Kiinteistöhallintoteknologian käyttöönotto onnistuu, kun organisaatio käsittelee käyttöönottoa operatiivisena muutoksena, ei vain ohjelmiston asennuksena. Tiimien on ymmärrettävä muutettavat työnkulut, mukana olevat tiedot ja järjestelmät, vastuuhenkilöt sekä olosuhteet, jotka määrittelevät onnistuneen käyttöönoton.
Pilviohjelmisto, työnkulkuautomaatio, integraatiot ja tekoäly voivat helpottaa osia kiinteistöhallinnasta. Mikään niistä ei poista tarpeita käyttöönoton suunnittelulle, tietojen valmistelulle, hallinnalle, koulutukselle tai muutoksen hallinnalle.
Mikä on tärkeintä, kun otetaan käyttöön uutta kiinteistöhallintoteknologiaa?
- Aloita työnkulusta tai liiketoimintaongelmasta, ei ominaisuusluettelosta.
- Erota ohjelmistokustannus kokonaisvaivasta, joka vaaditaan käyttöönottoon.
- Tarkista tietojen siirtoon ja integraatioon liittyvät vaatimukset ennen sitoutumista arkkitehtuuriin.
- Osallista todelliset käyttäjät ennen kuin lopullinen työnkulku hyväksytään.
- Ota automaatio käyttöön vasta, kun perusprosessi ja poikkeussäännöt on ymmärretty.
- Mittaa, käyttävätkö ihmiset todella uutta työnkulkua lanseerauksen jälkeen.
Miksi kiinteistöhallintoteknologian projektit kamppailevat?
Teknologian käyttöönottoon liittyviä ongelmia kuvataan usein vastustuksena muutokselle, mutta todellinen syy voi olla paljon aikaisemmin projektissa.
Tiimiltä saatetaan vaatia uuden järjestelmän käyttöä ennen kuin kukaan on selkeästi määritellyt, mikä olemassa oleva prosessi pitäisi muuttaa, mitä tietoa pitäisi siirtää tai miten poikkeus pitäisi käsitellä.
| Käyttöönoton este | Mikä on yleensä sen alla | Mitä ratkaista |
|---|---|---|
| Epäselvä liiketoimintatapaus | Organisaatio tietää haluavansa uutta ohjelmistoa, mutta ei ole määritellyt operatiivista ongelmaa tarkasti. | Ilmoita työnkulku, rajoitus, päätös tai tietoon liittyvä ongelma, joka tarvitsee parannusta. |
| Kustannusongelmat | Tilauksen hintaa arvioidaan erikseen käyttöönotosta, siirrosta, integraatioista, koulutuksesta ja sisäisestä vaivasta. | Rakenna täydellinen käyttöönotto- ja toimintakustannusnäkymä. |
| Käyttäjien vastustus | Henkilöstö ei ehkä ymmärrä, miksi työnkulku muuttuu tai saattaa nähdä, että uusi prosessi luo lisävaiheita. | Osallista käyttäjät prosessin suunnitteluun ja testaa työnkulku todellisilla skenaarioilla. |
| Integraatioepävarmuus | Tärkeitä kirjanpito-, CRM-, maksaminen, pääsy- tai muita järjestelmiä on edelleen vaihdettava tietoa. | Määrittele järjestelmät, API:t, tietojen omistus, suunta, aikataulu, todennus ja poikkeusten käsittely. |
| Huono tietojen valmius | Olemassa olevat tiedot voivat olla kaksoiskappaleita, puutteellisia, epäjohdonmukaisia, tai rakenteeltaan erilaisia kuin tulevassa järjestelmässä. | Päätä, mitä pitäisi siirtää, miten se kartoitettuna, ja mitä vaatii puhdistusta tai vahvistusta. |
| Liiallinen käyttöönoton laajuus | Liian monta prosessia on suunniteltu uudelleen samanaikaisesti. | Tunnista vähimmäisjohdonmukainen ensimmäinen julkaisu ja järjestä myöhemmät vaiheet tarkoituksellisesti. |
| Heikko omistajuus | Kaikki osallistuvat, mutta kukaan ei omista päätöksiä, hyväksyntää, koulutusta tai lanseerauksen jälkeistä käyttöönottoa. | Määritä liiketoiminta-, tekninen-, tietoja- ja operatiivinen omistaja. |
Miksi käyttöönoton tulisi alkaa työnkulusta eikä ohjelmistosta?
Ominaisuusluettelo kertoo, mitä alusta voi tehdä. Se ei kerro, miten organisaatiosi pitäisi käyttää sitä.
Ennen teknologian konfigurointia, dokumentoi nykyinen operatiivinen järjestys.
- Mikä aloittaa prosessin?
- Kuka henkilö tai tiimi omistaa jokaisen vaiheen?
- Mitkä tiedot luodaan tai päivitetään?
- Mitkä hyväksynnät ovat tarpeen?
- Mitkä järjestelmät osallistuvat?
- Mitä tietoa liikkuu niiden välillä?
- Mitä tapahtuu, kun normaali prosessi epäonnistuu?
- Mikä tulos merkitsee prosessin päättymistä?
Kun tämä järjestys on näkyvissä, käyttöönotto-tiimi voi päättää, mitä pitäisi jäädä manuaaliseksi, mitä pitäisi standardoida ja mitä voitaisiin kohtuudella automatisoida.
Booking Ninjas' Työnkulku & Prosessinhallinta tarjoaa konfiguroitavaa reititystä, hyväksyntöjä, tehtäviä, ilmoituksia, eskalaatiota ja jäsenneltyä työnkulun toteutusta Salesforce:ssa.
Tarvitsetko korvata jokaisen olemassa olevan järjestelmän kerralla?
Ei. Teknologian modernisointiprojekti ei aina vaadi jokaisen tällä hetkellä käytössä olevan sovelluksen välitöntä korvaamista.
Jotkut olemassa olevat järjestelmät saattavat edelleen olla tärkeitä kirjanpidolle, ERP:lle, maksuille, pääsynhallinnalle, markkinoinnille, viestinnälle, analytiikalle tai muille erikoistoiminnoille.
Käyttöönoton kysymys on siis: mikä järjestelmä pitäisi omistaa jokainen tietue ja prosessi, ja miten jäljelle jäävät järjestelmät pitäisi yhdistää?
Booking Ninjas' Integraatiot arkkitehtuuri tukee yhteyksiä ulkoisiin alustoihin API:en, middleware:n ja muiden integraatiomallien kautta. Tarkka vaivannäkö riippuu ulkoisesta järjestelmästä, sen saatavilla olevista rajapinnoista, tietojen laadusta, todennuksesta ja vaaditusta tietovirrasta.
Miten kiinteistöhallitsijat voivat rakentaa liiketoimintatapausta uudelle teknologiolle?
Vältä aloittamasta oletetulla ROI-prosentilla.
Aloita määrittelemällä nykyinen operatiivinen ongelma mitattavissa olevissa termeissä ja päättämällä, mitä todisteita parannuksen osoittamiseksi tarvitaan.
| Liiketoimintatapauksen kysymys | Mitä dokumentoida |
|---|---|
| Mikä on tänään vaikeaa? | Kaksoiskirjaus, eristyneet tiedot, manuaaliset hyväksynnät, raportointiviiveet, palvelun koordinointi tai jokin muu selvästi havaittava ongelma. |
| Mitä nykyinen prosessi vaatii? | Ihmisiä, järjestelmiä, manuaalisia vaiheita, siirtoja, poikkeuksia ja sisäistä hallintoa. |
| Mitä käyttöönotto maksaa? | Ohjelmisto, konfigurointi, siirto, integraatiot, koulutus, ulkoiset palvelut ja sisäinen projektiaika. |
| Mitä pitäisi muuttaa? | Määrittele työnkulku tai tietoparannus, jota odotetaan käyttöönoton jälkeen. |
| Miten organisaatio tietää? | Määrittele käyttöönotto-, prosessi-, tietolaatu-, palvelu-, talous- tai operatiiviset mittarit, jotka liittyvät alkuperäiseen ongelmaan. |
Liiketoimintatapaus on vahvempi, kun odotetut tulokset pysyvät mitattavissa, mutta niitä ei esitetä taattuna ohjelmistotuloksena.
Miksi tietojen siirto on usein käyttöönotto-ongelma eikä vain IT-ongelma?
Käyttäjät arvioivat uutta järjestelmää osittain sen perusteella, voivatko he luottaa sen sisällä oleviin tietoihin.
Jos asiakas-, kiinteistö-, varaus-, maksaminen-, ylläpito- tai muut tiedot saapuvat puutteellisina tai kaksoiskappaleina, henkilöstö saattaa palata vanhoihin taulukoihin tai sovelluksiin, koska nämä lähteet tuntuvat edelleen luotettavammilta.
Siirtosuunnittelun tulisi siksi vastata:
- Mitkä tiedot on siirrettävä?
- Mitkä historialliset tiedot ovat todella hyödyllisiä?
- Mitkä kentät kartoituvat suoraan?
- Mitkä arvot tarvitsevat muuntamista?
- Mitkä kaksoiskappaleet tarvitsevat ratkaisua?
- Kuka vahvistaa siirretyt tiedot?
- Mikä lähde pysyy auktoriteettina?
- Mitä tapahtuu, kun tietoja ei voida siirtää puhtaasti?
Tietojen vahvistaminen tulisi tapahtua ennen kuin käyttäjiltä odotetaan luottavan uuteen työnkulkuun tuotannossa.
Miten voit vähentää henkilöstön vastustusta uutta kiinteistöhallintojärjestelmää kohtaan?
Vastustaminen on helpompi ymmärtää, kun toteutustiimi erottelee kolme erilaista syytä.
Ihmiset eivät ymmärrä, miksi muutos tapahtuu
Yhdistä uusi prosessi tiettyyn ongelmaan, jonka henkilökunta jo tunnistaa, sen sijaan että esittäisit ohjelmiston itsessään muutoksen syynä.
Ihmiset ymmärtävät tavoitteen, mutta eivät pidä uudesta työnkulusta
Testaa prosessia oikeilla käyttäjillä. Teknisesti pätevä kokoonpano voi silti aiheuttaa tarpeettomia klikkauksia, päällekkäistä työtä, epäselvää omistajuutta tai huonoa poikkeuskäsittelyä.
Ihmiset tarvitsevat enemmän harjoitusta
Koulutuksen tulisi keskittyä siihen, mitä kukin rooli todella tekee sen sijaan, että esitellään jokainen ominaisuus alustalla.
Mitä teknologian koulutuksen tulisi kattaa?
Koulutuksen tulisi perustua rooleihin, työnkulkuun ja poikkeuksiin.
| Koulutuskerros | Mitä käyttäjien tarvitsee ymmärtää |
|---|---|
| Konteksti | Miksi prosessi muuttui ja mitä ongelmaa uusi työnkulku on tarkoitettu ratkaisemaan. |
| Päivittäinen työnkulku | Tiedot, näytöt ja toiminnot, joita tietty rooli käyttää säännöllisesti. |
| Poikkeukset | Mitä tehdä, kun tiedot puuttuvat, hyväksyntä epäonnistuu, maksu ei täsmää tai jokin muu epätavallinen tapaus tapahtuu. |
| Vastuu | Mikä rooli omistaa kunkin vaiheen ja milloin työ siirtyy toiselle henkilölle tai osastolle. |
| Tuki | Mihin käyttäjien tulisi mennä, kun he eivät voi suorittaa prosessia suunnitellusti. |
Booking Ninjas tarjoaa tällä hetkellä toteutusta, perehdytystä, koulutusta, dokumentaatiota ja tukiresursseja alustansa ympärillä. Tietokeskus tarjoaa itsepalvelureferenssikerroksen toteutuksen ja tukiprosessien ohella.
Onko vaiheittainen käyttöönotto parempi kuin kaiken muuttaminen kerralla?
Usein, mutta vain silloin, kun ensimmäinen vaihe muodostaa täydellisen ja käyttökelpoisen työnkulun.
Projektin jakaminen vaiheisiin voi vähentää muutosten määrää, jotka käyttäjien ja toteutustiimien on vahvistettava kerralla. Kuitenkin yhden työnkulun jakaminen keskeneräisten järjestelmien kesken voi aiheuttaa lisäsekaannusta.
Hyödyllisen ensimmäisen vaiheen tulisi olla selkeä alku, loppu, omistaja, toimintarekisterit ja hyväksymiskriteerit.
Myöhemmät vaiheet voivat sitten laajentaa alustaa lisätyönkulkuihin, integraatioihin, automaatioon tai raportointiin sen jälkeen, kun ensimmäinen toimintamalli on vakaa.
Mikä on käytännöllinen kiinteistöhallinnan teknologian omaksumisprosessi?
- Määritä operatiivinen ongelma. Ilmoita, mitä on muutettava ja miksi nykyinen työnkulku ei ole riittävä.
- Kartoitus nykyisestä prosessista. Tunnista käyttäjät, tiedot, järjestelmät, hyväksynnät, siirrot, poikkeukset ja raportointivaatimukset.
- Määritä kohde työnkulku. Päätä, mitkä vaiheet tulisi säilyttää, muuttaa, hävittää tai automatisoida.
- Inventoi tiedot ja integraatiot. Tunnista, mitä on siirrettävä ja mitkä ulkoiset järjestelmät on pidettävä yhteydessä.
- Määritä hallittu toteutusscope. Valitse koherentti ensimmäinen julkaisu sen sijaan, että yrittäisit suunnitella jokaista prosessia samanaikaisesti.
- Määritä ja testaa todellisia skenaarioita. Sisällytä tavalliset työnkulut sekä peruutukset, korjaukset, hyväksyntäepäonnistumiset, epätavalliset maksut ja muut poikkeukset.
- Kouluta käyttäjiä roolittain. Opeta ihmisille heidän suorittamansa työ ja miten käsitellä heille merkityksellisiä poikkeuksia.
- Aloita selkeällä omistajuudella. Määritä, kuka käsittelee järjestelmäkysymyksiä, työnkulku päätöksiä, teknisiä ongelmia ja kiireellisiä operatiivisia poikkeuksia.
- Mittaa omaksumista ja hienosäädä. Tarkista todellinen järjestelmän käyttö, prosessin suorituskyky, tukimallit, tietojen laatu ja ratkaisemattomat työnkulkuongelmat.
Helpottaako pilvipohjaisen ohjelmiston valinta omaksumista?
Pilvitoimitus voi poistaa tarpeen asentaa ja ylläpitää sovellusta paikallisilla palvelimilla, mutta se ei poista operatiivista toteutusta.
Pilvijärjestelmä voi silti vaatia:
- Työnkulun konfigurointi
- Tietojen siirto
- Integraatiotyö
- Käyttäjäoikeudet
- Testaus
- Koulutus
- Prosessin omistajuus
- Muutoksenhallinta
Arvioi pilviarkkitehtuuri ja toteutuksen valmius erillisinä mutta liittyvinä kysymyksinä.
Missä AI ja automaatio sopivat teknologian omaksumiseen?
Automaatio on hyödyllisintä sen jälkeen, kun organisaatio ymmärtää prosessin, jonka se haluaa automatisoida.
Sääntöihin perustuva automaatio voi tukea tehtäviä, kuten reititystä, ilmoituksia, hyväksyntöjä, tehtäviä ja muita ennakoitavia työnkulkuaskelia.
AI voi lisätä analyysiä, kuten tiivistämistä, kaavion tunnistamista, ennustamista, luokittelua tai suosituksia, kun sopivia tietoja ja työnkulkuja on olemassa.
Molempia ei tulisi käyttää epäselvän toimintaprosessin peittämiseen.
Miksi alustan arkkitehtuuri on tärkeä?
Teknologiapäätös vaikuttaa enemmän kuin vain ensimmäiseen toteutukseen. Tulevat vaatimukset voivat sisältää uusia tietoja, työnkulkuja, käyttäjärooleja, integraatioita, raportteja, automaatiota tai lisätoimintamalleja.
Booking Ninjas on Salesforce-pohjainen alusta varauksille ja toiminnoille . Sen operatiiviset sovellukset voivat käyttää laajempaa Salesforce-perustaa tietosuhteille, oikeuksille, automaatiolle, raportoinnille ja integraatiolle.
Tämä voi vähentää riskin luoda toinen eristetty operatiivinen sovellus, kun Salesforce jo näyttelee tärkeää roolia organisaation teknologisessa ympäristössä.
Merkittävät uudet vaatimukset voivat silti vaatia suunnittelua, konfigurointia, kehittämistä, integraatiota, testausta ja toteutustyötä.
Opi lisää Salesforce-perustasta Booking Ninjasin takana .
Mitä sinun tulisi arvioida ennen uuden alustan valintaa?
| Arviointialue | Kysymys, joka on esitettävä |
|---|---|
| Työnkulun soveltuvuus | Voiko toimittaja osoittaa todellisen prosessimme, mukaan lukien poikkeukset? |
| Konfigurointi | Mitkä vaatimukset ovat vakioita, konfiguroitavia, integroituja tai mukautettuja? |
| Tiedot | Mitä siirretään, mitä ei, ja kuka vahvistaa tuloksen? |
| Integraatiot | Mitkä järjestelmät jäävät, mitä tietoa liikkuu niiden välillä ja miten epäonnistumiset käsitellään? |
| Käyttäjät | Mitkä roolit käyttävät alustaa, mitä oikeuksia he tarvitsevat ja mitä koulutusta vaaditaan? |
| Toteutus | Mitkä ovat vaiheet, riippuvuudet, vastuut ja hyväksymiskriteerit? |
| Tuki | Mitä tapahtuu go-live -tilanteen jälkeen, kun käyttäjät löytävät ongelman tai työnkulku tarvitsee säätöä? |
| Laajentaminen | Voiko tulevia prosesseja lisätä ilman, että alusta vaihdetaan heti? |
Miten Booking Ninjas lähestyy operatiivista teknologian omaksumista?
Booking Ninjas on Salesforce-pohjainen alusta varauksille ja toiminnoille. Alusta yhdistää operatiiviset tiedot Salesforce-työnkulkuihin, oikeuksiin, raportointiin, automaatioon ja integraatiokykyihin.
Toteutus on silti suunniteltava organisaation todellisen toimintamallin, olemassa olevien tietojen, liitettyjen järjestelmien, käyttäjien ja vaadittujen työnkulkujen ympärille.
Määritä rakenteelliset prosessit, reititys, hyväksynnät, tehtävät, eskalointi ja operatiiviset työnkulut.
Tutki Työnkulku & Prosessinhallinta →Yhdistä ulkoiset taloudelliset, CRM-, maksut, analytiikka- ja operatiiviset alustat vaaditun arkkitehtuurin mukaan.
Tutki Integraatiot →Katso, kuinka Booking Ninjas käyttää Salesforcea toiminnan tietueiden, työnkulkujen, raportoinnin, käyttöoikeuksien ja laajennettavuuden perustana.
Tutustu Salesforceen →Tarkista perehdytys, alusta, asiakasportaalit ja Salesforce-org ohjeet Booking Ninjas -kokemuksen ympärillä.
Tutustu Tietokeskukseen →Tarkista ajankohtaiset vastaukset toteutukseen, tietojen siirtoon, koulutukseen, tukeen, integraatioihin, hinnoitteluun ja alustan käyttöön.
Tutustu Booking Ninjasin UKK:hon →Usein kysytyt kysymykset
Mikä on suurin este kiinteistöhallintoteknologian käyttöönotolle?
Ei ole yhtä ainoaa estettä kaikille organisaatioille. Yleisiä ongelmia ovat epäselvät vaatimukset, heikko työnkulun suunnittelu, integraatio epävarmuus, huono tietolaatu, toteutuskustannukset, rajallinen käyttäjä osallistuminen, riittämätön koulutus ja epäselvä omistajuus sen jälkeen, kun järjestelmä on otettu käyttöön.
Kuinka kiinteistöhallitsijat voivat vähentää vastarintaa uutta ohjelmistoa kohtaan?
Osallista työnkulun suorittavat henkilöt, selitä muutoksen toiminnallinen syy, testaa realistisia skenaarioita, yksinkertaista tarpeettomia vaiheita, kouluta käyttäjiä heidän rooliensa mukaan, ja ylläpidä selkeää tukipolkua lanseerauksen jälkeen.
Pitäisikö kiinteistöhallitsijoiden korvata kaikki perinteiset järjestelmät kerralla?
Ei välttämättä. Nykyiset kirjanpito-, ERP-, CRM-, maksaminen, pääsy-, tai muut erikoisjärjestelmät voivat edelleen olla osa arkkitehtuuria. Tärkeä päätös on, mikä järjestelmä omistaa kunkin prosessin ja tietueen ja kuinka vaadittavat tiedot liikkuvat järjestelmien välillä.
Poistaako pilviohjelmisto toteutustarpeen?
Ei. Pilviohjelmisto voi vähentää paikallisia infrastruktuurivaatimuksia, mutta organisaatiot voivat silti tarvita työnkulun konfigurointia, tietojen siirtoa, integraatioita, käyttöoikeuksia, testausta, koulutusta ja muutoksenhallintaa.
Voiko automaatio helpottaa ohjelmiston käyttöönottoa?
Automaatio voi yksinkertaistaa ennakoitavia työnkulkuvaiheita sen jälkeen, kun organisaatio on määrittänyt prosessin, säännöt, omistajuuden ja poikkeukset. Epäselvän prosessin automatisointi voi sen sijaan tehdä toteutusongelmista vaikeampia tunnistaa.
Kuinka tekoäly tulisi tuoda kiinteistöhallinnan toimintoihin?
Aloita määritellyllä käyttötapauksella ja tarvittavilla tiedoilla sen tukemiseksi. Tekoäly voi auttaa tehtävissä, kuten tiivistämisessä, luokittelussa, ennustamisessa, kaavion tunnistamisessa, priorisoinnissa tai suosituksissa, kunhan tarvittavat tiedot ja työnkulut ovat olemassa. Ihmisen tarkistus voi silti olla tarpeen poikkeuksille tai suurille päätöksille.
Onko Booking Ninjas rakennettu Salesforceen?
Kyllä. Booking Ninjas on Salesforce-native alusta varauksille ja toiminnoille. Sen toiminnalliset sovellukset käyttävät Salesforcea yhdistettyjen tietojen, työnkulkujen, käyttöoikeuksien, automaation, raportoinnin ja integraation perustana.
Aloita työnkulusta, jota tarvitset parantaaksesi
Näytä Booking Ninjasille, miten nykyinen toimintasi toimii, missä esteet ovat ja mitkä järjestelmät tarvitsevat pysyä yhteydessä. Keskustelu voi sitten keskittyä tarvittavaan toteutukseen sen sijaan, että se olisi yleinen ominaisuusnäyttö.
.jpg)
