.png)
Wycliffe Bible Translators се нуждаеше от по-добър начин за управление на вътрешната си операция с апартаменти. Трудната част не беше просто да се поддържа календар на около 40 апартамента.
Персоналът отговаряше на въпроси за наличността, преглеждаше искания, организираше групови престои, назначаваше апартаменти, обработваше различни методи на плащане, планираше почистване и изграждаше отчети около същите престои.
Твърде много от тази работа зависеше от хора, които прехвърляха информация между формуляри, имейли, електронни таблици и Salesforce.
Проблемът: твърде много време се отделяше за отговор на "Има ли свободно място?"
Преди Booking Ninjas, исканията за апартаменти силно зависеха от Google Form, имейл и координация на персонала.
Една от най-ясните болки беше наличността. Голям дял от съобщенията, свързани с апартаменти, бяха хора, които просто питаха дали жилището е свободно за определени дати.
След това персоналът трябваше да работи по останалата част от искането:
- Проверка на наличността на апартаментите
- Преглед на индивидуалните искания
- Преглед на груповите искания
- Избор на типове апартаменти
- Назначаване на конкретни единици
- Подготовка на информация за фактуриране
- Организиране на почистване
- Подготовка на отчети
Групите правеха това по-трудно. Една група можеше да се нуждае от няколко двустайни и тристайни апартамента, различни дати на пристигане и заминаване, различни платци и имена на обитатели, които не бяха известни, когато първото искане беше подадено.
Решението: направете една стъпка да води към следващата
Booking Ninjas изградиха работния поток за апартаменти в съществуващата среда на Salesforce на Wycliffe.
Полезната част не беше една функция. Тя беше да се позволи на същия престой да премине през стъпките, които Wycliffe вече нуждаеше.
Персоналът може да вижда наличността на апартаментите, висящите искания и потвърдените престои през дати.
Гост или група могат да поискат дати и типове апартаменти, от които се нуждаят.
Wycliffe запазва контрола върху одобрението, груповите блокове и апартаментите, които са назначени.
Фактури, методи на плащане, обитатели и детайли за престоя остават свързани с резервацията.
Чек-аутът може да доведе до работа по почистването, докато същите записи поддържат операциите и финансовите отчети.
Това е по-широката идея зад свързаните бизнес операции : резервацията може да остане свързана с работата, която се случва преди, по време и след нея.
Как настройката на Wycliffe реши всяка част от работния поток
| Нужда на Wycliffe | Настройка на Booking Ninjas | Какво стана по-лесно |
|---|---|---|
| Вижте наличността на апартаментите | Календар за наличност + Управление на резервации | Персоналът може да работи от визуален календар вместо да възстановява наличността от формуляри, имейли и отделни проверки. |
| Дръжте исканията първоначално условни | Работен поток за резервации на базата на искания | Искането може да бъде прегледано преди Wycliffe да го одобри и назначи конкретни апартаменти. |
| Обработвайте големи групи | Групова резервация | Няколко апартамента, пътници, дати и детайли на групата могат да останат свързани вместо да станат несвързани резервации. |
| Назначавайте пътниците по-късно | Групов блок + индивидуално назначаване | Wycliffe може първо да резервира достатъчно инвентар на апартаменти и да реши кой ще обитава всеки апартамент по-късно. |
| Обработвайте различни платци | Управление на фактури + Разделено фактуриране | Външни плащания, вътрешни разходи на отдели и различни отговорности за плащане могат да останат свързани с резервацията. |
| Подгответе апартаментите след чек-аут | Управление на работни поръчки | Завършеният престой може да доведе до работа по почистването вместо да зависи от отделен ръчен пренос. |
| Дайте на екипите различни отчети | Отчети на Salesforce + Отчети на Booking Ninjas | Операциите и финансите могат да работят с едни и същи данни за резервации, като запазват необходимите изгледи. |
Показването на наличността не означаваше отказ от контрол
Това беше важна част от работния поток на Wycliffe.
Организацията искаше гостите и групите да имат по-ясен начин да видят какво може да бъде налично и да подадат искане.
Но един отворен апартамент не означаваше автоматично, че искането трябва да стане потвърдена резервация.
Персоналът на Wycliffe все още трябваше да прегледа искането, да провери по-широката жилищна ситуация, да го одобри или откаже и да реши кои апартаменти всъщност трябва да бъдат използвани.
Booking Ninjas запази тази стъпка вместо да принуждава Wycliffe към незабавно потвърждение.
Центърът за знания обяснява разликата между условни и потвърдени резервации .
Груповите престои можеха да останат свързани, без да правят всеки пътник идентичен
Голяма група не винаги пристига и напуска като едно цяло.
Wycliffe можеше да се нуждае от няколко апартамента за същата група, докато индивидуалните пътници все още имаха различни дати, назначения на стаи или разпоредби за плащане.
Booking Ninjas раздели групата от индивидуалните детайли.
Wycliffe можеше първо да отговори на големия въпрос: Има ли достатъчно апартаменти за тази група?
Необходимият инвентар можеше да бъде блокиран, преди да станат известни имената на всеки обитател. Индивидуалните назначения можеха да бъдат добавени по-късно, когато престоят стане по-ясен.
Това е, което прави груповите резервации различни от просто създаването на дълъг списък с индивидуални резервации.
Текущата способност за групови резервации на Booking Ninjas следва същия по-широк модел: информацията на груповото ниво и индивидуалното ниво може да остане свързана, докато дати, хора, стаи или ресурси се променят.
Процесът на фактуриране също трябваше да разбира Wycliffe
Не всеки престой в апартамент беше платен по един и същ начин.
Някои плащания можеха да бъдат направени с кредитна карта или в брой. Други можеха да бъдат начислени вътрешно на отдел на Wycliffe или журнал.
Резервацията можеше също да има повече от един платец.
Booking Ninjas беше конфигуриран така, че тези отношения за плащане да останат част от същата история на резервацията, вместо да принуждава персонала към външен процес на фактуриране.
Фактурите можеха да бъдат разделени, когато различни хора или отдели бяха отговорни за различни части от престоя. След като бъдат платени, историята на фактурирането можеше да остане свързана с резервацията.
За по-широката структура на резервация до фактуриране, вижте Как резервациите се свързват с фактурите .
Резервацията можеше да задейства работата, която идва след чек-аут
Апартаментът не е готов за следващия гост просто защото предишната резервация е приключила.
Той все още трябва да бъде почистен и подготвен.
Booking Ninjas свърза тази оперативна стъпка с чек-аут. Завършеният престой можеше да създаде работата по почистването, необходима за апартамента.
Персоналът по почистването можеше да работи с прости статуси, като в процес на работа, завършено или отменено, докато супервизорите можеха да виждат кои апартаменти все още се нуждаят от внимание.
Това превърна почистването от отделен пренос в следващата стъпка от същия работен поток на апартамента.
Booking Ninjas трябваше да се впише в Salesforce организацията на Wycliffe, а не да я замени
Wycliffe вече имаше Salesforce.
Неговият екип вече имаше правила относно акаунти, контакти, отношения с данни на неправителствени организации, задължителни полета, отчети, качество на данните и разрешения.
Започването отново в отделна база данни за резервации би създало още едно място за синхронизиране.
Вместо това, Booking Ninjas работи с вече съществуващата структура на Salesforce на Wycliffe и усъвършенства работния поток за апартаменти около нея.
Това включваше специфични за Wycliffe детайли, като класификации на апартаменти, предпочитания за етажи, данъчни освобождавания, типове плащания, оформления на фактури, отчети и терминология.
Технологията отдолу може да идва от Booking Ninjas и Salesforce, но Wycliffe все още решава как трябва да работи собствената им жилищна операция.
Настройката продължи да се подобрява, когато реални потребители я тестват
Тестовете за приемане от потребители извадиха детайли, които лесно могат да бъдат пропуснати в общ списък с проверки на продукта.
Потребителите на Wycliffe поискаха неща като предпочитания за първи и втори етаж, по-ясни разлики между двустайни и тристайни единици, по-реалистични ограничения на груповите искания, по-добра видимост на календара, обработка на данъчни освобождавания, подобрени финансови отчети и промени в оформленията на фактури и разписки.
Тези искания бяха използвани за усъвършенстване на версията на работния поток на Wycliffe.
Това е важна част от внедряването: Salesforce предоставя силна технология, но полезният продукт се появява, когато правилата на екрана съвпадат с работата, която хората всъщност извършват.
Какво стана по-лесно в работния поток на Wycliffe
Няма числови резултати след стартиране в материалите, използвани за тази история, така че подобрението е най-добре показано чрез работата, която стана свързана.
Персоналът можеше да работи от визуален календар на апартаментите вместо да възстановява отговора чрез повторни проверки на имейли.
Блоковете на апартаментите, информацията за групата, индивидуалните пътници и различните дати можеха да останат свързани.
Онлайн исканията можеха да улеснят приема, без да превръщат всяко искане в автоматично потвърдена резервация.
Нормалните плащания, вътрешните разходи на отдели и разделените отговорности можеха да останат част от същия поток на резервация.
Краят на престоя можеше да създаде следващата оперативна задача вместо да разчита на друг ръчен пренос.
Wycliffe не се наложи да създава друга несвързана база данни за операциите с апартаменти.
Резервацията беше основата, но операцията се нуждаеше от повече около нея
Wycliffe е добър пример за това защо Booking Ninjas започва с резервации и резервации, но не трябва да спира там.
Управлението на резервации се справяше с основния престой. Груповото резервиране го разширява за по-големи групи. Управлението на фактури и разделеното фактуриране се справяха с финансовата страна. Управлението на работни поръчки свързваше престоя с почистването. Отчетите на Salesforce подкрепяха операциите и финансите.
Това е, където Booking Ninjas се вписва особено добре: когато една резервация докосва няколко различни части от същата организация и тези части трябва да останат свързани.
По-прост случай на резервация може да използва по-малко елементи. Wycliffe се нуждаеше от повече, защото работният им поток беше по-сложен.
Научете повече за този работен поток
Вижте как една група може да остане свързана, докато хората, пространствата, датите и индивидуалните детайли все още се различават.
Как работят груповите резервации →Вижте как таксите, фактурите, плащанията и резервацията могат да останат свързани.
Как резервациите се свързват с фактурите →Вижте защо резервациите, плащанията, работата на персонала, съоръженията и отчетите работят по-добре, когато записите могат да следват същата операция.
Как Booking Ninjas свързва бизнес операциите →Имате ли повече неща около престоя, отколкото нормалната система за резервации може да обработи?
Вижте как Booking Ninjas може да свърже резервации, групи, одобрения, фактуриране, оперативна работа, отчети и вашите съществуващи данни в Salesforce около начина, по който вашата организация вече работи.
.jpeg)
.jpg)
