.png)
Wycliffe Bible Translators potřeboval lepší způsob, jak spravovat svou interní operaci s byty. Nejtěžší částí nebylo jen udržování kalendáře přibližně 40 bytů.
Zaměstnanci odpovídali na dotazy ohledně dostupnosti, přezkoumávali žádosti, organizovali skupinové pobyty, přiřazovali byty, zpracovávali různé platební metody, plánovali úklid a obnovovali reporty kolem stejných pobytů.
Příliš mnoho z této práce záviselo na lidech, kteří přesouvali informace mezi formuláři, e-mailem, tabulkami a Salesforce.
Problém: příliš mnoho času stráveného odpovídáním na "Máme místo?"
Před Booking Ninjas závisely žádosti o byty silně na Google Formuláři, e-mailech a koordinaci zaměstnanců.
Jedním z nejjasnějších bolestivých bodů byla dostupnost. Velká část zpráv souvisejících s byty byla od lidí, kteří se jednoduše ptali, zda je bydlení k dispozici na určité termíny.
Zaměstnanci pak museli projít zbytkem žádosti:
- Ověřit dostupnost bytu
- Přezkoumat jednotlivé žádosti
- Přezkoumat skupinové žádosti
- Vybrat typy bytů
- Přiřadit konkrétní jednotky
- Připravit fakturační informace
- Organizovat úklid
- Připravit reporty
Skupiny to ztěžovaly. Jedna skupina mohla potřebovat několik dvoupokojových a třípokojových bytů, různé termíny příjezdu a odjezdu, různé plátce a jména obyvatel, která nebyla známa, když byla první žádost podána.
Řešení: udělat jeden krok, který vede do dalšího
Booking Ninjas vybudoval pracovní postup pro byty uvnitř stávajícího prostředí Salesforce Wycliffe.
Užitečná část nebyla jedna funkce. Bylo to umožnění, aby se stejný pobyt pohyboval skrze kroky, které Wycliffe již potřeboval.
Zaměstnanci mohou vidět dostupnost bytů, čekající žádosti a potvrzené pobyty napříč daty.
Host nebo skupina může požádat o termíny a typy bytů, které potřebují.
Wycliffe si udržuje kontrolu nad schválením, skupinovými bloky a byty, které jsou přiřazeny.
Faktury, platební metody, obyvatelé a detaily pobytu zůstávají propojeny s rezervací.
Odhlášení může vést k úklidovým pracím, zatímco stejné záznamy podporují operace a finanční reporty.
To je širší myšlenka za propojenými obchodními operacemi : rezervace může zůstat propojena s prací, která se děje před, během a po ní.
Jak nastavení Wycliffe vyřešilo každou část pracovního postupu
| Potřeba Wycliffe | Nastavení Booking Ninjas | Co se stalo jednodušším |
|---|---|---|
| Vidět dostupnost bytů | Kalendář dostupnosti + správa rezervací | Zaměstnanci mohou pracovat z vizuálního kalendáře místo toho, aby obnovovali dostupnost z formulářů, e-mailu a samostatných kontrol. |
| Udržovat žádosti jako předběžné | Pracovní postup rezervace na základě žádosti | Žádost může být přezkoumána před tím, než Wycliffe schválí a přiřadí konkrétní byty. |
| Vyřizovat velké skupiny | Skupinová rezervace | Více bytů, cestovatelů, dat a detailů na úrovni skupiny může zůstat pohromadě místo toho, aby se staly nesouvisejícími rezervacemi. |
| Přiřadit cestovatele později | Skupinový blok + individuální přiřazení | Wycliffe může nejprve rezervovat dostatečný inventář bytů a rozhodnout, kdo obsadí každý byt později. |
| Vyřizovat různé plátce | Správa faktur + Rozdělená fakturace | Externí platby, interní poplatky oddělení a různé platební povinnosti mohou zůstat spojeny s rezervací. |
| Připravit byty po odhlášení | Správa pracovních objednávek | Dokončený pobyt může vést k úklidovým pracím místo toho, aby závisel na samostatném manuálním předání. |
| Poskytovat týmům různé reporty | Reporty Salesforce + reportování Booking Ninjas | Operace a finance mohou pracovat se stejnými daty rezervací, zatímco si udržují potřebné pohledy. |
Zobrazení dostupnosti neznamenalo vzdát se kontroly
To byla důležitá část pracovního postupu Wycliffe.
Organizace chtěla, aby hosté a skupiny měly jasnější způsob, jak vidět, co by mohlo být k dispozici a předložit žádost.
Ale otevřený byt automaticky neznamenal, že by se žádost měla stát potvrzenou rezervací.
Zaměstnanci Wycliffe stále potřebovali přezkoumat žádost, zkontrolovat širší situaci s bydlením, schválit nebo odmítnout ji a rozhodnout, které byty by měly být skutečně použity.
Booking Ninjas zachoval tento krok místo toho, aby donutil Wycliffe k okamžitému potvrzení.
Centrum znalostí vysvětluje rozdíl mezi prozatímními a potvrzenými rezervacemi .
Skupinové pobyty mohly zůstat pohromadě, aniž by každý cestovatel byl identický
Velká skupina nepřijíždí a neodjíždí vždy jako jeden celek.
Wycliffe mohl potřebovat několik bytů pro stejnou skupinu, zatímco jednotliví cestovatelé stále měli různé termíny, přiřazení pokojů nebo platební uspořádání.
Booking Ninjas oddělil skupinu od individuálních detailů.
Wycliffe mohl nejprve odpovědět na velkou otázku: Máme dostatek bytů pro tuto skupinu?
Požadovaný inventář mohl být zablokován, než byla známa každá jména obyvatel. Individuální přiřazení mohla být přidána později, jak se pobyt stával jasnějším.
To je to, co dělá skupinové rezervace jiné než prosté vytvoření dlouhého seznamu individuálních rezervací.
Současná schopnost Booking Ninjas pro skupinové rezervace sleduje stejný širší model: informace na úrovni skupiny a jednotlivce mohou zůstat propojeny, zatímco se mění data, lidé, pokoje nebo zdroje.
Fakturační tok také musel rozumět Wycliffe
Ne každý pobyt v bytě byl placen stejným způsobem.
Některé platby mohly být provedeny kreditní kartou nebo hotovostí. Jiné mohly být účtovány interně oddělení Wycliffe nebo žurnálu.
Rezervace mohla mít také více než jednoho plátce.
Booking Ninjas byl nakonfigurován tak, aby tyto platební vztahy mohly zůstat součástí stejné historie rezervace, místo toho, aby donutil zaměstnance do externího fakturačního procesu.
Faktury mohly být rozděleny, když různí lidé nebo oddělení byly odpovědné za různé části pobytu. Jakmile byly zaplaceny, historie fakturace mohla zůstat spojena s rezervací.
Pro širší strukturu rezervace k fakturaci viz Jak se rezervace propojují s fakturami .
Rezervace mohla spustit práci, která přichází po odhlášení
Byt není připraven pro dalšího hosta jen proto, že předchozí rezervace skončila.
Stále potřebuje být uklizen a připraven.
Booking Ninjas spojil tento operační krok s odhlášením. Dokončený pobyt mohl vytvořit úklidovou práci potřebnou pro byt.
Úklidový personál mohl pracovat prostřednictvím jednoduchých stavů, jako je probíhá, dokončeno nebo zrušeno, zatímco supervizoři mohli vidět, které byty stále potřebují pozornost.
To přeměnilo úklid z odděleného předání na další krok stejného pracovního postupu bytu.
Booking Ninjas se musel přizpůsobit Salesforce organizaci Wycliffe, nikoli ji nahradit
Wycliffe již měl Salesforce.
Jeho tým již měl pravidla kolem účtů, kontaktů, vztahů s daty neziskových organizací, povinných polí, reportování, kvality dat a oprávnění.
Začínat znovu v samostatné databázi rezervací by vytvořilo další místo, které by bylo třeba synchronizovat.
Místo toho Booking Ninjas pracoval se stávající strukturou Salesforce Wycliffe a vylepšil pracovní postup pro byty kolem ní.
To zahrnovalo specifické detaily Wycliffe, jako jsou klasifikace bytů, preference podlaží, daňové výjimky, platební typy, rozvržení faktur, reportování a terminologie.
Technologie pod tím může pocházet z Booking Ninjas a Salesforce, ale Wycliffe stále rozhoduje, jak musí fungovat jeho vlastní bytová operace.
Nastavení se stále zlepšovalo, když ho testovali skuteční uživatelé
Testování akceptace uživateli přineslo detaily, které se snadno přehlédnou v obecném kontrolním seznamu produktu.
Uživatelé Wycliffe žádali o věci, jako jsou preference prvního a druhého patra, jasnější rozdíly mezi dvoupokojovými a třípokojovými jednotkami, realistické limity na skupinové žádosti, lepší viditelnost kalendáře, zpracování osvobození od daně, vylepšené finanční reporty a změny v rozvržení faktur a účtenek.
Tyto žádosti byly použity k vylepšení verze pracovního postupu Wycliffe.
To je důležitá část implementace: Salesforce poskytuje silnou technologii, ale užitečný produkt se objevuje, když pravidla na obrazovce odpovídají práci, kterou lidé skutečně dělají.
Co se stalo jednodušším v pracovním postupu Wycliffe
V materiálech použitých pro tento příběh nejsou žádné číselné výsledky po spuštění, takže zlepšení je nejlépe ukázáno prostřednictvím práce, která se stala propojenou.
Zaměstnanci mohli pracovat z vizuálního kalendáře bytů místo toho, aby obnovovali odpověď prostřednictvím opakovaných kontrol e-mailem.
Bloky bytů, informace o skupině, jednotliví cestovatelé a různá data mohly zůstat související.
Online žádosti mohly usnadnit příjem, aniž by každou žádost proměnily v automaticky potvrzenou rezervaci.
Normální platby, interní poplatky oddělení a rozdělené odpovědnosti mohly zůstat součástí stejného toku rezervace.
Konec pobytu mohl vytvořit další operační úkol místo toho, aby závisel na dalším manuálním předání.
Wycliffe nemusel vytvářet další odpojenou databázi pro operace s byty.
Rezervace byla jádrem, ale operace potřebovala více kolem ní
Wycliffe je dobrým příkladem, proč Booking Ninjas začíná s rezervacemi a rezervacemi, ale nemusí se tam zastavit.
Správa rezervací zvládla jádro pobytu. Skupinová rezervace to rozšířila pro větší skupiny. Správa faktur a rozdělená fakturace se postaraly o finanční stránku. Správa pracovních objednávek spojila pobyt s úklidem. Reportování Salesforce podporovalo operace a finance.
To je místo, kde se Booking Ninjas zvlášť dobře hodí: když jedna rezervace zasahuje do několika různých částí téže organizace a tyto části potřebují zůstat propojené.
Jednodušší případ rezervace může použít méně prvků. Wycliffe potřeboval více, protože jeho pracovní postup byl složitější.
Zjistěte více o tomto pracovním postupu
Zjistěte, jak může jedna skupina zůstat propojena, zatímco lidé, prostory, data a individuální detaily se stále liší.
Jak fungují skupinové rezervace →Zjistěte, jak mohou poplatky, faktury, platby a rezervace zůstat propojeny.
Jak se rezervace propojují s fakturami →Zjistěte, proč rezervace, platby, práce zaměstnanců, zařízení a reportování fungují lépe, když mohou záznamy sledovat stejnou operaci.
Jak Booking Ninjas propojuje obchodní operace →Máte kolem pobytu více, než může zvládnout běžný rezervační systém?
Zjistěte, jak může Booking Ninjas propojit rezervace, skupiny, schválení, fakturaci, operační práci, reportování a vaše stávající data Salesforce kolem způsobu, jakým vaše organizace již funguje.
.jpeg)
.jpg)
