Washingtonin DC:n International Student House tarjoaa kansainvälisille opiskelijoille, tutkijoille, harjoittelijoille ja nuorille ammattilaisille enemmän kuin vain huoneen. Se tarjoaa heille paikan asua, tavata ihmisiä ja tulla osaksi yhteisöä.
Tämän kokemuksen takana on asuntotoiminta, jossa asukkaita saapuu monista maista, oleskellen eri pituisia aikoja, maksamalla eri aikataulujen mukaan ja tarvitsevat tukea oleskelunsa aikana.
Yhteisön kasvaessa liian paljon henkilöstön aikaa meni asumismääritysten, laskutuksen, maksujen, asukastietojen ja viestinnän järjestämiseen.
Haaste: jokainen asukkaan oleskelu loi lisää hallintotyötä
ISH voi majoittaa noin 100 asukasta kerrallaan, ja ihmiset tulevat yli 70 maasta. Monet asukkaat oleskelevat kuudesta kuukaudesta vuoteen.
Se tarkoittaa, että tiimi ei vain tarkista vieraita muutamaksi yöksi. Se hallitsee pidempää asukaskokemusta.
- Asumishakemukset ja varaukset
- Huoneen määritykset
- Eri oleskelupituudet
- Jonotuslistat
- Kuukausittainen laskutus
- Maksuaikataulut
- Asukastiedotus
- Asumisen raportit
Vanha prosessi sai henkilöstön käyttämään tunteja näiden asioiden ylläpitämiseen manuaalisesti. Vastaanotto tarvitsi hallita asumista ja kysyntää. Kirjanpidon piti pitää laskut, saldot ja maksut järjestyksessä. Asukasneuvonantajien piti saada selkeää tietoa auttaessaan ihmisiä oleskelunsa aikana.
Ratkaisu: pidä asukaskokemus yhteydessä
Booking Ninjas antoi ISH:lle tavan aloittaa asumisvarauksista ja pitää seuraavat osat asukaskokemuksesta yhteydessä niiden ympärille.
Asumismatka alkaa asukkaasta ja heidän tarvitsemastaan oleskelusta.
Varaukset ja saatavuus auttavat vastaanottoa hallitsemaan, kuka voidaan sijoittaa ja milloin.
Hyödylliset asukastiedot voivat pysyä yhteydessä koko oleskelun ajan.
Kuukausittaiset maksut, laskut, saldot ja maksutoiminta voivat seurata asukasta.
Portaaliin pääsy, viestintä ja raportointi auttavat henkilöstöä tukemaan asukasta muuton jälkeen.
Tässä Booking Ninjas toimii hyvin: varaus on vain alku, ja useiden tiimien on edelleen työskenneltävä saman asukaskokemuksen ympärillä sen jälkeen.
Miten ISH:n asennus ratkaisi päivittäiset ongelmat
| ISH:n tarve | Booking Ninjas -asennus | Mikä helpottui |
|---|---|---|
| Eri oleskelupituudet | Varauksen hallinta | Vastaanotto voi hallita asumisjaksoja sen mukaan, mitä päivämääriä kukin asukas todella tarvitsee. |
| Kysyntä, kun asuminen täyttyy | Jonotuslistan hallinta | Jonotuslistalla olevat hakijat voidaan pitää selkeämmässä prosessissa sen sijaan, että heitä seurattaisiin erikseen käsin. |
| Kuukausittainen asukaslaskutus | Laskutus + toistuva laskutus | Kuukausittaiset maksut, aikataulutetut maksut ja asukassaldot voivat pysyä yhteydessä samaan tiliin. |
| Asukkaan maksupääsy | Opiskelijaportaalin | Asukkailla on paikka, josta he voivat tarkastella hyödyllisiä tili- ja maksutietoja ilman, että heidän tarvitsee kysyä henkilöstöltä jokaista päivitystä. |
| Eri henkilöstöroolit | Salesforce-käyttäjät ja pääsy | Vastaanotto, asukasneuvonantajat, tilat ja kirjanpito voivat työskennellä heidän työhönsä liittyvillä tiedoilla. |
| Manuaalinen raportointi | Raportit + koontinäytöt | Asumisen ja maksujen tiedot, jotka ovat jo järjestelmässä, voidaan käyttää raportoinnissa sen sijaan, että ne kerättäisiin jälleen käsin. |
Laskutuksen tuli seurata asukasta, ei elää erillisessä prosessissa
Pidemmät oleskelut tekevät laskutuksesta erityisen tärkeää.
ISH tarvitsi kuukausihintoja, aikataulutettuja maksuja, laskuja ja mahdollisuuden siirtää tilin saldo nykyiseen laskentaan.
Booking Ninjas auttoi kirjanpitoa määrittämään nämä säännöt ISH:n jo olemassa olevan laskutustavan ympärille.
Se tarkoittaa, että asumisvaraus ja siihen liittyvä raha eivät tarvitse muuttua kahdeksi erilliseksi tarinaksi.
Tietokeskus selittää perussuhteen Miten varaukset liittyvät laskuihin .
Asukkaat voivat hoitaa enemmän yksinkertaisia asioita itse
Asukkaan ei pitäisi tarvita ottaa yhteyttä henkilöstöön joka kerta, kun he haluavat ymmärtää jotain yksinkertaista tilistään.
Asukkaille suunnattu portaali antaa ISH:lle paikan jakaa hyväksyttyä tietoa ja tukea maksutoimintaa samalla, kun hallinnollinen puoli pysyy erillään.
Tämä auttaa vähentämään rutiinikysymyksiä henkilöstölle ilman, että poistetaan henkilökohtaista tukea, jota asukkaat edelleen tarvitsevat.
Tietokeskus selittää tämän idean Mitä asiakkaat voivat tehdä portaalin kautta? .
ISH:lle tämä on tärkeää, koska henkilöstön aika käytetään paremmin asukkaiden toivottamiseen, heidän auttamiseensa, yhteisöelämän tukemiseen ja tilanteiden käsittelyyn, jotka todella tarvitsevat ihmistä.
Asennus seuraa ISH:n toimintatapoja
International Student House ei ole normaali hotelli eikä standardi asuinrakennus.
Sen asukkaat oleskelevat pidempiä aikoja, saapuvat ympäri maailmaa, seuraavat erilaisia laskutusaikatauluja ja ovat vuorovaikutuksessa useiden henkilöstötiimien kanssa oleskelunsa aikana.
Siksi asennus muotoiltiin ISH:n omien asumissääntöjen ympärille sen sijaan, että ISH:tä pyydettäisiin muuttamaan yhteisöä sopimaan yleiseen kiinteistöhallintojärjestelmään.
Vastaanotto pystyi työskentelemään varausten ja jonotuslistojen kanssa. Kirjanpito pystyi työskentelemään laskutuksen ja maksujen kanssa. Asukasneuvonantajat pystyivät käyttämään asukas- ja viestintätyökaluja.
Salesforce tarjoaa teknologian taustalla, mutta varsinaiset säännöt, käyttäjät, tietueet ja työnkulut kuuluvat ISH:lle.
ISH siirtyi uuteen prosessiin askel askeleelta
Siirtymää ei tapahtunut pyytämällä jokaista osastoa muuttamaan kaikkea yhdessä yössä.
Booking Ninjas työskenteli olemassa olevan prosessin rinnalla kahden kuukauden perehdytyksen aikana. Asukastiedot tuotiin uusiin asukastileihin, ja henkilöstöä koulutettiin heidän oikeasti käsittelemään työtä.
Vastaanotto oppi varausten ja jonotuslistojen hallintaa. Asukasneuvonantajat työskentelivät portaalin ja viestintätyökalujen kanssa. Kirjanpito asetti laskutussäännöt, maksut ja laskut.
Ensimmäisen kuukauden aikana ISH oli jo suorittamassa varauksia ja maksuja uuden järjestelmän kautta.
Tämä vaiheittainen lähestymistapa auttoi uuden prosessin tulemaan osaksi tiimin normaalia rytmiä sen sijaan, että siitä olisi tullut toinen projekti, jota henkilöstön olisi pitänyt hallita päivittäisen työnsä lisäksi.
Mikä helpottui International Student House:lle
Varaukset, asukkaat, jonotuslistat ja muut asumistiedot eivät enää tarvitse yhtä paljon erillistä ylläpitoa.
Kuukausittaiset maksut, laskut, saldot ja maksut voivat seurata asukasta yhdessä yhteydessä.
Portaali antaa asukkaille paikan hoitaa yksinkertaisia tili- ja maksutarpeita ilman, että heidän tarvitsee aina kysyä henkilöstöltä.
Asukastiedot ja viestintätyökalut voivat pysyä lähempänä tietueita, joita henkilöstö jo käyttää.
Samaa asumisen ja maksujen tietoa, jota käytetään päivittäin, voidaan myös käyttää raportoinnissa ilman, että sitä tarvitsee rakentaa manuaalisesti uudelleen.
Henkilöstö voi keskittyä enemmän asukkaisiin, tapahtumiin, tukeen ja kulttuurivaihtoon sen sijaan, että he käyttäisivät aikaa rutiininomaisiin hallintotehtäviin.
Yksi asumisjärjestelmä voi kasvaa asukaskokemuksen ympärille
ISH:lle varaus- ja varausjärjestelmä tarjoaa lähtöpisteen.
Siitä eteenpäin sama asennus voi yhdistää jonotuslistat, asukastiedot, laskutuksen, maksut, portaalit, viestinnän, raportoinnin ja muut työnkulut, kun niitä tarvitaan.
Se on hyödyllistä opiskelija-asumiselle, koska vaikea osa on harvoin yksi varaus. Vaikeampi osa on kaikki, mikä on pysyttävä yhteydessä kuukausien ajan sen jälkeen, kun asukas muuttaa sisään.
Laajemmasta käyttötapauksesta katso Opiskelija-asumisen ratkaisu .
Opi lisää yhdistetystä asukaskokemuksesta
Katso, miten asumisvaraus voi pysyä yhteydessä laskuihin ja maksuihin, jotka seuraavat sitä.
Miten varaukset liittyvät laskuihin →Katso, mitä asukkaat tai asiakkaat voivat hoitaa portaalin kautta ja mikä jää edelleen henkilöstölle.
Mitä asiakkaat voivat tehdä portaalin kautta? →Katso, miksi tiimien pitäminen saman luotettavan tiedon ympärillä tekee päivittäisestä työstä helpompaa.
Mitä tarkoittaa yksi totuuden lähde? →Käytä vähemmän aikaa asumistoimintojen hallintaan.
Katso, miten Booking Ninjas voi yhdistää varaukset, asukkaat, laskutuksen, maksut, portaalit ja päivittäisen työn pitkäaikaisessa asumisyhteisössä.
.jpeg)
.jpg)
.png)
