Системите за управление на имоти могат да съдържат информация за клиенти, резервации, финансови дейности, договори, оперативни записи, потребителски акаунти и други данни, които не трябва да бъдат равноправно достъпни за всеки човек или процес.
Кой е отговорен за сигурността в PMS, базиран на Salesforce?
Облачната сигурност е споделена отговорност.
Salesforce предоставя и управлява основната облачна платформа и нейната основна архитектура за сигурност. Организацията, която използва платформата, все още определя как да се управляват потребителите, разрешенията, данните, интеграциите, устройствата, работните потоци и конфигурациите.
| Област | Принос на платформата | Отговорност на оператора |
|---|---|---|
| Инфраструктура на платформата | Salesforce управлява и осигурява основната облачна платформа. | Оценете дали платформата и моделът на услугата отговарят на изискванията на организацията. |
| Достъп на потребителите | Идентичност, удостоверяване, роли, разрешения и свързани възможности за контрол на достъпа. | Решете кой трябва да има достъп и конфигурирайте разрешенията съответно. |
| Данни | Контроли на платформата за съхранение, достъп и защита на информация. | Решете какви данни да се събират, запазват, споделят и разкриват на всеки потребител или интеграция. |
| Приложения и работни потоци | Инструменти за разрешения, автоматизация, конфигурация и управление. | Проектирайте и тествайте работните потоци, така че чувствителните действия да се извършват в съответствие с политиката на организацията. |
| Съответствие | Възможности за сигурност, одит, конфигурация и управление, които могат да поддържат изискванията за съответствие. | Определете приложимите закони, политики, договори, контроли, документация и процедури. |
Кои слоеве на сигурността са важни в управлението на имоти?
Проверете кой се опитва да получи достъп до оперативната среда.
Определете кои записи, полета, функции и действия, на които потребителят има право на достъп.
Прилагайте подходящи контроли за чувствителни данни, документи, интеграции и работни потоци.
Наблюдавайте промените, преглеждайте достъпа, запазвайте подходяща информация за одит и управлявайте сигурността с времето.
Как трябва система за управление на имоти да контролира достъпа на потребителите?
Удостоверяването отговаря на първия въпрос: кой е потребителят? Разрешението отговаря на втория: какво трябва да бъде позволено на този потребител да прави?
Salesforce поддържа многофакторно удостоверяване и конфигурируеми контроли на достъпа, които позволяват на администраторите да структурират достъпа около отговорностите на потребителите.
В оперативна среда, различни екипи може да се нуждаят от много различни нива на достъп.
- Персонал на рецепцията и резервациите
- Финансови и счетоводни екипи
- Персонал за почистване и операции
- Персонал по поддръжка
- Екипи по продажби или управление на акаунти
- Мениджъри на имоти и портфейли
- Системни администратори
- Външни или временни потребители, когато е необходимо
Моделът на сигурност следователно трябва да следва принципа на предоставяне на потребителите достъпа, необходим за извършване на работата им, без да се разкрива несвързана информация просто защото съществува в същата система.
Как изглежда управлението на разрешения на ниво детайл?
Сигурността става по-практична, когато правилата за достъп отразяват оперативния модел, вместо да разчитат на малък брой прекалено широки типове потребители.
| Пример за роля | Може да изисква достъп до | Може да не изисква достъп до |
|---|---|---|
| Рецепция | Резервации, информация за пристигане, одобрени детайли за гости, статус на стаята. | Пълен финансов отчет или администриране на системата. |
| Почистване | Назначени стаи, статус на почистване, инспекции, оперативни бележки. | Несвързана финансова информация за клиенти. |
| Поддръжка | Работни поръчки, активи, стаи, местоположения, детайли за задачи. | Несвързани записи за резервации или финансови данни. |
| Финанси | Фактури, плащания, баланси, транзакции, съгласуване. | Оперативна информация, която не е необходима за финансовия работен поток. |
| Администратор | Конфигурация на системата, подходяща за административните отговорности. | Достъпът все още трябва да бъде управляван, преглеждан и ограничаван, където е уместно. |
Как трябва да се защитава чувствителната информация за имоти?
Околната среда за управление на имоти може да съдържа няколко категории чувствителна информация, но тези категории не трябва автоматично да се обработват по един и същи начин.
- Информация за идентичността на клиентите или жителите
- Данни за контакт
- Записи за резервации и престой
- Информация за фактуриране и транзакции
- Договори и документи
- Оперативни и достъпни записи
- Информация за служителите
- Други регулирани или конфиденциални данни
Защитата на данните трябва да вземе предвид чувствителността на информацията, как се използва, кой изисква достъп, къде се движи, колко дълго трябва да се запазва и кои контроли за сигурност са подходящи.
Booking Ninjas използва Salesforce като своя основна платформа, позволявайки оперативните записи да използват по-широката сигурност на Salesforce, разрешения, управление и архитектура на данни.
Къде се вписва Salesforce Shield?
Организациите с допълнителни изисквания за сигурност, одит или защита на данни могат да оценят възможностите на Salesforce Shield.
Shield може да включва възможности като Платформено криптиране, Мониторинг на събития, Одит на полета и други инструменти за сигурност в зависимост от продуктите на Salesforce, изданието и лицензите, които са включени.
Тези възможности не трябва да се описват като автоматично активирани във всяка среда на Salesforce или Booking Ninjas.
Booking Ninjas също предоставя Salesforce Shield път за възможности за организации, чиито изисквания за сигурност изискват тези допълнителни контроли.
Защо одитируемостта и мониторингът са важни?
Предотвратяването на неразрешен достъп е само една част от сигурността. Организациите също така се нуждаят от подходяща видимост на промените, дейността, разрешенията и изключенията.
В зависимост от конфигурацията на платформата и лицензираните възможности, това може да включва информация за:
- Промени в важни записи
- Дейност на потребителите и администраторите
- Промени в разрешенията
- Шаблони за достъп до данни
- Изключения от политика или работен поток
- Събития, свързани със сигурността
Информацията за одит може да поддържа разследвания, вътрешно управление, прегледи на достъпа, оперативни контроли и определени процеси за съответствие.
Съществуването на одитен журнал не заменя необходимостта да се реши какво трябва да се наблюдава, кой трябва да го прегледа и какъв отговор трябва да се даде, когато бъде идентифициран проблем.
Прави ли PMS, базиран на Salesforce, организацията съответстваща?
Не. Регулаторното съответствие зависи от много повече от софтуерната платформа.
Операторът на имота може да трябва да вземе предвид изискванията за поверителност, плащане, заетост, финанси, достъпност, жилища, хотелиерство или специфични изисквания за сектора в зависимост от местоположението и бизнес модела си.
Технологията може да предостави контроли, които да подкрепят тези изисквания, но организацията все още трябва да определи кои задължения се прилагат и как нейните политики, процедури, договори, потребители, интеграции, правила за съхранение и оперативни практики трябва да бъдат проектирани.
| Проблем с съответствието | Технологията може да подкрепи | Организацията трябва да определи |
|---|---|---|
| Поверителност | Контроли за достъп, управление на записи, работни потоци, възможност за одит, обработка на данни. | Правна основа, известия, изисквания за съгласие, съхранение, индивидуални права и юрисдикция. |
| Управление на достъпа | Роли, разрешения, удостоверяване, мониторинг, работни потоци за одобрение. | Кой трябва да има достъп, защо, за колко време и как достъпът се преглежда. |
| Съхранение на записи | Структурирани записи, история, работни потоци и конфигурируеми процеси за съхранение. | Кои записи трябва да се съхраняват или изтриват и за какъв период. |
| Плащания | Връзки с подходящи работни потоци за плащания и доставчици на плащания. | Архитектура на плащанията, отговорности на доставчиците, обхват и приложими изисквания за сигурност на плащанията. |
| Вътрешно управление | Политики, одобрения, записи от одити, табла и структурирани работни потоци. | Кои политики се прилагат, кой ги притежава и как се обработват изключенията. |
Как могат изискванията за съответствие да станат оперативни работни потоци?
Политиката е по-полезна, когато изискванията й могат да бъдат отразени в работата, която хората всъщност извършват.
В зависимост от случая на употреба, организациите може да се нуждаят от работни потоци за одобрения, периодични прегледи, потвърждения, ескалации, документация, промени в достъпа или друга дейност по управление.
Booking Ninjas' Управление на политиките предоставя среда, родена от Salesforce, за създаване, проследяване, преглед и отчитане на организационни политики и свързани работни потоци за управление.
Това може да помогне за свързването на записите на политиките с оперативните процеси, но организацията остава отговорна за определянето на това дали самата политика отговаря на правните, регулаторните, договорните или вътрешните изисквания.
Къде се вписва мисленето за нулева доверие?
Полезен модел за сигурност не предполага, че потребителят трябва да има широк достъп само защото е влязъл успешно в системата.
Идентичност, роля, условия, разрешения, чувствителност на данните и действието, което се опитва да се извърши, могат да имат значение при определянето на достъпа.
Booking Ninjas' Сигурност с нулево доверие разширява този подход за управление около идентичността, достъпа, мониторинга и политиката за сигурност.
Как интеграциите променят границата на сигурността?
Операциите на имота рядко съществуват в една единствена приложение. Организациите могат да свързват доставчици на плащания, счетоводен софтуер, системи за контрол на достъпа, платформи за разпространение, комуникационни приложения, ERP системи, доставчици на идентичност или други услуги.
Всяка интеграция поставя въпроси относно:
- Кои данни напускат всяка система
- Коя система притежава получения запис
- Как се обработва удостоверяването
- Кои разрешения получава интеграцията
- Как се управляват удостоверенията и тайните
- Какво се случва, когато връзката се провали
- Кои действия могат да се извършват автоматично
- Коя дейност трябва да бъде регистрирана или прегледана
Booking Ninjas поддържа външни връзки чрез своя Интеграции слой. Моделът за сигурност трябва да вземе предвид както Booking Ninjas, така и външните приложения, участващи в всеки поток от данни.
Как трябва да се промени сигурността, когато портфолиото на имота расте?
Растежът добавя повече от потребители. По-голяма организация може да въведе допълнителни имоти, отдели, правни лица, администратори, интеграции, доставчици, юрисдикции на данни и оперативни политики.
Следователно моделът за сигурност трябва да се мащабира структурно.
Например, организацията може да трябва да различава между достъпа до:
- Един имот и цялото портфолио
- Местни операции и корпоративно управление
- Оперативни и финансови записи
- Стандартна и привилегирована администрация
- Вътрешни потребители и външни партньори
- Регионални или данни на бизнес единици
Архитектурата, родена от Salesforce, предоставя конфигурируема платформа за структуриране на тези отношения, разрешения и работни потоци. Допълнителни изисквания все още трябва да бъдат проектирани и тествани, тъй като организацията се разширява.
Какво трябва да оцените, преди да изберете сигурна PMS?
- Идентифицирайте чувствителна информация. Разберете данните за клиента, финансовите, оперативните, служебните, договорните и други данни, които системата ще съдържа.
- Картографирайте потребителските роли. Определете кои екипи изискват достъп до кои записи и функции.
- Определете изискванията си за съответствие. Идентифицирайте релевантни правни, регулаторни, договорни и вътрешни задължения, вместо да предполагате, че софтуерът ги определя.
- Прегледайте модела за сигурност на платформата. Разберете удостоверяването, разрешенията, управлението, мониторинга, опциите за криптиране, възможностите за одит и административните контроли.
- Прегледайте интеграциите. Включете външни системи и потоци от данни в оценката на сигурността.
- Планирайте текущото управление. Определете прегледи на достъпа, собственост на конфигурацията, процедури за инциденти, прегледи на политиките, обучение на персонала и мониторинг след стартиране.
Как Booking Ninjas използва Salesforce за сигурност и управление?
Booking Ninjas е платформа, родена от Salesforce, за резервации и операции . Вместо да поддържа операциите на имота на несвързан слой на приложение, Booking Ninjas използва Salesforce като своя по-широка платформа.
Това позволява резервации, клиенти, финансови дейности, работни потоци, оперативни записи, отчитане и други конфигурирани процеси да функционират в същата по-широка среда като идентичността на Salesforce, разрешенията, управлението, автоматизацията и контролите за сигурност.
Основата на Salesforce е следователно част от архитектурата за сигурност, а не просто външна интеграция на CRM.
Свържете резервациите и операциите с разрешенията на Salesforce, управлението, автоматизацията, отчитането и сигурността на платформата.
Изследвайте Salesforce →Добавете приложими възможности за криптиране, мониторинг, одит и защита на данните, където необходимите лицензи и конфигурации на Salesforce ги поддържат.
Изследвайте Salesforce Shield →Свържете създаването на политики, прегледи, потвърждения, управление и отчитане с оперативни работни потоци.
Изследвайте управлението на политиките →Структурирайте достъпа и мониторинга около идентичността, разрешенията, проверката и управлението.
Изследвайте сигурността с нулево доверие →Свържете външни системи, докато определяте данните, удостоверяването, разрешенията и работните потоци, участващи.
Изследвайте интеграции →Прилагайте родния модел на Salesforce за резервации, гости, плащания, работни потоци на имота и отчитане.
Изследвайте хотелиерството →Често задавани въпроси
Автоматично ли е сигурно PMS, базирано на Salesforce?
Няма платформа, която автоматично да направи организацията сигурна. Salesforce предоставя основа за сигурност в облака на предприятията и конфигурируеми контролни механизми за сигурност, докато организацията остава отговорна за области като потребители, разрешения, данни, конфигурация, интеграции, устройства и практики за оперативна сигурност.
Автоматично ли прави бизнесът GDPR или CCPA съвместим с PMS, базирано на Salesforce?
Не. Технологията може да предостави контролни механизми, които да подкрепят програми за поверителност и съвместимост, но съвместимостта зависи от приложимите правни изисквания на организацията, практики за данни, конфигурация, политики, процедури, договори, правила за съхранение, поведение на потребителите, и текущо управление.
Поддържа ли Salesforce многофакторна автентикация?
Да. Salesforce поддържа многофакторна автентикация като част от своя модел за сигурност на идентичността и достъпа. Архитектурата и управлението на автентикацията на организацията все още трябва да бъдат конфигурирани в съответствие с потребителите и изискванията за сигурност.
Какво е Salesforce Shield?
Salesforce Shield е набор от допълнителни възможности за сигурност на Salesforce, които могат да включват Платформено криптиране, Мониторинг на събития, Одит на полета и свързани инструменти за сигурност. Наличността зависи от продуктите на Salesforce, изданието, лицензите и конфигурацията, които са включени.
Могат ли различни потребители за управление на имоти да имат различни разрешения?
Да. Средите, базирани на Salesforce, могат да използват конфигурируеми роли и разрешения, за да контролират достъпа в зависимост от отговорностите, като резервации, операции, финанси, управление или системно администриране. Точният модел на разрешения зависи от конфигурацията на организацията.
Изградено ли е Booking Ninjas на Salesforce?
Да. Booking Ninjas е платформа, базирана на Salesforce, за резервации и операции, позволяваща оперативни записи и работни потоци да използват по-широката основа на платформата Salesforce за идентичност, разрешения, управление, отчитане, автоматизация и сигурност.
Вградете сигурността в оперативната архитектура
Свържете резервации, данни за клиенти, финансови записи, разрешения, работни потоци, интеграции и управление в среда за работа, базирана на Salesforce.
.jpg)
