Billings Hotel & Convention Center tarvitsi konferenssitilojen varaamista ja sopimuksia, jotka liikkuvat yhdessä selkeämmässä prosessissa sen sijaan, että ne toimisivat erillisinä työvaiheina.
Billings Hotel & Convention Center Billingsissa, Montanassa hallinnoi hotellimajoitusta yhdessä kokous- ja tapahtumatilojen kanssa, jotka on rakennettu kokouksia, ryhmiä ja muita kokoontumisia varten.
Tapahtumatiimille tilan varaaminen oli vain osa työstä. Varausten tuli myös edetä tapahtumatietojen, sopimusten, allekirjoitusten ja lopullisen vahvistuksen läpi.
Haaste: huoneen varaaminen oli vain alku
Konferenssi- ja kokousvaraukset sisältävät enemmän kuin vain tyhjien tilojen etsimisen kalenterista.
Tiimin on myös ymmärrettävä, mikä tila sopii tapahtumaan, mitkä päivämäärät ovat saatavilla, miten varaus etenee ja onko sopimus saatu päätökseen.
- Konferenssitilat
- Eri asetteluja
- Kapasiteettivaatimukset
- Tapahtumapäivät
- Varaustiedot
- Varaustila
- Sopimukset
- Sähköiset allekirjoitukset
Kun nämä osat käsitellään erikseen, henkilökunnan on oltava vastuussa tapahtuman siirtämisestä yhdestä järjestelmästä tai vaiheesta seuraavaan.
Ratkaisu: anna tapahtuman edetä yhdellä yhdistetyllä polulla
Booking Ninjas toteutti rakenteellisen työnkulun konferenssitilojen ja niihin liittyvän sopimusprosessin ympärille.
Aloita konferenssi- tai tapahtumatilasta, joka sopii päivämäärille ja vaatimuksille.
Pidä tila, päivämäärät, asiakas ja tapahtumatiedot yhdessä varausrekisterissä.
Sopimus tai asiakirja voi seurata varausta sen sijaan, että se olisi erillinen prosessi.
Sähköinen allekirjoitus vie asiakirjan hyväksyntään ilman, että tarvitaan erillistä paperijälkeä.
Varaus ja valmis sopimus pysyvät helpommin seurattavina, kun tapahtuma etenee.
Kuinka Billingsin kokoonpano sopi yhteen
| Tapahtumatiimin tarve | Booking Ninjas -kokoonpano | Mikä tuli helpommaksi |
|---|---|---|
| Järjestä varattavat konferenssitilat | Konferenssitilojen hallinta | Tiloja voitiin käsitellä rakenteellisena varattavana varastona sen sijaan, että ne olisivat vain nimiä epävirallisessa kalenterissa. |
| Seuraa tapahtumavarauksia | Varausten hallinta | Tila, päivämäärät, varausinformaatio ja tila saattoivat pysyä yhteydessä tapahtuman edetessä. |
| Siirry varauksesta sopimukseen | Varausprosessi | Asiakirjavaihe saattoi seurata tapahtumarekisteristä sen sijaan, että henkilökunnan olisi pitänyt rakentaa konteksti muualla. |
| Kerää allekirjoituksia | Asiakirjat & sähköinen allekirjoitus | Sopimukset saattoivat edetä sähköisen allekirjoituksen kautta pysyen lähempänä varausta ja sen tilaa. |
| Pidä prosessi näkyvänä | Yhdistetyt Salesforce-tiedot | Henkilökunta pystyi työskentelemään selkeämmästä rekisteristä tilasta, varauksesta, sopimuksesta ja seuraavasta vaiheesta. |
Konferenssitila on myös varastoa
Hotellihuone ei ole ainoa asia, joka voidaan varata.
Kokoustapahtumat saattavat tarvita hallita juhlasaleja, kokoushuoneita, saleja, ryhmätiloja ja muita tiloja, jotka voivat tukea erilaisia kapasiteetteja ja asetteluja.
Se tarkoittaa, että järjestelmän on ymmärrettävä tilat todellisina varattavina resursseina, joilla on päivämäärät, saatavuus ja varaustoiminta niiden ympärillä.
Booking Ninjasin nykyinen kokoustilaratkaisu seuraa tätä laajempaa mallia yhdistämällä tapahtuma- ja salivaraus asetteluineen, sopimuksineen, laskutuksineen, henkilöstöineen, tiloineen ja raportointineen Salesforce-järjestelmässä.
Billingsille vahvistettu projektin laajuus keskittyi tiukemmin konferenssitilojen hallintaan ja sopimusprosessiin, joka liittyi näihin varauksiin.
Sopimuksen ei pitäisi menettää yhteyttään tapahtumaan
Tapahtumaa voidaan alustavasti keskustella tai varata ennen kaupallisen sopimuksen valmistumista.
Se luo tärkeän siirron varauspuolen ja asiakirjapuolen välillä.
Booking Ninjas yhdisti sähköisen allekirjoitusmahdollisuuden työnkulkuun, jotta sopimus voisi pysyä lähempänä siihen kuuluvaa tapahtumaa.
Nykyinen Asiakirjat & sähköinen allekirjoitus mahdollisuus tukee tätä samaa periaatetta: sopimuksia voidaan luoda, lähettää, allekirjoittaa, seurata ja liittää asiaankuuluviin Salesforce-tietoihin sen sijaan, että ne olisivat eristyksissä olevia tiedostoja.
Vähemmän siirtoja henkilökunnalle pidettäväksi yhdessä
Ilman yhdistettyä työnkulkua jonkun on muistettava, mikä tapahtuma odottaa sopimusta, mikä sopimus on lähetetty, onko se allekirjoitettu ja mikä varaus voi nyt siirtyä vahvistukseen.
Tämä työ voi olla hallittavissa, kun tapahtumamäärä on alhainen.
Se vaikeutuu, kun tilat, päivämäärät, kokoonpanot, asiakkaat ja sopimukset lisääntyvät.
Yhdistämällä varausrekisteri asiakirjaprosessiin henkilökunnalle annetaan rakenteellisempi paikka nähdä, mitä on tapahtunut ja mitä on vielä huomioitava.
Mitä yhdistetty työnkulku teki selkeämmäksi
Meillä ei ole vahvistettuja numeerisia tuloksia tämän tarinan jälkeen, joten arvo on parhaiten esitetty työn kautta, jonka Booking Ninjas yhdisti.
Konferenssivarasto voitiin hallita osana varaustyönkulkua sen sijaan, että se olisi vain eristyksissä oleva kalenterimerkintä.
Tila, päivämäärät, asiakas ja varauksen tila saattoivat pysyä osana samaa toimintakontekstia.
Sopimusvaihe saattoi tulla luonnolliseksi jatkoksi varaukselle sen sijaan, että se olisi erillinen hallinnollinen prosessi.
Sähköinen allekirjoitus loi selkeämmän polun sopimusten viemiseen päätökseen.
Tiimi pystyi käyttämään vähemmän vaivannäköä manuaalisesti yhdistää varaussivun ja asiakirjasivun tapahtumaa.
Sama Salesforce-perusta voi tukea lisätapahtuma-, laskutus-, tilo-, raportointi- ja operatiivisia työnkulkuja tarvittaessa.
Kokoustila on kaupallisen ja operatiivisen työn väliin
Tapahtumavaraus ei ole valmis vain siksi, että huone on varattu.
Asiakas saattaa tarvita sopimuksen. Sopimus tarvitsee hyväksynnän ja allekirjoituksen. Tila saattaa tarvita erityisen asettelun. Myöhemmin sama tapahtuma voi koskettaa laskutusta, henkilöstöä, cateringia, tiloja tai muita operatiivisia töitä.
Siksi Booking Ninjasin nykyinen Kokoustilaratkaisu ulottuu yli yksinkertaisen tilakalenterin.
Billings aloitti keskittyneestä ongelmasta: konferenssitilojen hallinta ja sähköinen allekirjoitus.
Salesforce-perustan arvo on se, että nämä ensimmäiset yhdistetyt osat eivät tarvitse tulla toiseksi eristyksissä olevaksi järjestelmäksi, jos enemmän tapahtumaoperaatiosta tarvitsee yhdistää myöhemmin.
Työnkulun tulisi seurata sitä, miten paikka todella myy tilaa
Eri kokouspaikoilla on erilaisia tiloja, asetteluja, hyväksymisvaiheita, sopimusvaatimuksia, henkilöstörooleja ja tapoja siirtää tapahtuma vahvistukseen.
Booking Ninjas ei tarvitse jokaisen paikan noudattavan yhtä identtistä prosessia.
Salesforce-perusta tarjoaa tiedot ja työnkulkuvälineet alla. Konfigurointi voi sitten muotoilla varaamisprosessin ympärille organisaation, joka sitä käyttää.
Se on erityisen hyödyllistä, kun paikka on kasvanut yli standardikalenterin, mutta ei tarvitse jokaista osaa suurta tapahtumahallintoplatformia ensimmäisenä päivänä.
Opi lisää yhdistetyistä tapahtumavaroista
Katso, kuinka Booking Ninjas hallitsee, voidaanko tilaa tai resurssia todella varata tiettyyn aikaan.
Kuinka saatavuutta hallitaan →Katso, kuinka sopimukset, allekirjoitukset, tilan seuranta ja valmiit asiakirjat voivat pysyä yhteydessä Salesforce-tietoihin.
Tutustu asiakirjoihin & sähköiseen allekirjoitukseen →Katso, kuinka tilavaraukset voivat myöhemmin yhdistyä asetteluineen, sopimuksineen, laskutuksineen, henkilöstöineen, tiloineen ja tapahtumatoimintaan.
Tutustu kokoustilojen hallintaan →Tietoa tästä tarinasta: Tämä sivu heijastaa vahvistettua Booking Ninjasin laajuutta Billings Hotel & Convention Centerin ympärillä konferenssitilojen hallinnassa ja sähköisen allekirjoituksen integroinnissa. Se ei väitä vahvistamattomista tuloksista, varaustilavuuden lisääntymisestä tai toiminnallisuudesta, joka ylittää saatavilla olevan projektin todisteet.
Onko tapahtumatiloja, jotka tarvitsevat enemmän kuin kalenterin?
Katso, kuinka Booking Ninjas voi yhdistää tilat, varaukset, sopimukset, allekirjoitukset ja operatiivisen työn, joka seuraa siitä, miten paikkasi todella käsittelee tapahtumia.
.jpeg)
.jpg)
.png)
