International Student House във Вашингтон, DC предоставя на международни студенти, учени, стажанти и млади професионалисти не просто стая. То им дава място за живот, срещи с хора и участие в общността.
Зад това преживяване стои жилищна операция с обитатели, идващи от много страни, оставащи за различни периоди, плащащи по различни графици и нуждаещи се от подкрепа през целия си престой.
С нарастването на общността, твърде много време на персонала се изразходва за поддържане на разпределения на жилища, фактуриране, плащания, информация за обитателите и комуникация в ред.
Предизвикателството: всяко настаняване на обитателите създаваше повече административна работа
ISH може да настани около 100 обитатели едновременно, с хора, идващи от повече от 70 страни. Много обитатели остават за шест месеца до година.
Това означава, че екипът не просто проверява гости за няколко нощи. Той управлява по-дълго пътуване на обитателите.
- Жилищни заявления и резервации
- Разпределение на стаи
- Различни дължини на престой
- Списъци на чакащи
- Месечно фактуриране
- Графици на плащания
- Комуникация с обитателите
- Отчети за жилищата
По-старият процес накара персонала да прекарва часове в поддържане на тези елементи ръчно. Приемът трябваше да управлява жилищата и търсенето. Счетоводството трябваше да поддържа фактури, баланси и плащания в ред. Консултантите на обитателите се нуждаеха от ясна информация, когато помагаха на хората по време на престоя им.
Решението: поддържайте свързаното пътуване на обитателя
Booking Ninjas предостави на ISH начин да започне с резервации за жилища и да поддържа следващите части от пътуването на обитателя свързани около тях.
Пътуването за жилище започва с обитателя и престоя, от който се нуждае.
Резервациите и наличността помагат на приема да управлява кой може да бъде настанен и кога.
Полезната информация за обитателя може да остане свързана през целия престой.
Месечните такси, фактури, баланси и дейности по плащанията могат да следват обитателя.
Достъп до портала, комуникация и отчетност помагат на персонала да подкрепя обитателя след настаняването.
Тук Booking Ninjas работи добре: резервацията е само началото, а няколко екипа все още трябва да работят от същото пътуване на обитателя след това.
Как настройката на ISH реши ежедневните проблеми
| Нужда на ISH | Настройка на Booking Ninjas | Какво стана по-лесно |
|---|---|---|
| Различни дължини на престой | Управление на резервации | Приемът може да управлява жилищните престои около датите, от които всеки обитател наистина се нуждае. |
| Търсене, когато жилищата се запълват | Управление на списъци на чакащи | Кандидатите в списъка на чакащи могат да бъдат поддържани в по-ясен поток, вместо да бъдат следени отделно на ръка. |
| Месечно фактуриране на обитателите | Фактури + Повтарящо се фактуриране | Месечните такси, планираните плащания и балансите на обитателите могат да останат свързани с една и съща сметка. |
| Достъп на обитателите до плащания | Портал за студенти | Обитателите имат място, където да виждат полезна информация за сметката и плащанията, без да питат персонала за всяка актуализация. |
| Различни роли на персонала | Потребители на Salesforce и достъп | Приемът, консултантите на обитателите, съоръженията и счетоводството могат да работят с информацията, която е важна за техните работни места. |
| Ръчно отчитане | Отчети + табла | Записите за жилища и плащания, вече в системата, могат да се използват за отчетност, вместо да бъдат събирани отново ръчно. |
Фактурирането трябваше да следва обитателя, а не да живее в отделен процес
По-дългите престои правят фактурирането особено важно.
ISH се нуждаеше от месечни цени, планирани плащания, фактури и възможността да пренася баланс на сметката в текущото изявление на обитателя.
Booking Ninjas помогна на счетоводството да конфигурира тези правила около начина, по който ISH вече фактурира своите обитатели.
Това означава, че резервацията за жилище и свързаните с нея средства не трябва да стават две отделни истории.
Центърът за знания обяснява основната връзка в Как резервациите се свързват с фактурите .
Обитателите могат да се справят с повече от простите неща сами
Обитателят не трябва да се свързва с персонала всеки път, когато иска да разбере нещо просто за своята сметка.
Порталът за обитатели предоставя на ISH място за споделяне на одобрена информация и подкрепа на дейността по плащанията, като същевременно поддържа административната страна отделена.
Това помага да се намалят рутинните въпроси за персонала, без да се премахва личната подкрепа, от която обитателите все още се нуждаят.
Центърът за знания обяснява тази идея в Какво могат да правят клиентите чрез портал? .
За ISH това е важно, защото времето на персонала е по-добре изразходвано за посрещане на обитателите, помощ при настаняване, подкрепа на общностния живот и справяне с ситуации, които наистина изискват човек.
Настройката следва начина, по който работи ISH
International Student House не е нормален хотел и не е стандартна сграда за апартаменти.
Неговите обитатели остават за по-дълги периоди, идват от цял свят, следват различни графици за фактуриране и взаимодействат с няколко екипа от персонала по време на престоя си в Къщата.
Това е причината настройката да бъде оформена около собствените правила за жилище на ISH, вместо да се иска от ISH да променя общността, за да отговаря на обща система за имоти.
Приемът можеше да работи с резервации и списъци на чакащи. Счетоводството можеше да работи с фактуриране и плащания. Консултантите на обитателите можеха да използват инструменти за обитатели и комуникация.
Salesforce предоставя технологията отдолу, но реалните правила, потребители, записи и работни потоци принадлежат на ISH.
ISH премина в новия поток стъпка по стъпка
Преходът не се случи, като се поиска от всеки отдел да промени всичко за една нощ.
Booking Ninjas работи успоредно с съществуващия процес по време на двемесечен период на въвеждане. Данните за обитателите бяха пренесени в нови профили на обитатели, а персоналът беше обучен около работата, която наистина извършваше.
Приемът научи управление на резервации и списъци на чакащи. Консултантите на обитателите работиха с портала и инструментите за комуникация. Счетоводството настрои правила за фактуриране, плащания и фактури.
В рамките на първия месец ISH вече провеждаше резервации и плащания чрез новата система.
Този фазиран подход помогна новия процес да стане част от нормалния ритъм на екипа, вместо да стане пореден проект, който персоналът трябваше да управлява в допълнение към ежедневната си работа.
Какво стана по-лесно за International Student House
Резервации, обитатели, списъци на чакащи и други записи за жилища вече не изискват същото количество отделна поддръжка.
Месечните такси, фактури, баланси и плащания могат да следват обитателя в един свързан поток.
Порталът предоставя на обитателите място за справяне с прости нужди от сметка и плащания, без постоянно да питат персонала.
Информацията за обитателите и инструментите за комуникация могат да останат по-близо до записите, които персоналът вече използва.
Същите данни за жилища и плащания, използвани всеки ден, могат да подкрепят отчетите, без да бъдат изграждани отново ръчно.
Персоналът може да отдели повече внимание на обитателите, събитията, подкрепата и интеркултурния обмен, вместо на рутинната административна работа.
Една система за жилища може да продължи да расте около пътуването на обитателя
За ISH, управлението на резервации и резервации предоставя отправна точка.
Оттам, същата настройка може да свърже списъци на чакащи, профили на обитатели, фактуриране, плащания, портали, комуникация, отчетност и други работни потоци, когато са необходими.
Това е полезно за студентското настаняване, защото трудната част рядко е една резервация. По-трудната част е всичко, което трябва да остане свързано през месеци след настаняването на обитателя.
За по-широкия случай на употреба, вижте Решението за студентско настаняване .
Научете повече за свързания поток на обитателя
Вижте как резервацията за жилище може да остане свързана с фактурите и плащанията, които я следват.
Как резервациите се свързват с фактурите →Вижте какво могат да правят обитателите или клиентите чрез портал и какво все още остава при персонала.
Какво могат да правят клиентите чрез портал? →Вижте защо поддържането на екипите около същите надеждни данни прави ежедневната работа по-лесна.
Какво означава един източник на истина? →Прекарайте по-малко време в поддържане на жилищните операции.
Вижте как Booking Ninjas може да свърже резервации, обитатели, фактуриране, плащания, портали и ежедневната работа около дългосрочна жилищна общност.
.jpeg)
.jpg)
.png)
