun seuraamiseen ja muistuttamiseen, kun se oli erääntynyt.
Ratkaisu: laita mökkivaraukset sinne, missä YMCA:n tiedot jo ovat
Booking Ninjas rakensi mökkivarauksen prosessin Salesforceen sen sijaan, että olisi lisätty toinen eristetty varauskantaja.
Perheet voivat varata YMCA:n brändätyn online-varauskokemuksen kautta, kun taas henkilöstö voi työskennellä varauksien, asiakastietojen, maksujen ja raportoinnin kanssa samasta Salesforce-pohjaisesta ympäristöstä.
Varaussäännöt voivat myös seurata YMCA:n todellista toimintaa. Mökkejä voidaan avata tai sulkea YMCA:n valitsemien päivämäärien ympärillä sen sijaan, että henkilöstön tarvitsisi muistaa jokainen kausiluonteinen poikkeus.
Varausmoottori tukee sääntöjä saatavuudesta, kapasiteetista, rajoitetuista päivistä ja muista varausrajoituksista.
Kuinka mökkivaraus etenee järjestelmässä
Perhe etsii mökkiä, joka sopii oleskelun päivämäärille ja tarpeille.
Kausiluonteiset päivämäärät, saatavuus, kapasiteetti ja muut säännöt päättävät, mitä voidaan varata.
Varaus- ja asiakastiedot syötetään samaan Salesforce-pohjaiseen prosessiin.
Oikea varausmaksu tai loppumaksu sovelletaan saapumispäivämäärästä.
Saldo, varausaktiivisuus ja raportointi pysyvät yhteydessä ensimmäisen maksun jälkeen.
Lisätietoja varattavasta inventaariosta ja sen säännöistä löytyy Kuinka saatavuutta hallitaan .
Kuinka asetukset ratkaisi päivittäiset ongelmat
| YMCA:n tarve | Booking Ninjas -asetukset | Mikä helpottui |
|---|---|---|
| Kausiluonteinen mökkivaraus | Varausmoottori + Varausten hallinta | YMCA voi soveltaa omia varausikkunoitaan ja pitää mökkivaraukset samassa Salesforce-ympäristössä. |
| Muuttuva saatavuus | Saatavuuden hallinta | Varaukset ja muutokset voivat päivittää saatavuutta ilman erillisen taulukkolaskentakalenterin ylläpitoa. |
| 50/50 maksuaikataulu | Maksuautomaatio | Yli 30 päivän päässä olevat varaukset voivat ottaa 50 % ensin ja aikatauluttaa jäljellä olevan saldon. Lähempänä olevat varaukset voivat vaatia täyden maksun. |
| Erilliset Salesforce-tiedot | Salesforce-pohjaiset tiedot | Varaukset, asiakkaat ja maksuhistoria voivat pysyä laajemman Salesforce-tiedon mukana sen sijaan, että tarvitsisi samaa manuaalista synkronointia. |
| Mökin suorituskyky | Raportit + Hallintapaneelit | Varausmäärä, tulot, käyttöaste ja maksutoiminta voidaan nähdä varausprosessin luomista tiedoista. |
| Varausmatkan tiedot | Google Analytics | Markkinointi voi nähdä, kuinka kävijät löytävät ja liikkuvat varausmatkassa. |
Maksuaikataulu ei enää tarvitse omaa taulukkolaskentaa
YMCA:n maksusääntö on helppo selittää, mutta se on helppo muuttaa toistuvaksi työksi.
Jos asiakas varaa yli 30 päivää ennen saapumista, 50 % on maksettava varauksen yhteydessä ja toinen 50 % 30 päivää ennen oleskelua. Jos varaus tehdään 30 päivän sisällä, koko summa on maksettava.
Booking Ninjas voi soveltaa tätä sääntöä varaus- ja saapumispäivämäärän mukaan. Henkilöstön ei tarvitse pitää erillistä luetteloa vain muistaakseen, mikä saldo pitäisi kerätä seuraavaksi.
Tämä auttaa myös suojaamaan tuloja, jotka on jo sidottu mökkivaraukseen. Toinen maksu voi seurata varausta sen sijaan, että se riippuisi siitä, että joku huomaa oikean taulukkolaskentarivin oikeaan aikaan.
Tietokeskus selittää laajemman suhteen Kuinka varaukset liittyvät laskuihin .
Varaussäännöt kuuluvat YMCA:lle
YMCA of the North ei tarvinnut muuttaa leirikalenteriaan yleiseksi hotellikalenteriksi.
Sen mökit, kausiluonteiset ikkunat, ohjelmapäivät, maksusäännöt, asiakasmatka ja raportointitarpeet voidaan heijastaa sen omassa Salesforce-ympäristössä.
Se on yksi hyödyllinen osa Salesforce-orgia . Tiedot, työnkulut, säännöt, käyttäjät ja raportointi voidaan järjestää organisaation ympärille, joka käyttää sitä.
Mikä helpottui YMCA-tiimille
Kaksiosainen maksuaikataulu voi seurata varausta sen sijaan, että se olisi erillisessä taulukkolaskennassa.
Mökkivarauksen ikkunat voivat seurata leiriohjelmia ilman, että henkilöstön tarvitsee tarkistaa jokaista pyyntöä käsin.
Asiakas-, varaus- ja maksutiedot eivät enää tarvitse samaa manuaalista liikettä järjestelmien välillä.
Asiakkaat voivat etsiä ja varata mökkejä verkossa sen sijaan, että henkilöstön tarvitsisi aloittaa jokainen varaus.
Sama varaus- ja maksutoiminta voi tukea varausta, käyttöastetta, tuloja ja maksunäkymiä.
Henkilöstö voi keskittyä enemmän asiakkaille, ohjelmiin, tiloihin ja leirikokemukseen sen sijaan, että he keskittyisivät rutiininomaiseen varaushallintaan.
Seuraavaksi: tee varauskokemuksesta helpompi käyttää ja tutkia
Ensimmäinen tehtävä oli saada perusta kuntoon: kausiluonteiset säännöt, varaukset, maksut, asiakastiedot ja raportointi ovat nyt yhteydessä toisiinsa.
Seuraavat parannukset keskittyvät suoremmin perheeseen, joka tekee varauksen.
Varauskokemusta parannetaan, jotta useammat asiakkaat voivat mukavasti löytää, ymmärtää ja suorittaa varausvaiheet. Tavoitteena on poistaa vältettävät esteet samalla kun YMCA:n varaus säännöt toimivat taustalla.
Päivitetty asettelu on suunniteltu niin, että perheet voivat tutkia mökkien sijainteja visuaalisesti ja siirtyä varaukseen valitsemastaan mökistä kartalla. Tämä voi helpottaa ymmärtämään, missä kukin mökki sijaitsee ennen päivämäärien, yksityiskohtien ja saatavuuden vertailua.
Tämä on myös paikka, jossa parempi asiakaskokemus voi auttaa projektin tuloja. Kun perheet voivat ymmärtää vaihtoehtonsa, löytää saatavilla olevan mökin ja siirtyä varaukseen vähemmillä hämmentävillä vaiheilla, on vähemmän mahdollisuuksia menettää kiinnostunutta asiakasta matkan varrella.
Nämä saavutettavuus- ja karttavarauksen parannukset ovat seuraava vaihe kokemuksessa, eikä niitä esitetä täällä valmiina tuloksina.
Mökkivaraus voi olla lähtökohta, ei rajoitus
Ydinasetukset alkavat Varausmoottorista ja Varausten hallinnasta, koska se oli pääongelma, jonka YMCA tarvitsi ratkaista.
Siitä eteenpäin sama alusta voi laajentua muihin sovelluksiin ja työnkulkuun, kun todellinen tarve ilmenee, kuten POS, kyselyt, ohjelmat, portaalit, raportointi tai muut YMCA-toiminnot.
Se on erityisen hyödyllistä, kun ohjelmat, tilat, asiakkaat, maksut ja raportointi tarvitsevat alkaa jakaa enemmän samoja tietoja.
Katso laajempi YMCA-ratkaisu nähdäksesi, kuinka Booking Ninjas voi laajentua mökkivarauksista.
Opi lisää tästä varausasetuksesta
Katso, kuinka päivämäärät, rajoitukset, kapasiteetti ja olemassa olevat varaukset päättävät, mitä asiakkaat voivat varata.
Kuinka saatavuutta hallitaan →Katso, kuinka varaus voi pysyä yhteydessä laskuihin ja maksuihin, jotka seuraavat sitä.
Kuinka varaukset liittyvät laskuihin →Katso, kuinka organisaation omat tiedot, työnkulut, käyttäjät, säännöt ja raportointi voivat elää sen Salesforce-ympäristössä.
Mikä on Salesforce-org? →Tee kausiluonteisesta varauksesta helpompaa asiakkaille ja helpompaa henkilöstölle.
Katso, kuinka Booking Ninjas voi yhdistää saatavuuden, varaukset, maksut, asiakastiedot ja säännöt, jotka tekevät varausprosessistasi ainutlaatuisen.
.jpeg)
.jpg)
.png)
