Billings Hotel and Convention Center

Giải pháp: để sự kiện đi qua một lộ trình kết nối

Booking Ninjas đã triển khai một quy trình làm việc có cấu trúc xung quanh các không gian hội nghị và quy trình thỏa thuận liên quan đến những đặt chỗ đó.

Cách thiết lập của Billings kết hợp với nhau

Không gian hội nghị cũng là hàng tồn kho

Một phòng khách sạn không phải là thứ duy nhất có thể được đặt.

Các hoạt động hội nghị có thể cần quản lý các phòng tiệc, phòng họp, hội trường, khu vực tách biệt và các không gian khác có thể hỗ trợ các sức chứa và bố trí khác nhau.

Điều đó có nghĩa là hệ thống cần hiểu các không gian như là những tài nguyên có thể đặt chỗ thực sự với các ngày, tính khả dụng và hoạt động đặt chỗ xung quanh chúng.

Giải pháp Trung tâm Hội nghị hiện tại của Booking Ninjas theo mô hình rộng hơn này bằng cách kết nối các đặt chỗ sự kiện và hội trường với các bố trí, hợp đồng, thanh toán, nhân sự, cơ sở vật chất và báo cáo bên trong Salesforce.

Đối với Billings, phạm vi dự án đã được xác nhận tập trung hẹp hơn vào quản lý không gian hội nghị và quy trình thỏa thuận liên quan đến những đặt chỗ đó.

Thỏa thuận không nên mất kết nối với sự kiện

Một sự kiện có thể được thảo luận hoặc đặt chỗ tạm thời trước khi thỏa thuận thương mại hoàn tất.

Điều đó tạo ra một sự chuyển giao quan trọng giữa phía đặt chỗ và phía tài liệu.

Booking Ninjas đã kết nối khả năng chữ ký điện tử với quy trình làm việc để thỏa thuận có thể gần gũi hơn với sự kiện mà nó thuộc về.

Khả năng hiện tại Tài liệu & Chữ ký điện tử hỗ trợ nguyên tắc này: các thỏa thuận có thể được tạo ra, gửi đi, ký, theo dõi và đính kèm vào các hồ sơ Salesforce liên quan thay vì trở thành các tệp không liên kết.

Ít chuyển giao hơn cho nhân viên để giữ mọi thứ cùng nhau

Nếu không có quy trình làm việc kết nối, ai đó phải nhớ sự kiện nào đang chờ thỏa thuận, thỏa thuận nào đã được gửi, liệu nó đã được ký hay chưa, và đặt chỗ nào giờ có thể chuyển sang xác nhận.

Công việc đó có thể quản lý được khi khối lượng sự kiện thấp.

Nó trở nên khó khăn hơn khi không gian, ngày, cấu hình, khách hàng và thỏa thuận tăng lên.

Kết nối hồ sơ đặt chỗ với quy trình tài liệu giúp nhân viên có một nơi có cấu trúc hơn để xem những gì đã xảy ra và những gì vẫn cần chú ý.

Những gì quy trình làm việc kết nối làm rõ hơn

Chúng tôi không có kết quả số liệu xác thực sau khi ra mắt cho câu chuyện này, vì vậy giá trị tốt nhất được thể hiện qua công việc mà Booking Ninjas đã kết nối.

Một đặt chỗ hội nghị nằm giữa công việc thương mại và hoạt động

Một đặt chỗ sự kiện không hoàn tất chỉ vì một phòng đã được giữ.

Khách hàng có thể cần một thỏa thuận. Thỏa thuận cần được phê duyệt và ký. Không gian có thể cần một bố trí cụ thể. Sau đó, cùng một sự kiện có thể liên quan đến thanh toán, nhân sự, phục vụ ăn uống, cơ sở vật chất hoặc các công việc hoạt động khác.

Đó là lý do tại sao giải pháp Trung tâm Hội nghị hiện tại của Booking Ninjas mở rộng hơn một lịch không gian đơn giản.

Billings bắt đầu từ một vấn đề tập trung: quản lý không gian hội nghị và chữ ký điện tử.

Giá trị của nền tảng Salesforce là những phần kết nối đầu tiên đó không cần phải trở thành một hệ thống tách biệt khác nếu nhiều hoạt động sự kiện cần được kết nối sau này.

Quy trình làm việc nên theo cách mà địa điểm thực sự bán không gian

Các địa điểm hội nghị khác nhau có các không gian, bố trí, bước phê duyệt, yêu cầu thỏa thuận, vai trò nhân viên và cách thức di chuyển một sự kiện đến xác nhận khác nhau.

Booking Ninjas không cần mọi địa điểm phải tuân theo một quy trình giống hệt nhau.

Nền tảng Salesforce cung cấp các hồ sơ và công cụ quy trình làm việc bên dưới. Cấu hình sau đó có thể định hình quy trình đặt chỗ xung quanh tổ chức đang sử dụng nó.

Điều này đặc biệt hữu ích khi một địa điểm đã vượt qua một lịch tiêu chuẩn nhưng không cần mọi phần của một nền tảng quản lý sự kiện lớn vào ngày đầu tiên.

Tìm hiểu thêm về đặt chỗ sự kiện kết nối