Хотелът и конгресният център в Билингс се нуждаеха от резервиране на конференционни пространства и споразумения, които да се движат в един по-ясен процес вместо да функционират като отделни части от работата.
Хотел и Конгресен Център Билингс в Билингс, Монтана управлява хотелско настаняване заедно с конгресни и събитийни пространства, изградени за срещи, групи и други събирания.
За екипа по събитията, резервирането на пространство беше само част от работата. Резервацията също трябваше да премине през детайлите на събитието, споразуменията, подписите и финалната потвърждение.
Предизвикателството: резервирането на стаята беше само началото
Резервациите за конференции и конгреси включват повече от намирането на празно пространство в календара.
Екипът също трябва да разбере кое пространство подхожда на събитието, кои дати са налични, как напредва резервацията и дали споразумението е завършено.
- Конференционни пространства
- Различни оформления
- Изисквания за капацитет
- Дати на събитията
- Детайли за резервацията
- Статус на резервацията
- Споразумения
- Електронни подписи
Когато тези елементи се обработват отделно, персоналът става отговорен за прехвърлянето на събитието от една система или стъпка в следващата.
Решението: нека събитието премине през един свързан път
Booking Ninjas внедри структурирана работна процедура около конференционните пространства и процеса на споразумение, свързан с тези резервации.
Започни с конференционното или събитийното пространство, което отговаря на датите и изискванията.
Дръж пространството, датите, информацията за клиента и събитието около една резервационна записка.
Договорът или споразумението може да следва от резервацията, вместо да става отделен процес.
Електронният подпис премества документа през одобрение, без да изисква друга несвързана хартия.
Резервацията и завършеното споразумение остават по-лесни за проследяване, докато събитието напредва.
Как настройката на Билингс се свърза
| Нужда на екипа по събитията | Настройка на Booking Ninjas | Какво стана по-лесно |
|---|---|---|
| Организиране на резервируемо конференционно пространство | Управление на конференционни пространства | Пространствата могат да се третират като структурирани резервируеми инвентари, а не просто имена в неформален календар. |
| Проследяване на резервации за събития | Управление на резервации | Пространството, датите, информацията за резервацията и статусът могат да останат свързани, докато събитието напредва. |
| Преминаване от резервация към споразумение | Работен поток за резервации | Стъпката с документа може да следва от записа на събитието, вместо да изисква персонала да възстановява контекста на друго място. |
| Събиране на подписи | Документ и електронен подпис | Споразуменията могат да преминават през електронен подпис, докато остават по-близо до резервацията и нейния статус. |
| Поддържане на видимост на процеса | Свързани записи в Salesforce | Персоналът може да работи от по-ясен запис на пространството, резервацията, споразумението и следващата стъпка. |
Конференционното пространство също е инвентар
Хотелската стая не е единственото нещо, което може да бъде резервирано.
Операциите на конгреса може да се наложи да управляват бални зали, заседателни зали, зали, зони за работа и други пространства, които могат да поддържат различни капацитети и оформления.
Това означава, че системата трябва да разбира пространствата като реални резервируеми ресурси с дати, наличност и активност на резервацията около тях.
Настоящото решение на Booking Ninjas за Конгресен Център следва този по-широк модел, свързвайки резервации на събития и зали с оформления, договори, фактуриране, персонал, съоръжения и отчитане в Salesforce.
За Билингс, потвърденият обхват на проекта се фокусира по-тясно върху управлението на конференционни пространства и работния поток на споразумението, свързан с тези резервации.
Споразумението не трябва да губи връзката си със събитието
Събитието може да бъде предварително обсъдено или резервирано, преди търговското споразумение да бъде завършено.
Това създава важен преход между страната на резервацията и страната на документа.
Booking Ninjas свърза възможността за електронен подпис с работния поток, така че споразумението да остане по-близо до събитието, към което принадлежи.
Настоящата Документ и електронен подпис възможност поддържа същия принцип: споразуменията могат да бъдат генерирани, изпращани, подписвани, проследявани и прикрепяни към съответните записи в Salesforce, вместо да стават несвързани файлове.
По-малко преходи за персонала да задържат заедно
Без свързан работен поток, някой трябва да запомни кое събитие чака споразумение, кое споразумение е изпратено, дали е подписано и коя резервация може сега да премине в потвърждение.
Тази работа може да е управляемa, когато обемът на събитията е нисък.
Става по-трудно, когато пространствата, датите, конфигурациите, клиентите и споразуменията се увеличават.
Свързването на записа на резервацията с процеса на документа дава на персонала по-структурирано място да види какво е станало и какво все още изисква внимание.
Какво направи свързаният работен поток по-ясен
Нямаме проверени числови резултати след старта за тази история, така че стойността е най-добре показана чрез работата, свързана от Booking Ninjas.
Конференционният инвентар може да бъде управляван като част от работен поток за резервации, а не само като изолирано записване в календара.
Пространството, датите, клиентът и статусът на резервацията могат да останат част от същия оперативен контекст.
Стъпката с договора може да стане естествено продължение на резервацията, а не несвързан административен процес.
Електронният подпис създаде по-ясен път за преминаване на споразуменията към завършване.
Екипът можеше да отделя по-малко усилия за ръчно свързване на страната на резервацията и страната на документа на събитието.
Същата основа на Salesforce може да поддържа допълнителни работни потоци за събития, фактуриране, съоръжения, отчитане и операции, когато е необходимо.
Резервацията за конгреса седи между търговската и оперативната работа
Резервацията за събитие не е завършена само защото стаята е задържана.
Клиентът може да се нуждае от споразумение. Споразумението изисква одобрение и подпис. Пространството може да се нуждае от определена настройка. По-късно, същото събитие може да засегне фактуриране, персонал, кетъринг, съоръжения или друга оперативна работа.
Затова решението на Booking Ninjas за Конгресен Център разширява се отвъд прост календар на пространствата.
Билингс започна от фокусиран проблем: управление на конференционни пространства и електронен подпис.
Стойността на основата на Salesforce е, че тези първи свързани части не трябва да стават друга изолирана система, ако по-късно повече от оперативната работа на събитието трябва да бъде свързана.
Работният поток трябва да следва как наистина мястото продава пространство
Различните конгресни имоти имат различни пространства, оформления, стъпки за одобрение, изисквания за споразумения, роли на персонала и начини за придвижване на събитието към потвърждение.
Booking Ninjas не се нуждае всеки обект да следва един идентичен процес.
Основата на Salesforce предоставя записите и инструментите за работен поток отдолу. Конфигурацията може след това да оформя процеса на резервация около организацията, която я използва.
Това е особено полезно, когато мястото е надраснало стандартния календар, но не се нуждае от всяка част от голямата платформа за управление на събития в първия ден.
Научете повече за свързаното резервиране на събития
Вижте как Booking Ninjas управлява дали пространство или ресурс може да бъде резервирано за определено време.
Как се управлява наличността →Вижте как споразуменията, подписите, проследяването на статус и завършените документи могат да останат свързани с записи в Salesforce.
Изследвайте Документ и електронен подпис →Вижте как резервациите на пространства могат по-късно да се свържат с оформления, договори, фактуриране, персонал, съоръжения и операции на събития.
Изследвайте управлението на Конгресен Център →За тази история: Тази страница отразява потвърдения обхват на Booking Ninjas за Хотел и Конгресен Център Билингс около управлението на конференционни пространства и интеграцията на електронния подпис. Не претендира за непроверени подобрения в приходите, увеличаване на обема на резервациите или функционалности извън наличните доказателства за проекта.
Имате ли събитийни пространства, които се нуждаят от повече от календар?
Вижте как Booking Ninjas може да свърже пространства, резервации, споразумения, подписи и оперативната работа, която следва около начина, по който вашето място наистина обработва събития.
.jpeg)
.jpg)
.png)
