O Billings Hotel & Convention Center precisava de um processo mais claro para reservas de espaços de conferência e acordos.
Billings Hotel & Convention Center em Billings, Montana, gerencia acomodações de hotel juntamente com espaços para convenções e eventos projetados para reuniões, grupos e outros encontros.
Para a equipe de eventos, reservar espaço era apenas uma parte do trabalho. A reserva também precisava passar por detalhes do evento, acordos, assinaturas e confirmação final.
O desafio: reservar a sala era apenas o começo
As reservas de conferências e convenções envolvem mais do que encontrar um espaço vazio em um calendário.
A equipe também precisa entender qual espaço se encaixa no evento, quais datas estão disponíveis, como a reserva está progredindo e se o acordo foi concluído.
- Espaços de conferência
- Diferentes layouts
- Requisitos de capacidade
- Datas do evento
- Detalhes da reserva
- Status da reserva
- Acordos
- Assinaturas eletrônicas
Quando essas peças são tratadas separadamente, a equipe se torna responsável por levar o evento de um sistema ou etapa para o próximo.
A solução: deixar o evento seguir um caminho conectado
O Booking Ninjas implementou um fluxo de trabalho estruturado em torno dos espaços de conferência e do processo de acordo associado a essas reservas.
Comece com o espaço de conferência ou evento que se encaixa nas datas e requisitos.
Mantenha o espaço, datas, cliente e informações do evento em torno de um registro de reserva.
O contrato ou acordo pode seguir a reserva em vez de se tornar um processo separado.
A assinatura eletrônica move o documento pela aprovação sem exigir outra trilha de papel desconectada.
A reserva e o acordo concluído permanecem mais fáceis de acompanhar à medida que o evento avança.
Como a configuração do Billings se encaixou
| Necessidade da equipe de eventos | Configuração do Booking Ninjas | O que se tornou mais fácil |
|---|---|---|
| Organizar espaço de conferência reservável | Gestão de Espaços de Conferência | Os espaços poderiam ser tratados como inventário estruturado reservável, em vez de apenas nomes em um calendário informal. |
| Rastrear reservas de eventos | Gestão de Reservas | Espaço, datas, informações de reserva e status poderiam permanecer conectados à medida que o evento progredia. |
| Mover de reserva para acordo | Fluxo de Trabalho de Reserva | A etapa do documento poderia seguir do registro do evento em vez de exigir que a equipe reconstruísse o contexto em outro lugar. |
| Coletar assinaturas | Documento & Assinatura Eletrônica | Acordos poderiam passar pela assinatura eletrônica enquanto permaneciam mais próximos da reserva e seu status. |
| Manter o processo visível | Registros Conectados do Salesforce | A equipe poderia trabalhar a partir de um registro mais claro do espaço, reserva, acordo e próximo passo. |
Espaço de conferência também é inventário
Um quarto de hotel não é a única coisa que pode ser reservada.
As operações de convenção podem precisar gerenciar salões de baile, salas de reunião, auditórios, áreas de breakout e outros espaços que podem suportar diferentes capacidades e layouts.
Isso significa que o sistema precisa entender os espaços como recursos reserváveis reais, com datas, disponibilidade e atividade de reserva em torno deles.
A solução atual do Centro de Convenções do Booking Ninjas segue esse modelo mais amplo, conectando reservas de eventos e salões com layouts, contratos, faturamento, pessoal, instalações e relatórios dentro do Salesforce.
Para Billings, o escopo do projeto confirmado focou mais especificamente na gestão de espaços de conferência e no fluxo de trabalho de acordos associados a essas reservas.
O acordo não deve perder sua conexão com o evento
Um evento pode ser discutido ou reservado provisoriamente antes que o acordo comercial esteja completo.
Isso cria uma transferência importante entre o lado da reserva e o lado do documento.
O Booking Ninjas conectou a capacidade de assinatura eletrônica com o fluxo de trabalho para que o acordo pudesse permanecer mais próximo do evento ao qual pertencia.
A atual capacidade de Documento & Assinatura Eletrônica suporta esse mesmo princípio: acordos podem ser gerados, enviados, assinados, rastreados e anexados a registros relevantes do Salesforce, em vez de se tornarem arquivos desconectados.
Menos transferências para a equipe manter unidas
Sem um fluxo de trabalho conectado, alguém precisa lembrar qual evento está aguardando um acordo, qual acordo foi enviado, se foi assinado e qual reserva pode agora avançar para a confirmação.
Esse trabalho pode ser gerenciável quando o volume de eventos é baixo.
Torna-se mais difícil à medida que espaços, datas, configurações, clientes e acordos se multiplicam.
Conectar o registro de reserva com o processo do documento dá à equipe um lugar mais estruturado para ver o que aconteceu e o que ainda precisa de atenção.
O que o fluxo de trabalho conectado tornou mais claro
Não temos resultados numéricos verificados pós-lançamento para esta história, então o valor é melhor mostrado através do trabalho que o Booking Ninjas conectou.
O inventário de conferências poderia ser gerenciado como parte de um fluxo de trabalho de reserva, em vez de apenas como uma entrada isolada no calendário.
O espaço, datas, cliente e status da reserva poderiam permanecer parte do mesmo contexto operacional.
A etapa do contrato poderia se tornar uma continuação natural da reserva, em vez de um processo administrativo não relacionado.
A assinatura eletrônica criou um caminho mais claro para mover acordos em direção à conclusão.
A equipe poderia gastar menos esforço conectando manualmente o lado da reserva e o lado do documento do evento.
A mesma fundação do Salesforce pode suportar fluxos de trabalho adicionais de eventos, faturamento, instalações, relatórios e operações quando necessário.
Uma reserva de convenção está entre o trabalho comercial e operacional
Uma reserva de evento não está completa apenas porque uma sala foi reservada.
O cliente pode precisar de um acordo. O acordo precisa de aprovação e assinatura. O espaço pode precisar de uma configuração específica. Mais tarde, o mesmo evento pode tocar em faturamento, pessoal, catering, instalações ou outros trabalhos operacionais.
É por isso que a atual solução do Centro de Convenções do Booking Ninjas se estende além de um simples calendário de espaços.
Billings começou com um problema focado: gestão de espaços de conferência e assinatura eletrônica.
O valor da fundação do Salesforce é que essas primeiras peças conectadas não precisam se tornar outro sistema isolado se mais da operação do evento precisar ser conectada mais tarde.
O fluxo de trabalho deve seguir como o local realmente vende espaço
Diferentes propriedades de convenção têm diferentes espaços, layouts, etapas de aprovação, requisitos de acordo, funções de pessoal e maneiras de mover um evento em direção à confirmação.
O Booking Ninjas não precisa que cada local siga um processo idêntico.
A fundação do Salesforce fornece os registros e ferramentas de fluxo de trabalho subjacentes. A configuração pode então moldar o processo de reserva em torno da organização que a utiliza.
Isso é particularmente útil quando um local superou um calendário padrão, mas não precisa de cada parte de uma grande plataforma de gerenciamento de eventos no primeiro dia.
Saiba mais sobre reservas de eventos conectadas
Veja como o Booking Ninjas gerencia se um espaço ou recurso pode realmente ser reservado para um determinado horário.
Como a Disponibilidade é Gerenciada →Veja como acordos, assinaturas, rastreamento de status e documentos concluídos podem permanecer conectados a registros do Salesforce.
Explore Documento & Assinatura Eletrônica →Veja como reservas de espaço podem se conectar posteriormente com layouts, contratos, faturamento, pessoal, instalações e operações de eventos.
Explore Gestão do Centro de Convenções →Sobre esta história: Esta página reflete o escopo confirmado do Booking Ninjas para o Billings Hotel & Convention Center em torno da gestão de espaços de conferência e integração de assinatura eletrônica. Não reivindica melhorias de receita não verificadas, aumentos no volume de reservas ou funcionalidades além das evidências do projeto disponíveis.
Tem espaços para eventos que precisam de mais do que um calendário?
Veja como o Booking Ninjas pode conectar espaços, reservas, acordos, assinaturas e o trabalho operacional que segue em torno da maneira como seu local realmente lida com eventos.
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