Hotellin henkilöstön tehokkuuden parantaminen ei tarkoita vain sitä, että pyydetään vähemmän työntekijöitä tekemään enemmän työtä. Se tarkoittaa tarpeettoman koordinoinnin, päällekkäisen syötön, tilan metsästyksen, epäselvän omistajuuden ja toistuvien tehtävien vähentämistä, jotta henkilökunta voi käyttää enemmän työaikaansa niihin aktiviteetteihin, jotka todella vaativat heitä.
Teknologian tulisi poistaa vältettävissä olevat siirrot ilman, että se poistaa inhimillistä arviointia, vieraanvaraisuutta ja poikkeustenkäsittelyä, joita asiakkaat ja päivittäiset hotellitoiminnot edelleen tarvitsevat.
Mitä henkilöstön tehokkuus tarkoittaa hotellitoiminnoissa?
Hotellin henkilöstön tehokkuus on kyky suorittaa vaadittava työ selkeällä omistajuudella, ajantasaisella tiedolla, asianmukaisilla työkaluilla ja mahdollisimman vähäisellä tarpeettomalla koordinoinnilla.
Se ei ole sama kuin henkilöstömäärän minimointi.
Tehokas hotellityönkulku tulisi auttaa henkilökuntaa vastaamaan:
- Mitä on tehtävä?
- Kuka omistaa seuraavan toimenpiteen?
- Kuinka kiireellistä se on?
- Mitä asiakasta tai huonetta se koskee?
- Mitä tietoa tarvitaan?
- Mikä on nykyinen tila?
- Mitä tapahtuu, jos se viivästyy?
- Mikä vahvistaa valmistumisen?
Missä hotellissa henkilöstön aikaa hukataan?
Monet viivästykset johtuvat osastojen välisestä välistä enemmän kuin itse yksittäisestä tehtävästä.
| Operatiivinen ongelma | Mitä henkilöstö lopulta tekee | Parempi toimintamalli |
|---|---|---|
| Irrotettu huoneen tila | Vastaanotto ottaa yhteyttä siivoukseen kysyäkseen, onko huone valmis. | Huoneen valmiustilan päivitykset jaetussa operatiivisessa työnkulussa. |
| Pyyntöjä saapuu joka puolelle | Henkilöstö etsii sähköposteista, puheluista, chatista, muistiinpanoista tai suullisista viesteistä ymmärtääkseen, mitä on vielä avoinna. | Rakennettu pyyntöjen vastaanotto omistajuudella, tilalla, prioriteetilla ja eskalaatiolla. |
| Huolto viestii epävirallisesti | Ongelmia siirretään osastojen välillä puutteellisella kontekstilla. | Työtilaukset on liitetty huoneeseen, ongelmaan, omistajaan, prioriteettiin ja tilaan. |
| Rutiinitehtävät luodaan manuaalisesti uudelleen | Henkilöstö määrittää toistuvasti ennakoitavaa työtä saman operatiivisen tapahtuman jälkeen. | Säännöt laukaisevat tehtäviä, ilmoituksia tai työnkulkuja, joissa seuraava toimenpide on tiedossa. |
| Ei jaettua operatiivista tilaa | Johtajat pitävät kokouksia tai lähettävät viestejä vain selvittääkseen, mitä on tapahtumassa. | Jaetut hallintapaneelit ja tilatiedot näyttävät avoimen työn, omistajuuden, pullonkaulat ja poikkeukset. |
Miltä yhteydessä oleva hotellityönkulku näyttää?
Varaus, lähtö, asiakaspalvelupyyntö, huoneen tilan muutos tai ongelma luo operatiivisen tarpeen.
Järjestelmä luo tai ohjaa asianmukaisen pyynnön, tehtävän, työtilauksen, ilmoituksen tai työnkulun.
Vastuullinen henkilöstön jäsen toimii huoneen, asiakkaan, prioriteetin, eräpäivän ja muun relevantin kontekstin ollessa saatavilla.
Tilapäivitykset tiedottavat riippuvaisia tiimejä ja tarjoavat tietoa eskalaatiota, raportointia ja prosessien parantamista varten.
Booking Ninjas' Toiminta ympäristö tarjoaa laajemman Salesforce-native-kerroksen työvoiman koordinoinnille, pyynnöille, tehtäville, työtilauksille, työnkuluille, tarkastuksille, siivoukselle ja operatiiviselle hallinnalle.
Miten varauksien tulisi laukaista operatiivista työtä?
Varaus ei ole vain vastaanottotietue. Saapuminen, lähtö, jatko, huoneen vaihto ja peruutus voivat kaikki vaikuttaa työhön muissa osastoissa.
Esimerkiksi lähtö voi vaikuttaa:
- Huoneen käyttöaste
- Siivouksen työkuorma
- Huoneen tarkastus
- Huollon seuranta
- Varaston saatavuus
- Vastaanoton valmius
Booking Ninjas' Sisään- ja uloskirjautumis työnkulut voivat yhdistää saapumis- ja lähtötilan laajempaan varaustilanteeseen ja operatiiviseen ympäristöön.
Miten hotellit voivat parantaa siivouksen tehokkuutta?
Siivous on helpompi koordinoida, kun siivoustyö seuraa todellista huone- ja oleskelutilaa.
Sen sijaan, että luotettaisiin toistuviin puheluihin tai staattisiin luetteloihin, rakenteellinen työnkulku voi yhdistää:
- Asiakkaan lähtö
- Huoneen tila
- Siivoustehtävä
- Määrätty henkilöstön jäsen
- Prioriteetti
- Tarkastusvaatimus
- Valmistumisen tila
- Vastaanoton näkyvyys
Booking Ninjas' nykyinen Toiminta-sarja sisältää Siivoushallinnan siivousaikatauluja, huoneen tilan seurantaa, tehtäviä, tarkastuksia, valmiutta ja operatiivista näkyvyyttä.
Tärkeä tehokkuuden parannus tulee huoneen tilan ja työn välisestä yhteydestä - ei siitä, että oletetaan, että jokaisen huoneen tulisi aina seurata samaa siivousjärjestystä.
Miten asiakas- ja sisäiset pyynnöt tulisi siirtää hotellitiimien välillä?
Henkilöstön ei pitäisi joutua manuaalisesti määrittämään omistajuutta joka kerta, kun tavallinen pyyntö saapuu.
Rakennettu pyyntötietue voi tallentaa:
- Asiakas tai pyyntötekijä
- Huone tai sijainti
- Pyyntökategoria
- Prioriteetti
- Määrätty osasto
- Nykyinen omistaja
- Tila
- Ratkaisuhistoria
Booking Ninjas' Pyyntöjen hallinta tukee rakenteellista vastaanottoa, priorisointia, ohjausta, omistajuuden, tilan seurannan, ilmoituksia ja eskalaatiota.
Pyyntö pyyhkeistä, siivouksen seuranta, huolto-ongelma tai muu rutiinipalvelupyyntö voi siten siirtyä asianmukaiseen työnkulkuun ilman, että se jää loukkuun postilaatikkoon tai suulliseen siirtoon.
Milloin hotellityöstä tulisi tulla tehtävä?
Tehtävä on hyödyllinen, kun tietty toimenpide tarvitsee omistajan, prioriteetin, eräpäivän, tilan ja valmistumisen tietueen.
Booking Ninjas' Tehtävien hallinta tukee tehtävien luomista, määrittämistä, priorisointia, seurantaa, ilmoituksia, eskalaatiota ja raportointia Salesforce-sisällä.
Tehtävät voidaan liittää varauksiin, omaisuuteen tai operatiivisiin työnkulkuun, jotta toimenpiteen suorittava työntekijä ei tarvitse rakentaa kontekstia erikseen.
| Operatiivinen tapahtuma | Mahdollinen tehtävä | Hyödyllinen konteksti |
|---|---|---|
| Lähtö kirjattu | Valmistele huone kääntöä varten. | Huone, lähtötila, prioriteetti, seuraava saapuminen. |
| Asiakaspalvelupyyntö vastaanotettu | Toimita tai ratkaise pyydetty palvelu. | Asiakas, huone, pyyntötyyppi, kiireellisyys. |
| Tarkastus epäonnistuu | Suorita korjaava toimenpide. | Löytö, sijainti, vastuullinen tiimi, tarvittava seuranta. |
| Operatiivinen määräaika lähestyy | Tarkista tai suorita vaadittu vaihe. | Eräpäivä, omistaja, prosessi, eskalaatiosääntö. |
Miten huoltotyö tulisi yhdistää hotellitoimintoihin?
Huollon tehokkuus paranee, kun henkilöstö voi nähdä ongelman, sijainnin, prioriteetin, vastuun, työtilan ja vaikutuksen hotellitoimintoihin samassa prosessissa.
Booking Ninjas' Työtilaushallinta tukee huolto- ja palvelutyötä luomisesta ja määrittämisestä tilan seurantaan, eskalaatioon, valmistumiseen ja historiallisten raporttien laatimiseen.
Työtilaus voi liittyä:
- Kiinteistö
- Huone tai laitos
- Ilmoitettu ongelma
- Prioriteetti
- Määrätty työntekijä tai tiimi
- Toiminnallinen vaikutus
- Tila
- Valmistumishistoria
Se helpottaa siivousta, vastaanottoa, huoltoa ja johtoa työskentelemään saman toiminnallisen tilan mukaan sen sijaan, että he ylläpitäisivät itsenäisiä tulkintoja ongelmasta.
Mitä hotellitehtäviä tulisi automatisoida?
Automatisoi vaiheet, jotka ovat ennakoitavissa, sääntöjen ohjaamia ja riittävän matalariskisiä toteutettavaksi ilman, että tarvitaan uutta arviointia joka kerta.
Esimerkkejä voivat olla:
- Pyyntöjen reitittäminen kategorian mukaan
- Määrätyn tehtävän määrittäminen
- Tilatiedotuksen lähettäminen
- Myöhästyneen työn eskaloiminen
- Hyväksynnän käynnistäminen
- Seurantatoimenpiteen luominen
- Työnkulun vaiheen päivittäminen
- Valmistumisen kirjaaminen
Booking Ninjas' Työnkulku & Prosessinhallinta tukee ehdollista reititystä, monivaiheisia hyväksyntöjä, roolipohjaisia tehtäviä, eskalaatiota, haarautuvaa logiikkaa, ilmoituksia ja alatehtäviä.
Missä asiakaspalvelu voi vähentää rutiininomaista henkilöstötyötä?
Itsepalvelu on hyödyllistä, kun asiakkaat voivat turvallisesti suorittaa ennakoitavan toiminnan ilman, että henkilöstön tarvitsee syöttää samaa tietoa uudelleen.
Booking Ninjas' Itsepalvelukioski tukee konfiguroitavia sisäänkirjautumisprosesseja, jotka voivat yhdistää kioskin aktiviteetin varaus- ja Salesforce-tietoihin.
The Asiakassivusto voi tarjota hallittua asiakaspääsyä varausyksityiskohtiin, sallittuihin varausmuutoksiin, laskuihin, maksuihin, asiakirjoihin, viestintään ja palvelupyyntöihin.
Sopiva itsepalvelu voi vähentää rutiininomaisten transaktioiden määrää, jotka henkilöstön on suoritettava manuaalisesti, pitäen samalla poikkeukset ihmiskäsittelyssä.
Itsepalvelu ei saisi korvata henkilöstöä, kun tilanne liittyy hätätapaukseen, riitaan, monimutkaiseen poikkeukseen, saavutettavuustarpeeseen, herkkiin keskusteluihin tai muuhun vuorovaikutukseen, jossa ihmistuki on tarpeen.
Mitkä hotellin kosketuspisteet tarvitsevat edelleen ihmisiä?
Toiminnallisen teknologian tarkoitus ei ole tehdä jokaisesta asiakaskohtaamisesta digitaalista.
Ihmisten osallistuminen on erityisen hyödyllistä, kun:
- Asiakkaalla on epätavallinen pyyntö
- Palveluhäiriö tarvitsee korjausta
- Politiikan poikkeus vaatii arviointia
- Maksua tai varausta kiistetään
- Turvallisuushuoli vaatii välitöntä huomiota
- Asiakkaalla on lisäaputarve
- Useiden osastojen on koordinoitava poikkeus
- Vuorovaikutus itsessään on osa vieraanvaraisuuskokemusta
Miten aikataulutuksen tulisi liittyä toiminnalliseen kysyntään?
Aikataulupäätökset ovat vahvempia, kun johtajat voivat verrata henkilöstötarpeita todelliseen ja odotettuun toiminnalliseen toimintaan.
Hyödyllinen konteksti voi sisältää:
- Odotetut saapumiset
- Odotetut lähdöt
- Käytössä olevat huoneet
- Siivouskuormitus
- Avoimet pyynnöt
- Avoimet työtilaukset
- Aikataulutetut tapahtumat tai palvelut
- Tunnettu henkilöstön saatavuus
Booking Ninjas' Toimintaympäristö sisältää tällä hetkellä työvoiman, henkilöstön, läsnäolon ja vuorohallintokyvyt yhdessä toiminnallisten tehtävien ja työnkulun hallinnan kanssa.
Tämä ei tarkoita, että henkilöstön tulisi määrittää pelkästään käyttöasteen prosenttiosuuden mukaan. Eri kiinteistöt, palvelumallit, osastot, työntekijöiden taidot, sopimukset ja toimintaympäristöt voivat vaatia erilaista kattavuutta.
Mitä hotellien tulisi mitata löytääkseen toiminnallisia pullonkauloja?
Mittaa työnkulku, joka aiheuttaa ongelman sen sijaan, että käyttäisit yhtä yleistä "henkilöstön tuottavuus" -pistettä.
| Toiminnallinen kysymys | Hyödylliset mittarit |
|---|---|
| Missä työ odottaa? | Avoimet pyynnöt, tehtävät, työtilaukset, myöhästyneet työt, työnkulun ikä. |
| Missä siirrot hidastuvat? | Aika luomisen, määräämisen, hyväksymisen, toiminnan ja valmistumisen välillä. |
| Valmistuvatko huoneet tarvittaessa? | Huoneen tila, siivoustila, tarkastustila, seuraava saapuminen. |
| Mitkä ongelmat toistuvat? | Pyyntöjen kategoriat, huoltohistoria, toistuvat huone- tai omaisuusongelmat. |
| Onko työkuormitus keskittynyt? | Avoimet tehtävät tiimin, henkilön, sijainnin, kategorian ja prioriteetin mukaan. |
| Missä poikkeukset lisääntyvät? | Eskalaatiot, uudelleen määrätyt työt, epäonnistuneet työnkulut, kiistetyt pyynnöt, korjaavat toimenpiteet. |
Booking Ninjas' Näkemykset ympäristö tarjoaa raportointi- ja päätöksentukikykyjä toiminnallisten, taloudellisten ja asiakastietojen osalta.
Missä AI voi tukea hotellin henkilöstön tehokkuutta?
AI voi tukea henkilöstön tehokkuutta, kun riittävästi toiminnallista dataa on saatavilla sen tulkitsemiseksi tai priorisoinnin avustamiseksi.
Riippuen toteutuksesta, hyödyllisiä sovelluksia voivat olla:
- Toistuvien pullonkaulojen tunnistaminen
- Myöhästymisriskin mallien korostaminen
- Työkuormituksen analyysin tukeminen
- Pyyntöjen luokittelu
- Toiminnallisen toiminnan tiivistäminen
- Kysynnän ennusteiden tukeminen
- Arvioitavien kohteiden priorisointi
- Epätavallisten toiminnallisten mallien esiin tuominen
AI:n tuloksia tulisi käsitellä päätöksenteon tukena, kun se on tarkoituksenmukaista, erityisesti kun henkilöstö, palvelun palautus, turvallisuus tai muu merkittävä toiminnallinen päätös on mukana.
Miten hotelli voi parantaa henkilöstön tehokkuutta askel askeleelta?
- Kartoitus todellisesta päivittäisestä työnkulusta. Aloita yhdestä prosessista, kuten huoneen vaihtamisesta, asiakaspyyntöjen, huollon, saapumisen tai lähdön.
- Tunnista toiminnallinen laukaisin. Määritä, mikä tapahtuma luo työn ja mistä tieto syntyy.
- Määritä omistajuus. Määritä, mikä henkilö, rooli tai osasto on vastuussa jokaisesta vaiheesta.
- Määritä tilat ja siirrot. Tee selväksi, milloin työ on uusi, määrätty, kesken, estetty, valmis tai eskaloitu.
- Yhdistä asiaankuuluvat tiedot. Tee asiakas, huone, varaus, pyyntö, omaisuus tai maksukonteksti saataville siellä, missä työntekijä tarvitsee sitä.
- Automatisoi ennakoitava koordinointi. Käytä sääntöjä reitittämiseen, määräyksiin, ilmoituksiin, hyväksyntöihin ja seurantaan, kun vaadittava toimenpide on selkeä.
- Määritä inhimilliset poikkeukset. Päätä, mitkä tilanteet tulisi pysäyttää automaatio ja siirtää henkilölle tarkistettavaksi.
- Kouluta työnkulun ja roolin mukaan. Opeta työntekijöitä, miten heidän oma työnsä etenee prosessin läpi sen sijaan, että näytät jokaisen ominaisuuden ohjelmistossa.
- Mittaa työnkulku lanseerauksen jälkeen. Tarkista odottava työ, pullonkaulat, toistuvat ongelmat, siirtojen viivästykset, poikkeukset ja käyttäjäpalautteet ennen kuin muutat prosessia uudelleen.
Miten Booking Ninjas yhdistää hotellin henkilöstön työnkulut?
Booking Ninjas on Salesforce-alustalla varaus- ja toimintatoimintoja varten . Sen vieraanvaraisuusympäristö voi yhdistää varauksia, asiakkaita, maksuja, siivousta, pyyntöjä, huoltoa, tehtäviä, työnkulkuja, ja raportointia laajemman Salesforce-alustan sisällä.
Käytännön tavoite on pitää toiminnallinen konteksti kiinnitettynä työhön sen liikkuessa hotellitiimien välillä.
Yhdistä varaukset, vieraat, maksut, siivous, päivittäiset toiminnot ja raportointi vieraanvaraisuuden työnkulkujen yli.
Tutustu vieraanvaraisuuteen →Koordinoi työvoimaa, pyyntöjä, tehtäviä, ylläpitoa, tarkastuksia, työnkulkujen toteutusta ja operatiivista näkyvyyttä.
Tutustu toimintoihin →Tallenna, priorisoi, ohjaa, määritä, seuraa ja nosta esiin vieraan tai operatiivisia pyyntöjä.
Tutustu pyyntöjen hallintaan →Luo ja määritä operatiivisia toimia omistajuudella, prioriteetilla, määräajoilla, statuksella ja valmistumishistorialla.
Tutustu tehtävien hallintaan →Hallitse ylläpito- ja palvelutyötä luomisesta määräämiseen, toteutukseen, eskalointiin ja valmistumiseen.
Tutustu työtilaushallintaan →Yhdistä reititys, hyväksynnät, määritykset, ilmoitukset, eskalointi, haarautuva logiikka ja alavirran operatiivinen työ.
Tutustu työnkulku- & prosessinhallintaan →Anna vieraille hallittu pääsy varauksiin, maksuihin, viestintään, asiakirjoihin ja määritettyihin palvelupyyntöihin.
Tutustu vieraiden portaaliin →Tarkastele operatiivisia, asiakas- ja taloustietoja yhdistettyjen raporttien ja päätöksentukityönkulkujen kautta.
Tutustu näkemyksiin →Usein kysytyt kysymykset
Kuinka hotellit voivat parantaa henkilöstön tehokkuutta?
Hotellit voivat parantaa henkilöstön tehokkuutta vähentämällä päällekkäistä syöttöä, epäselvää omistajuutta, manuaalisia tilatarkistuksia, eristyneitä pyyntöjä, toistuvaa tehtävien määritystä ja tarpeettomia siirtoja. Teknologia on hyödyllisintä, kun se yhdistää operatiiviset tapahtumat ihmisiin ja työnkulkuihin, jotka ovat vastuussa seuraavasta toiminnasta.
Tarkoittaako hotelliautomaation vähentämistä henkilöstöä?
Ei. Automaatio voi vähentää toistuvaa koordinointia ja hallinnollista työtä, mutta henkilöstötarpeet riippuvat kiinteistön palvelumallista, käyttöasteesta, työkuormasta, rooleista, aukioloajoista ja vieraiden vaatimuksista. Automaatio tulisi tukea henkilöstöä sen sijaan, että sitä käsiteltäisiin automaattisena henkilöstön vähentämisen kaavana.
Kuinka teknologia voi parantaa siivouksen tehokkuutta?
Teknologia voi yhdistää vieraiden lähtöjä, huoneen tilaa, siivoustehtäviä, tarkastuksia, valmistumisen tilaa ja vastaanoton näkyvyyttä, jotta siivoustyö seuraa nykyisiä toimintatiloja sen sijaan, että se luottaisi erillisiin luetteloihin ja toistuviin manuaalisiin päivityksiin.
Voiko hotellivieraiden pyyntöjä ohjata automaattisesti?
Kyllä, kun reitityssäännöt on määritetty. Booking Ninjasin pyyntöjen hallinta voi määrittää pyyntöjä tekijöiden, kuten kategorian, prioriteetin, roolin tai osaston mukaan ja voi laukaista ilmoituksia, eskalointeja, hyväksyntöjä ja seurantatyönkulkuja.
Pitäisikö jokainen hotellitehtävä automatisoida?
Ei. Ennakoitava ja sääntöjen ohjaama koordinointi on yleensä vahvempi ehdokas automaatiolle kuin epätavalliset, herkät, kiistanalaiset tai suurivaikutteiset tilanteet. Hotellien tulisi määrittää, missä automaatio loppuu ja ihmisen tarkistus alkaa.
Voiko vieraiden itsepalvelu vähentää vastaanoton työtä?
Itsepalvelu voi vähentää henkilöstön osallistumista asianmukaisiin rutiini toimiin, kuten määritettyihin sisäänkirjautumistoimiin, varauspääsyyn, maksuihin, asiakirjoihin ja palvelupyyntöihin. Henkilöstön tulisi pysyä saatavilla poikkeuksille, avustukselle, kiistoille, turvallisuushuolille, ja vuorovaikutuksille, joista on hyötyä ihmispalvelusta.
Voiko tekoäly parantaa hotellihenkilöstön tehokkuutta?
Tekoäly voi tukea kaavojen tunnistamista, luokittelua, ennustamista, priorisointia, tiivistämistä ja työkuorman analysointia, kun asiaankuuluvia operatiivisia tietoja on saatavilla. Sitä tulisi käsitellä päätöksentuen tukena sen sijaan, että se olisi takeena alhaisemmista työvoimakustannuksista tai paremmista palvelutuloksista.
Onko Booking Ninjas rakennettu Salesforceen?
Kyllä. Booking Ninjas on Salesforce-alustalle rakennettu alusta varauksille ja toiminnoille, mikä mahdollistaa hotellivaraukset, operatiiviset tehtävät, työnkulut, asiakastiedot, raportoinnin, käyttöoikeudet, automaation ja integraatiot laajemman Salesforce-alustan perustan hyödyntämiseksi.
Paranna siirtoja, ei vain yksittäisiä tehtäviä
Katso, kuinka Booking Ninjas voi yhdistää varaukset, siivouksen, vieraspyyntöjä, ylläpitoa, tehtäviä, itsepalvelua ja hotellin työnkulkuja Salesforce-alustalla toimivassa ympäristössä.
