YMCA на Север наема кабини в своите лагери и открити центрове в Минесота, особено през извънсезонния период, когато тези пространства могат да посрещнат семейства и да донесат допълнителни приходи.
Старият процес на резервации затрудняваше нещата повече от необходимото. Резервациите за кабини бяха извън Salesforce, сезонната наличност изискваше внимание от страна на персонала, а двустепенният график за плащания се проследяваше на ръка.
Предизвикателството: наемите на кабини имаха свои собствени правила, но старата система не го отразяваше
Тези не са целогодишни хотелски стаи. Кабините се отварят за резервации по време на специфични извънсезонни периоди, а тези дати трябва да съвпадат с програмите и графиците на YMCA.
Процесът на резервация също имаше няколко движещи се части:
- Сезонна наличност на кабини
- Графици на лагерни програми
- Тип и капацитет на кабините
- Удобства
- Информация за гости
- 50% депозит за резервация
- Краен срок за плащане
- Отчети за резервации и приходи
В същото време YMCA вече използваше Salesforce за данни за членове и програми. Резервациите за кабини бяха на друго място, така че персоналът трябваше да поддържа информацията в движение между системите.
Плащанията добавяха още една редовна работа. Гостите обикновено плащаха 50% при резервация и другите 50% 30 дни преди пристигането. Персоналът използваше електронни таблици, за да следи второто плащане и да напомня, когато е дължимо.
Решението: поставете резервацията на кабини там, където вече живеят данните на YMCA
Booking Ninjas изградиха потока за резервация на кабини в Salesforce, вместо да добавят друга несвързана база данни за резервации.
Семействата могат да резервират чрез брандираното онлайн преживяване на YMCA, докато персоналът може да работи с резервации, информация за гости, плащания и отчети от същата Salesforce-основна настройка.
Правилата за резервации също могат да следват реалната операция на YMCA. Кабините могат да се отварят или затварят около датите, които YMCA избира, вместо персоналът да трябва да помни всяко сезонно изключение.
Резервационният двигател поддържа правила относно наличността, капацитета, ограничените дати и други ограничения за резервации.
Как резервацията на кабина преминава през системата
Семейството търси кабина, която отговаря на датите и нуждите на престоя.
Сезонните дати, наличността, капацитета и другите правила определят какво може да бъде резервирано.
Резервацията и информацията за гости влизат в същия Salesforce-основен поток.
Правилният депозит или пълно плащане се прилага от датата на пристигане.
Балансите, активността на резервациите и отчетите остават свързани след първото плащане.
За повече подробности относно правилата зад резервационния инвентар, вижте Как се управлява наличността .
Как настройката реши ежедневните проблеми
| Нужда на YMCA | Настройка на Booking Ninjas | Какво стана по-лесно |
|---|---|---|
| Сезонна резервация на кабини | Резервационен двигател + Управление на резервации | YMCA може да прилага собствените си резервационни периоди и да поддържа резервации за кабини в същата среда на Salesforce. |
| Променлива наличност | Управление на наличността | Резервациите и промените могат да актуализират наличността без поддържане на отделен календар в електронна таблица. |
| График за плащане 50/50 | Автоматизация на плащанията | Резервации, направени повече от 30 дни преди, могат да вземат 50% първоначално и да планират оставащия баланс. По-близките резервации могат да изискват пълно плащане. |
| Несвързани данни от Salesforce | Записи, свързани с Salesforce | Резервациите, гостите и историята на плащанията могат да останат с по-широките данни на Salesforce, вместо да изискват същото ръчно синхронизиране. |
| Представяне на кабините | Отчети + Табла | Обемът на резервациите, приходите, заетостта и активността на плащанията могат да се виждат от записите, вече създадени от потока на резервацията. |
| Данни за пътуването на резервацията | Google Analytics | Маркетингът може да види как посетителите достигат и преминават през пътуването на резервацията. |
Графикът за плащане вече не се нуждае от собствена електронна таблица
Правилото за плащане на YMCA е лесно за обяснение, но лесно може да се превърне в повтаряща се работа.
Ако гост резервира повече от 30 дни преди пристигането, 50% е дължимо при резервация и другите 50% са дължими 30 дни преди престоя. Ако резервацията е направена в рамките на 30 дни, дължимо е пълното количество.
Booking Ninjas могат да приложат това правило от датата на резервация и датата на пристигане. Персоналът не се нуждае от отделен списък просто, за да помни кое плащане трябва да се събере следващо.
Това също помага да се защити приходът, вече свързан с резервацията на кабини. Второто плащане може да следва резервацията, вместо да зависи от някой, който да забележи правилния ред в електронната таблица в точното време.
Центърът за знания обяснява по-широката връзка в Как резервациите се свързват с фактурите .
Правилата за резервации принадлежат на YMCA
YMCA на Север не трябваше да превръща своя лагерен календар в общ хотелски календар.
Неговите кабини, сезонни прозорци, дати на програми, правила за плащане, пътуване на гости и нужди от отчети могат да бъдат отразени в собствената му среда на Salesforce.
Това е една полезна част от Salesforce org . Записите, работните потоци, правилата, потребителите и отчетите могат да бъдат настроени около организацията, която го използва.
Какво стана по-лесно за екипа на YMCA
Графикът за плащания в две части може да следва резервацията, вместо отделна електронна таблица.
Периодите за резервации на кабини могат да следват графиците на лагерите, без персоналът да проверява всяка заявка на ръка.
Записите за гости, резервации и плащания вече не се нуждаят от същото ръчно движение между системите.
Гостите могат да търсят и резервират кабини онлайн, вместо да се нуждаят от персонал, за да започне всяка резервация.
Същата активност на резервации и плащания може да поддържа изгледи за резервации, заетост, приходи и плащания.
Персоналът може да се фокусира повече върху гостите, програмите, съоръженията и преживяването в лагера, вместо рутинната администрация на резервации.
Следващо: направете опита за резервация по-лесен за използване и по-лесен за проучване
Първата задача беше да се постави основата на правилно: сезонните правила, резервации, плащания, данни за гости и отчети вече имат свързано място за работа.
Следващите подобрения се фокусират по-специално върху семейството, което прави резервацията.
Опитът за резервация се подобрява, за да могат повече гости удобно да намерят, разберат и завършат стъпките за резервация. Целта е да се премахнат избягваемите бариери, докато правилата за резервации на YMCA работят в основата.
Планираното обновено оформление ще позволи на семействата визуално да проучат местоположението на кабините и да преминат към резервация от избраната кабина на картата. Това може да улесни разбирането къде се намира всяка кабина, преди да сравнят дати, детайли и наличност.
Това също е мястото, където по-доброто преживяване на гостите може да помогне на приходната страна на проекта. Когато семействата могат да разберат избора, да намерят налична кабина и да преминат към резервация с по-малко объркващи стъпки, има по-малко шансове да загубят заинтересован гост по пътя.
Тези подобрения в достъпността и резервацията от картата са следващият етап от преживяването и не са представени тук като завършени резултати.
Резервацията на кабини може да бъде отправна точка, а не ограничение
Основната настройка започва с Резервационен двигател и Управление на резервации, защото това беше основният проблем, който YMCA трябваше да реши.
Оттам нататък същата платформа може да се разширява в други приложения и работни потоци, когато има реална нужда, като POS, анкети, програми, портали, отчети или други операции на YMCA.
Това става особено полезно, когато програмите, съоръженията, клиентите, плащанията и отчетите трябва да започнат да споделят повече от същата информация.
Вижте по-широкото Решение за YMCA за това как Booking Ninjas може да се разширява извън резервациите за кабини.
Научете повече за тази настройка за резервации
Вижте как датите, ограниченията, капацитета и съществуващите резервации определят какво могат да резервират гостите.
Как се управлява наличността →Вижте как резервацията може да остане свързана с фактурите и плащанията, които я следват.
Как резервациите се свързват с фактурите →Вижте как собствените данни, работни потоци, потребители, правила и отчети на една организация могат да живеят в средата на Salesforce.
Какво е Salesforce Org? →Направете сезонната резервация по-лесна за гостите и по-лесна за персонала.
Вижте как Booking Ninjas може да свърже наличността, резервациите, плащанията, данните за клиенти и правилата, които правят вашата операция по резервации различна.
.jpeg)
.jpg)
.png)
