Конструкторски университет трябваше да замени остаряла система за студентско настаняване, но заменянето на стар софтуер с друга изолирана база данни само щеше да създаде нов проблем.
Конструкторски университет вече разчиташе на Salesforce за информация за студентите. Booking Ninjas работиха с тази съществуваща среда, така че настаняването да може да стане друга свързана част от университетския запис на студента.
Проектът събра резервации за настаняване, самообслужване на студенти, правила за разпределение, плащания, оперативни данни и отчети около основата на Salesforce, на която Конструкторът вече се доверяваше.
Предизвикателството: настаняването засяга много повече от наличността на стаи
Конструкторът се отдалечаваше от предишната си система за настаняване, Mercury.
Това означаваше, че съществуващите имоти, контакти на студенти, резервации, история на настаняването и оперативни процеси трябваше да бъдат взети предвид като част от прехода.
Но самото настаняване също беше по-сложно от просто назначаване на празна стая.
- Студентски записи
- Предпочитания за настаняване
- Право на стая
- Резервации
- Депозити и плащания
- Разпределение на стаи
- Отчети за студентския живот
- Настаняване и напускане
Първокурсниците и завръщащите се студенти можеха да следват различни пътища. Някои типове стаи имаха различни правила за допустимост. Екипите за настаняване се нуждаеха от променящи се отчети. Студентите се нуждаеха от удобен начин да завършат своята част от процеса.
Най-важното решение: да се запази Salesforce като основа за данни на студентите
Конструкторът вече имаше собствена среда на Salesforce и установени студентски записи.
Ранна загриженост беше дали новата платформа за настаняване ще създаде отделна персонализирана структура на данни, която след това ще се нуждае от друга интеграция обратно към университета.
Booking Ninjas вместо това работиха с вече съществуващата структура на Контакт и Личен акаунт на Salesforce на Конструктора.
Информацията за настаняване можеше да остане свързана със студентските записи, които вече се използват на друго място в университета, и упълномощените екипи можеха да имат достъп до съответната информация, без всеки потребител да трябва да работи в самото приложение на Booking Ninjas.
Това адресираше една от най-ясните загрижености, повдигнати по време на проекта: настаняването не трябваше да става друга островна база данни.
Booking Ninjas обяснява тази по-широка структура в Какво е Salesforce Org?
Пътуването за настаняване на студентите можеше да стане един свързан поток
Полезният опит започва с студентския запис и продължава през жизнения цикъл на настаняването.
Започнете от информацията за студента, която Конструкторът вече поддържа в Salesforce.
Дайте на студента брандирана входна точка за настаняване с информацията и действията, които са от значение за него.
Статус на студента, предпочитания, тип стая и приложими изисквания определят следващата стъпка.
Резервацията може да следва правилото за плащане или одобрение, което се прилага за този студент.
Записът за настаняване остава наличен за назначения, Студентски живот, отчети и по-късна работа по жизнения цикъл.
Как се свързва настройката на Конструктора
| Нужда на Конструктора | Подход на Booking Ninjas | Какво направи възможно |
|---|---|---|
| Замяна на остарели данни за настаняване | Структура за миграция, присъща за Salesforce | Имоти, контакти, резервации и съответни исторически данни можеха да се преместят към новата среда, вместо да започват с празна система за настаняване. |
| Запазете съществуващите студентски записи | Съществуваща структура на Контакт / Личен акаунт на Salesforce | Настаняването можеше да работи около установената информация за студентите в университета, вместо да създава друга независима студентска база данни. |
| Дайте на студентите самообслужване | Студентски портал | Студентите можеха да получат достъп до брандирана среда на Конструктора и да завършат съответните части от пътуването за настаняване сами. |
| Прилагане на различни правила за настаняване | Правила за резервация + работни потоци на Salesforce | Първокурсниците, завръщащите се студенти, типове стаи, предпочитания и други атрибути на студентите можеха да влияят на процеса, показан на студента. |
| Обработка на депозити за настаняване | Обработка на плащания | Приложимата активност по плащанията можеше да остане свързана със студента и резервацията, вместо да бъде съгласувана отделно. |
| Запазете непълните резервации използваеми | Статус на резервацията + работен поток за плащане | Студентът можеше да се върне към изтекла стъпка, вместо да трябва да изгражда отново заявката за настаняване отначало. |
| Подкрепете променящите се отчети | Отчети + табла на Salesforce | Студентският живот можеше да изгражда различни изгледи около сгради, стаи, заетост, атрибути на студенти или назначения от същите данни. |
Студентите можеха да се справят с повече от пътуването за настаняване сами
Конструкторът се нуждаеше от повече от административен екран за настаняване.
Студентите също се нуждаеха от ясно място за взаимодействие с процеса.
Booking Ninjas конфигурираха брандиран Студентски портал, където достъпът на студентите можеше да бъде свързан с работния поток за настаняване на университета.
Порталът можеше да стане мястото, където студентите виждат информацията за настаняване, която е от значение за тях, поддържат приложимите предпочитания, продължават стъпките за резервация и завършват действия като приложимо плащане за настаняване.
Това приближава рутинната работа до лицето, което вече знае отговора.
Настоящото на Booking Ninjas Студентски портал поддържа самообслужването на студентите директно свързано с записите на Salesforce, вместо да поддържа друга копие от студента извън платформата.
Правилата за настаняване в университета можеха да станат част от работния поток
Конструкторът нямаше един идентичен процес за настаняване за всеки студент.
Първокурсниците и завръщащите се студенти можеха да имат различни изисквания. Определени типове стаи можеха да имат различна допустимост. Предпочитанията на студентите и съществуващата информация на университета също можеха да повлияят на това, което трябваше да се случи след това.
Вместо да се иска от персонала да запомня и обяснява всяка вариация ръчно, данните на Salesforce и работните потоци на Booking Ninjas можеха да помогнат да се определи подходящият път за настаняване.
Проектът също така изследва по-дълбоки изисквания за разпределение, като предпочитания за стаи, предпочитания за етажи, националност, предпочитания за пушене, съображения за съквартиранти и контролирано поведение на инвентара.
Тези напреднали идеи за съвпадение и разпределение трябва да се разбират като области, които Конструкторът и Booking Ninjas дефинираха и усъвършенстваха по време на внедряването, а не всичките да бъдат представени като потвърдена производствена функционалност.
Плащането може да стане част от състоянието на резервацията
Конструкторът също имаше различни финансови пътища в зависимост от студента.
Например, завръщащите се студенти можеха да се нуждаят от депозит за настаняване, докато първокурсниците можеха да следват друг процес.
Booking Ninjas работиха по свързването на активността по плащанията на Stripe със студента и резервацията, така че приложимото плащане да стане част от самия работен поток за настаняване.
Това създава много по-ясна последователност:
Същата структура също помага на студентите, които започват резервацията, но не завършват плащането веднага. Резервацията може да запази състоянието си, така че студентът да може да се върне към изтеклата стъпка, вместо да започне отново.
Настоящите инструменти за плащане на Booking Ninjas свързват транзакциите директно с резервации, фактури и клиентски записи в Salesforce. :contentReference[oaicite:3]{index=3}
Животът в общежитието не искаше да чака софтуерния доставчик всеки път, когато е необходим нов отчет
Въпросите относно университетското настаняване постоянно се променят.
Един човек може да се нуждае от студенти в определена сграда. Друг може да се нуждае от заетост. Трети може да се нуждае от непълнолетни, информация за националност, разпределение на стаи или други атрибути на студентите.
Екипът на Constructor ясно заяви, че фиксиран списък с отчети няма да е достатъчен.
Тъй като записите за настаняване остават в Salesforce, упълномощените екипи могат да използват отчетите на Salesforce и разрешените експорти, за да отговорят на различни въпроси от същите основни данни.
- Сгради и стаи
- Разпределения на студенти
- Заетост
- Атрибути на студенти
- Статус на резервация
- Статус на плащане
- Изключения при настаняване
- Оперативни експорти
Истинските потребители продължаваха да оформят системата
Тестовете за приемане на потребители разкриха детайлите, които имат значение, когато софтуерът достига до ежедневните университетски операции.
Constructor и Booking Ninjas работиха по въпроси около типове студенти, допустимост на стаи, състояния на резервации, поведение при плащане, отчети, предпочитания, наличности, терминология и работа в жизнения цикъл на настаняването.
Екипът също така проучваше как проверката при напускане и инспекцията на стаи могат да станат по-структурирани, включително идентифициране на изключения и намаляване на количеството ръчна обработка, необходима за нормалните напускания в края на годината.
Някои от тези напреднали работни потоци все още се определяха, но самият процес на внедряване показа как версията на платформата на Constructor може да продължи да се оформя около реалните операции по настаняване.
Какво стана по-свързано за Constructor
Нямаме проверени числови резултати след стартиране за тази история, така че стойността е най-добре показана чрез работата, свързана от Booking Ninjas, и ръчните предавания, за които системата беше проектирана да намали.
Университетът не трябваше да третира настаняването като напълно отделна среда за информация за студенти.
Пътят на настаняване можеше да премине през брандиран портал, вместо да зависи само от инструкциите на персонала и ръчните последващи действия.
Статусът на студента и друга информация от Salesforce могат да помогнат да се определи кой процес на настаняване е приложим.
Приложимите депозити за настаняване могат да станат част от същата история на резервацията, вместо да бъдат още една несвързана проверка.
Отчетите на Salesforce предоставиха на Живота в общежитието повече гъвкавост, отколкото да разчитат само на фиксирана библиотека с отчети от доставчици.
Истинските сценарии на UAT могат да се върнат в конфигурацията, вместо да принуждават Constructor да приеме един фиксиран процес на настаняване.
Техният университет. Техните студенти. Техните правила за настаняване. Тяхната организация.
Constructor University е особено ясен пример за Salesforce-native модела на Booking Ninjas.
Университетът вече имаше организация, студентски записи, полета, разрешения, отчети и отношения между данните.
Booking Ninjas не трябваше да иска от университета да изхвърли тази основа, за да модернизира настаняването.
Вместо това, настаняването може да стане още един оперативен слой в същата по-широка среда.
Това е и как Booking Ninjas описва текущата платформа за студентско настаняване: информация за студенти, стаи, легла, разпределения, плащания, поддръжка и оперативна информация могат да останат централизирани в Salesforce.
Резервацията за настаняване може да стане началото на по-широк работен поток за настаняване
Управлението на резервации може да предостави основния запис за настаняване.
Около него университетът може да свърже студентски портали, наличност, разпределения на стаи и легла, плащания, отчети, поддръжка, настаняване, напускане, комуникация и други работни потоци на Живота в общежитието, както е необходимо.
Constructor се нуждаеше от по-богата настройка, защото операцията по настаняване вече докосваше много части от университета.
По-малко общежитие може да започне с по-малко елементи.
Полезната точка е, че и двете могат да използват същата основа на Salesforce, без да принуждават всяка институция в същия процес на настаняване.
За по-широкия случай на употреба, вижте Решение за студентско настаняване .
Научете повече за тази настройка за студентско настаняване
Вижте как самообслужването на студентите може да остане директно свързано с данните на Salesforce, разрешенията, фактурирането и университетските работни потоци.
Изследвайте Студентския портал →Вижте как записите, работните потоци, потребителите, отчетите, автоматизацията и другите оперативни инструменти могат да съществуват в една специфична за организацията среда.
Какво е Salesforce организация? →Вижте как резервациите, правилата на политиката, наличността, промените и оперативното отчитане могат да останат свързани в Salesforce.
Изследвайте Управление на резервации →За тази история: Тази страница отразява внедрението на Booking Ninjas в Constructor University и материалите за тестове за приемане на потребители, включително миграция на наследство, студентски записи в Salesforce, резервации за настаняване, самообслужване на портала, работни потоци за плащане, отчитане и конфигурация на правилата за настаняване. Напредналото съвпадение на съквартиранти, контролираното надрезервиране и работните потоци за инспекция са описани само като области, проучвани или усъвършенствани по време на внедряването, освен ако по-късно производствени доказателства не потвърдят окончателното им внедряване.
Модернизирайте студентското настаняване, без да създавате друга база данни за студенти.
Вижте как Booking Ninjas може да свърже резервации, стаи, студенти, плащания, портали, отчети и работни потоци на Живота в общежитието около средата на Salesforce, която вашата институция вече използва.
.jpeg)
.jpg)
.png)
