Mezinárodní studentský dům ve Washingtonu, DC, poskytuje mezinárodním studentům, vědcům, stážistům a mladým profesionálům více než jen pokoj. Dává jim místo k bydlení, setkávání s lidmi a stávání se součástí komunity.
Za tímto zážitkem stojí bytová operace s obyvateli přicházejícími z mnoha zemí, kteří zůstávají různě dlouho, platí podle různých rozvrhů a potřebují podporu během svého pobytu.
Jak se komunita rozrůstala, příliš mnoho času zaměstnanců bylo vynakládáno na udržování přidělování bydlení, fakturaci, platby, informace o obyvatelích a komunikaci v pořádku.
Výzva: každý pobyt obyvatelů vytvářel více administrativní práce
ISH může ubytovat přibližně 100 obyvatel najednou, přičemž lidé přicházejí z více než 70 zemí. Mnoho obyvatel zůstává na šest měsíců až rok.
To znamená, že tým neprovádí pouze check-in hostů na pár nocí. Řídí delší cestu obyvatelů.
- Žádosti o bydlení a rezervace
- Přidělování pokojů
- Různé délky pobytu
- Čekací seznamy
- Měsíční fakturace
- Platební rozvrhy
- Komunikace s obyvateli
- Bydlení zprávy
Starší proces způsobil, že zaměstnanci trávili hodiny ručním udržováním těchto částí. Přijímání muselo řídit bydlení a poptávku. Účetnictví muselo udržovat faktury, zůstatky a platby v pořádku. Poradci pro obyvatele potřebovali jasné informace, když pomáhali lidem během jejich pobytu.
Řešení: udržet cestu obyvatelů propojenou
Booking Ninjas dal ISH způsob, jak začít s rezervacemi bydlení a udržet další části cesty obyvatelů propojené kolem nich.
Cesta bydlení začíná s obyvatelem a pobytem, který potřebuje.
Rezervace a dostupnost pomáhají přijímání řídit, kdo může být umístěn a kdy.
Užitečné informace o obyvatelích mohou zůstat propojené po celou dobu pobytu.
Měsíční poplatky, faktury, zůstatky a platební aktivity mohou následovat obyvatele.
Přístup k portálu, komunikace a reportování pomáhají zaměstnancům podporovat obyvatele po přestěhování.
Tady Booking Ninjas funguje dobře: rezervace je pouze začátek a několik týmů stále potřebuje pracovat ze stejné cesty obyvatelů poté.
Jak nastavení ISH vyřešilo každodenní problémy
| Potřeba ISH | Nastavení Booking Ninjas | Co se stalo jednodušším |
|---|---|---|
| Různé délky pobytu | Správa rezervací | Přijímání může řídit pobyty bydlení kolem dat, která každý obyvatel skutečně potřebuje. |
| Poptávka, když se bydlení zaplní | Správa čekacího seznamu | Žadatelé na čekacím seznamu mohou být udržováni v jasnějším toku místo toho, aby byli sledováni ručně. |
| Měsíční fakturace obyvatelů | Fakturace + opakovaná fakturace | Měsíční poplatky, naplánované platby a zůstatky obyvatelů mohou zůstat propojené se stejným účtem. |
| Přístup k platbám obyvatelů | Studentský portál | Obyvatelé mají místo, kde mohou zobrazit užitečné informace o účtu a platbách, aniž by se museli ptát zaměstnanců na každou aktualizaci. |
| Různé role zaměstnanců | Uživatelé Salesforce a přístup | Přijímání, poradci pro obyvatele, zařízení a účetnictví mohou pracovat s informacemi, které jsou pro jejich práci důležité. |
| Ruční reportování | Reporty + dashboardy | Záznamy o bydlení a platbách již v systému mohou být použity pro reportování místo toho, aby byly znovu shromažďovány ručně. |
Fakturace musela následovat obyvatele, ne žít v samostatném procesu
Delší pobyty činí fakturaci obzvlášť důležitou.
ISH potřeboval měsíční ceny, naplánované platby, faktury a schopnost převést zůstatek účtu do aktuálního výpisu obyvatelů.
Booking Ninjas pomohl účetnictví nakonfigurovat tato pravidla kolem způsobu, jakým ISH již fakturuje své obyvatele.
To znamená, že rezervace bydlení a peníze s ní spojené nemusí být dvě oddělené příběhy.
Centrum znalostí vysvětluje základní vztah v Jak se rezervace spojují s fakturami .
Obyvatelé mohou zvládnout více jednoduchých věcí sami
Obyvatel by neměl potřebovat kontaktovat zaměstnance pokaždé, když chce pochopit něco jednoduchého o svém účtu.
Portál pro obyvatele dává ISH místo, kde může sdílet schválené informace a podporovat platební aktivity, zatímco udržuje administrativní stránku oddělenou.
To pomáhá snižovat rutinní otázky pro zaměstnance, aniž by odstranilo osobní podporu, kterou obyvatelé stále potřebují.
Centrum znalostí vysvětluje tuto myšlenku v Co mohou zákazníci dělat prostřednictvím portálu? .
Pro ISH to má význam, protože čas zaměstnanců je lépe využit na vítání obyvatelů, pomáhání jim usadit se, podporu komunitního života a řešení situací, které skutečně potřebují osobu.
Nastavení odpovídá způsobu, jakým ISH funguje
Mezinárodní studentský dům není normální hotel a není to standardní bytový dům.
Jeho obyvatelé zůstávají delší dobu, přicházejí z celého světa, dodržují různé fakturační rozvrhy a během svého pobytu v domě interagují s několika týmy zaměstnanců.
Proto bylo nastavení tvarováno kolem vlastních pravidel bydlení ISH, místo aby se ISH žádalo, aby změnil komunitu, aby vyhovovala obecnému systému nemovitostí.
Přijímání mohlo pracovat s rezervacemi a čekacími seznamy. Účetnictví mohlo pracovat s fakturací a platbami. Poradci pro obyvatele mohli používat nástroje pro obyvatele a komunikaci.
Salesforce poskytuje technologii pod tím, ale skutečná pravidla, uživatelé, záznamy a pracovní postupy patří ISH.
ISH přešel do nového toku krok za krokem
Přepnutí se nestalo tím, že by každé oddělení požádalo, aby změnilo všechno přes noc.
Booking Ninjas pracoval vedle stávajícího procesu během dvouměsíčního onboardingového období. Data obyvatel byla přenesena do nových profilů obyvatelů a zaměstnanci byli školeni kolem práce, kterou skutečně vykonávali.
Přijímání se naučilo řídit rezervace a čekací seznamy. Poradci pro obyvatele pracovali s portálem a nástroji pro komunikaci. Účetnictví nastavilo pravidla fakturace, platby a faktury.
Během prvního měsíce již ISH prováděl rezervace a platby prostřednictvím nového systému.
Tento fázový přístup pomohl novému procesu stát se součástí normálního rytmu týmu, místo aby se stal dalším projektem, který museli zaměstnanci řídit navíc k jejich každodenní práci.
Co se pro Mezinárodní studentský dům stalo jednodušším
Rezervace, obyvatelé, čekací seznamy a další záznamy o bydlení již nepotřebují stejnou míru oddělené údržby.
Měsíční poplatky, faktury, zůstatky a platby mohou následovat obyvatele v jednom propojeném toku.
Portál dává obyvatelům místo, kde mohou zvládat jednoduché potřeby účtu a platby, aniž by se neustále ptali zaměstnanců.
Informace o obyvatelích a nástroje pro komunikaci mohou zůstat blíže k záznamům, které zaměstnanci již používají.
Stejné údaje o bydlení a platbách používané každý den mohou také podporovat reporty, aniž by byly ručně znovu sestavovány.
Zaměstnanci mohou věnovat více pozornosti obyvatelům, akcím, podpoře a mezikulturní výměně místo rutinní administrativní práce.
Jeden systém bydlení může pokračovat v růstu kolem cesty obyvatelů
Pro ISH poskytují správa rezervací a rezervací výchozí bod.
Odtud může stejné nastavení propojit čekací seznamy, profily obyvatelů, fakturaci, platby, portály, komunikaci, reportování a další pracovní postupy, když jsou potřeba.
To je užitečné pro studentské bydlení, protože obtížná část zřídka spočívá v jedné rezervaci. Obtížnější část je vše, co musí zůstat propojené během měsíců po přestěhování obyvatelů.
Pro širší použití viz Řešení studentského bydlení .
Zjistěte více o propojeném toku obyvatelů
Podívejte se, jak může být rezervace bydlení spojena s fakturami a platbami, které ji následují.
Jak se rezervace spojují s fakturami →Podívejte se, co mohou obyvatelé nebo zákazníci zvládnout prostřednictvím portálu a co stále zůstává u zaměstnanců.
Co mohou zákazníci dělat prostřednictvím portálu? →Podívejte se, proč udržování týmů kolem stejných důvěryhodných dat usnadňuje každodenní práci.
Co znamená jeden zdroj pravdy? →Strávte méně času udržováním provozu bydlení pohromadě.
Zjistěte, jak může Booking Ninjas propojit rezervace, obyvatele, fakturaci, platby, portály a každodenní práci kolem dlouhodobé komunity bydlení.
.jpeg)
.jpg)
.png)
