Софтуерът за управление на ритрийти свързва многото части на един ритрийт, които иначе биха се управлявали в отделни електронни таблици, имейли, инструменти за резервации, записи за плащания и бележки на персонала.
Рядко се случва ритрийт центърът да управлява само резервация на стая.
Един ритрийт може да включва организатор, няколко гости, няколко стаи, хранения, занимания, зали за срещи, депозити, графици, формуляри, специални заявки, покупки на място и окончателно доплащане.
Ето защо софтуерът за управление на ритрийт център трябва да прави повече от това просто да приема резервации.
Целта е резервацията и всичко свързано с нея да бъдат организирани от първоначалната заявка до окончателния запис за престоя.
По какво управлението на ритрийт се различава от обикновеното резервиране на стая?
Обикновената резервация за настаняване може да е проста: един гост, една стая, няколко нощувки и едно плащане.
Ритрийтите могат да бъдат много по-комплексни.
Един ритрийт може да започне с един организатор, но по-късно да включи двадесет гости. Организаторът може първо да резервира ритрийта, а след това отделните гости да предоставят собствената си информация, да получат разпределение на стаите, да извършат плащания или да получат достъп до подробностите за престоя си.
Ритрийтът може да включва и програми, часове, хранения, зали за срещи, дейности, транспорт, документи и допълнителни такси.
Как работи работният процес за управление на ритрийт?
От гледна точка на Booking Ninjas, ритрийтът трябва да преминава през един свързан работен процес, вместо да се превръща в няколко отделни записа, управлявани от различни екипи.
Организаторът или гостът започва със заявка или резервация за ритрийт.
Персоналът или процесът на резервация проверява стаите, хижите, пространствата, датите и капацитета.
Датите, настаняването, подробностите за групата, цените, гостите и необходимите услуги се свързват помежду си.
Участниците могат да имат собствени записи, като същевременно остават част от по-широкия ритрийт.
Гостите се разпределят по стаи, хижи, общи пространства или други конфигурирани ресурси.
Таксите за ритрийт, настаняването, депозитите, фактурите, допълнителните услуги и салдата остават свързани.
Гостите получават разрешените подробности за резервацията, инструкции, документи и информация за плащане.
Персоналът управлява пристиганията, заявките, дейностите, покупките, промените на стаи и останалата ежедневна работа.
Окончателните такси, салдата, историята на престоя, заетостта и отчетите остават свързани.
1. Всичко започва със заявка или резервация за ритрийт
Някои ритрийти започват с директна онлайн резервация.
Други започват с въпрос от организатор относно дати, брой стаи, размер на групата, нужди по програмата, хранения, зали за срещи или пакет.
Важно е информацията, събрана в началото, да може по-късно да продължи в същия работен процес за резервации.
С Booking Ninjas Booking Engine персоналът може да работи с резервациите чрез Управление на резервациите .
Ако търсите по-просто обяснение за клиентската страна, в Центъра за знания се обяснява как работи онлайн резервирането .
2. Системата проверява какво действително е налично
Преди потвърждаването на ритрийт системата трябва да знае какво действително може да бъде резервирано.
Това може да включва самостоятелни стаи, общи стаи, хижи, къщи за гости, зали за срещи, пространства за дейности или други ресурси, които могат да бъдат резервирани.
Управление на наличността поддържа тези ресурси за резервация свързани със съществуващите резервации и правилата, които определят кога могат да бъдат предлагани.
В Центъра за знания се обяснява защо наличността и капацитетът са различни неща .
Това е особено полезно, когато около едни и същи дати се провеждат няколко ритрийта.
3. Групата на ритрийта остава свързана, без да се губи информация за отделните гости
Груповите ритрийти са една от основните причини управлението на ритрийти да е по-сложно от обикновеното резервиране на стаи.
Един организатор може да резервира няколко стаи, но персоналът все пак може да трябва да знае кой в коя стая е настанен, кои гости са платили, каква информация липсва и кои гости принадлежат към един и същ ритрийт.
Booking Ninjas Групови резервации може да свързва няколко стаи, гости, дати, пространства или свързани резервации под една и съща групова заявка.
Групата може да остане видима като цяло, като същевременно данните за отделните гости се управляват отделно, когато е необходимо.
В Центъра за знания се обяснява и как работят груповите резервации .
4. Гостите се разпределят в подходящите стаи и пространства
Когато ритрийтът започне да придобива форма, групата трябва да бъде разпределена по реални стаи и пространства.
Един участник може да има нужда от самостоятелна стая. Двама гости могат да споделят стая. Семейство може да бъде настанено заедно. Някои хора може да отседнат извън обекта, но все пак да участват в ритрийта.
Тези разпределения трябва да останат свързани със записите за резервациите и наличността.
Ако ритрийтът използва и зали за срещи, кабинети за процедури, пространства за дейности или други общи ресурси, Планиране на ресурси може да бъде включено, когато този работен процес е необходим.
5. Цените и пакетите за ритрийт остават свързани
Ценообразуването на ритрийта може да има различни форми.
- Настаняване на нощувка
- Един пакет за ритрийт
- Различни типове стаи
- Групови цени
- Сезонни цени
- Такси за програма
- Хранения или дейности
- Допълнителни услуги по избор
Booking Ninjas Управление на тарифите може да поддържа ценовата структура, използвана от ретрийт центъра, включително различните видове настаняване, дати, пакети и конфигурирани правила за тарифите.
Конкретният модел на ценообразуване зависи от начина, по който ретрийт центърът продава престои и програми.
6. Депозитите, фактурите и салдата остават свързани с резервацията
Таксуването става трудно, когато резервацията се съхранява на едно място, а депозитите, фактурите и допълнителните такси — на друго.
С Управление на фактури , записите за таксуване могат да останат свързани с госта, групата, резервацията или услугата, породила таксата.
В зависимост от конфигурирания работен процес за таксуване това може да включва депозити, частични плащания, такси за ретрийта, такси за настаняване, допълнителни услуги, фактури и оставащи салда.
Центърът за знания дава прост пример в материала как резервациите се свързват с фактурите .
Booking Ninjas не е задължително да замени общата счетоводна система на ретрийт центъра. Счетоводният софтуер може да остане отделен и при необходимост да се свърже чрез поддържани интеграции.
7. Гостите могат сами да проверят необходимата им информация
Служителите на ретрийта често отговарят многократно на едни и същи въпроси.
- За кои дати имам резервация?
- Какво още дължа?
- Къде е потвърждението ми?
- Какво трябва да нося?
- В коя стая съм настанен?
- Къде са документите ми?
Един Портал за гости може да предостави място за самообслужване с данни за резервацията, таксуването, документите, заявките и друга информация, която ретрийт центърът избере да предостави.
Центърът за знания обяснява по-общо какво могат да правят клиентите чрез портал .
Гостите не се нуждаят от достъп до цялата вътрешна система. Порталът е интерфейсът за гостите, докато служителите продължават да работят със свързаните с него оперативни записи.
8. Резервацията продължава да се използва и по време на самия ретрийт
Резервацията не бива да губи смисъла си, след като гостът пристигне.
Booking Ninjas Настаняване / напускане свързва пристигането и заминаването с резервацията.
По време на престоя на служителите може да се наложи да обработват и смени на стаи, заявки, дейности, хранения, покупки и други услуги.
Управление на заявки може да помогне заявките на гостите или оперативните заявки да останат свързани с хората, отговорни за тяхното проследяване.
Ретрийт център, който продава храна, напитки, сувенири, процедури или други стоки на място, може да добави и Система за продажби на място .
POS е незадължително допълнение, от което не се нуждае всеки ретрийт център.
Важно е, че дейностите на място не трябва да се превръщат в напълно отделна част от оперативната дейност.
А какво да кажем за класовете, дейностите, храненията и програмите на ретрийта?
Не всеки ретрийт център работи по един и същ начин.
Уелнес ретрийтът може да предлага йога класове и процедури. Духовният ретрийт може да включва групови сесии и часове за хранене. Образователният ретрийт може да предлага семинари и зали за срещи. Ретрийтът сред природата може да съчетава къщички с дейности с водач.
Тези работни процеси могат да се добавят към основната конфигурация за настаняване и ретрийти, когато това е необходимо.
Booking Ninjas не изисква всеки ретрийт център да използва всеки модул.
Решението Решение Booking Ninjas за ретрийт центрове Решението Booking Ninjas за ретрийт центрове може да започне с работните процеси, които създават най-много работа, а след това да добави портали, POS, програми, отчети, интеграции или други компоненти, когато оперативният модел го налага.
Каква информация трябва да остане свързана?
Ползата от софтуера за управление на ретрийти не се състои просто в наличието на повече функции.
Тя произтича от свързването на свързаната информация.
| Запис | С какво може да се свърже |
|---|---|
| Ретрийт или група | Организатор, дати, гости, стаи, пространства, програма, таксуване, документи и статус |
| Гост | Данни за контакт, резервация, разпределение на стая, плащания, достъп до портала, заявки и история на престоя |
| Резервация | Дати, настаняване, наличност, тарифа, гост, такси, промени и настаняване/напускане |
| Стая или ресурс | Наличност, разпределение, капацитет, резервация, статус и местоположение |
| Фактура | Гост или група, резервация, такси, депозити, плащания и салдо |
| Заявка или задача | Гост, ретрийт, резервация, отговорен служител, статус и оперативни последващи действия |
Този споделен контекст помага на служителите да преминават от една дейност на ретрийта към друга, без да изграждат отново същата информация всеки път.
Как различните служители използват една и съща система?
Различните екипи не е необходимо да използват софтуера по абсолютно един и същ начин.
Служителите по резервациите може да се фокусират върху запитванията, датите, стаите и данните на гостите.
Финансовият екип може да се фокусира върху фактурите, плащанията и непогасените салда.
Екипите по програмата може да се интересуват от участниците, пространствата и дейностите.
Екипите за обслужване на гостите може да се фокусират върху пристиганията, настаняването, заявките и комуникацията.
Мениджърите може да се нуждаят от отчети за резервационната дейност, заетостта, приходите и цялостната оперативна дейност.
Тъй като Booking Ninjas е базиран на Salesforce, тези екипи могат да работят със свързани записи, като разрешенията, изгледите, работните процеси и отчетите се конфигурират според техните роли.
Центърът за знания обяснява по-широкия избор на платформа в Защо Booking Ninjas използва Salesforce .
Какво може да автоматизира софтуерът за управление на ретрийти?
Софтуерът за управление на ретрийти може да автоматизира предвидими стъпки, когато правилата са ясни.
Например, конфигуриран работен процес може да създаде задача за последващи действия, да изпрати стандартно потвърждение, да актуализира статус, да насочи заявка или да задейства друго повтарящо се действие, когато е изпълнено необходимото условие.
Booking Ninjas Работен процес и процеси може да свърже тези повтарящи се стъпки, задачи, одобрения и последващи действия.
Ако първо искате по-просто обяснение, вижте какво означава автоматизация на работния процес в Центъра за знания.
Автоматизацията не означава, че всяко решение трябва да бъде оставено на системата. Необичайните потребности на групите, изключенията, важните промени в цените или проблемите на гостите все още може да изискват преглед от човек.
Какво се случва след края на ретрийта?
Напускането не е задължително да бъде краят на записа.
Историята на резервациите, взаимоотношенията с гостите, фактурите, плащанията, използването на стаите, подробностите за групите и други оперативни записи могат да останат достъпни за бъдещи отчети и последващи действия.
Тъй като тези записи остават свързани, центърът може да използва Отчети за ефективността за създаване на оперативни изгледи въз основа на информацията, събрана по време на резервацията и престоя.
Това може да помогне на центъра да разгледа въпроси като:
- Какви ретрийти предстоят?
- Колко стаи са резервирани?
- Кои салда все още са непогасени?
- Как се променя заетостта?
- Кои локации или програми са най-натоварени?
- Какво се случи по време на предишен групов престой?
Конкретните отчети зависят от събраната информация и конфигурираните нужди на ретрийт центъра от отчети.
Трябва ли софтуерът за ретрийти да замени всички останали системи?
Не.
Ретрийт центърът може вече да използва счетоводен софтуер, доставчик на платежни услуги, инструменти за достъп, имейл системи или друг специализиран софтуер.
Целта не е автоматично да се замени всеки инструмент.
Booking Ninjas Интеграциите може да свърже поддържани външни системи, когато наличните интерфейси и обхватът на проекта го позволяват.
Така Booking Ninjas може да се превърне в свързания оперативен слой, докато специализираните системи продължават да изпълняват предназначените за тях задачи.
Нуждае ли се всеки ретрийт център от цялостна система за управление?
Не.
Ако ретрийт центърът разполага само с няколко стаи, има прости цени, няма работен процес за групи и има много малко работа след резервацията, може да е достатъчен по-малък инструмент за резервации.
По-свързана система за управление на ретрийти става по-целесъобразна, когато центърът трябва да координира няколко от следните неща едновременно:
- Индивидуални и групови резервации
- Няколко типа настаняване
- Разпределение на стаите
- Програми или дейности
- Планове за депозит и плащане
- Самообслужване за гости
- Покупки на място
- Работни процеси на персонала
- Няколко локации
- Свързани отчети
Това е типът оперативен модел, който Booking Ninjas за ретрийт центрове е създаден да поддържа.
Какъв е подходът на Booking Ninjas към управлението на ретрийти?
Не разглеждаме управлението на ретрийти като една огромна функция.
Възприемаме това като набор от свързани работни процеси.
Обикновено началната точка е дейността, която създава най-много работа в момента: резервациите, груповите ретрийти, наличността, разпределението на стаите, таксуването, комуникацията с гостите или друг ясно определен процес.
Оттам системата може при необходимост да свърже повече аспекти от дейността на ретрийта.
Този подход е възможен, защото Booking Ninjas работи нативно на Salesforce. Записите за резервации, гости, таксуване, работни процеси, отчети, портали и интеграции могат да използват общата основа на платформата.
Често задавани въпроси
Какво представлява софтуерът за управление на ретрийти?
Софтуерът за управление на ретрийти помага на центъра да управлява резервациите, настаняването, групите, гостите, наличността, цените, фактурите, плащанията, програмите, обслужването на гостите, работата на персонала и отчетите, свързани с ретрийта.
Как работи софтуерът за управление на ретрийти?
Софтуерът за управление на ретрийти работи, като свързва резервацията за ретрийт с настаняването, гостите, разпределението на стаите, наличността, цените, таксуването, информацията за гостите, работните процеси на персонала и отчетите, така че свързаните задачи да не се управляват в отделни системи.
Може ли софтуерът за ретрийти да управлява едновременно групови и индивидуални резервации?
Да. Booking Ninjas Group Booking може да свърже няколко стаи, гости, дати, пространства или свързани резервации в една групова резервация за ретрийт, като при необходимост данните за отделните гости могат да се управляват самостоятелно.
Могат ли гостите да имат индивидуално разпределени стаи?
Да. Данните за отделните гости и разпределението на стаите могат да останат свързани с общата групова резервация или резервация за ретрийт според конфигурирания работен процес за настаняване и резервации.
Може ли софтуерът за управление на ретрийти да обработва депозити и фактури?
Да. Booking Ninjas може да свърже депозитите, частичните плащания, таксите за ретрийта, таксите за настаняване, фактурите, допълнителните услуги и непогасените суми със съответния гост, група или резервация според конфигурирания работен процес за таксуване.
Могат ли гостите на ретрийта да използват портал?
Да. Booking Ninjas Guest Portal може да предостави на гостите достъп до резервацията, таксуването, документите, заявките и друга информация, която ретрийт центърът избере да направи достъпна.
Могат ли покупките на място да останат свързани с престоя на госта?
Това е възможно, когато са конфигурирани необходимите POS и работен процес за таксуване. Booking Ninjas Point of Sale може да се добави за продукти, услуги, храна, дейности или други продажби на място, като транзакцията остава в общата оперативна среда.
Заменя ли софтуерът за управление на ретрийти счетоводния софтуер?
Не непременно. Booking Ninjas може да управлява оперативното таксуване и платежните записи, докато общото счетоводство може да остане в отделна счетоводна система, свързана чрез поддържани интеграции, когато е необходимо.
Изграден ли е софтуерът за управление на ретрийти Booking Ninjas върху Salesforce?
Да. Booking Ninjas е създаден нативно върху Salesforce, което позволява резервациите за ретрийти, гостите, таксуването, работните процеси, разрешенията, отчетите, порталите, автоматизацията и интеграциите да използват общата платформа Salesforce.
Управлението на ретрийт означава да поддържате всичко свързано
Ретрийтът започва като резервация, но бързо се превръща в нещо много повече.
Трябва да се разпределят стаи. Гостите имат нужда от информация. Депозитите трябва да се проследяват. Програмите трябва да се провеждат. Персоналът трябва да знае какво се е променило. По време на престоя може да продължат да се начисляват такси.
Софтуерът за управление на ретрийти работи, като поддържа тези елементи свързани с един и същ ретрийт, вместо да позволява всеки от тях да се превърне в поредната електронна таблица, пощенска кутия или отделна система.
Booking Ninjas Booking Ninjas за ретрийт центрове .
Вижте Booking Ninjas за ретрийт центрове
Разгледайте как резервациите, групите, настаняването, гостите, таксуването, дейностите на място и работните процеси на персонала могат да останат свързани.
