A Constructor University precisava substituir um sistema legado de habitação estudantil, mas substituir o software antigo por outro banco de dados isolado apenas criaria um novo problema.
Constructor University já confiava no Salesforce para informações dos alunos. A Booking Ninjas trabalhou com esse ambiente existente para que a habitação pudesse se tornar outra parte conectada do registro universitário do aluno.
O projeto reuniu reservas de habitação, autoatendimento dos alunos, regras de alocação, pagamentos, dados operacionais e relatórios em torno da fundação do Salesforce que a Constructor já confiava.
O desafio: a habitação tocava muito mais do que a disponibilidade de quartos
A Constructor estava se afastando de seu antigo sistema de habitação, Mercury.
Isso significava que propriedades existentes, contatos de alunos, reservas, histórico de habitação e processos operacionais precisavam ser considerados como parte da transição.
Mas a habitação em si também era mais complicada do que simplesmente atribuir um quarto vazio.
- Registros de alunos
- Preferências de habitação
- Elegibilidade do quarto
- Reservas
- Depósitos e pagamentos
- Alocação de quartos
- Relatórios de Vida Residencial
- Check-in e check-out
Calouros e alunos retornando poderiam seguir caminhos diferentes. Alguns tipos de quartos tinham regras de elegibilidade diferentes. As equipes de habitação precisavam de relatórios em mudança. Os alunos precisavam de uma maneira utilizável para completar sua parte do processo.
A decisão mais importante: manter o Salesforce como a fundação de dados dos alunos
A Constructor já tinha seu próprio ambiente Salesforce e registros de alunos estabelecidos.
Uma preocupação inicial era se a nova plataforma de habitação criaria uma estrutura de dados personalizada separada que precisaria de outra integração de volta para a universidade.
A Booking Ninjas trabalhou com a estrutura existente de Contato e Conta de Pessoa do Salesforce da Constructor.
As informações de habitação poderiam permanecer conectadas aos registros de alunos já utilizados em outros lugares da universidade, e as equipes autorizadas poderiam acessar informações relevantes sem que cada usuário precisasse trabalhar dentro do aplicativo da Booking Ninjas.
Isso abordou uma das preocupações mais claras levantadas durante o projeto: a habitação não precisava se tornar outra ilha de dados.
A Booking Ninjas explica essa estrutura mais ampla em O que é uma Org do Salesforce?
A jornada da habitação estudantil poderia se tornar um fluxo conectado
A experiência útil começa com o registro do aluno e continua através do ciclo de vida da habitação.
Comece a partir das informações do aluno que a Constructor já mantém no Salesforce.
Dê ao aluno um ponto de entrada de habitação com a marca, com as informações e ações relevantes para ele.
O status do aluno, preferências, tipo de quarto e requisitos aplicáveis moldam o próximo passo.
A reserva pode seguir a regra de pagamento ou aprovação que se aplica a esse aluno.
O registro de habitação permanece disponível para atribuições, Vida Residencial, relatórios e trabalho posterior no ciclo de vida.
Como a configuração da Constructor se encaixava
| Necessidade da Constructor | Abordagem da Booking Ninjas | O que isso tornou possível |
|---|---|---|
| Substituir dados de habitação legado | Estrutura de migração nativa do Salesforce | Propriedades, contatos, reservas e dados históricos relevantes poderiam se mover em direção ao novo ambiente, em vez de começar com um sistema de habitação vazio. |
| Manter registros de alunos existentes | Estrutura existente de Contato / Conta de Pessoa do Salesforce | A habitação poderia trabalhar em torno das informações de alunos estabelecidas da universidade, em vez de criar outro banco de dados independente de alunos. |
| Dar aos alunos autoatendimento | Portal do Aluno | Os alunos poderiam receber acesso a um ambiente com a marca Constructor e completar partes relevantes da jornada de habitação por conta própria. |
| Aplicar diferentes regras de habitação | Regras de reserva + fluxos de trabalho do Salesforce | Calouros, alunos retornando, tipos de quartos, preferências e outros atributos dos alunos poderiam influenciar o processo mostrado ao aluno. |
| Lidar com depósitos de habitação | Processamento de Pagamentos | Atividades de pagamento aplicáveis poderiam permanecer conectadas ao aluno e à reserva, em vez de serem reconciliadas separadamente. |
| Manter reservas incompletas utilizáveis | Status da reserva + fluxo de trabalho de pagamento | Um aluno poderia retornar a um passo pendente em vez de ter que reconstruir o pedido de habitação desde o início. |
| Apoiar relatórios em mudança | Relatórios + Painéis do Salesforce | A Vida Residencial poderia construir diferentes visualizações em torno de edifícios, quartos, ocupação, atributos dos alunos ou atribuições a partir dos mesmos dados. |
Os alunos poderiam lidar com mais da jornada de habitação por conta própria
A Constructor precisava de mais do que uma tela administrativa de habitação.
Os alunos também precisavam de um lugar claro para interagir com o processo.
A Booking Ninjas configurou um Portal do Aluno com a marca onde o acesso dos alunos poderia ser conectado ao fluxo de trabalho de habitação da universidade.
O portal poderia se tornar o lugar onde os alunos veem as informações de habitação relevantes para eles, mantêm preferências aplicáveis, continuam os passos de reserva e completam ações como um pagamento de habitação aplicável.
Isso aproxima o trabalho rotineiro da pessoa que já conhece a resposta.
A atual Portal do Aluno mantém o autoatendimento dos alunos diretamente conectado aos registros do Salesforce, em vez de manter outra cópia do aluno fora da plataforma.
As regras de habitação da universidade poderiam se tornar parte do fluxo de trabalho
A Constructor não tinha um processo de habitação idêntico para cada aluno.
Calouros e alunos retornando poderiam ter requisitos diferentes. Certos tipos de quartos poderiam ter elegibilidade diferente. Preferências dos alunos e informações existentes da universidade também poderiam afetar o que precisava acontecer a seguir.
Em vez de pedir à equipe que se lembrasse e explicasse cada variação manualmente, os dados do Salesforce e os fluxos de trabalho da Booking Ninjas poderiam ajudar a determinar o caminho de habitação apropriado.
O projeto também explorou requisitos de alocação mais profundos, como preferências de quartos, preferências de andar, nacionalidade, preferências de fumar, considerações sobre colegas de quarto e comportamento de inventário controlado.
Essas ideias avançadas de correspondência e alocação devem ser entendidas como áreas que a Constructor e a Booking Ninjas estavam definindo e refinando durante a implementação, em vez de serem apresentadas como funcionalidades de produção confirmadas.
O pagamento poderia se tornar parte do estado da reserva
A Constructor também tinha diferentes caminhos financeiros dependendo do aluno.
Por exemplo, alunos retornando poderiam precisar de um depósito de habitação, enquanto calouros poderiam seguir outro processo.
A Booking Ninjas trabalhou na conexão da atividade de pagamento do Stripe com o aluno e a reserva, para que um pagamento aplicável pudesse se tornar parte do fluxo de trabalho de habitação em si.
Isso cria uma sequência muito mais clara:
A mesma estrutura também ajuda com alunos que iniciam a reserva, mas não completam o pagamento imediatamente. A reserva pode manter seu estado para que o aluno possa retornar ao passo pendente, em vez de começar novamente.
As ferramentas de pagamento atuais do Booking Ninjas conectam transações diretamente com reservas, faturas e registros de clientes do Salesforce. :contentReference[oaicite:3]{index=3}
A Vida Residencial não queria esperar por um fornecedor de software toda vez que precisava de um novo relatório
As perguntas sobre habitação universitária mudam constantemente.
Uma pessoa pode precisar de estudantes em um determinado prédio. Outra pode precisar de ocupação. Outra pode precisar de menores, informações de nacionalidade, atribuições de quartos ou outros atributos dos estudantes.
A equipe da Constructor deixou claro que uma lista fixa de relatórios não seria suficiente.
Como os registros de habitação permaneceram no Salesforce, as equipes autorizadas puderam usar relatórios do Salesforce e exportações permitidas para responder a diferentes perguntas a partir dos mesmos dados subjacentes.
- Prédios e quartos
- Atribuições de estudantes
- Ocupação
- Atributos dos estudantes
- Status da reserva
- Status do pagamento
- Exceções de habitação
- Exportações operacionais
Usuários reais continuaram moldando o sistema
Os testes de aceitação do usuário expuseram os detalhes que importam quando o software chega às operações diárias da universidade.
Constructor e Booking Ninjas trabalharam em questões sobre tipos de estudantes, elegibilidade de quartos, estados de reserva, comportamento de pagamento, relatórios, preferências, inventário, terminologia e trabalho do ciclo de vida da habitação.
A equipe também explorou como o checkout e a inspeção de quartos poderiam se tornar mais estruturados, incluindo a identificação de exceções e a redução da quantidade de processamento manual necessário para as saídas normais de fim de ano.
Alguns desses fluxos de trabalho avançados ainda estavam sendo definidos, mas esse processo de implementação em si mostrou como a versão da plataforma da Constructor poderia continuar a se moldar em torno das operações reais de habitação.
O que se tornou mais conectado para a Constructor
Não temos resultados numéricos verificados pós-lançamento para esta história, então o valor é melhor mostrado através do trabalho que o Booking Ninjas conectou e as transferências manuais que o sistema foi projetado para reduzir.
A universidade não precisava tratar a habitação como um ambiente de informações de estudantes totalmente separado.
A jornada de habitação poderia passar por um portal de marca em vez de depender apenas de instruções da equipe e acompanhamento manual.
O status do estudante e outras informações do Salesforce poderiam ajudar a determinar qual processo de habitação se aplicava.
Os depósitos de habitação aplicáveis poderiam se tornar parte do mesmo histórico de reservas em vez de outro cheque desconectado.
Os relatórios do Salesforce deram à Vida Residencial mais flexibilidade do que depender apenas de uma biblioteca fixa de relatórios de fornecedores.
Cenários reais de UAT poderiam retornar à configuração em vez de forçar a Constructor a aceitar um processo de habitação fixo.
Sua universidade. Seus estudantes. Suas regras de habitação. Sua organização.
A Constructor University é um exemplo particularmente claro do modelo nativo do Salesforce do Booking Ninjas.
A universidade já tinha uma organização, registros de estudantes, campos, permissões, relatórios e relacionamentos de dados.
O Booking Ninjas não precisava pedir à universidade para descartar essa fundação para modernizar a habitação.
Em vez disso, a habitação poderia se tornar outra camada operacional dentro do mesmo ambiente mais amplo.
É assim que o Booking Ninjas descreve a atual plataforma de Habitação Estudantil: informações sobre estudantes, quartos, camas, atribuições, pagamentos, manutenção e operações podem permanecer centralizadas no Salesforce.
Uma reserva de habitação pode se tornar o início de um fluxo de trabalho residencial mais amplo
O Gerenciamento de Reservas pode fornecer o registro central de habitação.
Ao redor disso, uma universidade pode conectar portais de estudantes, disponibilidade, atribuições de quartos e camas, pagamentos, relatórios, manutenção, check-in, check-out, comunicação e outros fluxos de trabalho de Vida Residencial conforme necessário.
A Constructor precisava de uma configuração mais rica porque sua operação de habitação já tocava muitas partes da universidade.
Uma residência menor pode começar com menos peças.
O ponto útil é que ambos podem usar a mesma fundação do Salesforce sem forçar cada instituição a entrar no mesmo processo de habitação.
Para o caso de uso mais amplo, veja o solução de Habitação Estudantil .
Saiba mais sobre esta configuração de habitação estudantil
Veja como o autoatendimento dos estudantes pode permanecer diretamente conectado aos dados do Salesforce, permissões, faturamento e fluxos de trabalho da universidade.
Explore o Portal do Estudante →Veja como registros, fluxos de trabalho, usuários, relatórios, automação e outras ferramentas operacionais podem viver em um ambiente específico da organização.
O que é uma Organização Salesforce? →Veja como reservas, regras de política, disponibilidade, mudanças e relatórios operacionais podem permanecer conectados dentro do Salesforce.
Explore o Gerenciamento de Reservas →Sobre esta história: Esta página reflete a implementação do Booking Ninjas da Constructor University e material de testes de aceitação do usuário, incluindo migração de legado, registros de estudantes do Salesforce, reservas de habitação, autoatendimento em portais, fluxos de trabalho de pagamento, relatórios e configuração de regras de habitação. O emparelhamento avançado de colegas, overbooking controlado e fluxos de trabalho de inspeção são descritos apenas como áreas exploradas ou refinadas durante a implementação, a menos que evidências de produção posteriores confirmem sua implantação final.
Modernize a habitação estudantil sem criar outro banco de dados de estudantes.
Veja como o Booking Ninjas pode conectar reservas, quartos, estudantes, pagamentos, portais, relatórios e fluxos de trabalho de Vida Residencial em torno do ambiente Salesforce que sua instituição já utiliza.
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