Varaus

Varaus on tietue, joka kertoo, että henkilö, ryhmä tai organisaatio aikoo käyttää huonetta, tilaa, palvelua, resurssia tai muuta varattavaa kohdetta sovittujen yksityiskohtien mukaan.

Varaus yhdistää yleensä asiakkaan, varattavan kohteen, päivämäärän tai ajan sekä sovellettavat säännöt. Se voi myös liittyä maksuihin, henkilöstön työhön, asiakirjoihin tai raportteihin, kun laajempi prosessi tarvitsee niitä.

• Asiakas, vieras, jäsen, yritys tai ryhmä.
• Huone, tila, palvelu, yksikkö tai resurssi, jota käytetään.
• Päivämäärä, aika tai käyttöaika.
• Määrä, kapasiteetti tai henkilöiden määrä, kun se on relevanttia.
• Hinta, talletus tai maksutiedot, kun se on relevanttia.
• Säännöt, muistiinpanot, pyynnöt tai henkilöstön toimet, jotka liittyvät varaukseen.

Tarkat kentät riippuvat organisaatiosta. Hotellihuoneen varaus ei tarvitse samoja tietoja kuin oikeus, luokka, kokoustila tai laitevaraus.

Ennen kuin varausta hyväksytään, järjestelmän on tiedettävä, voidaanko pyydettyä kohdetta käyttää tuolloin. Se voi riippua saatavuudesta, kapasiteetista, olemassa olevista varauksista ja muista varaus säännöistä.

Booking Ninjas yhdistää varaukset suoraan resursseihin ja saatavuuteen sen Varaushallinta -työkalujen kautta.

Kahden sanan merkityksiä käytetään usein samassa yhteydessä. Jotkut organisaatiot käyttävät "varausta" tietyn vaiheen tai varauksen tyypin yhteydessä, kun taas toiset käyttävät termejä vaihdettavasti.

Mikä on tärkeintä, on se, että organisaatio käyttää selkeitä termejä ja tiloja. Katso Varaus liittyvälle termille.

• Booking Ninjas: Varaushallinta — selittää, miten varaukset liittyvät resursseihin, saatavuuteen, kapasiteettiin, hinnoitteluun ja toimintoihin.
• Booking Ninjas: Varausmoottori — näyttää, miten varauksen luominen voi seurata saatavuutta ja varaus sääntöjä.