Medzinárodný študentský dom vo Washingtone, DC, poskytuje medzinárodným študentom, vedcom, stážistom a mladým profesionálom viac než len izbu. Dáva im miesto na život, stretnutie s ľuďmi a zapojenie sa do komunity.
Za týmto zážitkom stojí prevádzka bývania s obyvateľmi prichádzajúcimi z mnohých krajín, ktorí zostávajú rôznu dobu, platia podľa rôznych harmonogramov a potrebujú podporu počas svojho pobytu.
Ako sa komunita rozrastala, príliš veľa času zamestnancov sa míňalo na udržiavanie priradení k bývaniu, fakturácie, platieb, informácií o obyvateľoch a komunikácie v poriadku.
Výzva: každý pobyt obyvateľa vytváral viac administratívnej práce
ISH môže ubytovať približne 100 obyvateľov naraz, pričom ľudia prichádzajú z viac než 70 krajín. Mnohí obyvatelia zostávajú na šesť mesiacov až rok.
To znamená, že tím nesleduje len hostí na niekoľko nocí. Spravuje dlhší pobyt obyvateľov.
- Žiadosti o bývanie a rezervácie
- Priradenia izieb
- Rôzne dĺžky pobytu
- Čakacie zoznamy
- Mesačná fakturácia
- Harmonogramy platieb
- Komunikácia s obyvateľmi
- Správy o bývaní
Starší proces nútil zamestnancov tráviť hodiny manuálnym udržiavaním týchto častí. Prijímacie oddelenie muselo spravovať bývanie a dopyt. Účtovníctvo muselo udržiavať faktúry, zostatky a platby v poriadku. Poradcovia pre obyvateľov potrebovali jasné informácie pri pomoci ľuďom počas ich pobytu.
Riešenie: udržať prepojenú cestu obyvateľa
Booking Ninjas poskytol ISH spôsob, ako začať s rezerváciami bývania a udržať nasledujúce časti cesty obyvateľa prepojené okolo nich.
Cesta bývania začína s obyvateľom a pobytom, ktorý potrebuje.
Rezervácie a dostupnosť pomáhajú prijímaciemu oddeleniu spravovať, kto môže byť umiestnený a kedy.
Užitočné informácie o obyvateľoch môžu zostať prepojené počas celého pobytu.
Mesačné poplatky, faktúry, zostatky a platobná aktivita môžu sledovať obyvateľa.
Prístup k portálu, komunikácia a reportovanie pomáhajú zamestnancom podporovať obyvateľa po nasťahovaní.
Tu Booking Ninjas funguje dobre: rezervácia je len začiatok a niekoľko tímov stále potrebuje pracovať z tej istej cesty obyvateľa aj po tom.
Ako nastavenie ISH vyriešilo každodenné problémy
| Potreba ISH | Nastavenie Booking Ninjas | Čo sa stalo jednoduchším |
|---|---|---|
| Rôzne dĺžky pobytu | Správa rezervácií | Prijímacie oddelenie môže spravovať pobyty bývania okolo dátumov, ktoré každý obyvateľ skutočne potrebuje. |
| Dopyt, keď sa bývanie zaplní | Správa čakacích zoznamov | Žiadatelia na čakacej listine môžu byť udržiavaní v jasnejšom toku namiesto toho, aby boli sledovaní samostatne ručne. |
| Mesačná fakturácia obyvateľov | Faktúra + Opakovaná fakturácia | Mesačné poplatky, naplánované platby a zostatky obyvateľov môžu zostať prepojené s rovnakým účtom. |
| Prístup k platbám obyvateľov | Študentský portál | Obyvatelia majú miesto, kde môžu vidieť užitočné informácie o účte a platbách bez toho, aby sa museli pýtať zamestnancov na každú aktualizáciu. |
| Rôzne úlohy zamestnancov | Užívatelia Salesforce a prístup | Prijímacie oddelenie, poradcovia pre obyvateľov, zariadenia a účtovníctvo môžu pracovať s informáciami, ktoré sú dôležité pre ich prácu. |
| Manuálne reportovanie | Správy + dashboardy | Záznamy o bývaní a platbách už v systéme môžu byť použité na reportovanie namiesto toho, aby boli znovu zbierané ručne. |
Fakturácia musela sledovať obyvateľa, nie žiť v samostatnom procese
Dlhšie pobyty robia fakturáciu obzvlášť dôležitou.
ISH potreboval mesačné ceny, naplánované platby, faktúry a schopnosť preniesť zostatok účtu do aktuálneho vyhlásenia obyvateľa.
Booking Ninjas pomohol účtovníctvu nastaviť tieto pravidlá okolo spôsobu, akým ISH už fakturuje svojich obyvateľov.
To znamená, že rezervácia bývania a peniaze s ňou spojené nemusia byť dva samostatné príbehy.
Centrum znalostí vysvetľuje základný vzťah v Ako sa rezervácie spájajú s faktúrami .
Obyvatelia môžu zvládnuť viac jednoduchých vecí sami
Obyvatel' by nemal potrebovať kontaktovať zamestnancov zakaždým, keď chce pochopiť niečo jednoduché o svojom účte.
Portál pre obyvateľov poskytuje ISH miesto na zdieľanie schválených informácií a podporu platobnej aktivity, pričom administratívna stránka zostáva oddelená.
To pomáha znížiť rutinné otázky pre zamestnancov bez toho, aby sa odstránila osobná podpora, ktorú obyvatelia stále potrebujú.
Centrum znalostí vysvetľuje túto myšlienku v Čo môžu zákazníci robiť prostredníctvom portálu? .
Pre ISH to má význam, pretože čas zamestnancov je lepšie strávený vítaním obyvateľov, pomáhaním im usadiť sa, podporovaním komunitného života a riešením situácií, ktoré skutočne potrebujú osobu.
Nastavenie sleduje spôsob, akým ISH funguje
Medzinárodný študentský dom nie je bežný hotel a nie je to štandardná bytová budova.
Jeho obyvatelia zostávajú dlhšie, prichádzajú z celého sveta, dodržiavajú rôzne fakturačné harmonogramy a počas svojho času v Dome interagujú s viacerými tímami zamestnancov.
Preto bolo nastavenie tvarované okolo vlastných pravidiel bývania ISH, namiesto toho, aby sa ISH žiadalo zmeniť komunitu, aby sa prispôsobila generickému systému nehnuteľností.
Prijímacie oddelenie mohlo pracovať s rezerváciami a čakacími zoznamami. Účtovníctvo mohlo pracovať s fakturáciou a platbami. Poradcovia pre obyvateľov mohli používať nástroje pre obyvateľov a komunikáciu.
Salesforce poskytuje technológiu pod tým, ale skutočné pravidlá, používatelia, záznamy a pracovné toky patria ISH.
ISH prešiel do nového toku krok za krokom
Prechod sa nestal tým, že by každé oddelenie požiadalo o zmenu všetkého cez noc.
Booking Ninjas pracoval popri existujúcom procese počas dvojmesačného obdobia onboardingu. Údaje o obyvateľoch boli prenesené do nových profilov obyvateľov a zamestnanci boli vyškolení okolo práce, ktorú skutočne vykonávali.
Prijímacie oddelenie sa naučilo spravovať rezervácie a čakacie zoznamy. Poradcovia pre obyvateľov pracovali s portálom a komunikačnými nástrojmi. Účtovníctvo nastavilo pravidlá fakturácie, platby a faktúry.
Už v prvom mesiaci ISH začal vykonávať rezervácie a platby prostredníctvom nového systému.
Tento fázový prístup pomohol novému procesu stať sa súčasťou normálneho rytmu tímu, namiesto toho, aby sa stal ďalším projektom, ktorý museli zamestnanci spravovať nad rámec svojej každodennej práce.
Čo sa pre Medzinárodný študentský dom stalo jednoduchším
Rezervácie, obyvatelia, čakacie zoznamy a iné záznamy o bývaní už nepotrebujú rovnaké množstvo samostatnej údržby.
Mesačné poplatky, faktúry, zostatky a platby môžu sledovať obyvateľa v jednom prepojenom toku.
Portál poskytuje obyvateľom miesto na riešenie jednoduchých potrieb účtu a platieb bez toho, aby sa neustále pýtali zamestnancov.
Informácie o obyvateľoch a komunikačné nástroje môžu zostať bližšie k záznamom, ktoré zamestnanci už používajú.
Rovnaké údaje o bývaní a platbách používané každý deň môžu tiež podporovať správy bez toho, aby boli manuálne znovu zostavené.
Zamestnanci môžu venovať viac pozornosti obyvateľom, udalostiam, podpore a medzi kultúrnej výmene namiesto rutinných administratívnych prác.
Jeden systém bývania môže pokračovať v raste okolo cesty obyvateľa
Pre ISH poskytujú správa rezervácií a rezervácií východiskový bod.
Odtiaľto môže to isté nastavenie prepojiť čakacie zoznamy, profily obyvateľov, fakturáciu, platby, portály, komunikáciu, reportovanie a iné pracovné toky, keď sú potrebné.
To je užitočné pre študentské bývanie, pretože ťažká časť zriedka spočíva v jednej rezervácii. Ťažšia časť je všetko, čo musí zostať prepojené počas mesiacov po nasťahovaní obyvateľa.
Pre širší prípad použitia si pozrite Riešenie pre študentské bývanie .
Zistite viac o prepojenom toku obyvateľa
Zistite, ako môže byť rezervácia bývania prepojená s faktúrami a platbami, ktoré ju nasledujú.
Ako sa rezervácie spájajú s faktúrami →Zistite, čo môžu obyvatelia alebo zákazníci zvládnuť prostredníctvom portálu a čo stále zostáva so zamestnancami.
Čo môžu zákazníci robiť prostredníctvom portálu? →Zistite, prečo udržiavanie tímov okolo rovnakých dôveryhodných údajov uľahčuje každodennú prácu.
Čo znamená jeden zdroj pravdy? →Strávte menej času udržiavaním operácií bývania pohromade.
Zistite, ako môže Booking Ninjas prepojiť rezervácie, obyvateľov, fakturáciu, platby, portály a každodennú prácu okolo dlhodobého bývania.
.jpeg)
.jpg)
.png)
