تقدم دار الطلاب الدوليين في واشنطن، العاصمة، للطلاب الدوليين، والباحثين، والمتدربين، والمهنيين الشباب أكثر من مجرد غرفة. إنها توفر لهم مكانًا للعيش، والتواصل مع الآخرين، والانضمام إلى مجتمع.
وراء تلك التجربة توجد عملية سكنية مع سكان يصلون من العديد من البلدان، ويقيمون لفترات زمنية مختلفة، ويدفعون وفق جداول زمنية مختلفة، ويحتاجون إلى الدعم طوال فترة إقامتهم.
مع نمو المجتمع، كان يتم إنفاق الكثير من وقت الموظفين في الحفاظ على تنظيم تخصيصات السكن، والفوترة، والمدفوعات، ومعلومات السكان، والتواصل.
التحدي: كل إقامة للسكان كانت تخلق المزيد من الأعمال الإدارية
يمكن لدار الطلاب الدوليين استيعاب حوالي 100 ساكن في وقت واحد، مع قدوم أشخاص من أكثر من 70 دولة. يقيم العديد من السكان لمدة تتراوح بين ستة أشهر إلى عام.
هذا يعني أن الفريق لا يقوم ببساطة بتسجيل الضيوف لعدة ليالٍ. بل يدير رحلة سكنية أطول.
- طلبات السكن والحجوزات
- تخصيص الغرف
- فترات إقامة مختلفة
- قوائم الانتظار
- الفوترة الشهرية
- جداول المدفوعات
- التواصل مع السكان
- تقارير السكن
كانت العملية القديمة تجعل الموظفين يقضون ساعات في الحفاظ على هذه العناصر يدويًا. كان يجب على قسم القبول إدارة السكن والطلب. كان يجب على قسم المحاسبة الحفاظ على الفواتير، والأرصدة، والمدفوعات بشكل صحيح. كان مستشارو السكان بحاجة إلى معلومات واضحة عند مساعدة الأشخاص خلال إقامتهم.
الحل: الحفاظ على اتصال رحلة السكان
قدمت Booking Ninjas لدار الطلاب الدوليين وسيلة للبدء بحجوزات السكن والحفاظ على الأجزاء التالية من رحلة السكان متصلة حولها.
تبدأ رحلة السكن مع الساكن والإقامة التي يحتاجها.
تساعد الحجوزات والتوافر قسم القبول في إدارة من يمكن وضعه ومتى.
يمكن أن تظل المعلومات المفيدة للسكان متصلة طوال فترة الإقامة.
يمكن أن تتبع الرسوم الشهرية، والفواتير، والأرصدة، ونشاط الدفع الساكن.
يساعد الوصول إلى البوابة، والتواصل، والتقارير الموظفين في دعم الساكن بعد الانتقال.
هنا تعمل Booking Ninjas بشكل جيد: الحجز هو فقط البداية، ولا يزال يتعين على عدة فرق العمل من نفس رحلة الساكن بعد ذلك.
كيف حلت إعداد ISH المشاكل اليومية
| احتياج ISH | إعداد Booking Ninjas | ما أصبح أسهل |
|---|---|---|
| فترات إقامة مختلفة | إدارة الحجوزات | يمكن لقسم القبول إدارة فترات الإقامة حول التواريخ التي يحتاجها كل ساكن بالفعل. |
| الطلب عند امتلاء السكن | إدارة قوائم الانتظار | يمكن الاحتفاظ بالمتقدمين في قوائم الانتظار في تدفق أوضح بدلاً من متابعتهم يدويًا بشكل منفصل. |
| الفوترة الشهرية للسكان | الفواتير + الفوترة المتكررة | يمكن أن تظل الرسوم الشهرية، والمدفوعات المجدولة، وأرصدة السكان متصلة بنفس الحساب. |
| وصول السكان إلى المدفوعات | بوابة الطلاب | لدى السكان مكان لرؤية معلومات الحساب والمدفوعات المفيدة دون الحاجة إلى سؤال الموظفين عن كل تحديث. |
| أدوار الموظفين المختلفة | مستخدمو Salesforce والوصول | يمكن لقسم القبول، ومستشاري السكان، والمرافق، والمحاسبة العمل مع المعلومات التي تهم وظائفهم. |
| التقارير اليدوية | التقارير + لوحات المعلومات | يمكن استخدام سجلات السكن والمدفوعات الموجودة بالفعل في النظام للتقارير بدلاً من جمعها مرة أخرى يدويًا. |
كان يجب أن تتبع الفوترة الساكن، وليس أن تعيش في عملية منفصلة
تجعل فترات الإقامة الأطول الفوترة مهمة بشكل خاص.
احتاجت ISH إلى تسعير شهري، ومدفوعات مجدولة، وفواتير، والقدرة على نقل الرصيد إلى البيان الحالي للساكن.
ساعدت Booking Ninjas قسم المحاسبة في تكوين تلك القواعد حول الطريقة التي تقوم بها ISH بالفعل بفوترة سكانها.
هذا يعني أن حجز السكن والأموال المرتبطة به لا تحتاج إلى أن تصبح قصتين منفصلتين.
يشرح مركز المعرفة العلاقة الأساسية في كيف ترتبط الحجوزات بالفواتير .
يمكن للسكان التعامل مع المزيد من الأمور البسيطة بأنفسهم
لا ينبغي أن يحتاج الساكن إلى الاتصال بالموظفين في كل مرة يريد فيها فهم شيء بسيط عن حسابه.
توفر البوابة الموجهة للسكان لدار الطلاب الدوليين مكانًا لمشاركة المعلومات المعتمدة ودعم نشاط الدفع مع الحفاظ على الجانب الإداري منفصلًا.
يساعد ذلك في تقليل الأسئلة الروتينية للموظفين دون إزالة الدعم الشخصي الذي لا يزال يحتاجه السكان.
يشرح مركز المعرفة هذه الفكرة في ما الذي يمكن أن يفعله العملاء من خلال بوابة؟ .
بالنسبة لدار الطلاب الدوليين، فإن ذلك مهم لأن وقت الموظفين يُستغل بشكل أفضل في استقبال السكان، ومساعدتهم على الاستقرار، ودعم الحياة المجتمعية، والتعامل مع الحالات التي تحتاج فعلاً إلى شخص.
يتبع الإعداد الطريقة التي تعمل بها ISH
دار الطلاب الدوليين ليست فندقًا عاديًا وليست مبنى شقق قياسي.
يقيم سكانها لفترات أطول، ويصلون من جميع أنحاء العالم، ويتبعون جداول فوترة مختلفة، ويتفاعلون مع عدة فرق من الموظفين خلال وقتهم في الدار.
لهذا السبب تم تشكيل الإعداد حول قواعد السكن الخاصة بـ ISH بدلاً من طلب تغيير المجتمع ليتناسب مع نظام ملكية عام.
كان بإمكان قسم القبول العمل مع الحجوزات وقوائم الانتظار. كان بإمكان قسم المحاسبة العمل مع الفوترة والمدفوعات. كان بإمكان مستشاري السكان استخدام أدوات السكان والتواصل.
توفر Salesforce التكنولوجيا الأساسية، لكن القواعد، والمستخدمين، والسجلات، وتدفقات العمل تعود إلى ISH.
انتقلت ISH إلى التدفق الجديد خطوة بخطوة
لم يحدث التحول من خلال طلب تغيير كل قسم لكل شيء بين عشية وضحاها.
عملت Booking Ninjas جنبًا إلى جنب مع العملية الحالية خلال فترة تدريب استمرت شهرين. تم إدخال بيانات السكان في ملفات تعريف جديدة للسكان، وتم تدريب الموظفين حول العمل الذي كانوا يتعاملون معه فعليًا.
تعلم قسم القبول إدارة الحجوزات وقوائم الانتظار. عمل مستشارو السكان مع البوابة وأدوات التواصل. قام قسم المحاسبة بإعداد قواعد الفوترة، والمدفوعات، والفواتير.
خلال الشهر الأول، كانت ISH تقوم بالفعل بإجراء الحجوزات والمدفوعات من خلال النظام الجديد.
ساعد هذا النهج المرحلي في جعل العملية الجديدة جزءًا من إيقاع الفريق الطبيعي بدلاً من أن تصبح مشروعًا آخر كان يجب على الموظفين إدارته بالإضافة إلى عملهم اليومي.
ما أصبح أسهل لدار الطلاب الدوليين
لم تعد الحجوزات، والسكان، وقوائم الانتظار، وسجلات السكن الأخرى تحتاج إلى نفس القدر من الصيانة المنفصلة.
يمكن أن تتبع الرسوم الشهرية، والفواتير، والأرصدة، والمدفوعات الساكن في تدفق واحد متصل.
توفر البوابة للسكان مكانًا للتعامل مع احتياجات الحساب والمدفوعات البسيطة دون الحاجة دائمًا إلى سؤال الموظفين.
يمكن أن تظل معلومات السكان وأدوات التواصل أقرب إلى السجلات التي يستخدمها الموظفون بالفعل.
يمكن استخدام نفس بيانات السكن والمدفوعات المستخدمة يوميًا أيضًا لدعم التقارير دون الحاجة إلى إعادة بنائها يدويًا.
يمكن للموظفين تخصيص المزيد من الاهتمام للسكان، والفعاليات، والدعم، والتبادل الثقافي بدلاً من الأعمال الإدارية الروتينية.
يمكن لنظام سكن واحد أن يستمر في النمو حول رحلة الساكن
بالنسبة لدار الطلاب الدوليين، توفر إدارة الحجوزات والحجوزات نقطة البداية.
من هناك، يمكن أن يتصل نفس الإعداد بقوائم الانتظار، وملفات تعريف السكان، والفوترة، والمدفوعات، والبوابات، والتواصل، والتقارير، وغيرها من تدفقات العمل عند الحاجة.
هذا مفيد لسكن الطلاب لأن الجزء الصعب نادرًا ما يكون حجزًا واحدًا. الجزء الأصعب هو كل ما يجب أن يبقى متصلًا خلال الأشهر التي تلي انتقال الساكن.
للحالة الأوسع، انظر إلى حل سكن الطلاب .
تعرف على المزيد حول تدفق السكان المتصل
اكتشف كيف يمكن أن تظل حجز السكن متصلة بالفواتير والمدفوعات التي تليها.
كيف ترتبط الحجوزات بالفواتير →اكتشف ما يمكن أن يتعامل معه السكان أو العملاء من خلال بوابة وما يزال يبقى مع الموظفين.
ما الذي يمكن أن يفعله العملاء من خلال بوابة؟ →اكتشف لماذا يجعل الحفاظ على الفرق حول نفس البيانات الموثوقة العمل اليومي أسهل.
ماذا يعني مصدر الحقيقة الواحد؟ →خصص وقتًا أقل في الحفاظ على عمليات السكن معًا.
اكتشف كيف يمكن أن تربط Booking Ninjas الحجوزات، والسكان، والفوترة، والمدفوعات، والبوابات، والعمل اليومي حول مجتمع سكن طويل الأمد.
.jpeg)
.jpg)
.png)
