Hotel a konferenčné centrum Billings potrebovalo rezerváciu konferenčných priestorov a zmlúv, aby sa mohli posúvať v rámci jedného jasnejšieho procesu namiesto toho, aby fungovali ako oddelené úlohy.
Billings Hotel & Convention Center v Billings, Montana spravuje hotelové ubytovanie spolu s priestorom pre konferencie a podujatia, ktorý je určený na stretnutia, skupiny a iné zhromaždenia.
Pre tím podujatí bola rezervácia priestoru len jednou časťou práce. Rezervácia musela tiež prechádzať podrobnosťami podujatia, zmluvami, podpismi a konečným potvrdením.
Výzva: rezervácia miestnosti bola len začiatkom
Rezervácie konferencií a podujatí zahŕňajú viac než len nájdenie voľného priestoru v kalendári.
Tím musí tiež pochopiť, ktorý priestor vyhovuje podujatiu, ktoré dátumy sú dostupné, ako prebieha rezervácia a či bola zmluva dokončená.
- Konferenčné priestory
- Rôzne usporiadania
- Požiadavky na kapacitu
- Dátumy podujatí
- Podrobnosti rezervácie
- Stav rezervácie
- Zmluvy
- Elektronické podpisy
Keď sú tieto časti spravované oddelene, zamestnanci sú zodpovední za prenášanie podujatia z jedného systému alebo kroku do ďalšieho.
Riešenie: nechať podujatie prechádzať jednou prepojenou cestou
Booking Ninjas implementoval štruktúrovaný pracovný postup okolo konferenčných priestorov a procesu zmlúv pripojených k týmto rezerváciám.
Začnite s konferenčným alebo podujatím priestorom, ktorý vyhovuje dátumom a požiadavkám.
Udržujte priestor, dátumy, zákazníka a informácie o podujatí okolo jednej rezervácie.
Zmluva alebo dohoda môže nasledovať z rezervácie namiesto toho, aby sa stala samostatným procesom.
Elektronický podpis posúva dokument cez schválenie bez potreby ďalšej oddelenej papierovej stopy.
Rezervácia a dokončená zmluva zostávajú ľahšie sledovateľné, keď sa podujatie posúva dopredu.
Ako sa nastavenie Billings spojilo
| Potrebné pre tím podujatí | Nastavenie Booking Ninjas | Čo sa stalo jednoduchším |
|---|---|---|
| Organizovať rezervovateľný konferenčný priestor | Správa konferenčných priestorov | Priestory mohli byť považované za štruktúrovaný rezervovateľný inventár namiesto len názvov na neformálnom kalendári. |
| Sledovať rezervácie podujatí | Správa rezervácií | Priestor, dátumy, informácie o rezervácii a stav mohli zostať prepojené, keď sa podujatie posúvalo. |
| Prejsť z rezervácie do zmluvy | Pracovný postup rezervácie | Dokumentový krok mohol nasledovať z záznamu podujatia namiesto toho, aby zamestnanci museli obnoviť kontext inde. |
| Získať podpisy | Dokumenty & elektronický podpis | Zmluvy mohli prechádzať cez elektronický podpis, pričom zostávali bližšie k rezervácii a jej stavu. |
| Udržať proces viditeľný | Prepojené záznamy Salesforce | Zamestnanci mohli pracovať z jasnejšieho záznamu priestoru, rezervácie, zmluvy a ďalšieho kroku. |
Konferenčný priestor je tiež inventár
Hotelová izba nie je jediná vec, ktorá môže byť rezervovaná.
Prevádzka konferencií môže potrebovať spravovať veľké sály, zasadacie miestnosti, haly, priestory na rozdelenie a iné priestory, ktoré môžu podporovať rôzne kapacity a usporiadania.
To znamená, že systém musí chápať priestory ako skutočné rezervovateľné zdroje s dátumami, dostupnosťou a aktivitami rezervácie okolo nich.
Súčasné riešenie Booking Ninjas pre konferenčné centrá sleduje tento širší model prepojením rezervácií podujatí a sál s usporiadaniami, zmluvami, fakturáciou, personálom, zariadeniami a reportovaním v rámci Salesforce.
Pre Billings sa potvrdený rozsah projektu zameral užšie na správu konferenčných priestorov a pracovný postup zmlúv pripojených k týmto rezerváciám.
Zmluva by nemala stratiť spojenie s podujatím
Podujatie môže byť predbežne diskutované alebo rezervované pred dokončením komerčnej zmluvy.
To vytvára dôležitý prechod medzi stranou rezervácie a stranou dokumentu.
Booking Ninjas prepojil schopnosť elektronického podpisu s pracovným postupom, aby zmluva mohla zostať bližšie k podujatiu, ku ktorému patrila.
Súčasná Dokumenty & elektronický podpis schopnosť podporuje tento rovnaký princíp: zmluvy môžu byť generované, zasielané, podpisované, sledované a pripojené k relevantným záznamom Salesforce namiesto toho, aby sa stali oddelenými súbormi.
Menej prechodov pre zamestnancov na udržanie pohromade
Bez prepojeného pracovného postupu si niekto musí pamätať, ktoré podujatie čaká na zmluvu, ktorá zmluva bola zaslaná, či bola podpísaná a ktorá rezervácia môže teraz prejsť do potvrdenia.
Táto práca môže byť zvládnuteľná, keď je objem podujatí nízky.
Stáva sa ťažšou, keď sa priestory, dátumy, konfigurácie, zákazníci a zmluvy množia.
Prepojenie záznamu rezervácie s procesom dokumentu dáva zamestnancom štruktúrovanejšie miesto na to, aby videli, čo sa stalo a čo ešte potrebuje pozornosť.
Čo prepojený pracovný postup urobil jasnejším
Nemáme overené číselné výsledky po spustení pre tento príbeh, takže hodnotu je najlepšie ukázať prostredníctvom práce, ktorú Booking Ninjas prepojil.
Konferenčný inventár mohol byť spravovaný ako súčasť pracovného postupu rezervácie namiesto len ako izolovaný záznam v kalendári.
Priestor, dátumy, zákazník a stav rezervácie mohli zostať súčasťou rovnakého prevádzkového kontextu.
Krok zmluvy sa mohol stať prirodzeným pokračovaním rezervácie namiesto nesúvisiaceho administratívneho procesu.
Elektronický podpis vytvoril jasnejšiu cestu na posúvanie zmlúv k dokončeniu.
Tím mohol stráviť menej úsilia manuálnym prepojením strany rezervácie a strany dokumentu podujatia.
Tá istá základňa Salesforce môže podporovať ďalšie pracovné postupy podujatí, fakturácie, zariadení, reportovania a operácií, keď je to potrebné.
Rezervácia konferencie sedí medzi komerčnou a prevádzkovou prácou
Rezervácia podujatia nie je dokončená len preto, že bola zadržaná miestnosť.
Zákazník môže potrebovať zmluvu. Zmluva potrebuje schválenie a podpis. Priestor môže potrebovať konkrétne usporiadanie. Neskôr môže to isté podujatie zasiahnuť fakturáciu, personál, catering, zariadenia alebo iné prevádzkové práce.
Preto riešenie Booking Ninjas pre konferenčné centrá presahuje jednoduchý kalendár priestoru.
Billings začal od zameranej problémy: správa konferenčných priestorov a elektronický podpis.
Hodnota základne Salesforce je v tom, že tieto prvé prepojené časti nemusia stať ďalším izolovaným systémom, ak bude potrebné neskôr prepojiť viac z operácie podujatia.
Pracovný postup by mal sledovať, ako miesto skutočne predáva priestor
Rôzne konferenčné nehnuteľnosti majú rôzne priestory, usporiadania, schvaľovacie kroky, požiadavky na zmluvy, úlohy zamestnancov a spôsoby posúvania podujatia k potvrdeniu.
Booking Ninjas nepotrebuje, aby každé miesto sledovalo jeden identický proces.
Základňa Salesforce poskytuje záznamy a nástroje pracovného postupu pod tým. Konfigurácia môže potom formovať proces rezervácie okolo organizácie, ktorá ju používa.
To je obzvlášť užitočné, keď miesto prerástlo štandardný kalendár, ale nepotrebuje každý prvok veľkej platformy na správu podujatí hneď od začiatku.
Zistite viac o prepojenej rezervácii podujatí
Zistite, ako Booking Ninjas spravuje, či môže byť priestor alebo zdroj skutočne rezervovaný na konkrétny čas.
Ako sa spravuje dostupnosť →Zistite, ako môžu zmluvy, podpisy, sledovanie stavu a dokončené dokumenty zostať prepojené so záznamami Salesforce.
Preskúmať dokumenty & elektronický podpis →Zistite, ako môžu rezervácie priestoru neskôr prepojiť s usporiadaniami, zmluvami, fakturáciou, personálom, zariadeniami a operáciami podujatí.
Preskúmať správu konferenčného centra →O tomto príbehu: Táto stránka odráža potvrdený rozsah Booking Ninjas pre Billings Hotel & Convention Center v oblasti správy konferenčných priestorov a integrácie elektronického podpisu. Nezaväzuje sa k neovereným zlepšeniam príjmov, nárastom objemu rezervácií alebo funkčnosti nad rámec dostupných dôkazov projektu.
Máte podujatia, ktoré potrebujú viac než len kalendár?
Zistite, ako môže Booking Ninjas prepojiť priestory, rezervácie, zmluvy, podpisy a prevádzkovú prácu, ktorá nasleduje okolo spôsobu, akým vaše miesto skutočne spravuje podujatia.
.jpeg)
.jpg)
.png)
