O International Student House de Washington, DC oferece aos estudantes internacionais, acadêmicos, estagiários e jovens profissionais mais do que um quarto. Oferece-lhes um lugar para viver, conhecer pessoas e se tornar parte de uma comunidade.
Por trás dessa experiência está uma operação de habitação com residentes chegando de muitos países, ficando por diferentes períodos, pagando em diferentes horários e precisando de apoio durante toda a estadia.
À medida que a comunidade crescia, muito tempo da equipe estava sendo gasto para manter as atribuições de habitação, faturamento, pagamentos, informações dos residentes e comunicação em ordem.
O desafio: cada estadia de residente estava criando mais trabalho administrativo
O ISH pode acomodar cerca de 100 residentes ao mesmo tempo, com pessoas vindo de mais de 70 países. Muitos residentes ficam de seis meses a um ano.
Isso significa que a equipe não está apenas fazendo o check-in de hóspedes por algumas noites. Está gerenciando uma jornada de residente mais longa.
- Aplicações e reservas de habitação
- Atribuições de quartos
- Diferentes durações de estadia
- Listas de espera
- Faturamento mensal
- Horários de pagamento
- Comunicação com residentes
- Relatórios de habitação
O processo mais antigo fazia com que a equipe gastasse horas mantendo essas peças manualmente. As admissões precisavam gerenciar a habitação e a demanda. A contabilidade precisava manter faturas, saldos e pagamentos em ordem. Os conselheiros de residentes precisavam de informações claras ao ajudar as pessoas durante sua estadia.
A solução: manter a jornada do residente conectada
A Booking Ninjas deu ao ISH uma maneira de começar com as reservas de habitação e manter as próximas partes da jornada do residente conectadas ao redor delas.
A jornada de habitação começa com o residente e a estadia que ele precisa.
Reservas e disponibilidade ajudam as admissões a gerenciar quem pode ser colocado e quando.
Informações úteis do residente podem permanecer conectadas durante toda a estadia.
Encargos mensais, faturas, saldos e atividades de pagamento podem acompanhar o residente.
Acesso ao portal, comunicação e relatórios ajudam a equipe a apoiar o residente após a mudança.
É aqui que a Booking Ninjas funciona bem: a reserva é apenas o começo, e várias equipes ainda precisam trabalhar a partir da mesma jornada do residente depois.
Como a configuração do ISH resolveu os problemas diários
| Necessidade do ISH | Configuração da Booking Ninjas | O que se tornou mais fácil |
|---|---|---|
| Diferentes durações de estadia | Gerenciamento de Reservas | As admissões podem gerenciar estadias de habitação em torno das datas que cada residente realmente precisa. |
| Demanda quando a habitação se preenche | Gerenciamento de Listas de Espera | Os candidatos em lista de espera podem ser mantidos em um fluxo mais claro em vez de serem seguidos separadamente à mão. |
| Faturamento mensal dos residentes | Faturamento + Faturamento Recorrente | Encargos mensais, pagamentos programados e saldos dos residentes podem permanecer conectados à mesma conta. |
| Acesso ao pagamento dos residentes | Portal do Estudante | Os residentes têm um lugar para visualizar informações úteis sobre contas e pagamentos sem perguntar à equipe por cada atualização. |
| Diferentes funções da equipe | Usuários e acesso do Salesforce | As admissões, conselheiros de residentes, instalações e contabilidade podem trabalhar com as informações que importam para seus trabalhos. |
| Relatórios manuais | Relatórios + painéis | Registros de habitação e pagamento já no sistema podem ser usados para relatórios em vez de serem coletados novamente à mão. |
O faturamento precisava acompanhar o residente, não viver em um processo separado
Estadias mais longas tornam o faturamento especialmente importante.
O ISH precisava de preços mensais, pagamentos programados, faturas e a capacidade de carregar um saldo de conta para a declaração atual do residente.
A Booking Ninjas ajudou a contabilidade a configurar essas regras em torno da maneira como o ISH já fatura seus residentes.
Isso significa que a reserva de habitação e o dinheiro conectado a ela não precisam se tornar duas histórias separadas.
O Centro de Conhecimento explica a relação básica em Como as Reservas se Conectam às Faturas .
Os residentes podem lidar com mais coisas simples sozinhos
Um residente não deve precisar contatar a equipe toda vez que quiser entender algo simples sobre sua conta.
O portal voltado para o residente dá ao ISH um lugar para compartilhar informações aprovadas e apoiar a atividade de pagamento enquanto mantém o lado administrativo separado.
Isso ajuda a reduzir perguntas rotineiras para a equipe sem remover o suporte pessoal que os residentes ainda precisam.
O Centro de Conhecimento explica essa ideia em O que os Clientes Podem Fazer Através de um Portal? .
Para o ISH, isso é importante porque o tempo da equipe é melhor gasto recebendo os residentes, ajudando-os a se estabelecer, apoiando a vida comunitária e lidando com situações que realmente precisam de uma pessoa.
A configuração segue a maneira como o ISH trabalha
O International Student House não é um hotel normal e não é um prédio de apartamentos padrão.
Seus residentes ficam por períodos mais longos, chegam de todo o mundo, seguem diferentes horários de faturamento e interagem com várias equipes durante seu tempo na Casa.
É por isso que a configuração foi moldada em torno das próprias regras de habitação do ISH, em vez de pedir ao ISH para mudar a comunidade para se adequar a um sistema de propriedade genérico.
As admissões poderiam trabalhar com reservas e listas de espera. A contabilidade poderia trabalhar com faturamento e pagamentos. Os conselheiros de residentes poderiam usar ferramentas de residentes e comunicação.
O Salesforce fornece a tecnologia por trás, mas as regras, usuários, registros e fluxos de trabalho reais pertencem ao ISH.
O ISH mudou para o novo fluxo passo a passo
A transição não aconteceu pedindo a cada departamento para mudar tudo da noite para o dia.
A Booking Ninjas trabalhou ao lado do processo existente durante um período de integração de dois meses. Os dados dos residentes foram trazidos para novos perfis de residentes, e a equipe foi treinada em torno do trabalho que realmente lidava.
As admissões aprenderam a gerenciar reservas e listas de espera. Os conselheiros de residentes trabalharam com o portal e ferramentas de comunicação. A contabilidade configurou regras de faturamento, pagamentos e faturas.
Dentro do primeiro mês, o ISH já estava realizando reservas e pagamentos através do novo sistema.
Essa abordagem faseada ajudou o novo processo a se tornar parte do ritmo normal da equipe, em vez de se tornar mais um projeto que a equipe tinha que gerenciar além de seu trabalho diário.
O que se tornou mais fácil para o International Student House
Reservas, residentes, listas de espera e outros registros de habitação não precisam mais da mesma quantidade de manutenção separada.
Encargos mensais, faturas, saldos e pagamentos podem acompanhar o residente em um fluxo conectado.
O portal dá aos residentes um lugar para lidar com necessidades simples de conta e pagamento sem sempre perguntar à equipe.
Informações dos residentes e ferramentas de comunicação podem permanecer mais próximas dos registros que a equipe já usa.
Os mesmos dados de habitação e pagamento usados todos os dias também podem apoiar relatórios sem serem reconstruídos manualmente.
A equipe pode dedicar mais atenção aos residentes, eventos, apoio e intercâmbio intercultural em vez de trabalho administrativo rotineiro.
Um sistema de habitação pode continuar crescendo em torno da jornada do residente
Para o ISH, o Gerenciamento de Reservas e Reservas fornece o ponto de partida.
A partir daí, a mesma configuração pode conectar listas de espera, perfis de residentes, faturamento, pagamentos, portais, comunicação, relatórios e outros fluxos de trabalho quando necessário.
Isso é útil para habitação estudantil porque a parte difícil raramente é uma reserva. A parte mais difícil é tudo o que precisa permanecer conectado durante os meses após a mudança do residente.
Para o caso de uso mais amplo, veja a solução de Habitação Estudantil .
Saiba mais sobre o fluxo conectado do residente
Veja como uma reserva de habitação pode permanecer conectada às faturas e pagamentos que a seguem.
Como as Reservas se Conectam às Faturas →Veja o que os residentes ou clientes podem lidar através de um portal e o que ainda fica com a equipe.
O que os Clientes Podem Fazer Através de um Portal? →Veja por que manter as equipes em torno dos mesmos dados confiáveis torna o trabalho diário mais fácil.
O que Significa Uma Fonte de Verdade? →Gaste menos tempo mantendo as operações de habitação unidas.
Veja como a Booking Ninjas pode conectar reservas, residentes, faturamento, pagamentos, portais e o trabalho diário em torno de uma comunidade de habitação a longo prazo.
.jpeg)
.jpg)
.png)
