Billings Hotel & Convention Center je potreboval rezervacijo konferenčnih prostorov in dogovore, da bi vse skupaj potekalo v jasnejšem procesu namesto da bi delovali kot ločeni deli dela.
Billings Hotel & Convention Center v Billingsu, Montana upravlja hotelsko nastanitev skupaj s konvencijskimi in dogodkovnimi prostori, zasnovanimi za sestanke, skupine in druge zbere.
Za ekipo dogodkov je bila rezervacija prostora le del naloge. Rezervacija je morala prav tako potekati skozi podrobnosti dogodka, dogovore, podpise in končno potrditev.
Izziv: rezervacija sobe je bila le začetek
Rezervacije konferencij in konvencij vključujejo več kot le iskanje praznega prostora na koledarju.
Ekipa mora prav tako razumeti, kateri prostor ustreza dogodku, kateri datumi so na voljo, kako napreduje rezervacija in ali je bil dogovor dokončan.
- Konferenčni prostori
- Različne postavitve
- Kapacitete
- Datumi dogodkov
- Podrobnosti rezervacije
- Status rezervacije
- Dogovori
- Elektronski podpisi
Ko so ti deli obravnavani ločeno, postanejo zaposleni odgovorni za prenos dogodka iz enega sistema ali koraka v naslednjega.
Rešitev: naj dogodek poteka po eni povezani poti
Booking Ninjas je uvedel strukturiran delovni tok okoli konferenčnih prostorov in postopka dogovorov, povezanih s temi rezervacijami.
Začni s konferenčnim ali dogodkovnim prostorom, ki ustreza datumom in zahtevam.
Ohrani prostor, datume, informacije o stranki in dogodku okoli enega zapisa rezervacije.
Kontrakt ali dogovor lahko sledi rezervaciji namesto da bi postal ločen postopek.
E-podpis premakne dokument skozi odobritev brez potrebe po drugem ločenem papirju.
Rezervacija in dokončan dogovor ostaneta lažja za sledenje, ko dogodek napreduje.
Kako se je nastavitev Billings povezala
| Potrebna ekipa dogodkov | Nastavitev Booking Ninjas | Kaj je postalo lažje |
|---|---|---|
| Organiziraj rezervabilen konferenčni prostor | Upravljanje konferenčnih prostorov | Prostori so lahko obravnavani kot strukturiran rezervabilen inventar namesto preprosto imen na neformalnem koledarju. |
| Sledi rezervacijam dogodkov | Upravljanje rezervacij | Prostor, datumi, informacije o rezervaciji in status so lahko povezani, ko dogodek napreduje. |
| Premik iz rezervacije v dogovor | Delovni tok rezervacij | Korak dokumenta je lahko sledil zapisu dogodka namesto da bi zahteval, da zaposleni ponovno zgradi kontekst drugje. |
| Zberi podpise | Dokument & E-podpis | Dogovori so lahko prešli skozi elektronski podpis, medtem ko so ostali bližje rezervaciji in njenemu statusu. |
| Ohrani proces viden | Povezani zapisi Salesforce | Zaposleni so lahko delali iz jasnejšega zapisa prostora, rezervacije, dogovora in naslednjega koraka. |
Konferenčni prostor je tudi inventar
Hotelska soba ni edina stvar, ki jo je mogoče rezervirati.
Konvencijske operacije morda potrebujejo upravljanje plesnih dvoran, sejnih sob, dvoran, prostorov za razprave in drugih prostorov, ki lahko podpirajo različne kapacitete in postavitve.
To pomeni, da mora sistem razumeti prostore kot resnične rezervabilne vire z datumi, razpoložljivostjo in aktivnostmi rezervacij okoli njih.
Trenutna rešitev Booking Ninjas za konvencijske centre sledi temu širšemu modelu, saj povezuje rezervacije dogodkov in dvoran z razporeditvami, pogodbami, obračunavanjem, osebjem, objekti in poročanjem znotraj Salesforce.
Za Billings je potrjen obseg projekta bolj osredotočen na upravljanje konferenčnih prostorov in delovni tok dogovorov, povezanih s temi rezervacijami.
Dogovor ne sme izgubiti povezave z dogodkom
Dogodek je mogoče začasno razpravljati ali rezervirati, preden je komercialni dogovor dokončan.
To ustvarja pomemben prenos med stranjo rezervacije in stranjo dokumenta.
Booking Ninjas je povezal zmožnost e-podpisovanja z delovnim tokom, tako da je dogovor lahko ostal bližje dogodku, kateremu pripada.
Trenutna Dokument & E-podpis zmožnost podpira isto načelo: dogovori se lahko generirajo, pošiljajo, podpisujejo, sledijo in priložijo ustreznim zapisom Salesforce, namesto da bi postali ločene datoteke.
Manj prenosov, ki jih zaposleni morajo povezati
Brez povezanega delovnega toka mora nekdo zapomniti, kateri dogodek čaka na dogovor, kateri dogovor je bil poslan, ali je bil podpisan in katera rezervacija lahko zdaj preide v potrditev.
To delo je morda obvladljivo, ko je obseg dogodkov nizek.
Postane težje, ko se prostori, datumi, konfiguracije, stranke in dogovori pomnožijo.
Povezovanje zapisa rezervacije z dokumentnim postopkom daje zaposlenim bolj strukturirano mesto, da vidijo, kaj se je zgodilo in kaj še potrebuje pozornost.
Kaj je povezan delovni tok naredil jasnejšega
Nimamo preverjenih številčnih rezultatov po zagonu za to zgodbo, zato je vrednost najbolje prikazana skozi delo, ki ga je povezalo Booking Ninjas.
Konferenčni inventar se lahko upravlja kot del delovnega toka rezervacij, namesto da bi bil le izoliran vnos na koledarju.
Prostor, datumi, stranka in status rezervacije so lahko ostali del istega operativnega konteksta.
Korak pogodbe je lahko postal naravna nadaljevanje rezervacije namesto nepovezanega administrativnega postopka.
E-podpis je ustvaril jasnejšo pot za premikanje dogovorov proti dokončanju.
Ekipa je lahko porabila manj truda za ročno povezovanje strani rezervacije in strani dokumenta dogodka.
Enaka osnova Salesforce lahko podpira dodatne delovne tokove dogodkov, obračunavanja, objektov, poročanja in operacij, ko je to potrebno.
Rezervacija konvencije sedi med komercialnim in operativnim delom
Rezervacija dogodka ni dokončana le zato, ker je bila soba zadržana.
Stranka morda potrebuje dogovor. Dogovor potrebuje odobritev in podpis. Prostor morda potrebuje posebno nastavitev. Kasneje lahko isti dogodek vpliva na obračunavanje, osebje, catering, objekte ali drugo operativno delo.
Zato rešitev Booking Ninjas za konvencijske centre presega preprost koledar prostora.
Billings je začel z osredotočenim problemom: upravljanje konferenčnih prostorov in e-podpis.
Vrednost osnove Salesforce je v tem, da ti prvi povezani kosi ne postanejo še en izoliran sistem, če je potrebno kasneje povezati več operacij dogodka.
Delovni tok naj sledi, kako prostor dejansko prodaja prostor
Različni konvencijski objekti imajo različne prostore, postavitve, korake odobritve, zahteve po dogovorih, vloge osebja in načine premikanja dogodka proti potrditvi.
Booking Ninjas ne potrebuje, da vsak prostor sledi enemu identičnemu postopku.
Osnova Salesforce zagotavlja zapise in orodja delovnega toka spodaj. Konfiguracija lahko nato oblikuje postopek rezervacije okoli organizacije, ki jo uporablja.
To je še posebej koristno, ko prostor preseže standardni koledar, vendar ne potrebuje vsakega dela velike platforme za upravljanje dogodkov na prvi dan.
Izvedite več o povezanem rezerviranju dogodkov
Oglejte si, kako Booking Ninjas upravlja, ali je prostor ali vir dejansko mogoče rezervirati za določen čas.
Kako se upravlja razpoložljivost →Oglejte si, kako lahko dogovori, podpisi, sledenje statusu in dokončani dokumenti ostanejo povezani z zapisi Salesforce.
Raziskujte dokument & e-podpis →Oglejte si, kako lahko rezervacije prostorov kasneje povežejo z razporeditvami, pogodbami, obračunavanjem, osebjem, objekti in operacijami dogodkov.
Raziskujte upravljanje konvencijskega centra →O tej zgodbi: Ta stran odraža potrjen obseg Booking Ninjas za Billings Hotel & Convention Center okoli upravljanja konferenčnih prostorov in integracije e-podpisov. Ne trdi o preverjenih izboljšavah prihodkov, povečanjih obsega rezervacij ali funkcionalnosti, ki presegajo razpoložljive dokaze projekta.
Imate dogodkovne prostore, ki potrebujejo več kot le koledar?
Oglejte si, kako lahko Booking Ninjas poveže prostore, rezervacije, dogovore, podpise in operativno delo, ki sledi okoli načina, kako vaš prostor dejansko obravnava dogodke.
.jpeg)
.jpg)
.png)
