Digitaalinen muutos hotellissa tarkoittaa varausten, vierastietojen, maksujen, henkilöstön työnkulkujen, palvelupyyntöjen ja raportoinnin uudelleen suunnittelua, jotta ne toimivat yhdessä liitetyissä digitaalisissa järjestelmissä. Tavoitteena ei ole lisätä enemmän ohjelmistoja. Tavoitteena on tehdä hotellin toiminnoista helpommin nähtäviä, hallittavia, automatisoituja ja parannettavia.
Mitä digitaalinen muutos tarkoittaa hotellille?
Hotellin digitaalinen muutos on laajempaa kuin paperiprosessin siirtäminen näytölle. Se muuttaa sitä, miten tieto liikkuu vieraan matkan ja sen taustalla olevien toimintatiimien välillä.
Esimerkiksi varaus voi vaikuttaa huoneiden saatavuuteen, vierasviestintään, maksustatukseen, siivousvalmisteluihin, vastaanoton toimintaan, johdon raportointiin ja tulevaan vierashistoriaan. Kun nämä prosessit riippuvat erillisistä tiedoista, henkilöstön on toistuvasti sovitettava yhteen, mitä tapahtui. Liitetty toimintamalli vähentää tätä fragmentoitumista.
Yleisiä merkkejä siitä, että hotellilla on edelleen fragmentoituneet digitaaliset toiminnot
- Varaustiedot kopioidaan manuaalisesti järjestelmien välillä.
- Vieras historia on vaikea nähdä vastaanottotyökalun ulkopuolella.
- Maksut ja laskut sovitetaan erikseen varauksista.
- Siivous-, kunnossapito- tai palvelutehtävät riippuvat puheluista tai keskusteluista.
- Johtajat rakentavat raportteja yhdistämällä useita vientitiedostoja.
- Uuden työnkulun lisääminen vaatii toisen eristyneen sovelluksen.
Mitä hotellin toimintoja digitaalinen muutos pitäisi yhdistää?
Oikea laajuus riippuu hotellin koosta, palvelumallista, olemassa olevasta teknologiasta ja operatiivisista prioriteeteista. Useimmissa tapauksissa hyödyllinen kysymys ei ole se, pitäisikö jokainen työkalu vaihtaa, vaan se, voivatko hotellin tärkeimmät tiedot ja työnkulut pysyä yhteydessä.
| Alue | Mitä pitäisi pitää yhteydessä | Relevantti Booking Ninjas -kyvykkyys |
|---|---|---|
| Varaus | Vieraiden, oleskelupäivien, huone- tai yksikköinventaarion, tilamuutosten ja varauksen luoman operatiivisen toiminnan tiedot. | Varausten hallinta |
| Saatavuus | Inventaario, käyttöaste, rajoitukset ja resurssit, joita voidaan todella myydä tai osoittaa. | Saatavuuden hallinta |
| Vieras- ja tilitiedot | Profiilit, historia, mieltymykset, viestintä, tapahtumat ja suhteet, joita ei pitäisi olla eristyneinä tietueina. | Salesforce DNA |
| Laskutus ja maksut | Maksut, laskut, maksut, säädöt ja varaus tai palvelu, joka selittää taloudellisen toiminnan. | Laskutus & Maksu |
| Henkilöstön työnkulut | Tehtävät, hyväksynnät, määritykset, poikkeamat, muistutukset ja seuranta osastojen välillä. | Työnkulku & Prosessi |
| Raportointi | Operatiiviset, taloudelliset, vieraat ja johtotiedot, joita johtajat käyttävät ymmärtääkseen suorituskykyä. | Näkemykset |
| Ulkoiset järjestelmät | Kirjanpito, maksaminen, viestintä, analytiikka ja muut järjestelmät, jotka tarvitsevat edelleen tietojen vaihtoa hotellin toimintojen kanssa. | Integraatiot |
Mitä tapahtuu, kun hotellin toiminnot tulevat enemmän yhteyteen?
Digitaalinen muutos tulee hyödylliseksi, kun se parantaa sitä, miten todellinen työ liikkuu kiinteistössä. Arvo on operatiivisessa jatkuvuudessa: yksi toiminto voi päivittää tiedot, tiimit ja raportoinnin, jotka riippuvat siitä.
Varaustoiminta säilyttää kontekstinsa
Varaus voi pysyä yhteydessä vieraaseen, oleskeluun, huoneeseen, maksamiseen, viestintään ja myöhempään palvelutoimintaan.
Varausten hallinta →Työ liikkuu osastojen välillä
Toistettavat prosessit voivat ohjata tehtäviä, hyväksyntöjä, muistutuksia ja poikkeamia sen sijaan, että ne luottaisivat vain manuaaliseen seurantaan.
Työnkulku & Prosessi →Tulotoiminta pysyy selitettävänä
Maksut ja maksut ovat helpommin ymmärrettäviä, kun taloudelliset tiedot pysyvät yhteydessä varauksiin ja palveluihin niiden takana.
Laskutus & Maksu →Raportointi käyttää jaettuja operatiivisia tietoja
Johtajat voivat työskennellä yhteyksissä olevista tiedoista sen sijaan, että he odottavat useiden osastojen kokoavan erillisiä taulukkolaskentoja.
Näkemykset →Olemassa olevilla järjestelmillä voi olla määritelty rooli
Muutokset eivät automaattisesti vaadi jokaisen sovelluksen vaihtamista. Tarvittavat järjestelmät voidaan arvioida integraatiota varten.
Integraatiot →Toimintamalli voi jatkaa kehittymistä
Konfiguroitava perusta helpottaa uusien työnkulkujen, roolien, tietueiden, raportoinnin ja integraatioiden lisäämistä vaatimusten muuttuessa.
Salesforce DNA →Tämä sama periaate vaikuttaa myös personointiin. Hotelli voi hyödyntää paremmin vieraan kontekstia, kun profiili- ja operatiiviset tiedot ovat yhteydessä sen sijaan, että ne olisivat eristyneissä työkaluissa. Syvempää katselua tähän aiheeseen varten, katso opas yhteyksissä olevista hotellitiedoista ja vierasprofiileista .
Miten hotellin tulisi lähestyä digitaalista muutosta?
Aloita operatiivisesta ongelmasta, ei ohjelmistoluettelosta. Hotellit saavat selvemmän toteutustien, kun ne määrittelevät, mitkä tiedot, päätökset ja siirrot on parannettava ennen kuin valitaan, miten teknologiaa tulisi konfiguroida.
Dokumentoi, miten varaus muuttuu oleskeluksi, miten maksut käsitellään, miten henkilökunta saa työtä, missä poikkeamia esiintyy ja mitkä järjestelmät pitävät tärkeitä tietueita.
Päätä, mitkä vieras-, varaus-, huone-, maksut-, palvelu- ja operatiiviset tiedot tarvitsevat johdonmukaisen totuuden lähteen.
Aloita sieltä, missä henkilökunta toistuvasti syöttää tietoja uudelleen, sovittaa ristiriitaisia tietoja, odottaa hyväksyntöjä tai liikkuu manuaalisesti järjestelmien välillä.
Päätä, mitkä olemassa olevat kirjanpito-, maksaminen-, viestintä-, pääsy-, analytiikka- tai muut järjestelmät tulisi säilyttää ja mitkä tiedot on siirrettävä niiden välillä.
Konfiguroi, siirrä, testaa, kouluta ja hyväksy tärkeitä työnkulkuja vaiheittain, jotta hotelli voi validoida todelliset toiminnot ennen laajuuden laajentamista.
Seuraa tärkeitä operatiivisia tuloksia, sitten paranna mallia, kun uusia työnkulkuja, kiinteistöjä, palveluja tai raportointitarpeita ilmenee.
Kuinka kauan hotellin digitaalinen muutos kestää?
Hotellin digitaalisen muutoksen osalta ei ole luotettavaa yleistä aikarajaa. Kohdennettu työnkulku voidaan toteuttaa paljon nopeammin kuin koko kiinteistön laajuisen vaihdon, joka sisältää historiallisia tietoja, useita integraatioita, monimutkaisia laskutussääntöjä, mukautettuja prosesseja ja useita tiimejä.
Käytännön aikaraja riippuu laajuudesta, tietojen laadusta, siirtomäärästä, integraatiopääsystä, konfiguroinnista, testauksesta, koulutuksesta, hyväksynnästä ja muutettavien työnkulkujen määrästä. Vaiheittainen käyttöönotto on usein helpompi hallita kuin muuttaa muutosta yhdeksi suureksi kytkentätapahtumaksi.
Mitä hotellien tulisi arvioida ennen digitaalisen alustan valitsemista?
Voiko alusta edustaa hotellin todellista huone-, varaus-, palvelu-, laskutus-, henkilöstö- ja poikkeamatyönkulkuja pakottamatta jokaista osastoa samaan prosessiin?
Voivatko vieras-, varaus-, taloudelliset ja operatiiviset tiedot pysyä riittävän yhteydessä tukemaan palvelua, raportointia ja automaatiota?
Mitkä järjestelmät on säilytettävä, mitä käyttöliittymiä on saatavilla ja kuinka usein tietojen on siirryttävä niiden välillä?
Voivatko tiimit työskennellä jaetun tiedon avulla samalla kun säilytetään asianmukaiset pääsynhallintakontrollit, vastuudet ja hyväksymisrajat?
Voiko johto jäljittää raportit takaisin operatiivisiin tietoihin, jotka tuottivat luvut sen sijaan, että luotettaisiin toistuvaan manuaaliseen konsolidointiin?
Voiko toimintamalli mukautua uusiin palveluihin, kiinteistöihin, työnkulkuun, integraatioihin ja raportointivaatimuksiin ilman, että tarvitaan täydellistä uudelleenkäynnistystä?
Miten Booking Ninjas voi tukea hotellin digitaalista transformaatiota?
Booking Ninjas on Salesforce-pohjainen alusta varauksille ja toiminnoille. Hotelleille alusta voi tarjota konfiguroitavan ympäristön, joka yhdistää varaukset, asiakastiedot, taloudellisen toiminnan, työnkulut, raportoinnin ja integraatiot kiinteistön tarvitsemien toimintamallin ympärille.
The Hotellin hallintaohjelmistoratkaisu tarjoaa vieraanvaraisuuteen liittyvän operatiivisen kontekstin, kun taas Booking Ninjasin laajempi ominaisuusarkkitehtuuri tukee yksittäisiä varaus-, laskutus-, työnkulku-, raportointi- ja integraatioprosesseja sen takana.
Salesforce-pohjainen perusta on tärkein, kun hotelli haluaa operatiivisten tietojen osallistuvan laajempiin käyttöoikeuksiin, automaatioon, raportointiin, CRM:ään ja integraatiotyönkulkuun sen sijaan, että ne pysyisivät eristyksissä erillisessä operatiivisessa siilossa. Artikkeli Salesforce kiinteistöhallinnan perustana selittää tuota arkkitehtuuria tarkemmin.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä digitaalinen transformaatio tarkoittaa hotellialalla?
Hotellin digitaalinen transformaatio on prosessi, jossa hotellin toiminnot suunnitellaan uudelleen yhdistettyjen digitaalisten tietojen, työnkulkujen, automaation ja raportoinnin ympärille. Se voi sisältää varauksia, asiakastietoja, laskutusta, palvelutoimintoja, henkilöstöprosesseja, integraatioita ja johtamisen näkemyksiä.
Tarkoittaako digitaalinen transformaatio jokaisen hotellijärjestelmän korvaamista?
Ei. Hotelli voi pitää järjestelmiä, jotka edelleen suorittavat hyödyllistä roolia. Tärkeä kysymys on, voivatko nämä järjestelmät vaihtaa tietoja ja operatiivista kontekstia, jota laajempi työnkulku vaatii.
Onko PMS riittävä hotellin digitaaliseen transformaatioon?
PMS voi olla tärkeä perusta, mutta digitaalinen transformaatio on laajempi kuin huone- ja varausjohtaminen. Hotellin on myös otettava huomioon maksut, asiakastiedot, henkilöstön työnkulut, raportointi, integraatiot ja prosessit, jotka yhdistävät osastoja.
Mitä hotellin tulisi digitalisoida ensin?
Aloita korkeaa kitkaa aiheuttavasta työnkulusta, joka vaikuttaa tärkeisiin toimintoihin ja jota voidaan mitata selkeästi. Yleisiä ehdokkaita ovat varausluovutukset, maksujen käsittely, asiakaskommunikaatio, huoneen valmius, palvelupyyntö tai johtamisen raportointi.
Kuinka kauan hotellin digitaalinen transformaatioprojekti kestää?
Aikajana riippuu laajuudesta. Keskittynyt prosessi voi olla suhteellisen pieni, kun taas hotellin laajuinen ohjelma, joka sisältää siirtoja, integraatioita, mukautettuja työnkulkuja, testauksia ja koulutusta, voi vaatia paljon suurempaa toteutusponnistusta.
Miksi yhdistetyt hotellitiedot ovat tärkeitä?
Yhdistetyt tiedot antavat henkilöstölle ja johtajille johdonmukaisemman kontekstin asiakkaasta, varauksesta, maksusta, palvelusta ja operatiivisesta toiminnasta päätöksen taustalla. Se myös vähentää tarvetta toistuvasti sovittaa erillisiä tietueita.
Voiko digitaalista transformaatiota toteuttaa vaiheittain?
Kyllä. Vaiheittainen toteutus voi alkaa korkeimman prioriteetin työnkulusta, validoida se todellisten käyttäjien kanssa ja laajentaa sitten muihin osastoihin, integraatioihin, automaatioon ja raportointiin, kun vaatimukset kypsyvät.
Rakenna hotellitoiminta yhdistettyjen työnkulkujen ympärille
Jos hotellisi arvioi, miten varaukset, asiakastiedot, maksut, henkilöstöprosessit, raportointi ja olemassa olevat järjestelmät tulisi yhdistää, Booking Ninjas voi auttaa kartoittamaan toimintamallia ja toteutuksen laajuutta.
