Billings Hotel & Convention Center potřeboval sjednotit rezervace konferenčních prostor a smlouvy do jednoho jasnějšího procesu místo toho, aby fungoval jako oddělené části práce.
Billings Hotel & Convention Center v Billings, Montana spravuje ubytování v hotelu spolu s prostory pro konference a akce určené pro schůzky, skupiny a další shromáždění.
Pro tým akce byla rezervace prostoru pouze jednou částí práce. Rezervace také potřebovala projít detaily akce, smlouvami, podpisy a konečným potvrzením.
Výzva: rezervace místnosti byla pouze začátek
Rezervace konferencí a konvencí zahrnuje více než jen nalezení prázdného místa v kalendáři.
Tým také potřebuje pochopit, který prostor vyhovuje akci, které termíny jsou k dispozici, jak postupuje rezervace a zda byla smlouva dokončena.
- Konferenční prostory
- Různé uspořádání
- Požadavky na kapacitu
- Termíny akcí
- Podrobnosti rezervace
- Stav rezervace
- Smlouvy
- Elektronické podpisy
Když jsou tyto části zpracovávány odděleně, zaměstnanci se stávají odpovědnými za přenášení akce z jednoho systému nebo kroku do dalšího.
Řešení: nechat akci projít jednou propojenou cestou
Booking Ninjas implementoval strukturovaný pracovní postup kolem konferenčních prostor a procesu smlouvy připojeného k těmto rezervacím.
Začněte s konferenčním nebo eventovým prostorem, který vyhovuje termínům a požadavkům.
Udržujte prostor, termíny, zákazníka a informace o akci kolem jedné rezervace.
Smlouva nebo dohoda může následovat z rezervace místo toho, aby se stala samostatným procesem.
Elektronický podpis posune dokument přes schválení, aniž by vyžadoval další oddělenou papírovou stopu.
Rezervace a dokončená smlouva zůstávají snadněji sledovatelné, jak akce postupuje vpřed.
Jak se nastavení Billingsu spojilo
| Potřeba týmu akce | Nastavení Booking Ninjas | Co se stalo snadnějším |
|---|---|---|
| Organizovat rezervovatelné konferenční prostory | Správa konferenčních prostor | Prostory mohly být považovány za strukturovaný rezervovatelný inventář, nikoli pouze za názvy na neformálním kalendáři. |
| Sledovat rezervace akcí | Správa rezervací | Prostor, termíny, informace o rezervaci a stav mohly zůstat propojené, jak akce postupovala. |
| Přejít z rezervace do smlouvy | Pracovní postup rezervace | Krok dokumentu mohl následovat z záznamu akce místo toho, aby zaměstnanci museli znovu vytvářet kontext jinde. |
| Shromáždit podpisy | Dokument & Elektronický podpis | Smlouvy mohly projít elektronickým podpisem, zatímco zůstávaly blízko rezervace a jejího stavu. |
| Udržet proces viditelný | Propojené záznamy Salesforce | Zaměstnanci mohli pracovat z jasnějšího záznamu prostoru, rezervace, smlouvy a dalšího kroku. |
Konferenční prostor je také inventář
Hotelový pokoj není jediná věc, kterou lze rezervovat.
Konvenční operace mohou potřebovat spravovat banketové sály, zasedací místnosti, haly, prostor pro rozdělení a další prostory, které mohou podporovat různé kapacity a uspořádání.
To znamená, že systém musí chápat prostory jako skutečné rezervovatelné zdroje s daty, dostupností a aktivitami rezervací kolem nich.
Současné řešení Booking Ninjas pro kongresové centrum následuje tento širší model tím, že spojuje rezervace akcí a sálů s uspořádáními, smlouvami, fakturací, personálem, zařízeními a reportováním uvnitř Salesforce.
Pro Billings se potvrzený rozsah projektu zaměřil užší na správu konferenčních prostor a pracovní postup smlouvy připojený k těmto rezervacím.
Smlouva by neměla ztratit spojení s akcí
Akce může být předběžně projednána nebo rezervována, než bude komerční smlouva dokončena.
To vytváří důležitý předání mezi stranou rezervace a stranou dokumentu.
Booking Ninjas spojil schopnost elektronického podpisu s pracovním postupem, takže smlouva mohla zůstat blíže k akci, které patřila.
Současná Dokument & Elektronický podpis schopnost podporuje tento stejný princip: smlouvy mohou být generovány, odesílány, podepisovány, sledovány a připojovány k relevantním záznamům Salesforce místo toho, aby se staly oddělenými soubory.
Méně předání, které musí zaměstnanci udržovat pohromadě
Bez propojeného pracovního postupu si někdo musí pamatovat, která akce čeká na smlouvu, která smlouva byla odeslána, zda byla podepsána a která rezervace může nyní přejít do potvrzení.
Tato práce může být zvládnutelná, když je objem akcí nízký.
Stává se to obtížnější, jak se množí prostory, termíny, konfigurace, zákazníci a smlouvy.
Propojení záznamu rezervace s procesem dokumentu dává zaměstnancům strukturovanější místo, kde mohou vidět, co se stalo a co stále potřebuje pozornost.
Co propojený pracovní postup učinil jasnějším
Nemáme ověřené číselné výsledky po spuštění pro tento příběh, takže hodnota je nejlépe ukázána prostřednictvím práce, kterou Booking Ninjas spojil.
Konferenční inventář mohl být spravován jako součást pracovního postupu rezervací, nikoli pouze jako izolovaný záznam v kalendáři.
Prostor, termíny, zákazník a stav rezervace mohly zůstat součástí stejného provozního kontextu.
Krok smlouvy se mohl stát přirozeným pokračováním rezervace, nikoli nesouvisejícím administrativním procesem.
Elektronický podpis vytvořil jasnější cestu pro posun smluv směrem k dokončení.
Tým mohl strávit méně úsilí manuálním propojením strany rezervace a strany dokumentu akce.
Stejný základ Salesforce může podporovat další akce, fakturaci, zařízení, reportování a provozní pracovní postupy, když je to potřeba.
Rezervace konvence sedí mezi komerční a provozní prací
Rezervace akce není dokončena jen proto, že byla držena místnost.
Zákazník může potřebovat smlouvu. Smlouva potřebuje schválení a podpis. Prostor může potřebovat konkrétní uspořádání. Později může stejná akce zasáhnout fakturaci, personál, catering, zařízení nebo jinou provozní práci.
Proto řešení Booking Ninjas pro konvenční centrum se rozšiřuje za jednoduchý kalendář prostor.
Billings začal od zaměřeného problému: správa konferenčních prostor a elektronický podpis.
Hodnota základny Salesforce spočívá v tom, že tyto první propojené části se nemusí stát dalším izolovaným systémem, pokud je později potřeba propojit více provozu akce.
Pracovní postup by měl následovat, jak místo skutečně prodává prostor
Různé konvenční nemovitosti mají různé prostory, uspořádání, schvalovací kroky, požadavky na smlouvy, role zaměstnanců a způsoby, jak posunout akci směrem k potvrzení.
Booking Ninjas nepotřebuje, aby každé místo následovalo jeden identický proces.
Základna Salesforce poskytuje záznamy a pracovní nástroje pod tím. Konfigurace pak může tvarovat proces rezervace kolem organizace, která ji používá.
To je obzvlášť užitečné, když místo překročilo standardní kalendář, ale nepotřebuje každý prvek velké platformy pro správu akcí hned od začátku.
Zjistěte více o propojené rezervaci akcí
Podívejte se, jak Booking Ninjas spravuje, zda může být prostor nebo zdroj skutečně rezervován na konkrétní čas.
Jak je spravována dostupnost →Podívejte se, jak mohou smlouvy, podpisy, sledování stavu a dokončené dokumenty zůstat propojené se záznamy Salesforce.
Prozkoumat dokument & elektronický podpis →Podívejte se, jak mohou rezervace prostor později spojit s uspořádáními, smlouvami, fakturací, personálem, zařízeními a provozem akcí.
Prozkoumat správu kongresového centra →O tomto příběhu: Tato stránka odráží potvrzený rozsah Booking Ninjas pro Billings Hotel & Convention Center v oblasti správy konferenčních prostor a integrace elektronického podpisu. Nezmiňuje ověřené zlepšení příjmů, zvýšení objemu rezervací nebo funkčnosti nad dostupné důkazy projektu.
Máte akční prostory, které potřebují víc než jen kalendář?
Podívejte se, jak může Booking Ninjas propojit prostory, rezervace, smlouvy, podpisy a provozní práci, která následuje kolem způsobu, jakým vaše místo skutečně zpracovává akce.
.jpeg)
.jpg)
.png)
