Приемането на технологии за управление на имоти е успешно, когато организацията третира внедряването като оперативна промяна, а не просто като инсталация на софтуер. Екипите трябва да разберат работните потоци, които се променят, данните и системите, които са включени, хората, отговорни за тях, и условията, които определят успешното разгръщане.
Облачният софтуер, автоматизацията на работните потоци, интеграциите и ИИ могат да направят част от операциите с имоти по-лесни за управление. Нито един от тях не премахва необходимостта от планиране на внедряването, подготовка на данни, управление, обучение или управление на промяната.
Какво е най-важно при приемането на нова технология за управление на имоти?
- Започнете с работния поток или бизнес проблема, а не с списъка с функции.
- Разделете разходите за софтуер от общите усилия, необходими за внедряване.
- Прегледайте изискванията за миграция на данни и интеграция преди да се ангажирате с архитектурата.
- Включете реални потребители преди окончателното одобрение на работния поток.
- Въведете автоматизация само след като основният процес и правилата за изключения са разбрани.
- Измерете дали хората наистина използват новия работен поток след стартиране.
Защо проектите за технологии за управление на имоти имат трудности?
Проблемите с приемането на технологии често се описват като съпротива на промяната, но истинската причина може да съществува много по-рано в проекта.
Екипът може да бъде помолен да използва нова система, преди някой ясно да е определил кой съществуващ процес трябва да се промени, коя информация трябва да се премести или как да се обработи изключение.
| Бариера за приемане | Какво обикновено стои зад нея | Какво да разрешим |
|---|---|---|
| Неясен бизнес случай | Организацията знае, че иска нов софтуер, но не е определила точно оперативния проблем. | Опишете работния поток, ограничението, решението или информационния проблем, който трябва да се подобри. |
| Разходи | Цената на абонамента се оценява отделно от внедряването, миграцията, интеграциите, обучението и вътрешните усилия. | Създайте пълен изглед за разходите за внедряване и работа. |
| Съпротива от потребителите | Персоналът може да не разбира защо работният поток се променя или може да види, че новият процес създава допълнителни стъпки. | Включете потребителите в проектирането на процеса и тествайте работния поток с реални сценарии. |
| Несигурност при интеграцията | Важно е, че счетоводството, CRM, плащанията, достъпът или други системи все още трябва да обменят информация. | Определете системи, API, собственост на данни, посока, време, удостоверяване и обработка на изключения. |
| Лоша готовност на данните | Съществуващите записи могат да бъдат дублирани, непълни, несъответстващи или структурирани по различен начин от бъдещата система. | Решете какво трябва да се мигрира, как се картографира и какво изисква почистване или валидиране. |
| Прекомерен обхват на внедряване | Твърде много процеси се преработват едновременно. | Идентифицирайте минималната последователна първа версия и наредете по-късните фази целенасочено. |
| Слаба собственост | Всеки участва, но никой не носи отговорност за решения, приемане, обучение или приемане след стартиране. | Назначете бизнес, технически, данни и оперативни собственици. |
Защо внедряването трябва да започне с работния поток, а не със софтуера?
Списъкът с функции ви казва какво може да направи платформа. Той не ви казва как вашата организация трябва да я използва.
Преди да конфигурирате технологията, документирайте текущата оперативна последователност.
- Какво стартира процеса?
- Кой човек или екип притежава всяка фаза?
- Кои записи се създават или актуализират?
- Кои одобрения са необходими?
- Кои системи участват?
- Каква информация се движи между тях?
- Какво се случва, когато нормалният процес се провали?
- Кой резултат маркира процеса като завършен?
След като тази последователност е видима, екипът за внедряване може да реши какво трябва да остане ръчно, какво трябва да бъде стандартизирано и какво може разумно да бъде автоматизирано.
Booking Ninjas' Управление на работния поток и процесите предлага конфигурируемо маршрутизиране, одобрения, назначения, известия, ескалация и структурирано изпълнение на работния поток в Salesforce.
Трябва ли да замените всяка съществуваща система наведнъж?
Не. Проект за модернизация на технологии не винаги изисква незабавно заместване на всяко приложение, което в момента се използва.
Някои съществуващи системи може да останат важни за счетоводство, ERP, плащания, контрол на достъпа, маркетинг, комуникация, анализи или други специализирани функции.
Въпросът за внедряването е следователно: коя система трябва да притежава всеки запис и процес и как трябва да се свържат останалите системи?
Booking Ninjas' Интеграции архитектурата поддържа връзки с външни платформи чрез API, междинен софтуер и други интеграционни модели. Точните усилия зависят от външната система, наличните интерфейси, качеството на данните, удостоверяването и необходимия поток на данни.
Как трябва мениджърите на имоти да изградят бизнес случая за нова технология?
Избягвайте да започвате с предполагаем процент на възвръщаемост на инвестицията.
Започнете, като определите текущия оперативен проблем в измерими термини и решите какви доказателства биха показали подобрение.
| Въпрос за бизнес случая | Какво да документирате |
|---|---|
| Какво е трудно днес? | Дублирано въвеждане, несвързани данни, ръчни одобрения, забавяния в отчетността, координация на услуги или друг ясно наблюдаван проблем. |
| Какво изисква текущият процес? | Хора, системи, ръчни стъпки, предавания, изключения и вътрешна администрация. |
| Колко ще струва внедряването? | Софтуер, конфигурация, миграция, интеграции, обучение, външни услуги и вътрешно време за проекта. |
| Какво трябва да се промени? | Определете работния поток или подобрението на информацията, което се очаква след внедряването. |
| Как организацията ще знае? | Определете мерките за приемане, процес, качество на данните, услуги, финансови или оперативни мерки, свързани с оригиналния проблем. |
Бизнес случай е по-силен, когато очакваните резултати остават измерими, но не се представят като гарантирани резултати от софтуера.
Защо миграцията на данни често е проблем за приемане, а не просто ИТ проблем?
Потребителите оценяват новата система частично по това дали могат да се доверят на записите в нея.
Ако записи за клиенти, имоти, резервации, плащания, поддръжка или други записи пристигат непълни или дублирани, персоналът може да се върне към стари електронни таблици или приложения, тъй като тези източници все още изглеждат по-надеждни.
Планирането на миграцията следователно трябва да отговори на:
- Кои записи трябва да се преместят?
- Кои исторически записи са наистина полезни?
- Кои полета се картографират директно?
- Кои стойности трябва да бъдат трансформирани?
- Кои дублирани записи трябва да бъдат разрешени?
- Кой валидира мигрираните записи?
- Кой източник остава авторитетен?
- Какво се случва, когато записите не могат да бъдат мигрирани чисто?
Валидирането на данните трябва да се случи преди потребителите да се очаква да се доверят на новия работен поток в продукция.
Как да намалите съпротивата на персонала към нова система за управление на имоти?
Съпротивата е по-лесна за разбиране, когато екипът по внедряване разделя три различни причини.
Хората не разбират защо се случва промяната
Свържете новия процес с конкретен проблем, който персоналът вече разпознава, вместо да представяте софтуера сам по себе си като причина за промяна.
Хората разбират целта, но не харесват новия работен поток
Тествайте процеса с реални потребители. Технически валидна конфигурация все още може да въведе ненужни кликвания, дублирана работа, неясна собственост или лошо управление на изключенията.
Хората се нуждаят от повече практика
Обучението трябва да се фокусира върху това, което всяка роля всъщност прави, вместо да демонстрира всяка функция в платформата.
Какво трябва да обхваща обучението по технологии?
Обучението трябва да бъде основано на роли, работни потоци и изключения.
| Слой на обучение | Какво трябва да разберат потребителите |
|---|---|
| Контекст | Защо процесът се промени и какъв проблем е предназначен да реши новият работен поток. |
| Дневен работен поток | Записите, екраните и действията, които конкретната роля използва редовно. |
| Изключения | Какво да правите, когато данните липсват, одобрението не успее, плащането не се съгласува или възникне друг необичаен случай. |
| Отговорност | Коя роля притежава всяка фаза и кога работата преминава на друг човек или отдел. |
| Подкрепа | Къде потребителите трябва да отидат, когато не могат да завършат процеса както е проектиран. |
Booking Ninjas в момента предоставя внедряване, включване, обучение, документация и ресурси за поддръжка около своята платформа. Нейната Център за знания предоставя самообслужващ се справочен слой, наред с процесите на внедряване и поддръжка.
По-добро ли е поетапното внедряване от променянето на всичко наведнъж?
Често, но само когато първата фаза формира завършен и използваем работен поток.
Разделянето на проект на фази може да намали броя на промените, които потребителите и екипите по внедряване трябва да валидират наведнъж. Разпокъсването на един работен поток през незавършени системи, обаче, може да създаде допълнителна объркване.
Полезната първа фаза трябва да има ясни начало, край, собственик, оперативни записи и критерии за приемане.
По-късните фази могат да разширят платформата в допълнителни работни потоци, интеграции, автоматизация или отчитане след като първият оперативен модел е стабилен.
Какъв е практичният процес на приемане на технологии за управление на имоти?
- Определете оперативния проблем. Посочете какво трябва да се промени и защо текущият работен поток не е достатъчен.
- Картографирайте текущия процес. Идентифицирайте потребителите, записите, системите, одобренията, предаванията, изключенията, и изискванията за отчитане.
- Определете целевия работен поток. Решете кои стъпки трябва да останат, да се променят, да изчезнат или да станат автоматизирани.
- Инвентаризирайте данни и интеграции. Идентифицирайте какво трябва да мигрира и кои външни системи трябва да останат свързани.
- Определете контролирана обхват на внедряване. Изберете последователно първо издание, вместо да се опитвате да преработите всеки процес едновременно.
- Конфигурирайте и тествайте реални сценарии. Включете обикновени работни потоци, както и анулирания, корекции, провали на одобрения, необичайни плащания и други изключения.
- Обучавайте потребителите по роля. Научете хората каква работа извършват и как да се справят с изключенията, които са от значение за тях.
- Стартирайте с ясна собственост. Установете кой се занимава с въпроси на системата, решения на работния поток, технически проблеми и спешни оперативни изключения.
- Измервайте приемането и усъвършенствайте. Прегледайте действителната употреба на системата, представянето на процеса, моделите на поддръжка, качеството на данните и нерешените проблеми с работния поток.
Прави ли избора на облачен софтуер приемането лесно?
Облачната доставка може да премахне необходимостта от инсталиране и поддържане на приложението на локални сървъри, но не премахва оперативното внедряване.
Облачната система все още може да изисква:
- Конфигурация на работния поток
- Миграция на данни
- Интеграционна работа
- Права на потребителите
- Тестове
- Обучение
- Собственост на процеса
- Управление на промените
Оценете облачната архитектура и готовността за внедряване като свързани, но отделни въпроси.
Къде се вписват ИИ и автоматизацията в приемането на технологии?
Автоматизацията е най-полезна след като организацията разбере процеса, който иска да автоматизира.
Автоматизацията, основана на правила, може да поддържа задачи като маршрутизиране, уведомления, одобрения, назначения и други предсказуеми стъпки в работния поток.
ИИ може да добави анализ, като обобщение, откритие на модели, прогнозиране, класификация или препоръки, където съществуват подходящи данни и работни потоци.
Нито едно от двете не трябва да се използва, за да се скрие неясен оперативен процес.
Защо архитектурата на основната платформа е важна?
Технологичното решение влияе на повече от първоначалното внедряване. Бъдещите изисквания могат да включват нови записи, работни потоци, потребителски роли, интеграции, отчети, автоматизация или допълнителни оперативни модели.
Booking Ninjas е платформа, базирана на Salesforce, за резервации и операции . Нейните оперативни приложения могат да използват по-широката основа на Salesforce за данни, права, автоматизация, отчитане и интеграция.
Това може да намали риска от създаване на друго изолирано оперативно приложение, когато Salesforce вече играе важна роля в технологичната среда на организацията.
Значителни нови изисквания все още могат да изискват проектиране, конфигурация, разработка, интеграция, тестване и работа по внедряване.
Научете повече за основата на Salesforce зад Booking Ninjas .
Какво трябва да оцените преди да изберете нова платформа?
| Област на оценка | Въпрос, който да зададете |
|---|---|
| Съвместимост на работния поток | Може ли доставчикът да демонстрира нашия реален процес, включително изключения? |
| Конфигурация | Кои изисквания са стандартни, конфигурируеми, интегрирани, или персонализирани? |
| Данни | Какво ще мигрира, какво няма да мигрира и кой валидира резултата? |
| Интеграции | Кои системи остават, каква информация преминава между тях, и как се обработват провалите? |
| Потребители | Кои роли използват платформата, какви права им трябват, и какво обучение е необходимо? |
| Внедряване | Какви са фазите, зависимостите, отговорностите и критериите за приемане? |
| Подкрепа | Какво се случва след стартиране, когато потребителите открият проблем или работният поток се нуждае от корекция? |
| Разширение | Могат ли бъдещите процеси да бъдат добавени без незабавно да заменят основната платформа? |
Как Booking Ninjas подхожда към приемането на оперативни технологии?
Booking Ninjas е платформа, базирана на Salesforce за резервации и операции. Платформата свързва оперативните записи с работните потоци на Salesforce, правата, отчитането, автоматизацията и възможностите за интеграция.
Внедряването все още трябва да бъде проектирано около действителния оперативен модел на организацията, съществуващите данни, свързаните системи, потребителите и необходимите работни потоци.
Конфигурирайте структурирани процеси, маршрутизиране, одобрения, назначения, ескалации и оперативни работни потоци.
Изследвайте Управление на работния поток & Процес →Свържете външни финансови, CRM, платежни, аналитични и оперативни платформи в съответствие с необходимата архитектура.
Изследвайте Интеграции →Вижте как Booking Ninjas използва Salesforce като основа за оперативни записи, работни потоци, отчети, разрешения и разширяемост.
Изследвайте Salesforce →Прегледайте ръководствата за въвеждане, платформата, клиентския портал и Salesforce-org относно опита на Booking Ninjas.
Изследвайте Центъра за знания →Прегледайте актуалните отговори относно внедряването, миграцията на данни, обучението, поддръжката, интеграциите, цените и използването на платформата.
Изследвайте често задаваните въпроси на Booking Ninjas →Често задавани въпроси
Каква е най-голямата пречка за приемането на технологии в управлението на имоти?
Няма единна пречка за всяка организация. Честите проблеми включват неясни изисквания, слабо проектиране на работния поток, несигурност в интеграцията, лошо качество на данните, разходи за внедряване, ограничено участие на потребителите, недостатъчно обучение и неясна собственост след стартиране.
Как могат управителите на имоти да намалят съпротивата срещу нов софтуер?
Включете хората, които изпълняват работния поток, обяснете оперативната причина за промяната, тествайте реалистични сценарии, опростете ненужните стъпки, обучавайте потребителите според техните роли, и поддържайте ясен път за поддръжка след стартиране.
Трябва ли управителите на имоти да заменят всяка наследствена система наведнъж?
Не непременно. Съществуващите счетоводни, ERP, CRM, платежни, достъпни или други специализирани системи могат да останат част от архитектурата. Важното решение е коя система притежава всеки процес и запис и как необходимата информация преминава между системите.
Премахва ли облачният софтуер необходимостта от внедряване?
Не. Облачният софтуер може да намали изискванията за локална инфраструктура, но организациите все още могат да имат нужда от конфигурация на работния поток, миграция на данни, интеграции, разрешения, тестване, обучение и управление на промените.
Може ли автоматизацията да улесни приемането на софтуер?
Автоматизацията може да опрости предсказуемите стъпки в работния поток след като организацията е дефинирала процеса, правилата, собствеността и изключенията. Автоматизирането на неясен процес може вместо това да направи проблемите с внедряването по-трудни за идентифициране.
Как трябва да бъде въведен AI в операциите на управлението на имоти?
Започнете с определен случай на употреба и данните, необходими за неговата поддръжка. AI може да помогне с задачи като обобщаване, класификация, прогнозиране, откриване на модели, приоритизиране или препоръки, където съществуват подходящи данни и работни потоци. Човешкият преглед все още може да бъде необходим за изключения или решения с голямо въздействие.
Изграден ли е Booking Ninjas на Salesforce?
Да. Booking Ninjas е платформа, базирана на Salesforce, за резервации и операции. Неговите оперативни приложения използват основата на Salesforce за свързани данни, работни потоци, разрешения, автоматизация, отчети и интеграция.
Започнете с работния поток, който трябва да подобрите
Покажете на Booking Ninjas как работи текущата ви операция, къде са пречките и кои системи трябва да останат свързани. Дискусията може след това да се фокусира върху необходимото внедряване, а не върху обща демонстрация на функции.
.jpg)
