Yritys saattaa tarvita toimintapohjan, kun varaus on vain osa suurempaa prosessia ja henkilöstö käyttää useita työkaluja, taulukkolaskentaa, viestejä ja manuaalisia vaiheita työn loppuun saattamiseksi.
Selkeimmät merkit ovat toistuva tietojen syöttäminen, monimutkaiset hyväksynnät, useat sijainnit tai resurssit, yhdistetty laskutus, henkilöstön tehtävät, tilojen työ ja raportointi, joka on vaikeaa tuottaa yhdestä lähteestä. Oikea vastaus riippuu silti todellisesta työnkulusta ja budjetista.
Mitkä ovat päämerkit?
| Merkki | Miltä se näyttää | Miksi se on tärkeää |
|---|---|---|
| Toistuva tietojen syöttäminen | Henkilöstö kopioi samoja asiakas- tai varausyksityiskohtia useisiin järjestelmiin tai taulukkolaskentatauluihin. | Kopiot voivat erota ja luoda ylimääräistä työtä. |
| Monet siirrot | Varaus on siirrettävä myynnin, rahoituksen, toimintojen, tilojen tai johdon läpi. | Sähköposti ja keskustelu voivat muodostaa epävirallisen työnkulun. |
| Useita resursseja tai sijainteja | Yksi varaus voi sisältää huoneita, henkilökuntaa, laitteita, tiloja tai useita paikkoja. | Yksinkertainen kalenteri ei välttämättä näytä kaikkia ristiriitoja tai sääntöjä. |
| Monimutkainen laskutus | Talletukset, maksusuunnitelmat, jäsenyydet, sopimukset, hyvitykset tai yhdistetyt laskut ovat yleisiä. | Rahan on pysyttävä yhteydessä asiakkaaseen ja palveluun. |
| Heikko raportointi | Johtajat yhdistävät vientitiedot käsin ymmärtääkseen toimintaa. | Päätökset perustuvat hitaisiin tai epäjohdonmukaisiin tietoihin. |
Mitä toimintapohja lisää?
Toimintapohja antaa yritykselle yhteisen paikan asiakirjoille ja säännöille, joita useat tiimit tarvitsevat.
- Yhdistetyt asiakas-, varaus-, maksutiedot ja toimintatiedot.
- Säännöt, jotka päättävät, mitä tapahtuu seuraavaksi.
- Hyväksynnät ja tehtävien ohjaus.
- Roolipohjainen pääsy eri tiimeille.
- Koontinäytöt ja raportit, jotka on rakennettu samasta toiminnasta.
- Integraatiot järjestelmiin, jotka on pidettävä paikoillaan.
Salesforce kuvaa liiketoimintaprosessien automaatiota toimintojen valitsemisena prosessin todellisten vaatimusten perusteella. Booking Ninjas käyttää tätä Salesforce-perustaa sen Toiminnoissa ja Työnkulkuautomaatiossa.
Mikä on yksinkertainen esimerkki?
Kuvittele paikka, jossa tapahtumavaraus vaatii sopimuksen, talletuksen, huoneen asetuksen, catering-yksityiskohdat, henkilöstötehtävät, lopullisen laskun ja raportin tapahtuman jälkeen.
Perusvarauskalenteri voi silti varata huoneen. Mutta todellinen ongelma on kaikki varauksen ympärillä. Toimintapohja voi pitää nämä vaiheet sidottuina samaan asiakkaaseen, tapahtumaan ja tilaan.
Milloin yksinkertainen varausväline on edelleen riittävä?
Yksinkertainen työkalu voi silti olla parempi valinta, kun palvelu on helppo aikatauluttaa, yksi tai kaksi henkilöä hallitsee sitä, sääntöjä on vähän, maksut ovat yksinkertaisia ja varauksen jälkeen on vähän työtä.
Älä osta suurempaa alustaa vain siksi, että siinä on enemmän ominaisuuksia. Katso Milloin yksinkertainen varausväline on riittävä?.
Mitä kysymyksiä sinun pitäisi kysyä ennen siirtymistä?
- Missä henkilöstö syöttää samat tiedot useammin kuin kerran?
- Mitkä vaiheet tapahtuvat varausvälineen ulkopuolella?
- Mitkä siirrot on helppo unohtaa?
- Mitkä järjestelmät on pidettävä yhteydessä?
- Mitkä raportit vaativat eniten manuaalista työtä?
- Mitkä ongelmat parantuisivat, jos järjestelmät olisivat yhteydessä?
Jos vastaukset viittaavat laajempaan toimintaprobleemaan, lue Mikä on varaus- ja toimintapohja?.
Lähteet ja lisälukeminen
- Booking Ninjas: Toiminnot — kuvaa yhdistettyjä toimintaprosesseja, tietoja, automaatiota ja integraatioita Salesforce-alustalla.
- Booking Ninjas: Varaushallinta — vertaa laajempaa varausjohtamista perus aikataulutyökaluihin ja näyttää moniresurssi-, kapasiteetti- ja toimintatarpeet.
- Salesforce Trailhead: Liiketoimintaprosessien automaatio — selittää, miten automaatio tulisi valita liiketoimintaprosessin todellisten vaatimusten ympärille.
Nämä ovat päätöksentekosignaaleja, eivät kiinteitä sääntöjä. Yrityksen tulisi valita yksinkertaisin järjestelmä, joka voi käsitellä sen todellista työtä luotettavasti.