.png)
Wycliffe Bible Translators je potreboval boljši način za upravljanje svoje notranje operacije apartmajev. Težava ni bila le v tem, da bi ohranili koledar okoli 40 apartmajev.
Osebje je odgovarjalo na vprašanja o razpoložljivosti, pregledovalo zahteve, organiziralo skupinska bivanja, dodeljevalo apartmaje, obravnavalo različne načine plačila, načrtovalo čiščenje in obnavljalo poročila o istih bivanjih.
Preveč tega dela je bilo odvisnega od ljudi, ki so prenašali informacije med obrazci, e-pošto, preglednicami in Salesforce-om.
Težava: preveč časa je šlo za odgovarjanje na "Imamo prostor?"
Pred Booking Ninjas so bile zahteve za apartmaje močno odvisne od Google obrazca, e-pošte in usklajevanja osebja.
Eden od najbolj jasnih bolečih točk je bila razpoložljivost. Velik delež sporočil, povezanih z apartmaji, so bili ljudje, ki so preprosto spraševali, ali je stanovanje na voljo za določene datume.
Osebje je nato moralo obdelati preostanek zahteve:
- Preverite razpoložljivost apartmajev
- Pregledajte posamezne zahteve
- Pregledajte skupinske zahteve
- Izberite vrste apartmajev
- Dodelite specifične enote
- Pripravite informacije o obračunavanju
- Organizirajte čiščenje
- Pripravite poročila
Skupine so to otežile. Ena skupina je lahko potrebovala več dvosobnih in trisobnih apartmajev, različne datume prihoda in odhoda, različne plačnike ter imena prebivalcev, ki niso bila znana, ko je bila prva zahteva oddana.
Rešitev: en korak vodi v naslednjega
Booking Ninjas je zgradil delovni potek apartmajev znotraj obstoječega Salesforce okolja Wycliffe.
Koristna stvar ni bila ena funkcija. Bilo je omogočanje, da se isto bivanje premika skozi korake, ki jih je Wycliffe že potreboval.
Osebje lahko vidi razpoložljivost apartmajev, čakajoče zahteve in potrjena bivanja čez datume.
Gost ali skupina lahko zaprosi za datume in vrste apartmajev, ki jih potrebujejo.
Wycliffe obdrži nadzor nad odobritvijo, skupinskimi bloki in apartmaji, ki so dodeljeni.
Računi, načini plačila, prebivalci in podrobnosti bivanja ostanejo povezani z rezervacijo.
Odjava lahko vodi v delo čiščenja, medtem ko iste evidence podpirajo operativna in finančna poročila.
To je širša ideja za povezane poslovne operacije : rezervacija lahko ostane povezana z delom, ki se zgodi pred, med in po njej.
Kako je nastavitev Wycliffe rešila vsak del delovnega toka
| Potreb Wycliffe | Nastavitev Booking Ninjas | Kaj je postalo lažje |
|---|---|---|
| Videti razpoložljivost apartmajev | Koledar razpoložljivosti + upravljanje rezervacij | Osebje lahko dela iz vizualnega koledarja namesto da bi obnavljalo razpoložljivost iz obrazcev, e-pošte in ločenih preverjanj. |
| Obdržati zahteve najprej začasne | Delovni potek rezervacije na podlagi zahtev | Zahtevo je mogoče pregledati, preden jo Wycliffe odobri in dodeli specifične apartmaje. |
| Obravnavati velike skupine | Skupinska rezervacija | Več apartmajev, potnikov, datumov in podrobnosti na ravni skupine lahko ostanejo skupaj namesto da bi postali nepovezane rezervacije. |
| Dodeliti potnike kasneje | Skupinski blok + individualna dodelitev | Wycliffe lahko najprej rezervira dovolj inventarja apartmajev in se odloči, kdo bo zasedel vsak apartma kasneje. |
| Obravnavati različne plačnike | Upravljanje računov + Razdeljeno obračunavanje | Zunanja plačila, notranji stroški oddelkov in različne odgovornosti za plačilo lahko ostanejo povezani z rezervacijo. |
| Pripraviti apartmaje po odjavi | Upravljanje delovnih nalogov | Zaključeno bivanje lahko vodi v delo čiščenja namesto da bi bilo odvisno od ločenega ročnega predaje. |
| Različnim ekipam dati različna poročila | Salesforce poročila + poročanje Booking Ninjas | Operacije in finance lahko delajo iz istih podatkov o rezervacijah, medtem ko obdržijo poglede, ki jih potrebujejo. |
Prikazovanje razpoložljivosti ni pomenilo predaje nadzora
To je bil pomemben del delovnega toka Wycliffe.
Organizacija je želela, da imajo gostje in skupine jasnejši način, da vidijo, kaj bi lahko bilo na voljo in oddajo zahtevo.
Toda odprt apartma ni samodejno pomenil, da bi morala ta zahteva postati potrjena rezervacija.
Osebje Wycliffe je še vedno moralo pregledati zahtevo, preveriti širšo situacijo s stanovanjem, jo odobriti ali zavrniti ter odločiti, kateri apartmaji naj se dejansko uporabijo.
Booking Ninjas je ohranil ta korak namesto da bi Wycliffe prisilil v takojšnjo potrditev.
Center znanja pojasnjuje razliko med začasnimi in potrjenimi rezervacijami .
Skupinska bivanja so lahko ostala skupaj, ne da bi vsak potnik postal identičen
Velika skupina ne prihaja in odhaja vedno kot ena enota.
Wycliffe bi lahko potreboval več apartmajev za isto skupino, medtem ko so imeli posamezni potniki še vedno različne datume, dodelitve sob ali plačilne dogovore.
Booking Ninjas je ločil skupino od individualnih podrobnosti.
Wycliffe je najprej lahko odgovoril na veliko vprašanje: Imamo dovolj apartmajev za to skupino?
Zahtevani inventar je bilo mogoče blokirati, preden so bila znana vsa imena prebivalcev. Posamezne dodelitve so lahko dodali kasneje, ko je bivanje postalo jasnejše.
To je tisto, kar razlikuje skupinske rezervacije od preproste ustvaritve dolgega seznama posameznih rezervacij.
Trenutna zmožnost skupinske rezervacije Booking Ninjas sledi istemu širšemu modelu: informacije na ravni skupine in informacije na ravni posameznika lahko ostanejo povezane, medtem ko se datumi, ljudje, sobe ali viri spreminjajo.
Tudi postopek obračunavanja je moral razumeti Wycliffe
Ne ostaja vsaka apartmajska bivanja plačana na enak način.
Nekatera plačila so lahko izvedena s kreditno kartico ali gotovino. Druga se lahko zaračunajo interno oddelku Wycliffe ali reviji.
Rezervacija je lahko imela tudi več plačnikov.
Booking Ninjas je bil konfiguriran tako, da so ti odnosi plačila lahko ostali del iste zgodovine rezervacije, namesto da bi osebje prisilili v zunanji postopek obračunavanja.
Računi so lahko bili razdeljeni, ko so bili različni ljudje ali oddelki odgovorni za različne dele bivanja. Ko je bilo plačano, je lahko zgodovina obračunavanja ostala povezana z rezervacijo.
Za širšo strukturo rezervacije do obračunavanja si oglejte Kako se rezervacije povezujejo z računi .
Rezervacija je lahko sprožila delo, ki pride po odjavi
Apartma ni pripravljen za naslednjega gosta le zato, ker se je prejšnja rezervacija končala.
Še vedno ga je treba očistiti in pripraviti.
Booking Ninjas je povezal ta operativni korak z odjavo. Zaključeno bivanje je lahko ustvarilo delo čiščenja, potrebno za apartma.
Čistilno osebje je lahko delalo skozi preproste statuse, kot so v teku, zaključeno ali preklicano, medtem ko so nadzorniki lahko videli, kateri apartmaji še potrebujejo pozornost.
To je spremenilo čiščenje iz ločenega predaje v naslednji korak istega delovnega toka apartmajev.
Booking Ninjas se je moral prilegati Salesforce organizaciji Wycliffe, ne pa jo zamenjati
Wycliffe je že imel Salesforce.
Njihova ekipa je že imela pravila glede računov, stikov, odnosov podatkov neprofitnih organizacij, obveznih polj, poročanja, kakovosti podatkov in dovoljenj.
Začetek znova v ločeni bazi podatkov rezervacij bi ustvaril še eno mesto, ki bi ga bilo treba usklajevati.
Namesto tega je Booking Ninjas deloval z obstoječo strukturo Salesforce Wycliffe in izpopolnil delovni potek apartmajev okoli nje.
To je vključevalo specifične podrobnosti Wycliffe, kot so klasifikacije apartmajev, preference nadstropij, davčne oprostitve, vrste plačil, postavitve računov, poročanje in terminologijo.
Tehnologija pod površjem lahko prihaja iz Booking Ninjas in Salesforce, toda Wycliffe še vedno odloča, kako mora delovati njihova lastna stanovanjska operacija.
Nastavitev se je še naprej izboljševala, ko so jo testirali pravi uporabniki
Testiranje sprejemljivosti uporabnikov je prineslo podrobnosti, ki jih je enostavno spregledati v splošnem kontrolnem seznamu izdelkov.
Uporabniki Wycliffe so zahtevali stvari, kot so preference prvega in drugega nadstropja, jasnejše razlike med dvosobnimi in trisobnimi enotami, bolj realne omejitve skupinskih zahtev, boljšo vidnost koledarja, obravnavo oprostitve davkov, izboljšana finančna poročila in spremembe v postavitvah računov in potrdil.
Te zahteve so bile uporabljene za izpopolnitev različice delovnega toka Wycliffe.
To je pomemben del implementacije: Salesforce zagotavlja močno tehnologijo, toda uporaben izdelek se pojavi, ko pravila na zaslonu ustrezajo delu, ki ga ljudje dejansko opravljajo.
Kaj je postalo lažje v delovnem toku Wycliffe
V gradivu, uporabljenem za to zgodbo, ni numeričnih rezultatov po zagonu, zato je izboljšanje najbolje prikazano skozi delo, ki je postalo povezano.
Osebje je lahko delalo iz vizualnega koledarja apartmajev namesto da bi obnavljalo odgovor skozi ponavljajoče se preverjanja e-pošte.
Bloki apartmajev, informacije o skupinah, posamezni potniki in različni datumi so lahko ostali povezani.
Spletne zahteve so lahko olajšale sprejem brez da bi vsaka zahteva postala samodejno potrjena rezervacija.
Običajna plačila, notranji stroški oddelkov in razdeljene odgovornosti so lahko ostale del istega poteka rezervacije.
Konec bivanja je lahko ustvaril naslednjo operativno nalogo namesto da bi se zanašal na drugo ročno predajo.
Wycliffe ni potreboval ustvariti še ene nepovezane baze podatkov za operacije apartmajev.
Rezervacija je bila jedro, toda operacija je potrebovala več okoli nje
Wycliffe je dober primer, zakaj Booking Ninjas začne z rezervacijami in rezervacijami, vendar se ne sme ustaviti tam.
Upravljanje rezervacij je obvladovalo jedro bivanja. Skupinska rezervacija ga je razširila za večje skupine. Upravljanje računov in razdeljeno obračunavanje je obvladalo finančno stran. Upravljanje delovnih nalogov je povezalo bivanje s čiščenjem. Poročanje Salesforce je podpiralo operacije in finance.
To je tisto, kjer se Booking Ninjas še posebej dobro prilega: ko ena rezervacija vpliva na več različnih delov iste organizacije in ti deli morajo ostati povezani.
Preprostejši primer rezervacije lahko uporablja manj delov. Wycliffe je potreboval več, ker je bil njihov delovni tok bolj zapleten.
Izvedite več o tem delovnem toku
Oglejte si, kako lahko ena skupina ostane povezana, medtem ko ljudje, prostori, datumi in posamezne podrobnosti še vedno razlikujejo.
Kako delujejo skupinske rezervacije →Oglejte si, kako lahko stroški, računi, plačila in rezervacija ostanejo povezani.
Kako se rezervacije povezujejo z računi →Oglejte si, zakaj rezervacije, plačila, delo osebja, objekti in poročanje delujejo bolje, ko lahko evidence sledijo isti operaciji.
Kako Booking Ninjas povezuje poslovne operacije →Imate več dogajanja okoli bivanja, kot ga lahko obvlada običajen sistem rezervacij?
Oglejte si, kako lahko Booking Ninjas poveže rezervacije, skupine, odobritve, obračunavanje, operativno delo, poročanje in vaše obstoječe podatke Salesforce okoli načina, kako vaša organizacija že deluje.
.jpeg)
.jpg)
