Varaus- ja operaatioalusta hallitsee enemmän kuin pelkkä varaus. Se yhdistää varauksen ihmisiin, resursseihin, maksuihin, henkilöstön työhön, sääntöihin ja raportteihin, joita tarvitaan palvelun toimittamiseen.
Booking Ninjas käyttää tätä mallia. Varaus voi olla osa laajempaa toimintaprosessia sen sijaan, että se päättyisi, kun päivämäärä ja aika on varattu. Tarkka asetus riippuu organisaatiosta, ja ulkoiset järjestelmät voivat silti pysyä yhteydessä, kun niillä on selkeä tehtävä.
Mitä varausalusta hallitsee?
Varauspuoli hallitsee asioita, joita tarvitaan huoneen, tilan, palvelun, luokan, resurssin tai muun varattavan kohteen varaamiseen.
- Saatavuus ja aikataulut.
- Varaukset ja muutokset.
- Kapasiteetti ja käyttöaste.
- Hinnat, maksut ja varaus säännöt.
- Huoneet, tilat, laitteet, henkilöstö tai muut resurssit.
- Jonot, toistuvat varaukset tai ryhmävaraukset tarvittaessa.
Booking Ninjas ryhmittelee nämä kyvyt Varaushallinta -kategorian alle.
Mitä operaatio-osuus lisää?
| Varauksen jälkeen | Operatiivinen tarve | Miksi yhteys auttaa |
|---|---|---|
| Maksu | Talletus, lasku, maksu, hyvitys tai toistuva veloitus. | Rahoitus voi nähdä, mihin veloitus liittyy. |
| Henkilöstön työ | Asetus, siivous, hyväksyntä, seuranta tai palvelutehtävä. | Henkilöstö voi työskennellä varauksen tietojen perusteella sen sijaan, että syöttäisi ne uudelleen. |
| Tilatyö | Huolto, tarkastus, ongelma tai työtilaus. | Työ voi pysyä sidottuna huoneeseen, tilaan tai omaisuuteen. |
| Johtaminen | Raportit, hallintapaneelit, trendit ja suorituskyvyn tarkastukset. | Johtajat voivat nähdä laajemman tuloksen, eivät vain varausmäärän. |
Nämä laajemmat prosessit kattavat alueita kuten Toiminnot, Laskutus & Maksaminen ja Oivallukset.
Mikä on yksinkertainen esimerkki?
- Asiakas varaa kokoustilan.
- Järjestelmä tarkistaa huoneen saatavuuden ja kapasiteetin.
- Varaus linkitetään asiakastietoon.
- Talletus pyydetään, koska varaus sääntö vaatii sen.
- Asetustehtävä luodaan henkilöstölle ennen varausta.
- Jos henkilöstö löytää tilan ongelman, se voidaan kirjata saman huoneen kohdalle.
- Johtajat raportoivat myöhemmin varauksista, tuloista ja huoneen käytöstä.
Toinen organisaatio voi käyttää eri prosessia. Tärkeä seikka on, että varaus voi antaa kontekstia seuraavalle työlle.
Miten tämä eroaa perusvarausvälineestä?
Perusvarausväline voi riittää, kun pääasiallinen tarve on vain näyttää avoimia aikoja, hyväksyä varaus, lähettää vahvistus ja ehkä kerätä maksu.
Varaus- ja operaatioalustasta tulee hyödyllisempi, kun varauksen on myös hallittava henkilöstön työtä, useita resursseja, hyväksyntöjä, laskutusta, tiloja, asiakashistoriaa tai raportointia. Katso Milloin yksinkertainen varausväline riittää?.
Onko kaiken oltava yhdessä järjestelmässä?
Ei. Kirjanpito, ERP, pääsynhallinta, markkinointi tai muut erikoisjärjestelmät voivat pysyä paikallaan. Alustan tulisi yhdistää ne osat toimintaprosessista, jotka tarvitsevat jakaa tietoa.
Katso Integraatiot ja Mitä tarkoittaa yksi alusta toiminnoille?.
Lähteet ja lisälukeminen
- Booking Ninjas: Varaushallinta — kuvaa varauksia, resursseja, saatavuutta, kapasiteettia, hinnoittelua ja operatiivisia työnkulkuja yhdessä varauskerroksessa.
- Booking Ninjas: Toiminnot — kuvaa yhdistettyjä ihmisiä, prosesseja, työnkulkuja ja operatiivista toteutusta Salesforce-alustalla.
- Salesforce Trailhead: Liiketoimintaprosessien automaatio — selittää, miten liiketoimintaprosessit voivat yhdistää käyttäjätoimet, tiedot, hyväksynnät ja automaattiset vaiheet.
Lähteet tukevat yleistä alustan mallia. Tarkka Booking Ninjas -asetus riippuu sovitusta työnkulusta ja järjestelmistä.