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A Wycliffe Bible Translators precisava de uma maneira melhor de gerenciar sua operação interna de apartamentos. A parte difícil não era apenas manter um calendário de cerca de 40 apartamentos.
Os funcionários estavam respondendo a perguntas sobre disponibilidade, revisando pedidos, organizando estadias em grupo, atribuindo apartamentos, lidando com diferentes métodos de pagamento, agendando limpeza e reconstruindo relatórios em torno das mesmas estadias.
Muito desse trabalho dependia de pessoas movendo informações entre formulários, e-mails, planilhas e Salesforce.
O problema: muito tempo gasto respondendo “Temos espaço?”
Antes dos Booking Ninjas, os pedidos de apartamentos dependiam fortemente de um Google Form, e-mail e coordenação da equipe.
Um dos pontos de dor mais claros era a disponibilidade. Uma grande parte das mensagens relacionadas a apartamentos eram pessoas simplesmente perguntando se a habitação estava disponível para certas datas.
Os funcionários então tinham que trabalhar no restante do pedido:
- Verificar a disponibilidade do apartamento
- Revisar pedidos individuais
- Revisar pedidos em grupo
- Escolher tipos de apartamentos
- Atribuir unidades específicas
- Preparar informações de faturamento
- Organizar limpeza
- Preparar relatórios
Os grupos tornavam isso mais difícil. Um grupo poderia precisar de vários apartamentos de dois e três quartos, diferentes datas de chegada e partida, diferentes pagadores e nomes de ocupantes que não eram conhecidos quando o primeiro pedido foi enviado.
A solução: fazer um passo levar ao próximo
Os Booking Ninjas construíram o fluxo de trabalho de apartamentos dentro do ambiente Salesforce existente da Wycliffe.
A parte útil não era uma única funcionalidade. Era permitir que a mesma estadia passasse pelas etapas que a Wycliffe já precisava.
Os funcionários podem ver a disponibilidade de apartamentos, pedidos pendentes e estadias confirmadas ao longo das datas.
Um hóspede ou grupo pode solicitar as datas e tipos de apartamentos que precisam.
A Wycliffe mantém o controle sobre a aprovação, blocos de grupo e os apartamentos que são atribuídos.
Faturas, métodos de pagamento, ocupantes e detalhes da estadia permanecem conectados à reserva.
O check-out pode levar ao trabalho de limpeza enquanto os mesmos registros suportam operações e relatórios financeiros.
Essa é a ideia mais ampla por trás das operações de negócios conectadas: a reserva pode permanecer vinculada ao trabalho que acontece antes, durante e depois dela.
Como a configuração da Wycliffe resolveu cada parte do fluxo de trabalho
| Necessidade da Wycliffe | Configuração do Booking Ninjas | O que se tornou mais fácil |
|---|---|---|
| Ver a disponibilidade de apartamentos | Calendário de Disponibilidade + Gestão de Reservas | Os funcionários podem trabalhar a partir de um calendário visual em vez de reconstruir a disponibilidade a partir de formulários, e-mails e verificações separadas. |
| Manter pedidos tentativos primeiro | Fluxo de trabalho de reserva baseado em pedidos | Um pedido pode ser revisado antes que a Wycliffe o aprove e atribua apartamentos específicos. |
| Lidar com grandes grupos | Reserva em Grupo | Vários apartamentos, viajantes, datas e detalhes em nível de grupo podem permanecer juntos em vez de se tornarem reservas não relacionadas. |
| Atribuir viajantes depois | Bloco de grupo + atribuição individual | A Wycliffe pode reservar primeiro um inventário suficiente de apartamentos e decidir quem ocupa cada apartamento depois. |
| Lidar com diferentes pagadores | Gestão de Faturas + Faturamento Dividido | Pagamentos externos, cobranças de departamentos internos e diferentes responsabilidades de pagamento podem permanecer vinculados à reserva. |
| Preparar apartamentos após o check-out | Gestão de Ordens de Trabalho | Uma estadia concluída pode levar ao trabalho de limpeza em vez de depender de uma transferência manual separada. |
| Dar equipes relatórios diferentes | Relatórios do Salesforce + relatórios do Booking Ninjas | Operações e finanças podem trabalhar a partir dos mesmos dados de reserva enquanto mantêm as visualizações que precisam. |
Mostrar disponibilidade não significava abrir mão do controle
Essa foi uma parte importante do fluxo de trabalho da Wycliffe.
A organização queria que hóspedes e grupos tivessem uma maneira mais clara de ver o que poderia estar disponível e enviar um pedido.
Mas um apartamento disponível não significava automaticamente que o pedido deveria se tornar uma reserva confirmada.
Os funcionários da Wycliffe ainda precisavam revisar o pedido, verificar a situação habitacional mais ampla, aprová-lo ou decliná-lo e decidir quais apartamentos deveriam realmente ser usados.
Os Booking Ninjas preservaram essa etapa em vez de forçar a Wycliffe a uma confirmação instantânea.
O Centro de Conhecimento explica a diferença entre reservas tentativas e confirmadas.
Estadias em grupo podiam permanecer juntas sem tornar cada viajante idêntico
Um grande grupo nem sempre chega e sai como uma unidade.
A Wycliffe poderia precisar de vários apartamentos para o mesmo grupo, enquanto viajantes individuais ainda tinham datas, atribuições de quartos ou arranjos de pagamento diferentes.
Os Booking Ninjas separaram o grupo dos detalhes individuais.
A Wycliffe poderia primeiro responder à grande pergunta: Temos apartamentos suficientes para este grupo?
O inventário necessário poderia então ser bloqueado antes que cada nome de ocupante fosse conhecido. Atribuições individuais poderiam ser adicionadas mais tarde à medida que a estadia se tornasse mais clara.
Isso é o que torna reservas em grupo diferentes de simplesmente criar uma longa lista de reservas individuais.
A atual capacidade de Reserva em Grupo dos Booking Ninjas segue o mesmo modelo mais amplo: informações em nível de grupo e em nível individual podem permanecer conectadas enquanto datas, pessoas, quartos ou recursos mudam.
O fluxo de faturamento também precisava entender a Wycliffe
Nem toda estadia em apartamento era paga da mesma forma.
Alguns pagamentos poderiam ser feitos por cartão de crédito ou dinheiro. Outros poderiam ser cobrados internamente a um departamento ou diário da Wycliffe.
Uma reserva também poderia ter mais de um pagador.
Os Booking Ninjas foram configurados para que essas relações de pagamento pudessem permanecer parte do mesmo histórico de reserva, em vez de forçar os funcionários a um processo de faturamento externo.
Faturas poderiam ser divididas quando diferentes pessoas ou departamentos eram responsáveis por diferentes partes de uma estadia. Uma vez pagas, o histórico de faturamento poderia permanecer conectado à reserva.
Para a estrutura mais ampla de reserva a faturamento, veja Como as Reservas se Conectam às Faturas.
A reserva poderia acionar o trabalho que vem após o check-out
O apartamento não está pronto para o próximo hóspede apenas porque a reserva anterior terminou.
Ele ainda precisa ser limpo e preparado.
Os Booking Ninjas conectaram essa etapa operacional ao check-out. Uma estadia concluída poderia criar o trabalho de limpeza necessário para o apartamento.
A equipe de limpeza poderia trabalhar através de status simples, como em andamento, concluído ou cancelado, enquanto supervisores poderiam ver quais apartamentos ainda precisavam de atenção.
Isso transformou a limpeza de uma transferência separada na próxima etapa do mesmo fluxo de trabalho de apartamentos.
Os Booking Ninjas precisavam se encaixar na organização Salesforce da Wycliffe, não substituí-la
A Wycliffe já tinha Salesforce.
Sua equipe já tinha regras em torno de contas, contatos, relacionamentos de dados sem fins lucrativos, campos obrigatórios, relatórios, qualidade de dados e permissões.
Começar novamente em um banco de dados de reservas separado teria criado outro lugar para manter em sincronia.
Em vez disso, os Booking Ninjas trabalharam com a estrutura existente do Salesforce da Wycliffe e refinaram o fluxo de trabalho de apartamentos em torno disso.
Isso incluiu detalhes específicos da Wycliffe, como classificações de apartamentos, preferências de andar, isenções fiscais, tipos de pagamento, layouts de fatura, relatórios e terminologia.
A tecnologia subjacente pode vir dos Booking Ninjas e do Salesforce, mas a Wycliffe ainda decide como sua própria operação de habitação precisa funcionar.
A configuração continuou melhorando quando usuários reais a testaram
Os testes de aceitação do usuário trouxeram à tona detalhes que são fáceis de perder em uma lista de verificação de produto genérica.
Os usuários da Wycliffe pediram coisas como preferências de primeiro e segundo andar, diferenças mais claras entre unidades de dois e três quartos, limites mais realistas em pedidos de grupo, melhor visibilidade do calendário, manuseio de isenção fiscal, relatórios financeiros aprimorados e mudanças nos layouts de faturas e recibos.
Esses pedidos foram usados para refinar a versão do fluxo de trabalho da Wycliffe.
Isso é uma parte importante da implementação: o Salesforce fornece tecnologia forte, mas o produto útil aparece quando as regras na tela correspondem ao trabalho que as pessoas realmente fazem.
O que se tornou mais fácil no fluxo de trabalho da Wycliffe
Não há resultados numéricos pós-lançamento no material usado para esta história, então a melhoria é melhor mostrada através do trabalho que se tornou conectado.
Os funcionários podiam trabalhar a partir de um calendário visual de apartamentos em vez de reconstruir a resposta através de verificações repetidas de e-mail.
Blocos de apartamentos, informações de grupo, viajantes individuais e diferentes datas podiam permanecer relacionadas.
Pedidos online podiam facilitar a entrada sem transformar cada pedido em uma reserva confirmada automática.
Pagamentos normais, cobranças de departamentos internos e responsabilidades divididas podiam permanecer parte do mesmo fluxo de reserva.
O fim de uma estadia poderia criar a próxima tarefa operacional em vez de depender de outra transferência manual.
A Wycliffe não precisou criar outro banco de dados desconectado para operações de apartamentos.
A reserva era o núcleo, mas a operação precisava de mais ao seu redor
A Wycliffe é um bom exemplo de por que os Booking Ninjas começam com reservas, mas não precisam parar por aí.
A Gestão de Reservas lidou com a estadia central. A Reserva em Grupo a estendeu para grupos maiores. A Gestão de Faturas e o Faturamento Dividido lidaram com o lado financeiro. A Gestão de Ordens de Trabalho conectou a estadia à limpeza. Os relatórios do Salesforce apoiaram operações e finanças.
É aí que os Booking Ninjas se encaixam especialmente bem: quando uma reserva toca várias partes diferentes da mesma organização e essas partes precisam permanecer conectadas.
Um caso de reserva mais simples pode usar menos peças. A Wycliffe precisava de mais porque seu fluxo de trabalho era mais complexo.
Saiba mais sobre este fluxo de trabalho
Veja como um grupo pode permanecer conectado enquanto pessoas, espaços, datas e detalhes individuais ainda diferem.
Como Funcionam as Reservas em Grupo →Veja como cobranças, faturas, pagamentos e a reserva podem permanecer conectados.
Como as Reservas se Conectam às Faturas →Veja por que reservas, pagamentos, trabalho da equipe, instalações e relatórios funcionam melhor quando os registros podem seguir a mesma operação.
Como os Booking Ninjas Conectam Operações de Negócios →Tem mais acontecendo em torno de uma estadia do que um sistema de reservas normal pode lidar?
Veja como os Booking Ninjas podem conectar reservas, grupos, aprovações, faturamento, trabalho operacional, relatórios e seus dados existentes do Salesforce em torno da forma como sua organização já funciona.
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