Retriitin hallintaohjelmisto yhdistää retriitin monet osat, joita muuten hallittaisiin erillisissä taulukkolaskentatiedostoissa, sähköposteissa, varaustyökaluissa, maksutiedoissa ja henkilökunnan muistiinpanoissa.
Retriittikeskus hallinnoi harvoin pelkästään huonevarausta.
Yhteen retriittiin voi liittyä järjestäjä, useita vieraita ja huoneita, aterioita, tunteja, kokoustiloja, ennakkomaksuja, aikatauluja, lomakkeita, erityistoiveita, paikan päällä tehtyjä ostoksia ja loppusumma.
Siksi retriittikeskuksen hallintaohjelmiston kuin varausten vastaanottaminen.
Tavoitteena on pitää varaus ja kaikki siihen liittyvä järjestyksessä ensimmäisestä yhteydenotosta majoituksen päättyessä tallennettavaan tietueeseen asti.
Miten retriitin hallinta eroaa tavallisesta huonevarauksesta?
Tavallinen majoitusvaraus voi olla yksinkertainen: yksi vieras, yksi huone, muutama yö ja yksi maksu.
Retriitit voivat olla paljon monimutkaisempia.
Yksi retriitti voi alkaa yhdestä järjestäjästä, mutta siihen voi myöhemmin osallistua kaksikymmentä vierasta. Järjestäjä voi varata retriitin ensin, minkä jälkeen yksittäiset vieraat antavat omat tietonsa, saavat huonejaot, maksavat tai tarkastelevat oman majoituksensa tietoja.
Retriittiin voi kuulua myös ohjelmia, tunteja, aterioita, kokoustiloja, aktiviteetteja, kuljetuksia, asiakirjoja ja lisämaksuja.
Miten retriitin hallinnan työnkulku toimii?
Booking Ninjasin näkökulmasta retriitin tulisi edetä yhtenäisenä työnkulkuna sen sijaan, että siitä muodostuisi useita erillisiä tietueita eri tiimien hallittaviksi.
Järjestäjä tai vieras aloittaa retriittipyynnöllä tai varauksella.
Henkilökunta tai varausprosessi tarkistaa huoneet, mökit, tilat, päivämäärät ja kapasiteetin.
Päivämäärät, majoitus, ryhmän tiedot, hinnat, vieraat ja tarvittavat palvelut liitetään toisiinsa.
Osallistujilla voi olla omat tietueensa, mutta he pysyvät osana laajempaa retriittiä.
Vieraat sijoitetaan huoneisiin, mökkeihin, yhteisiin tiloihin tai muihin määritettyihin resursseihin.
Retriitin maksut, majoitus, ennakkomaksut, laskut, lisäpalvelut ja saldot pysyvät yhteydessä toisiinsa.
Vieraat saavat sallitut varaustiedot, ohjeet, asiakirjat ja maksutiedot.
Henkilökunta hoitaa saapumiset, pyynnöt, aktiviteetit, ostokset, huoneenvaihdot ja muut päivittäiset tehtävät.
Lopulliset veloitukset, saldot, majoitushistoria, käyttöaste ja raportointi pysyvät yhteydessä toisiinsa.
1. Kaikki alkaa retriittipyynnöstä tai varauksesta
Jotkin retriitit alkavat suoralla verkkovarauksella.
Toiset alkavat sillä, että järjestäjä tiedustelee päivämääriä, huoneiden määrää, ryhmän kokoa, ohjelman tarpeita, aterioita, kokoustilaa tai pakettia.
Tärkeintä on, että alussa kerätyt tiedot voidaan myöhemmin liittää samaan varausprosessiin.
Booking Ninjasilla Varausmoottori voi tukea verkkovarauksia, ja henkilökunta voi käsitellä varauksia Varausten hallinta .
Jos haluat yksinkertaisemman selityksen asiakkaan näkökulmasta, Tietokeskuksessa kerrotaan miten verkkovaraus toimii .
2. Järjestelmä tarkistaa todellisen saatavuuden
Ennen retriitin vahvistamista järjestelmän on tiedettävä, mitä voidaan todella varata.
Tähän voivat kuulua yksityiset huoneet, jaetut huoneet, mökit, majatalot, kokoushuoneet, aktiviteettitilat tai muut varattavat resurssit.
Saatavuuden hallinta pitää varattavissa olevat kohteet yhteydessä olemassa oleviin varauksiin ja niiden tarjoamista ohjaaviin sääntöihin.
Retriittikeskusten on ehkä myös erotettava toisistaan se, onko jokin tila käytettävissä ja kuinka monta ihmistä siihen mahtuu. Tietokeskuksessa kerrotaan, miksi saatavuus ja kapasiteetti ovat eri asioita .
Tästä on erityistä hyötyä silloin, kun samaan aikaan järjestetään useita retriittejä.
3. Ryhmäretriitti pysyy koossa ilman, että yksittäiset vieraat katoavat näkyvistä
Ryhmäretriitit ovat yksi tärkeimmistä syistä siihen, miksi retriittien hallinta on tavallista huonevarausta vaikeampaa.
Yksi järjestäjä voi varata useita huoneita, mutta henkilökunnan on silti ehkä tiedettävä, kuka yöpyy missäkin huoneessa, ketkä vieraat ovat maksaneet, mitä tietoja puuttuu ja ketkä kuuluvat samaan retriittiin.
Booking Ninjasin Ryhmävaraukset voi pitää useita huoneita, vieraita, päivämääriä, tiloja tai niihin liittyviä varauksia yhteydessä saman ryhmän tarpeisiin.
Ryhmä pysyy kokonaisuutena näkyvissä, vaikka yksittäisten vieraiden tietoja hallitaan tarvittaessa erikseen.
Tietokeskuksessa kerrotaan myös miten ryhmävaraukset toimivat .
4. Vieraat sijoitetaan oikeisiin huoneisiin ja tiloihin
Kun retriitti alkaa hahmottua, ryhmälle on tehtävä konkreettiset huone- ja tilavaraukset.
Yksi osallistuja saattaa tarvita oman huoneen. Kaksi vierasta voi jakaa huoneen. Perhe voi majoittua yhdessä. Jotkut voivat yöpyä muualla mutta osallistua silti retriittiin.
Näiden varausten tulee pysyä yhteydessä varaus- ja saatavuustietoihin.
Jos retriittiin kuuluu myös kokoustiloja, hoitohuoneita, aktiviteettitiloja tai muita yhteiskäyttöisiä resursseja, Resurssien aikataulutus voidaan sisällyttää mukaan, kun kyseinen työnkulku sitä edellyttää.
5. Hinnat ja retriittipaketit pysyvät yhteydessä toisiinsa
Retriitin hinnoittelu voi olla monenlaista.
- Majoitus yökohtaisesti
- Yksi retriittipaketti
- Erityyppiset huoneet
- Ryhmäkohtainen hinnoittelu
- Kausihinnoittelu
- Ohjelmamaksut
- Ateriat tai aktiviteetit
- Valinnaiset lisäpalvelut
Booking Ninjas Hintojen hallinta voi tukea retriittikeskuksen käyttämää hinnoittelurakennetta, johon voi sisältyä erilaisia majoitustyyppejä, päivämääriä, paketteja ja määritettyjä hinnoittelusääntöjä.
Tarkka hinnoittelumalli riippuu siitä, miten retriittikeskus myy majoituksia ja ohjelmia.
6. Ennakkomaksut, laskut ja saldot pysyvät yhteydessä varaukseen
Laskutus vaikeutuu, kun varaus on yhdessä paikassa ja ennakkomaksut, laskut ja lisäveloitukset jossain muualla.
Booking Ninjasin Laskutuksen hallinta , laskutustietueet voidaan pitää yhteydessä vieraan, ryhmän, varauksen tai veloituksen aiheuttaneen palvelun tietoihin.
Määritetystä laskutustyönkulusta riippuen tämä voi sisältää ennakkomaksuja, osamaksuja, retriittimaksuja, majoituskuluja, lisäpalveluja, laskuja ja jäljellä olevia saldoja.
Knowledge Centerissä on yksinkertainen esimerkki siitä, miten varaukset yhdistyvät laskuihin .
Booking Ninjasin ei välttämättä tarvitse korvata retriittikeskuksen yleistä kirjanpitojärjestelmää. Kirjanpito-ohjelmisto voi pysyä erillisenä, ja se voidaan tarvittaessa yhdistää tuettujen integraatioiden avulla.
7. Vieraat voivat tarkistaa tarvitsemansa tiedot omasta portaalistaan
Retriitin työntekijät vastaavat usein samoihin kysymyksiin yhä uudelleen.
- Milloin varaukseni on?
- Paljonko minulla on vielä maksettavaa?
- Missä vahvistukseni on?
- Mitä minun pitäisi ottaa mukaan?
- Missä huoneessa majoitun?
- Missä asiakirjani ovat?
Vierailijaportaali Vierailijaportaali voi tarjota itsepalvelukanavan varaustiedoille, laskutukselle, asiakirjoille, pyynnöille ja muille tiedoille, jotka retriittikeskus haluaa tuoda näkyviin.
Knowledge Center kertoo tarkemmin mitä asiakkaat voivat tehdä portaalin kautta .
Vieraiden ei tarvitse päästä koko sisäiseen järjestelmään. Portaali on vieraille näkyvä käyttöliittymä, ja työntekijät jatkavat työskentelyä sen taustalla olevien toiminnan tietueiden parissa.
8. Varaus kulkee mukana varsinaisen retriitin ajan
Varauksen ei pitäisi menettää hyödyllisyyttään vieraan saavuttua.
Booking Ninjasin Sisäänkirjautuminen / uloskirjautuminen yhdistää saapumisen ja lähtemisen varaukseen.
Majoituksen aikana työntekijöiden on ehkä käsiteltävä myös huoneenvaihtoja, pyyntöjä, aktiviteetteja, aterioita, ostoksia ja muita palveluja.
Pyyntöjen hallinta voi auttaa yhdistämään vierailta tai toiminnasta tulevat pyynnöt niiden käsittelystä vastaaviin henkilöihin.
Ruokaa, juomia, tuotteita, hoitoja tai muita paikan päällä myytäviä tuotteita tarjoava retriittikeskus voi lisätä myös Kassajärjestelmä .
POS on valinnainen lisäosa, jota kaikki retriittikeskukset eivät tarvitse.
Tärkeintä on, ettei paikan päällä tapahtuva toiminta muutu täysin erilliseksi osaksi toimintaa.
Entä kurssit, aktiviteetit, ateriat ja retriittiohjelmat?
Kaikki retriittikeskukset eivät toimi samalla tavalla.
Hyvinvointiretriitissä voidaan järjestää joogakursseja ja hoitoja. Henkisessä retriitissä voi olla ryhmätapaamisia ja ruokailuja. Koulutusretriitissä voidaan järjestää työpajoja ja käyttää kokoustiloja. Luontoretriitissä mökkimajoitus voi yhdistyä ohjattuun toimintaan.
Näitä työnkulkuja voidaan lisätä majoituksen ja retriitin perusratkaisun yhteyteen tarpeen mukaan.
Booking Ninjas ei edellytä, että jokainen retriittikeskus käyttää kaikkia moduuleja.
Ratkaisu Booking Ninjasin retriittikeskusratkaisu Booking Ninjasin retriittikeskusratkaisun voi ottaa käyttöön aluksi niihin työnkulkuihin, jotka aiheuttavat eniten työtä, ja lisätä myöhemmin portaaleja, POS-järjestelmän, ohjelmia, raportointia, integraatioita tai muita osia, kun toimintamalli niitä edellyttää.
Mitkä tiedot kannattaa pitää yhteydessä toisiinsa?
Retriitin hallintaohjelmiston arvo ei perustu vain ominaisuuksien määrään.
Hyöty syntyy toisiinsa liittyvien tietojen yhdistämisestä.
| Tietue | Mihin tiedot voidaan yhdistää |
|---|---|
| Retriitti tai ryhmä | Järjestäjä, päivämäärät, vieraat, huoneet, tilat, ohjelma, laskutus, asiakirjat ja tila |
| Vieras | Yhteystiedot, varaus, huonejako, maksut, portaalin käyttöoikeus, pyynnöt ja majoitushistoria |
| Varaus | Päivämäärät, majoitus, saatavuus, hinta, vieras, veloitukset, muutokset ja sisäänkirjautuminen/uloskirjautuminen |
| Huone tai resurssi | Saatavuus, määritys, kapasiteetti, varaus, tila ja sijainti |
| Lasku | Vieras tai ryhmä, varaus, veloitukset, ennakkomaksut, maksut ja saldo |
| Pyyntö tai tehtävä | Vieras, retriitti, varaus, vastuuhenkilö, tila ja toiminnan seuranta |
Tämä jaettu asiayhteys auttaa työntekijöitä siirtymään retriitin osa-alueesta toiseen ilman, että samoja tietoja tarvitsee koota jatkuvasti uudelleen.
Miten eri työntekijät käyttävät samaa järjestelmää?
Eri tiimien ei tarvitse käyttää ohjelmistoa täsmälleen samalla tavalla.
Varaustiimi voi keskittyä tiedusteluihin, päivämääriin, huoneisiin ja vierastietoihin.
Taloushallinto voi keskittyä laskuihin, maksuihin ja avoimiin saldoihin.
Ohjelmatiimiä voivat kiinnostaa osallistujat, tilat ja aktiviteetit.
Vieraspalvelu voi keskittyä saapumisiin, huonejakoihin, pyyntöihin ja viestintään.
Johtajat voivat tarvita tietoja varausmääristä, käyttöasteesta, tuotoista ja toiminnan laajemmista raporteista.
Koska Booking Ninjas on rakennettu Salesforce-alustalle, nämä tiimit voivat työskennellä toisiinsa liittyvien tietueiden parissa, ja käyttöoikeudet, näkymät, työnkulut ja raportointi määritetään heidän rooliensa mukaan.
Knowledge Center kertoo laajemmin alustavalinnasta kohdassa Miksi Booking Ninjas käyttää Salesforcea .
Mitä retriitin hallintaohjelmisto voi automatisoida?
Retriitin hallintaohjelmisto voi automatisoida ennakoitavia vaiheita, kun säännöt ovat selkeät.
Määritetty työnkulku voi esimerkiksi luoda seurantatehtävän, lähettää vakiomuotoisen vahvistuksen, päivittää tilan, ohjata pyynnön eteenpäin tai käynnistää muun toistettavan toiminnon, kun vaadittu ehto täyttyy.
Booking Ninjas Työnkulku & prosessi voi yhdistää nämä toistettavat vaiheet, tehtävämääritykset, hyväksynnät ja seurannan.
Jos haluat ensin yksinkertaisemman selityksen, tutustu siihen, mitä työnkulkujen automaatio tarkoittaa Tietokeskuksessa.
Automaatio ei tarkoita, että kaikki päätökset pitäisi jättää järjestelmän tehtäväksi. Epätavalliset ryhmien tarpeet, poikkeustilanteet, merkittävät hinnanmuutokset tai vieraisiin liittyvät ongelmat voivat edelleen vaatia ihmisen tarkistusta.
Mitä tapahtuu retriitin päätyttyä?
Uloskirjautumisen ei tarvitse olla tietojen käsittelyn päätepiste.
Varaushistoria, vierassuhteet, laskut, maksut, huoneiden käyttö, ryhmätiedot ja muut toiminnan tiedot voivat pysyä saatavilla tulevaa raportointia ja seurantaa varten.
Koska tiedot pysyvät yhteydessä toisiinsa, keskus voi hyödyntää Suorituskykyraportointi ja muodostaa operatiivisia näkymiä varauksen ja oleskelun aikana kerätyistä tiedoista.
Tämä voi auttaa keskusta tarkastelemaan esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:
- Mitä retriittejä on tulossa?
- Kuinka monta huonetta on varattu?
- Mitkä saldot ovat vielä avoinna?
- Miten käyttöaste muuttuu?
- Mitkä toimipaikat tai ohjelmat ovat vilkkaimpia?
- Mitä aiemman ryhmän oleskelun aikana tapahtui?
Raporttien tarkka sisältö riippuu kerätyistä tiedoista ja retriittikeskuksen määritetyistä raportointitarpeista.
Onko retriittiohjelmiston korvattava kaikki muut järjestelmät?
Ei.
Retriittikeskus saattaa jo käyttää kirjanpito-ohjelmistoa, maksupalvelua, kulunhallintatyökaluja, sähköpostijärjestelmiä tai muita erikoistuneita ohjelmistoja.
Tavoitteena ei ole automaattisesti korvata jokaista työkalua.
Booking Ninjas Booking Ninjasin Integraatioiden
Näin Booking Ninjasista voi tulla yhdistetty toimintakerros samalla, kun erikoistuneet järjestelmät jatkavat tehtäviensä hoitamista.
Tarvitseeko jokainen retriittikeskus täysimittaisen hallintajärjestelmän?
Ei.
Jos retriittikeskuksessa on vain muutama huone, yksinkertainen hinnoittelu, ei ryhmävarausprosessia ja varauksen jälkeen vain vähän tehtävää, pienempi varausjärjestelmä voi riittää.
Yhdistetty retriittien hallintajärjestelmä alkaa olla järkevämpi, kun keskuksen on koordinoitava useita seuraavista asioista samanaikaisesti:
- Yksittäis- ja ryhmävaraukset
- Useita majoitustyyppejä
- Huonejaot
- Ohjelmat tai aktiviteetit
- Ennakkomaksut ja maksusuunnitelmat
- Vieraiden omatoimiset palvelut
- Paikan päällä tehdyt ostot
- Henkilöstön työnkulut
- Useita toimipisteitä
- Yhdistetty raportointi
Tällaista toimintamallia Booking Ninjas retriittikeskuksille on suunniteltu tukemaan.
Miten Booking Ninjas lähestyy retriittien hallintaa?
Emme näe retriittien hallintaa yhtenä valtavana ominaisuutena.
Näemme sen toisiinsa yhdistettyjen työnkulkujen kokonaisuutena.
Yleensä aloitetaan siitä osa-alueesta, joka teettää tällä hetkellä eniten työtä: varauksista, ryhmäretriiteistä, saatavuudesta, huonejaoista, laskutuksesta, vierasviestinnästä tai muusta selkeästä prosessista.
Tämän jälkeen järjestelmä voi tarvittaessa yhdistää yhä useampia retriitin toimintoja.
Tämä lähestymistapa on mahdollinen, koska Booking Ninjas toimii natiivisti Salesforcessa. Varaukset, vieraat, laskutus, työnkulut, raportointi, portaali- ja integraatiotiedot voivat hyödyntää samaa laajempaa alustaperustaa.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä retriittien hallintaohjelmisto on?
Retriittien hallintaohjelmisto auttaa retriittikeskusta hallitsemaan retriittiin liittyviä varauksia, majoitusta, ryhmiä, vieraita, saatavuutta, hinnoittelua, laskuja, maksuja, ohjelmia, vieraspalvelua, henkilöstön työtä ja raportointia.
Miten retriittien hallintaohjelmisto toimii?
Retriittien hallintaohjelmisto toimii yhdistämällä retriitin varauksen majoitukseen, vieraisiin, huonejakoihin, saatavuuteen, hintoihin, laskutukseen, vierastietoihin, henkilöstön työnkulkuihin ja raportointiin, jotta niihin liittyvää työtä ei tarvitse hallita erillisissä järjestelmissä.
Voiko retriittiohjelmisto hallita ryhmä- ja yksittäisvarauksia yhdessä?
Kyllä. Booking Ninjas Group Booking voi pitää useita huoneita, vieraita, päivämääriä, tiloja tai niihin liittyviä varauksia yhteydessä samaan ryhmäretriittiin, samalla kun yksittäisten vieraiden tietoja voidaan tarvittaessa hallita erikseen.
Voidaanko vieraille määrittää omat huoneet?
Kyllä. Yksittäisten vieraiden tiedot ja huonejaot voidaan pitää yhteydessä laajempaan ryhmä- tai retriittivaraukseen määritettyjen majoitus- ja varausprosessien mukaisesti.
Voiko retriittien hallintaohjelmisto käsitellä ennakkomaksuja ja laskuja?
Kyllä. Booking Ninjas voi yhdistää ennakkomaksut, osamaksut, retriittimaksut, majoituskulut, laskut, lisäpalvelut ja avoimet saldot oikeaan vieraaseen, ryhmään tai varaukseen määritetyn laskutuksen työnkulun mukaisesti.
Voivatko retriitin vieraat käyttää portaalia?
Kyllä. Booking Ninjas Guest Portal voi antaa vieraille pääsyn varaukseen, laskutukseen, asiakirjoihin, pyyntöihin ja muihin tietoihin, jotka retriittikeskus haluaa tuoda heidän saatavilleen.
Voidaanko paikan päällä tehdyt ostot yhdistää vieraan oleskeluun?
Ne voidaan yhdistää, kun tarvittava kassajärjestelmä ja laskutuksen työnkulku on määritetty. Booking Ninjas Point of Sale voidaan ottaa käyttöön paikan päällä myytävien tuotteiden, palveluiden, ruoan, aktiviteettien tai muiden myyntien käsittelyyn niin, että tapahtumat pysyvät osana laajempaa toimintaympäristöä.
Korvaako retriittien hallintaohjelmisto kirjanpito-ohjelmiston?
Ei välttämättä. Booking Ninjas voi hallita operatiivisia laskutus- ja maksutietoja, kun taas yleinen kirjanpito voi pysyä erillisessä kirjanpitojärjestelmässä ja yhdistyä siihen tarvittaessa tuettujen integraatioiden kautta.
Perustuuko Booking Ninjasin retriittien hallintaohjelmisto Salesforceen?
Kyllä. Booking Ninjas on Salesforce-natiiviratkaisu, jonka ansiosta retriittivaraukset, vieraat, laskutus, työnkulut, käyttöoikeudet, raportointi, portaalit, automaatio ja integraatiot voivat hyödyntää Salesforce-alustan laajempaa perustaa.
Retriitin hallinta perustuu siihen, että kaikki siihen liittyvä pysyy yhteydessä
Retriitti alkaa varauksena, mutta siitä tulee nopeasti paljon muutakin.
Huoneet on jaettava. Vieraiden on saatava tietoa. Ennakkomaksuja on seurattava. Ohjelmien on toimittava. Henkilöstön on tiedettävä, mikä on muuttunut. Kuluja voi kertyä myös oleskelun aikana.
Retriittien hallintaohjelmisto pitää nämä osa-alueet yhteydessä samaan retriittiin sen sijaan, että jokaisesta tulisi uusi taulukko, sähköpostilaatikko tai erillinen järjestelmä.
Booking Ninjasin Booking Ninjas retriittikeskuksille .
Tutustu Booking Ninjas -ratkaisuun retriittikeskuksille
Tutustu siihen, miten varaukset, ryhmät, majoitus, vieraat, laskutus, paikan päällä tapahtuva toiminta ja henkilöstön työnkulut voivat pysyä yhteydessä toisiinsa.
