Hallinnoitu yksikkö on jotain, jonka organisaation on tunnistettava ja hallittava omana kohteenaan järjestelmässä.
Asetuksesta riippuen tämä kohde voi olla huone, sänky, työpöytä, toimisto, kenttä, tapahtumatila, laitos, laite tai muu resurssi. Tärkeä kysymys ei ole se, mitä ala sitä kutsuu. Tärkeä kysymys on, tarvitseeko kohteella olla oma saatavuus, tila, historia, säännöt, tehtävät, ylläpito, laskutus tai raportointi.
Mitä ovat yleiset esimerkit?
| Toimintatyyppi | Mahdolliset hallinnoidut yksiköt | Mitä voidaan seurata |
|---|---|---|
| Majoitus tai asuminen | Huone, sänky, asunto, yksikkö, mökki. | Saatavuus, käyttöaste, hinta, asukas tai vieras, ylläpito. |
| Coworking tai liiketila | Työpöytä, toimisto, kokoustila, sviitti, yhteinen tila. | Varaukset, jäsen tai vuokralainen, pääsy, kapasiteetti, laskutus. |
| Vapaa-aika tai yhteisölaitos | Kenttä, studio, uima-allas, kenttä, luokkahuone, tapahtumahuone. | Aikataulu, kapasiteetti, ohjelman käyttö, varaus, järjestelytarpeet. |
| Laitteet tai jaetut resurssit | Ajoneuvo, laite, AV-laitteet, kone, jaettu omaisuus. | Aikataulu, tehtävä, saatavuus, kunto, ylläpito. |
Booking Ninjasin nykyiset varaustyökalut kuvaavat jo resursseja laajasti, mukaan lukien kiinteistöt, yksiköt, palvelut, tilat, jaetut omaisuudet, huoneet, laitteet ja aikataulutuksessa käytettävät henkilöt.
Onko hallinnoidun yksikön oltava varattavissa?
Ei. Hallinnoitu yksikkö voi olla tärkeä, vaikka asiakkaat eivät koskaan varaisi sitä suoraan.
Esimerkiksi laite voi olla osoitettu tapahtumalle. Rakennuksessa voi olla monia varattavia huoneita. Ylläpitovälineellä voi olla tarkastuksia ja työhistoriaa, vaikka sitä ei myydä tai varata verkossa.
Varattava yksikkö on kapeampi käsite: se on jotain, joka voidaan varata tai osoittaa varaamisprosessin kautta.
Mitä tietoa hallinnoidulla yksiköllä voi olla?
- Nimi, koodi tai sijainti.
- Tyyppi tai kategoria.
- Kapasiteetti tai koko.
- Saatavuus tai aukioloajat.
- Nykyinen tila.
- Hinnoittelu tai laskutussäännöt, kun se on relevanttia.
- Varaukset, tehtävät tai siihen liittyvät käyttäjät.
- Ylläpito, tarkastukset tai ongelmahistoria.
- Raportit ja käyttöhistoria.
Ei jokaisella yksiköllä tarvitse olla jokaista kenttää. Tiedoston tulisi sisältää tiedot, joita tarvitaan kohteen hyvään hallintaan.
Miten hallinnoidut yksiköt liittyvät varauksiin?
Kun yksikkö on varattavissa, varaus voidaan liittää tarkkaan käytettävään kohteeseen tai resurssiin. Tämä antaa järjestelmälle selkeän paikan tarkistaa saatavuus, kapasiteetti, ristiriidat, hinnoittelu ja myöhemmin operatiivinen työ.
Katso Varaushallinta ja Resurssien aikataulutus esimerkkejä huoneista, laitteista, ihmisistä, omaisuudesta ja muista resursseista, joita aikataulutetaan yhdessä.
Miksi käyttää yhtä joustavaa termiä?
Eri alat käyttävät eri sanoja hallitsemilleen asioille. Hotellit sanovat huoneita. Coworking-tilat saattavat sanoa työpöytiä tai toimistoja. Vapaa-ajan keskukset saattavat sanoa kenttiä tai alueita. Asumisen tarjoajat saattavat sanoa yksiköitä tai sänkyjä.
Laajemman alustan idean käyttäminen auttaa Booking Ninjasia mallintamaan näitä kohteita pakottamatta jokaista organisaatiota käyttämään hotellikieltä.
Nimi voi muuttua; hallintotarve on se, mikä merkitsee
Jos kohteella on omat säännöt, tila, saatavuus, suhteet, historia tai raportointi, voi olla järkevää hallita sitä omana tietueenaan.
Lähteet ja lisälukeminen
- Booking Ninjas: Varaushallinta — kuvaa varauksia eri kiinteistöissä, yksiköissä, palveluissa, tiloissa, jaetuissa omaisuuksissa ja muissa resursseissa.
- Booking Ninjas: Resurssien aikataulutus — näyttää aikataulutusta ihmisten, huoneiden, laitteiden ja omaisuuden kesken.
- Booking Ninjas: Vapaa-ajan keskuksen hallinta — antaa esimerkkejä, kuten kuntosalit, kentät, studiot, uima-altaat, kentät ja kokoustilat.
"Hallinnoitu yksikkö" käytetään täällä Booking Ninjasin alustakäsitteenä. Tarkka tietueen tyyppi ja kentät riippuvat organisaatiosta ja toteutuksesta.