كان فندق بيلينغز ومركز المؤتمرات بحاجة إلى حجز مساحة المؤتمرات والاتفاقيات للانتقال معًا.
فندق بيلينغز ومركز المؤتمرات في بيلينغز، مونتانا يدير الإقامة الفندقية إلى جانب مساحة المؤتمرات والفعاليات المخصصة للاجتماعات والمجموعات وغيرها من التجمعات.
بالنسبة لفريق الفعاليات، كان حجز المساحة جزءًا واحدًا فقط من العمل. كان يجب أن ينتقل الحجز أيضًا عبر تفاصيل الحدث والاتفاقيات والتوقيعات والتأكيد النهائي.
التحدي: حجز الغرفة كان مجرد البداية
تتضمن حجوزات المؤتمرات والمعارض أكثر من مجرد العثور على مساحة فارغة في التقويم.
يحتاج الفريق أيضًا إلى فهم أي مساحة تناسب الحدث، وأي التواريخ متاحة، وكيف يتقدم الحجز، وما إذا كانت الاتفاقية قد اكتملت.
- مساحات المؤتمرات
- تخطيطات مختلفة
- متطلبات السعة
- تواريخ الفعالية
- تفاصيل الحجز
- حالة الحجز
- الاتفاقيات
- التوقيعات الإلكترونية
عندما يتم التعامل مع هذه الأجزاء بشكل منفصل، يصبح الموظفون مسؤولين عن نقل الحدث من نظام أو خطوة إلى أخرى.
الحل: دع الحدث يتحرك عبر مسار متصل واحد
نفذت Booking Ninjas سير عمل منظم حول مساحات المؤتمرات وعملية الاتفاق المرتبطة بتلك الحجوزات.
ابدأ بمساحة المؤتمر أو الحدث التي تناسب التواريخ والمتطلبات.
احتفظ بالمساحة والتواريخ ومعلومات العميل والحدث حول سجل حجز واحد.
يمكن أن تتبع العقد أو الاتفاق من الحجز بدلاً من أن تصبح عملية منفصلة.
ينقل التوقيع الإلكتروني الوثيقة عبر الموافقة دون الحاجة إلى مسار ورقي منفصل آخر.
يظل الحجز والاتفاق المكتمل أسهل في المتابعة مع تقدم الحدث.
كيف تناسب إعداد بيلينغز معًا
| حاجة فريق الفعالية | إعداد Booking Ninjas | ما أصبح أسهل |
|---|---|---|
| تنظيم مساحة المؤتمرات القابلة للحجز | إدارة مساحة المؤتمرات | يمكن التعامل مع المساحات كجرد قابل للحجز منظم بدلاً من مجرد أسماء على تقويم غير رسمي. |
| تتبع حجوزات الفعاليات | إدارة الحجوزات | يمكن أن تظل المساحة والتواريخ ومعلومات الحجز والحالة متصلة مع تقدم الحدث. |
| الانتقال من الحجز إلى الاتفاق | سير عمل الحجز | يمكن أن تتبع خطوة الوثيقة من سجل الحدث بدلاً من أن تتطلب من الموظفين إعادة بناء السياق في مكان آخر. |
| جمع التوقيعات | الوثيقة والتوقيع الإلكتروني | يمكن أن تتحرك الاتفاقيات عبر التوقيع الإلكتروني بينما تظل أقرب إلى الحجز وحالته. |
| الحفاظ على وضوح العملية | سجلات Salesforce المتصلة | يمكن للموظفين العمل من سجل أوضح للمساحة والحجز والاتفاق والخطوة التالية. |
مساحة المؤتمر هي جرد أيضًا
غرفة الفندق ليست الشيء الوحيد الذي يمكن حجزه.
قد تحتاج عمليات المعارض إلى إدارة قاعات الرقص وغرف الاجتماعات والقاعات ومناطق الانفصال وغيرها من المساحات التي يمكن أن تدعم سعات وتخطيطات مختلفة.
هذا يعني أن النظام يحتاج إلى فهم المساحات كموارد قابلة للحجز حقيقية مع تواريخ وتوافر ونشاط حجز حولها.
تتبع حل مركز المعارض الحالي من Booking Ninjas هذا النموذج الأوسع من خلال ربط حجوزات الأحداث والقاعات بالتخطيطات والعقود والفواتير والموظفين والمرافق والتقارير داخل Salesforce.
بالنسبة لبيلينغز، كان نطاق المشروع المؤكد يركز بشكل أضيق على إدارة مساحة المؤتمرات وسير عمل الاتفاق المرتبط بتلك الحجوزات.
يجب ألا تفقد الاتفاقية اتصالها بالحدث
يمكن مناقشة الحدث بشكل مؤقت أو حجزه قبل اكتمال الاتفاق التجاري.
هذا يخلق تسليمًا مهمًا بين جانب الحجز وجانب الوثيقة.
ربطت Booking Ninjas قدرة التوقيع الإلكتروني مع سير العمل بحيث يمكن أن تظل الاتفاقية أقرب إلى الحدث الذي تنتمي إليه.
تدعم القدرة الحالية الوثيقة والتوقيع الإلكتروني هذا المبدأ نفسه: يمكن إنشاء الاتفاقيات وإرسالها وتوقيعها وتتبعها وإرفاقها بسجلات Salesforce ذات الصلة بدلاً من أن تصبح ملفات منفصلة.
أقل تسليمات للموظفين للحفاظ عليها معًا
بدون سير عمل متصل، يجب على شخص ما أن يتذكر أي حدث ينتظر اتفاقية، وأي اتفاقية تم إرسالها، وما إذا كانت قد تم توقيعها، وأي حجز يمكن الآن الانتقال إلى التأكيد.
قد يكون هذا العمل قابلاً للإدارة عندما يكون حجم الأحداث منخفضًا.
لكن يصبح الأمر أكثر صعوبة مع زيادة المساحات والتواريخ والتكوينات والعملاء والاتفاقيات.
يوفر ربط سجل الحجز بعملية الوثيقة للموظفين مكانًا أكثر تنظيمًا لرؤية ما حدث وما يحتاج إلى اهتمام.
ما جعل سير العمل المتصل أوضح
ليس لدينا نتائج عددية موثقة بعد الإطلاق لهذه القصة، لذا فإن القيمة تُظهر بشكل أفضل من خلال العمل الذي ربطته Booking Ninjas.
يمكن إدارة جرد المؤتمرات كجزء من سير عمل الحجز بدلاً من كمدخل تقويم معزول فقط.
يمكن أن تظل المساحة والتواريخ والعميل وحالة الحجز جزءًا من نفس السياق التشغيلي.
يمكن أن تصبح خطوة العقد استمرارًا طبيعيًا للحجز بدلاً من عملية إدارية غير ذات صلة.
خلق التوقيع الإلكتروني مسارًا أوضح لتحريك الاتفاقيات نحو الاكتمال.
يمكن للفريق أن يقضي جهدًا أقل في ربط جانب الحجز وجانب الوثيقة للحدث يدويًا.
يمكن أن تدعم نفس قاعدة Salesforce سير العمل الإضافية للأحداث والفواتير والمرافق والتقارير والعمليات عند الحاجة.
حجز المعرض يجلس بين العمل التجاري والتشغيلي
لا يكتمل حجز الحدث لمجرد أنه تم حجز غرفة.
قد يحتاج العميل إلى اتفاقية. تحتاج الاتفاقية إلى الموافقة والتوقيع. قد تحتاج المساحة إلى إعداد معين. لاحقًا، يمكن أن يتصل نفس الحدث بالفواتير والموظفين والتموين والمرافق أو أي عمل تشغيلي آخر.
لهذا السبب يمتد حل مركز المعارض من Booking Ninjas إلى ما هو أبعد من تقويم المساحة البسيط.
بدأت بيلينغز من مشكلة مركزة: إدارة مساحة المؤتمرات والتوقيع الإلكتروني.
تتمثل قيمة قاعدة Salesforce في أن تلك الأجزاء المتصلة الأولى لا تحتاج إلى أن تصبح نظامًا معزولًا آخر إذا كان هناك حاجة لربط المزيد من عمليات الحدث لاحقًا.
يجب أن يتبع سير العمل كيفية بيع المكان فعليًا
تمتلك ممتلكات المعارض المختلفة مساحات وتخطيطات وخطوات موافقة ومتطلبات اتفاقيات وأدوار موظفين وطرق لتحريك الحدث نحو التأكيد.
لا تحتاج Booking Ninjas إلى أن تتبع كل قاعة عملية واحدة متطابقة.
توفر قاعدة Salesforce السجلات وأدوات سير العمل الأساسية. يمكن بعد ذلك تشكيل عملية الحجز حول المنظمة التي تستخدمها.
هذا مفيد بشكل خاص عندما تكون القاعة قد تجاوزت تقويمًا قياسيًا ولكنها لا تحتاج إلى كل جزء من منصة إدارة الأحداث الكبيرة في اليوم الأول.
تعرف على المزيد حول حجز الأحداث المتصلة
اكتشف كيف تدير Booking Ninjas ما إذا كانت المساحة أو المورد يمكن حجزه فعليًا لوقت معين.
كيف يتم إدارة التوافر →اكتشف كيف يمكن أن تظل الاتفاقيات والتوقيعات وتتبع الحالة والمستندات المكتملة متصلة بسجلات Salesforce.
استكشاف الوثيقة والتوقيع الإلكتروني →اكتشف كيف يمكن أن ترتبط حجوزات المساحة لاحقًا بالتخطيطات والعقود والفواتير والموظفين والمرافق وعمليات الأحداث.
استكشاف إدارة مركز المعارض →حول هذه القصة: تعكس هذه الصفحة نطاق Booking Ninjas المؤكد لفندق بيلينغز ومركز المؤتمرات حول إدارة مساحة المؤتمرات وتكامل التوقيع الإلكتروني. لا تدعي تحسينات الإيرادات غير الموثقة، أو زيادات حجم الحجز، أو وظائف تتجاوز الأدلة المتاحة للمشروع.
هل لديك مساحات أحداث تحتاج إلى أكثر من تقويم؟
اكتشف كيف يمكن لـ Booking Ninjas ربط المساحات والحجوزات والاتفاقيات والتوقيعات والعمل التشغيلي الذي يتبع حول الطريقة التي تتعامل بها قاعتك مع الأحداث.
.jpeg)
.jpg)
.png)
