Lodgingly

Johdanto Kansainväliseen Opiskelijataloon ja Johtoryhmään

Kansainvälinen opiskelijatalo Washingtonissa, DC (ISH) on historiallinen asuinyhteisö, joka sijaitsee kansakunnan pääkaupungin sydämessä. Vuonna 1936 perustettu talo tarjoaa majoitusta, yhteisön ja tukipalveluja kansainvälisille jatko-opiskelijoille, vieraileville tutkijoille ja harjoittelijoille, jotka tulevat Yhdysvaltoihin opiskellakseen ja tutkiakseen.

ISH sijaitsee kolmessa historiallisessa rakennuksessa lähellä Dupont Circlea ja voi majoittaa jopa 100 asukasta kerrallaan yli 70 eri maasta. Sen kaunis Tudor-tyylinen päärakennus on toivottanut asukkaita ympäri maailmaa tervetulleiksi yli 80 vuoden ajan.

Haaste: Monimutkaisen Majoitusprosessin Sujuvoittaminen

Asukkaiden viipymät vaihtelevat 6 kuukaudesta 1 vuoteen, ja ISH kohtasi valtavaa monimutkaisuutta majoitusprosessin hallinnassa ja palvelujen tarjoamisessa jokaiselle yksilölle.

Aikaisemmat järjestelmät majoitusten, laskutuksen, maksujen ja asukaskommunikaation hallintaan olivat yhä hankalampia 100 asukkaan ollessa paikalla. Henkilöstö käytti tunteja manuaalisiin tehtäviin sen sijaan, että he olisivat voineet keskittyä asukkaisiin.

ISH tarvitsi automatisoidun järjestelmän, joka voisi käsitellä vaihtelevaa viipymäaikaa, räätälöityjä laskutus- ja maksusuunnitelmia sekä monikanavaista viestintää. Tärkeintä oli, että se tarvitsi alustan, joka voisi tarjota henkilökohtaisen ja tukevan kokemuksen jokaiselle asukkaalle.

Haussa oli intuitiivinen kiinteistöhallintojärjestelmä, joka voisi optimoida toiminnot samalla kun se mahdollistaisi henkilöstön keskittyä yhteisön rakentamiseen ja opiskelijoiden menestyksen tukemiseen.

Ratkaisu: Booking Ninjas -alustan Käyttöönotto

Useita kiinteistöhallintojärjestelmiä tarkasteltuaan ISH valitsi Booking Ninjasin optimoimaan majoitusprosessit. Keskeisiä päätöksentekotekijöitä olivat:

• Automaattinen varaus vaihteleville viipymille
• Monikanavainen asukaskommunikaatio ja toiminnot
• Maksumekanismit helpottamaan asukkaiden maksamista asukasportaalin kautta
• Kuukausihinnat ja laskutus asukkaille 
• Tilin saldojen siirto nykyisiin asukastietoihin 

Tärkeintä oli, että Booking Ninjas tarjoaa räätälöityä tukea jokaisessa asukaskokemuksen vaiheessa - varauksesta laskutukseen ja koko oleskelun ajan.

Toimitusjohtaja johti päätöksentekoprosessia ISH:n henkilöstön panoksella. Demoa nähtyään ja vaatimuksia keskusteltuaan tiimi oli yhtä mieltä siitä, että Booking Ninjas oli oikea valinta.

Sujuvoitettujen toimintojen ja asukastukityökalujen avulla Booking Ninjas mahdollisti ISH-tiimin keskittyä yhteisön luomiseen ja asukaskokemuksen rikastamiseen.

Vastaanotto ja Integraatio

Booking Ninjasin tiimi tarjosi kattavaa vastaanottoa ja koulutusta ISH:n henkilöstölle. He selittivät, kuinka jokainen rooli - hyväksyntä, asukasneuvonantajat, tilat ja kirjanpito - voisi käyttää asukasportaalista paremman käyttäjäkokemuksen luomiseksi. 

Hyväksyntäkoordinaattori oppi hallitsemaan varauksia ja automatisoituja odotuslistoja. Asukasneuvonantajat oppivat asukasportaalin ja viestintätyökalut. Kirjanpito räätälöi laskutussäännöt, aikataulutti maksut ja laskut.

Kahden kuukauden aikana Booking Ninjas otti järjestelmän käyttöön ISH:n olemassa olevien prosessien rinnalla. Asukastiedot tuotiin uusiin asukastietoihin. 

Ensimmäisen kuukauden aikana ISH alkoi tehdä varauksia ja maksuja uudessa järjestelmässä. Kattava vastaanotto varmisti sujuvan siirtymisen myös asukkaille.

Parannukset

Booking Ninjas -alustan käyttöönotto on tuonut merkittäviä parannuksia ISH:n majoitusprosesseihin ja asukaskokemukseen, ratkaisten aiemmin kohdattuja haasteita ja luoden pohjan jatkuvalle parantamiselle. 

Tässä ovat huomattavat parannukset:

Sujuvoitetut Toiminnot: Siirtyminen Booking Ninjasiin on sujuvoittanut majoitusprosesseja, vähentäen henkilöstön manuaalista työtaakkaa ja parantaen ISH:n opiskelijatalohakemusten käsittelyä. 

Henkilökohtainen Asukaskokemus: Intuitiivisen asukasportaalin ja räätälöityjen laskutusvaihtoehtojen avulla ISH on pystynyt tarjoamaan henkilökohtaisemman kokemuksen jokaiselle asukkaalle, huomioiden heidän yksilölliset tarpeensa ja mieltymyksensä helpommin ja joustavammin.

Parannettu Viestintä: Booking Ninjasin tarjoamat monikanavaiset asukaskommunikaatiotyökalut ovat helpottaneet viestintää henkilöstön ja asukkaiden välillä, varmistaen ajantasaiset päivitykset, ilmoitukset ja tuen asukaskokemuksen aikana.

Parannettu Tietohallinta: Alustan raportointi- ja tietoanalyysikyvyt ovat mahdollistaneet ISH:n saada arvokkaita näkemyksiä majoitusprosesseista, asukkaiden mieltymyksistä ja trendeistä, mahdollistaen tietoon perustuvan päätöksenteon ja strategisen suunnittelun tulevaisuutta varten.

Tehokas Vastaanotto ja Integraatio: Booking Ninjasin tiimin tarjoama kattava vastaanotto ja koulutus helpottivat sujuvaa integraatioprosessia, minimoiden häiriöt henkilöstölle ja asukkaille sekä nopeuttaen uuden järjestelmän käyttöönottoa.

Keskittyminen Yhteisön Rakentamiseen: Sujuvoitettujen toimintojen ja automatisoitujen prosessien avulla ISH:n henkilöstö on voinut omistaa enemmän aikaa ja resursseja yhteisön rakentamiseen, luoden tukevan ja rikastuttavan ympäristön asukkaille.

Strateginen Suunnittelu ja Kasvu: Booking Ninjasin automatisoitu raportointi poistaa tarpeen aikaa vievälle manuaaliselle tietojen kokoamiselle ja analysoinnille. Täydellisesti yksityiskohtaiset raportit ovat helposti saatavilla, jolloin ISH voi tehdä tietoon perustuvia strategisia päätöksiä olemassa olevien palvelujen optimoinnista ja tulevan kasvun suunnittelusta. Alustan skaalautuvuus varmistaa, että ISH voi jatkaa sopeutumista ja menestymistä tarpeidensa kehittyessä.

Jatkuvasti parantamalla ja hyödyntämällä Booking Ninjas -alustan kykyjä ISH sitoutuu kulttuurisen vaihdon tehtäväänsä ja odottaa rikastuttavansa asukaskokemusta tulevina vuosina.

Asukaskokemuksen Jatkuva Rikastaminen

Sujuvoitettujen toimintojen ja räätälöidyn tuen avulla Booking Ninjasin kautta ISH on valmiina tulevaisuuteen. Henkilöstö voi omistaa enemmän aikaa asukkaiden kanssa vuorovaikuttamiseen, tapahtumien suunnitteluun ja kulttuurisen vaihdon helpottamiseen.

Tulevaisuudessa ISH aikoo hyödyntää Booking Ninjasin raportointia ja tietoanalyysia saadakseen näkemyksiä, jotka ohjaavat strategisia päätöksiä. Automaattiset ilmoitukset ja viestintä mahdollistavat henkilökohtaisemman ja ajantasaisemman viestinnän asukkaiden kanssa.

Yli 80 vuoden ajan kansainvälisten opiskelijoiden ja tutkijoiden toivottamisessa tervetulleiksi ISH pysyy sitoutuneena kulttuurisen vaihdon tehtäväänsä. Booking Ninjasin optimoinnin myötä tiimi odottaa rikastuttavansa asukaskokemusta tulevina vuosina.