Mednarodni študentski dom v Washingtonu, DC, ponuja mednarodnim študentom, raziskovalcem, praktikantom in mladim strokovnjakom več kot le sobo. Ponuja jim prostor za bivanje, spoznavanje ljudi in vključitev v skupnost.
Za to izkušnjo stoji stanovanjska operacija z rezidenti, ki prihajajo iz mnogih držav, ostajajo različno dolgo, plačujejo po različnih urnikih in potrebujejo podporo med svojim bivanjem.
Ko se je skupnost širila, je preveč časa osebja odhajalo za vzdrževanje dodelitev stanovanj, obračunavanja, plačil, informacij o rezidentih in komunikacije.
Izziv: vsako bivanje rezidenta je ustvarjalo več administrativnega dela
ISH lahko hkrati sprejme okoli 100 rezidentov, ki prihajajo iz več kot 70 držav. Mnogi rezidenti ostajajo od šestih mesecev do enega leta.
To pomeni, da ekipa ne preprosto prijavlja goste za nekaj noči. Upravljajo daljšo pot rezidentov.
- Vloge za stanovanje in rezervacije
- Dodelitve sob
- Različne dolžine bivanja
- Čakalni seznami
- Obračunavanje na mesečni ravni
- Ure plačil
- Komunikacija z rezidenti
- Poročila o stanovanjih
Starejši postopek je osebju jemal ure za ročno vzdrževanje teh delov. Sprejem je moral upravljati stanovanja in povpraševanje. Računovodstvo je moralo ohranjati račune, salda in plačila v redu. Svetovalci za rezidente so potrebovali jasne informacije, ko so pomagali ljudem med njihovim bivanjem.
Rešitev: ohraniti povezano pot rezidenta
Booking Ninjas je ISH dal način, da začne z rezervacijami stanovanj in ohrani naslednje dele poti rezidenta povezane okoli njih.
Potovanje v stanovanje se začne z rezidentom in bivanjem, ki ga potrebuje.
Rezervacije in razpoložljivost pomagajo sprejemu upravljati, kdo lahko in kdaj je nameščen.
Uporabne informacije o rezidentih lahko ostanejo povezane skozi celotno bivanje.
Mesečne pristojbine, računi, salda in plačilne aktivnosti lahko spremljajo rezidenta.
Dostop do portala, komunikacija in poročanje pomagajo osebju podpirati rezidenta po vselitvi.
Tukaj Booking Ninjas deluje dobro: rezervacija je le začetek, več ekip pa še vedno potrebuje delati iz iste poti rezidenta po tem.
Kako je nastavitev ISH rešila vsakodnevne težave
| Potrebna ISH | Nastavitev Booking Ninjas | Kaj je postalo lažje |
|---|---|---|
| Različne dolžine bivanja | Upravljanje rezervacij | Sprejem lahko upravlja bivanja okoli datumov, ki jih vsak rezident dejansko potrebuje. |
| Povpraševanje, ko se stanovanja zapolnijo | Upravljanje čakalnih seznamov | Čakalni kandidati lahko ostanejo v jasnejšem toku namesto, da bi jih ročno spremljali ločeno. |
| Mesečno obračunavanje rezidentov | Račun + ponavljajoče se obračunavanje | Mesečne pristojbine, načrtovana plačila in salda rezidentov lahko ostanejo povezana z istim računom. |
| Dostop do plačil rezidentov | Študentski portal | Rezidenti imajo prostor za ogled uporabnih informacij o računu in plačah, ne da bi vsakokrat spraševali osebje za posodobitve. |
| Različne vloge osebja | Uporabniki in dostop Salesforce | Sprejem, svetovalci za rezidente, objekti in računovodstvo lahko delajo z informacijami, ki so pomembne za njihova dela. |
| Ročno poročanje | Poročila + nadzorne plošče | Zapisi o stanovanjih in plačilih, ki so že v sistemu, se lahko uporabijo za poročanje namesto da bi jih ponovno zbirali ročno. |
Obračunavanje je moralo slediti rezidentu, ne pa živeti v ločenem procesu
Daljša bivanja naredijo obračunavanje še posebej pomembno.
ISH je potreboval mesečne cene, načrtovana plačila, račune in sposobnost prenosa salda na trenutni izpis rezidenta.
Booking Ninjas je pomagal računovodstvu konfigurirati ta pravila okoli načina, kako ISH že obračunava svojim rezidentom.
To pomeni, da rezervacija stanovanja in denar, povezan z njo, ne potrebujeta postati dve ločeni zgodbi.
Center znanja pojasnjuje osnovno razmerje v Kako se rezervacije povezujejo z računi .
Rezidenti lahko sami obvladajo več preprostih stvari
Rezident ne bi smel potrebovati stika z osebjem vsakič, ko želi razumeti nekaj preprostega o svojem računu.
Portal za rezidente daje ISH prostor za deljenje odobrenih informacij in podporo plačilnim aktivnostim, medtem ko ohranja administrativno stran ločeno.
To pomaga zmanjšati rutinska vprašanja za osebje, ne da bi odstranilo osebno podporo, ki jo rezidenti še vedno potrebujejo.
Center znanja pojasnjuje to idejo v Kaj lahko stranke storijo prek portala? .
Za ISH to pomeni, da je čas osebja bolje porabljen za dobrodošlico rezidentom, pomoč pri nastanitvi, podporo skupnostnemu življenju in reševanje situacij, ki dejansko potrebujejo osebo.
Nastavitev sledi načinu delovanja ISH
Mednarodni študentski dom ni običajen hotel in ni standardna stavba za stanovanje.
Njegovi rezidenti ostajajo dlje časa, prihajajo z vsega sveta, sledijo različnim obračunskim urnikom in med svojim bivanjem komunicirajo z več ekipami osebja.
Zato je bila nastavitev oblikovana okoli lastnih pravil stanovanj ISH, namesto da bi ISH zahteval, da spremeni skupnost, da bi se prilegala splošnemu sistemu nepremičnin.
Sprejem je lahko delal z rezervacijami in čakalnimi seznami. Računovodstvo je lahko delalo z obračunavanjem in plačili. Svetovalci za rezidente so lahko uporabljali orodja za rezidente in komunikacijo.
Salesforce zagotavlja tehnologijo v ozadju, toda dejanska pravila, uporabniki, zapisi in delovni tokovi pripadajo ISH.
ISH se je postopoma preselil v nov tok
Prehod se ni zgodil tako, da bi vsako oddelku naročili, da vse spremenijo čez noč.
Booking Ninjas je delal ob strani z obstoječim postopkom med dvomesečnim uvajanjem. Podatki o rezidentih so bili preneseni v nove profile rezidentov, osebje pa je bilo usposobljeno glede dela, ki ga dejansko opravljajo.
Sprejem je spoznal upravljanje rezervacij in čakalnih seznamov. Svetovalci za rezidente so delali z orodji za portal in komunikacijo. Računovodstvo je nastavilo pravila obračunavanja, plačila in račune.
Že v prvem mesecu je ISH začel izvajati rezervacije in plačila prek novega sistema.
Ta postopni pristop je pomagal, da je nov postopek postal del običajnega ritma ekipe, namesto da bi postal še en projekt, ki bi ga osebje moralo upravljati poleg svojega vsakodnevnega dela.
Kaj je postalo lažje za Mednarodni študentski dom
Rezervacije, rezidenti, čakalni seznami in drugi zapisi o stanovanjih ne potrebujejo več enake količine ločenega vzdrževanja.
Mesečne pristojbine, računi, salda in plačila lahko sledijo rezidentu v enem povezanem toku.
Portal daje rezidentom prostor za obvladovanje preprostih potreb po računu in plačah, ne da bi vedno spraševali osebje.
Informacije o rezidentih in orodja za komunikacijo lahko ostanejo bližje zapisom, ki jih osebje že uporablja.
Enaki podatki o stanovanjih in plačilih, ki se uporabljajo vsak dan, lahko podpirajo poročila, ne da bi jih bilo treba ročno ponovno zgraditi.
Osebje lahko posveti več pozornosti rezidentom, dogodkom, podpori in medkulturnemu izmenjavi namesto rutinskemu administrativnemu delu.
En sistem stanovanj lahko še naprej raste okoli poti rezidenta
Za ISH, upravljanje rezervacij in rezervacij zagotavlja izhodišče.
Od tam lahko ista nastavitev poveže čakalne sezname, profile rezidentov, obračunavanje, plačila, portale, komunikacijo, poročanje in druge delovne tokove, ko so potrebni.
To je koristno za študentska stanovanja, ker težji del redko predstavlja ena rezervacija. Težji del je vse, kar mora ostati povezano med meseci po vselitvi rezidenta.
Za širšo uporabo si oglejte Rešitev za študentsko stanovanje .
Izvedite več o povezanem toku rezidentov
Oglejte si, kako lahko rezervacija stanovanja ostane povezana z računi in plačili, ki jo spremljajo.
Kako se rezervacije povezujejo z računi →Oglejte si, kaj lahko rezidenti ali stranke obvladajo prek portala in kaj še vedno ostane pri osebju.
Kaj lahko stranke storijo prek portala? →Oglejte si, zakaj ohranjanje ekip okoli istih zanesljivih podatkov olajša vsakodnevno delo.
Kaj pomeni en vir resnice? →Porabite manj časa za povezovanje stanovanjskih operacij.
Oglejte si, kako lahko Booking Ninjas poveže rezervacije, rezidente, obračunavanje, plačila, portale in vsakodnevno delo okoli skupnosti dolgoročnega stanovanja.
.jpeg)
.jpg)
.png)
