.png)
Wycliffe Bible Translators potreboval lepší spôsob, ako spravovať svoje interné operácie s apartmánmi. Ťažká časť nespočívala len v udržiavaní kalendára približne 40 apartmánov.
Zamestnanci odpovedali na otázky o dostupnosti, kontrolovali požiadavky, organizovali skupinové pobyty, priraďovali apartmány, spracovávali rôzne spôsoby platby, plánovali upratovanie a obnovovali správy okolo tých istých pobytov.
Príliš veľa z tejto práce záviselo od toho, že ľudia prenášali informácie medzi formulármi, e-mailom, tabuľkami a Salesforce.
Problém: príliš veľa času sa venovalo odpovedaniu na otázku „Máme voľné miesto?“
Pred Booking Ninjas záviseli požiadavky na apartmán na Google Forme, e-maile a koordinácii zamestnancov.
Jedným z najjasnejších bolestivých bodov bola dostupnosť. Veľká časť správ súvisiacich s apartmánmi bola od ľudí, ktorí sa jednoducho pýtali, či je bývanie voľné na určité dátumy.
Zamestnanci potom museli prejsť zvyškom požiadavky:
- Skontrolovať dostupnosť apartmánov
- Preskúmať jednotlivé požiadavky
- Preskúmať skupinové požiadavky
- Vybrať typy apartmánov
- Priradiť konkrétne jednotky
- Pripraviť fakturačné informácie
- Organizovať upratovanie
- Pripraviť správy
Skupiny to sťažovali. Jedna skupina mohla potrebovať niekoľko dvojizbových a trojizbových apartmánov, rôzne dátumy príchodu a odchodu, rôznych platiteľov a mená obyvateľov, ktoré neboli známe, keď bola prvá požiadavka podaná.
Riešenie: urobiť jeden krok, ktorý vedie do ďalšieho
Booking Ninjas postavil pracovný tok apartmánov vo vnútri existujúceho prostredia Salesforce Wycliffe.
Užitočná časť nebola jedna funkcia. Bolo to o tom, že ten istý pobyt mohol prechádzať krokmi, ktoré Wycliffe už potreboval.
Zamestnanci môžu vidieť dostupnosť apartmánov, čakajúce požiadavky a potvrdené pobyty naprieč dátumami.
Hosť alebo skupina môže požiadať o dátumy a typy apartmánov, ktoré potrebujú.
Wycliffe si udržuje kontrolu nad schválením, skupinovými blokmi a apartmánmi, ktoré sú priradené.
Faktúry, spôsoby platby, obyvatelia a detaily pobytu zostávajú prepojené s rezerváciou.
Odhlásenie môže viesť k upratovacej práci, zatiaľ čo tie isté záznamy podporujú operácie a finančné správy.
Toto je širšia myšlienka za prepojenými obchodnými operáciami : rezervácia môže zostať prepojená s prácou, ktorá sa deje pred, počas a po nej.
Ako nastavenie Wycliffe vyriešilo každú časť pracovného toku
| Potreba Wycliffe | Nastavenie Booking Ninjas | Čo sa stalo jednoduchšie |
|---|---|---|
| Vidieť dostupnosť apartmánov | Kalendár dostupnosti + správa rezervácií | Zamestnanci môžu pracovať z vizuálneho kalendára namiesto toho, aby obnovovali dostupnosť z formulárov, e-mailov a samostatných kontrol. |
| Udržať požiadavky ako predbežné | Pracovný tok rezervácie založený na požiadavkách | Požiadavka môže byť preskúmaná predtým, ako ju Wycliffe schváli a priradí konkrétne apartmány. |
| Riešiť veľké skupiny | Skupinová rezervácia | Niekoľko apartmánov, cestujúcich, dátumov a podrobností na úrovni skupiny môže zostať spolu namiesto toho, aby sa stali nesúvisiacimi rezerváciami. |
| Priradiť cestujúcich neskôr | Skupinový blok + individuálne priradenie | Wycliffe môže najprv rezervovať dostatok inventára apartmánov a neskôr rozhodnúť, kto obsadí každý apartmán. |
| Riešiť rôznych platiteľov | Správa faktúr + Rozdelená fakturácia | Externé platby, interné poplatky oddelení a rôzne zodpovednosti za platby môžu zostať viazané na rezerváciu. |
| Pripraviť apartmány po odhlásení | Správa pracovných objednávok | Ukončený pobyt môže viesť k upratovacej práci namiesto toho, aby závisel od samostatného manuálneho odovzdania. |
| Poskytnúť tímom rôzne správy | Správy Salesforce + reportovanie Booking Ninjas | Operácie a financie môžu pracovať s rovnakými údajmi o rezerváciách, pričom si zachovávajú potrebné pohľady. |
Zobrazenie dostupnosti neznamenalo vzdať sa kontroly
Toto bola dôležitá časť pracovného toku Wycliffe.
Organizácia chcela, aby hostia a skupiny mali jasnejší spôsob, ako vidieť, čo by mohlo byť dostupné a predložiť požiadavku.
Ale otvorený apartmán automaticky neznamenal, že by sa táto požiadavka mala stať potvrdenou rezerváciou.
Zamestnanci Wycliffe stále potrebovali preskúmať požiadavku, skontrolovať širšiu situáciu s bývaním, schváliť alebo odmietnuť ju a rozhodnúť, ktoré apartmány by sa mali skutočne použiť.
Booking Ninjas zachoval tento krok namiesto toho, aby nútil Wycliffe k okamžitému potvrdeniu.
Centrum znalostí vysvetľuje rozdiel medzi predbežnými a potvrdenými rezerváciami .
Skupinové pobyty mohli zostať spolu bez toho, aby sa každý cestujúci stal identickým
Veľká skupina neprichádza a neodchádza vždy ako jeden celok.
Wycliffe mohol potrebovať niekoľko apartmánov pre tú istú skupinu, zatiaľ čo jednotliví cestujúci mali stále rôzne dátumy, priradenia izieb alebo platobné usporiadania.
Booking Ninjas oddelil skupinu od individuálnych podrobností.
Wycliffe mohol najprv odpovedať na veľkú otázku: Máme dostatok apartmánov pre túto skupinu?
Požadovaný inventár mohol byť zablokovaný predtým, ako boli známe mená všetkých obyvateľov. Individuálne priradenia mohli byť pridané neskôr, keď sa pobyt stal jasnejším.
Toto je to, čo robí skupinové rezervácie odlišnými od jednoducho vytvárania dlhého zoznamu individuálnych rezervácií.
Aktuálna schopnosť Booking Ninjas pre skupinové rezervácie sleduje rovnaký širší model: informácie na úrovni skupiny a individuálnej úrovni môžu zostať prepojené, zatiaľ čo sa menia dátumy, ľudia, izby alebo zdroje.
Fakturačný tok musel tiež rozumieť Wycliffe
Nie každý pobyt v apartmáne bol platený rovnakým spôsobom.
Niektoré platby mohli byť vykonané kreditnou kartou alebo hotovosťou. Iné mohli byť účtované interne oddeleniu Wycliffe alebo žurnálu.
Rezervácia mohla mať tiež viac ako jedného platiteľa.
Booking Ninjas bol nakonfigurovaný tak, aby tieto platobné vzťahy mohli zostať súčasťou tej istej histórie rezervácie, namiesto toho, aby nútil zamestnancov do externého fakturačného procesu.
Faktúry mohli byť rozdelené, keď boli rôzni ľudia alebo oddelenia zodpovedné za rôzne časti pobytu. Po zaplatení mohla história fakturácie zostať prepojená s rezerváciou.
Pre širšiu štruktúru rezervácie a fakturácie si pozrite Ako sa rezervácie spájajú s faktúrami .
Rezervácia mohla spustiť prácu, ktorá prichádza po odhlásení
Apartmán nie je pripravený pre ďalšieho hosťa len preto, že predchádzajúca rezervácia skončila.
Stále ho treba upratať a pripraviť.
Booking Ninjas prepojil tento operačný krok s odhlásením. Ukončený pobyt mohol vytvoriť upratovaciu prácu potrebnú pre apartmán.
Upratovací personál mohol pracovať cez jednoduché stavy, ako sú v priebehu, dokončené alebo zrušené, zatiaľ čo supervízori mohli vidieť, ktoré apartmány ešte potrebovali pozornosť.
To premenilo upratovanie z oddeleného odovzdania na ďalší krok toho istého pracovného toku apartmánov.
Booking Ninjas sa musel prispôsobiť Salesforce organizácii Wycliffe, nie ju nahradiť
Wycliffe už mal Salesforce.
Jeho tím už mal pravidlá týkajúce sa účtov, kontaktov, vzťahov s nonprofitnými údajmi, povinných polí, reportovania, kvality údajov a oprávnení.
Začatie znova v samostatnej databáze rezervácií by vytvorilo ďalšie miesto, ktoré by sa muselo synchronizovať.
Namiesto toho Booking Ninjas pracoval so štruktúrou existujúceho Salesforce Wycliffe a zdokonalil pracovný tok apartmánov okolo nej.
To zahŕňalo špecifické detaily Wycliffe, ako sú klasifikácie apartmánov, preferencie poschodia, daňové oslobodenia, spôsoby platby, rozloženia faktúr, reportovanie a terminológiu.
Technológia pod tým môže pochádzať z Booking Ninjas a Salesforce, ale Wycliffe stále rozhoduje, ako má jeho vlastná operácia bývania fungovať.
Nastavenie sa neustále zlepšovalo, keď ho testovali skutoční používatelia
Testovanie akceptácie používateľmi prinieslo detaily, ktoré sa ľahko prehliadnu v generickom kontrolnom zozname produktu.
Používatelia Wycliffe žiadali o veci, ako sú preferencie prvého a druhého poschodia, jasnejšie rozdiely medzi dvojizbovými a trojizbovými jednotkami, realistickejšie limity na skupinové požiadavky, lepšiu viditeľnosť kalendára, spracovanie oslobodenia od daní, vylepšené finančné správy a zmeny v rozloženiach faktúr a príjmov.
Tieto požiadavky boli použité na zdokonalenie verzie pracovného toku Wycliffe.
To je dôležitá súčasť implementácie: Salesforce poskytuje silnú technológiu, ale užitočný produkt sa objavuje, keď pravidlá na obrazovke zodpovedajú práci, ktorú ľudia skutočne robia.
Čo sa stalo jednoduchšie v pracovnom toku Wycliffe
V materiáli použitom pre tento príbeh nie sú žiadne číselné výsledky po spustení, takže zlepšenie je najlepšie ukázané prostredníctvom práce, ktorá sa stala prepojenou.
Zamestnanci mohli pracovať z vizuálneho kalendára apartmánov namiesto toho, aby obnovovali odpoveď prostredníctvom opakovaných kontrol e-mailu.
Bloky apartmánov, informácie o skupinách, jednotliví cestujúci a rôzne dátumy mohli zostať prepojené.
Online požiadavky mohli uľahčiť príjem bez toho, aby sa každá požiadavka stala automaticky potvrdenou rezerváciou.
Normálne platby, interné poplatky oddelení a rozdelené zodpovednosti mohli zostať súčasťou toho istého toku rezervácie.
Koniec pobytu mohol vytvoriť ďalšiu operačnú úlohu namiesto toho, aby sa spoliehal na ďalšie manuálne odovzdanie.
Wycliffe nemusel vytvárať ďalšiu odpojenú databázu pre operácie s apartmánmi.
Rezervácia bola jadrom, ale operácia potrebovala viac okolo nej
Wycliffe je dobrým príkladom toho, prečo Booking Ninjas začína s rezerváciami a rezerváciami, ale nemusí sa tam zastaviť.
Správa rezervácií sa postarala o základný pobyt. Skupinová rezervácia to rozšírila pre väčšie skupiny. Správa faktúr a rozdelená fakturácia sa postarali o finančnú stránku. Správa pracovných objednávok prepojila pobyt s upratovaním. Reportovanie Salesforce podporovalo operácie a financie.
To je miesto, kde Booking Ninjas zapadá obzvlášť dobre: keď jedna rezervácia zasahuje do niekoľkých rôznych častí tej istej organizácie a tieto časti musia zostať prepojené.
Jednoduchší prípad rezervácie môže používať menej prvkov. Wycliffe potreboval viac, pretože jeho pracovný tok bol zložitejší.
Zistite viac o tomto pracovnom toku
Zistite, ako môže jedna skupina zostať prepojená, zatiaľ čo ľudia, priestory, dátumy a individuálne podrobnosti sa stále líšia.
Ako fungujú skupinové rezervácie →Zistite, ako môžu poplatky, faktúry, platby a rezervácia zostať prepojené.
Ako sa rezervácie spájajú s faktúrami →Zistite, prečo rezervácie, platby, práca zamestnancov, zariadenia a reportovanie fungujú lepšie, keď môžu záznamy sledovať tú istú operáciu.
Ako Booking Ninjas prepojuje obchodné operácie →Máte okolo pobytu viac, ako bežný rezervačný systém dokáže zvládnuť?
Zistite, ako môže Booking Ninjas prepojiť rezervácie, skupiny, schválenia, fakturáciu, operačnú prácu, reportovanie a vaše existujúce údaje Salesforce okolo spôsobu, akým vaša organizácia už funguje.
.jpeg)
.jpg)
