Como Iniciar um Espaço de Coworking

Num mundo onde o coworking é a nova forma de trabalhar, com aproximadamente 3,1 milhões de coworkers em todo o mundo e mais de 14 mil espaços de coworking em todo o globo, não é surpresa que possa considerar que agora é o melhor momento para iniciar um espaço de coworking. Mas está a considerar este negócio pelas razões certas?

Qual é a razão pela qual quer iniciar um espaço de coworking? É para obter lucro ou para beneficiar do ambiente criativo e efervescente? Não há uma resposta certa ou errada, mas ter um bom entendimento do seu modelo de negócio é fundamental para o seu sucesso.

Encontrar respostas para a sua visão, objetivo e motivação pode parecer difícil e uma tarefa um tanto abstrata no início, e é por isso que usar uma ferramenta pode ajudar a encontrar essas respostas da maneira mais construtiva.

O Business Model Canvas é um roteiro visual para o ajudar a responder como vai entregar o seu produto e alcançar os seus clientes, e é uma ótima ferramenta para determinar as funções-chave do seu espaço de coworking.

Os Espaços de Coworking são Rentáveis?

Vamos diretos ao assunto: iniciar um espaço de coworking não é um mar de rosas. Na verdade, de acordo com a Global Coworking Survey, apenas 43% dos espaços de coworking são rentáveis, o que significa que 57% são deficitários.

Mas isso acontece apenas porque a maioria das pessoas entra no negócio sem utilizar todas as principais fontes de receita dos espaços de coworking. Aqui estão algumas maneiras de aumentar a rentabilidade num espaço de coworking; quase 90% dos espaços de coworking geram lucro se cumprirem pelo menos três destas condições.

Escritórios Privados em vez de Mesas de Trabalho

Cerca de um em cada nove espaços de coworking aluga mais de 60% do seu espaço como escritórios privados. Há uma tendência para escritórios privados, que são os mais solicitados, e mesas dedicadas, que também são necessárias.

Nem todos os membros conseguem trabalhar num espaço aberto. O modelo de coworking e escritório permite que estes clientes tenham acesso ao seu próprio espaço dedicado.

Aproveitar a Integração Vertical

A ideia da integração vertical é aumentar o número de transações por membro, cuidando de todas as necessidades do membro. Pode conseguir isto formando parcerias estratégicas e aquisições com empresas que atendem à maioria das necessidades dos seus clientes.

Alguns serviços adicionais comuns incluem pequeno-almoço, almoço, jantar, creche para crianças, spa, salão de massagens, área de treino, aulas educacionais, lazer, etc.

Ao aproveitar a integração vertical, não se esqueça de automatizar tudo (reservas, pagamentos, acesso e mais). Isto ajuda-o a poupar dinheiro, tempo e a proporcionar uma melhor experiência aos seus clientes.

Pensar a Longo Prazo

Quaisquer que sejam os planos que faça para o seu espaço de coworking, tem de ter em mente uma visão a longo prazo.

Estatisticamente, quanto mais tempo o espaço estiver em funcionamento, melhor ele funciona. A segunda Global Coworking Survey mostra que 72% de todos os espaços de coworking se tornam rentáveis após mais de dois anos em funcionamento.

Tenha em mente que existem fatores que foram identificados como elementos essenciais para um espaço de coworking rentável. Estes fatores são:

A idade do espaço de coworking e
O número de membros

Ambos os fatores dependem maioritariamente do tempo.

Visar Clientes com Maior Poder de Compra

A maioria das pessoas que utiliza espaços de coworking são, de facto, freelancers, mas se todos os seus membros forem freelancers, provavelmente não ganhará muito em termos de receita e algumas das estratégias de integração vertical que tentar podem não funcionar. Porquê? Porque a maioria dos freelancers não ganha muito.

Isto significa que precisa de expandir o seu público-alvo para clientes com maior poder de compra, como:

Startups com equipas remotas
Empresas de tecnologia como Google e Facebook
Grandes corporações como a Coca-Cola e a Nestlé.
Proprietários de empresas/Gestores

A maioria dos funcionários fica feliz por mudar de ambiente e experimentar a flexibilidade de um espaço de coworking. Contacte este tipo de empresas para ver se gostariam de instalar um escritório satélite perto do seu espaço de coworking, o que, por sua vez, poderia aumentar a sua receita.

Aproveitar Oportunidades para Reduzir Custos

Para o ajudar a gastar menos no arranque do seu espaço de coworking, pode considerar algumas das seguintes opções:

Comece o seu modelo com um espaço mais pequeno.
Negocie com uma seguradora privada para o seu imóvel comercial.
Se estiver a arrendar, negocie com o seu senhorio um período de carência na renda para colocar o seu espaço a funcionar.

O que Precisa de Considerar Antes de Abrir um Espaço de Coworking?

Agora que a motivação para iniciar o seu espaço de coworking foi estabelecida e os lucros potenciais (tanto financeiros como não financeiros) foram discutidos, é hora de falar sobre as coisas práticas a considerar antes de abrir um espaço de coworking.

Qual é o seu Mercado-Alvo?

Que tipos de pessoas têm mais probabilidade de usar espaços de coworking?

Como mencionado anteriormente, a maioria das pessoas que usa espaços de coworking são Trabalhadores Remotos / Freelancers. Mas pode expandir o seu mercado para servir mais pessoas, incluindo pequenas empresas/equipas, clientes corporativos, Desenvolvedores de Software e Serviços de TI, Serviços Financeiros e Jurídicos, Serviços de Marketing e Publicidade.

Desenvolver um plano de marketing para o coworking que comunique os seus serviços aos tipos de utilizadores que serve é o ideal, porque o ajuda a identificar vias para crescimento futuro.

Pesquisa e Análise de Mercado

Embarcar na jornada para iniciar um espaço de coworking começa com uma exploração abrangente do mercado. Nesta fase crucial, mergulhe numa meticulosa pesquisa e análise de mercado para obter informações valiosas que moldarão a trajetória do seu empreendimento.

Comece por identificar o seu público-alvo — compreenda as suas necessidades profissionais, preferências e o tipo de comodidades que lhes interessam. Este profundo entendimento será fundamental para adaptar o seu espaço de coworking às diversas exigências dos potenciais membros.

Simultaneamente, avalie a procura por coworking na sua localização escolhida. Explore a dinâmica do ecossistema empresarial local para determinar a viabilidade do seu empreendimento. Examine o cenário económico, as tendências do setor e as projeções de crescimento para posicionar estrategicamente o seu espaço de coworking.

Uma análise atenta da concorrência é imperativa. Identifique os espaços de coworking existentes na sua área-alvo, estude as suas ofertas, modelos de preços e demografia dos membros. Esta inteligência competitiva não só o ajudará a refinar os seus pontos de venda únicos, mas também a descobrir oportunidades de diferenciação.

Equipado com um entendimento abrangente do mercado, pode criar uma proposta de valor convincente para o seu espaço de coworking.

Este trabalho inicial estabelece a base para uma tomada de decisão informada ao longo das fases subsequentes de seleção de localização, design e estratégia de negócio. Em essência, o sucesso do seu espaço de coworking depende da minúcia da sua pesquisa e análise de mercado.

Onde Deve Estar Localizado o seu Espaço de Coworking?

Ao abrir um espaço de coworking, a primeira coisa que deve considerar é desenvolver uma comunidade de pessoas que estarão interessadas em trabalhar num espaço de coworking. Assim que identificar a procura numa determinada área, pode começar a procurar o edifício certo para albergar o seu espaço.

O coworking tem tudo a ver com conveniência, por isso tem de considerar coisas como a distância do seu espaço de coworking até onde a maioria do seu mercado-alvo vive e mais.

Mais de 80% dos operadores optam por um contrato de arrendamento porque elimina alguns dos fardos da propriedade, mas muitas vezes resulta em grandes aumentos de renda na altura da renovação. O subarrendamento é uma via mais barata e conveniente.

O que Deve Ter o seu Espaço de Coworking?

Independentemente do mercado-alvo que pretende servir, alguns elementos básicos que a maioria dos espaços de coworking deve ter incluem o seguinte:

Mobiliário e Acessórios
Internet
Wi-Fi
Cabeamento Ethernet
Comodidades
Impressoras
Sala de conferências
Chá, café e snacks

Alguns espaços de coworking também fornecem recursos para startups, que vão desde ativos digitais, coaches, consultores e até ferramentas interessantes como impressoras 3D e outras tecnologias às quais nem sempre se tem acesso.

Qual será o Layout/Design Interior do Espaço de Coworking?

Todos podemos concordar que as coisas bonitas são muito eficazes para atrair pessoas. É por isso que a aparência do seu espaço de coworking é quase tão importante quanto os serviços que ele oferece.

Os escritórios corporativos tradicionais há muito que experimentam diferentes layouts em busca de uma forma de melhorar a colaboração dos funcionários. Felizmente para os espaços de coworking, eles têm um pouco mais de flexibilidade e podem facilmente criar um 'layout misto' de escritórios privados, áreas comuns e mesas comunitárias para proporcionar um bom equilíbrio entre áreas de colaboração e áreas de foco.

Planeamento de Comodidades e Instalações e Serviços a Oferecer

No cenário dinâmico do local de trabalho moderno, os espaços de coworking emergiram como centros vibrantes que fomentam a colaboração, a inovação e a comunidade.

Para estabelecer um espaço de coworking bem-sucedido, é crucial uma atenção meticulosa ao planeamento de comodidades e instalações. Este aspeto vai além de oferecer recursos básicos; envolve a criação de um ambiente que atende a diversas necessidades, ao mesmo tempo que fomenta um sentimento de pertença entre os membros.

Compreender as Necessidades dos Membros

Antes de mergulhar no processo de planeamento de comodidades e instalações, é essencial compreender os requisitos únicos do seu público-alvo.

Diferentes profissionais, startups e freelancers têm necessidades variadas, que vão desde escritórios privados a espaços colaborativos abertos. Realize inquéritos, organize grupos de foco e analise as tendências de mercado para identificar as preferências e prioridades dos seus potenciais membros.

Design Versátil do Espaço de Trabalho

Um dos aspetos fundamentais do planeamento de comodidades é a criação de um design de espaço de trabalho versátil. Considere a inclusão de escritórios privados, mesas dedicadas e áreas abertas para acomodar um espectro de preferências de trabalho.

Garanta que o layout promove um movimento fluido, ao mesmo tempo que oferece espaços para trabalho focado, colaborações de equipa e interações casuais.

Infraestrutura Essencial

Uma infraestrutura fiável e eficiente constitui a espinha dorsal de qualquer espaço de coworking. Internet de alta velocidade, Wi-Fi seguro e suporte tecnológico avançado não são negociáveis.

Além disso, investir em mobiliário ergonómico, iluminação de qualidade e medidas de insonorização contribui para um ambiente de trabalho confortável e produtivo.

Espaços de Reunião para Todas as Ocasiões

Os espaços de coworking bem-sucedidos oferecem uma variedade de espaços de reunião adaptados a diferentes necessidades.

Desde salas de reuniões formais para apresentações a clientes a áreas de reunião casuais para discussões rápidas de equipa, fornecer diversos espaços de reunião melhora a funcionalidade geral do espaço de trabalho.

Cozinha Bem Equipada e Áreas de Refeições

Criar um sentimento de comunidade muitas vezes estende-se para além das atividades relacionadas com o trabalho. Incluir uma cozinha bem equipada ou áreas de refeições fomenta uma atmosfera social e casual onde os membros se podem conectar enquanto tomam um café ou uma refeição.

Esta simples comodidade pode contribuir significativamente para a construção de um forte sentimento de camaradagem entre os coworkers.

Iniciativas de Saúde e Bem-Estar

Incorporar comodidades de saúde e bem-estar reflete uma tendência crescente nos espaços de coworking. Considere incluir instalações de fitness, salas de meditação ou programas de bem-estar para apoiar o bem-estar holístico dos seus membros.

Estas ofertas não só aumentam o apelo do seu espaço, mas também contribuem para uma comunidade mais saudável e empenhada.

Flexibilidade nos Pacotes de Comodidades

Reconhecendo que diferentes membros têm necessidades variadas, ofereça flexibilidade nos pacotes de comodidades.

Seja oferecendo planos de adesão por níveis ou permitindo que os membros personalizem as suas comodidades, esta abordagem garante que os indivíduos possam adaptar a sua experiência às suas necessidades profissionais.

Sustentabilidade Ambiental

Incorporar práticas sustentáveis não é apenas uma escolha responsável, mas também se alinha com os valores de muitos profissionais modernos.

Explore opções ecológicas para mobiliário, iluminação energeticamente eficiente e iniciativas de redução de resíduos para criar um espaço de coworking ambientalmente consciente.

Ciclos de Feedback Regulares

Após implementar o seu plano de comodidades e instalações, estabeleça ciclos de feedback regulares com os seus membros.

Este diálogo contínuo permite-lhe manter-se atento às necessidades em mudança, identificar áreas para melhoria e melhorar continuamente a experiência geral no seu espaço de coworking.

Em conclusão, uma estratégia bem pensada de planeamento de comodidades e instalações é essencial para o sucesso de um espaço de coworking.

Ao priorizar as necessidades dos membros, fomentar um ambiente versátil e envolvente e manter-se atento às tendências em evolução, pode criar um espaço que não só atende, mas excede as expectativas da sua comunidade diversificada.

Os serviços oferecidos pelos espaços de coworking incluem o melhor equipamento de negócios e apoio administrativo para que possa criar o seu espaço de trabalho ideal - sem os custos fixos. Aqui está uma breve lista de comodidades que pode oferecer:

Armazenamento
Chá/Café
Serviço de Correio e Encomendas
Endereço Comercial Virtual
Copa
Eletricidade/Manutenção
Estacionamento (incomum)
Impressão
Acesso a Salas de Reunião
Receção/Área de Espera
Yoga
Salas de Sesta

Quanto Custa Iniciar um Espaço de Coworking

Assim que encontrar uma localização conveniente para os seus clientes-alvo, pode começar a considerar os custos e o orçamento.

Se comprou um imóvel para iniciar o seu espaço de coworking, terá de considerar custos adicionais, como códigos de construção e licenças municipais, coisas que podem rapidamente somar-se a outras despesas. Determinar quanta flexibilidade e controlo quer no seu espaço de coworking ajudará a determinar a melhor abordagem de custos.

Finalmente, tem de decidir como vai financiar o seu espaço de coworking. Vai usar o seu próprio dinheiro ou encontrar investidores? Pode ter um vasto leque de fontes para procurar ajuda financeira, desde organismos governamentais locais a pessoas com um portefólio imobiliário, amigos e familiares abastados.

Planeamento Financeiro e Orçamentação

Lançar um espaço de coworking requer um planeamento financeiro e uma orçamentação cuidadosos para garantir a sustentabilidade e o sucesso a longo prazo. Neste artigo, iremos aprofundar os principais aspetos da gestão financeira que os empreendedores devem considerar ao aventurarem-se na indústria do coworking.

Investimento Inicial:

Um dos principais passos no planeamento financeiro de um espaço de coworking é determinar o investimento inicial necessário. Isto inclui custos associados ao arrendamento ou compra de um espaço adequado, renovação ou personalização do interior e aquisição de mobiliário e equipamento. É crucial realizar uma análise de custos completa para evitar subestimar o capital necessário para um lançamento bem-sucedido.

Custos Operacionais:

Assim que o espaço de coworking estiver a funcionar, os custos operacionais contínuos tornam-se um fator significativo. Estes podem incluir renda, serviços públicos, manutenção, serviços de limpeza e despesas com pessoal. Estimar com precisão estes custos é essencial para definir preços de adesão que cubram as despesas operacionais, mantendo-se competitivo no mercado.

Modelos de Adesão e Estratégias de Preços:

Escolher os modelos de adesão e as estratégias de preços corretos é um aspeto crítico do planeamento financeiro. Considere fatores como a procura do mercado local, os preços da concorrência e a proposta de valor única do seu espaço de coworking. As opções podem incluir adesões mensais, passes diários ou até planos especializados para equipas ou empresas.

Fontes de Receita

Diversificar as fontes de receita pode contribuir para a estabilidade financeira de um espaço de coworking. Além das adesões padrão, explore oportunidades para serviços adicionais, como aluguer de salas de reunião, organização de eventos ou fornecimento de comodidades premium por uma taxa extra. Estas fontes de receita suplementares podem contribuir significativamente para a saúde financeira geral do negócio.

Projeções de Crescimento de Membros:

Desenvolva projeções realistas para o crescimento de membros ao longo do tempo. Considere estratégias de marketing, esforços de construção de comunidade e iniciativas de networking para atrair um fluxo constante de membros. Uma estratégia de crescimento bem pensada alinha-se com as projeções financeiras e ajuda a planear a escalabilidade.

Orçamentação para Marketing e Branding:

Alocar uma parte do seu orçamento para iniciativas de marketing e branding. Uma promoção eficaz é crucial para atrair potenciais membros e estabelecer uma forte presença de marca na comunidade. Isto pode incluir publicidade online, eventos comunitários e colaborações com empresas locais.

Plano de Contingência:

Não importa quão meticuloso seja o seu planeamento financeiro, podem surgir desafios inesperados. Criar um fundo de contingência no seu orçamento pode ajudar a mitigar riscos e fornecer uma almofada financeira durante circunstâncias imprevistas, como crises económicas ou custos de manutenção inesperados.

Infraestrutura Tecnológica:

Investir numa infraestrutura tecnológica robusta é essencial para os espaços de coworking modernos. Isto inclui internet de alta velocidade, sistemas de acesso seguro e ferramentas colaborativas. Embora estes investimentos contribuam para a satisfação dos membros, devem ser tidos em conta nos orçamentos iniciais e contínuos.

Plano de Negócios para o Espaço de Coworking

Um plano de negócios é uma visão geral do seu negócio de gestão de propriedades e estabelece os valores fundamentais, estratégias e plano de crescimento da sua empresa para o futuro. Ele explica os seus objetivos de negócio e a sua estratégia para os alcançar. Também inclui pesquisa de mercado para apoiar os seus planos.

Descarregue o Modelo de Plano de Negócios para Espaço de Coworking

Modelo de Preços para Espaço de Coworking

O modelo de preços de um espaço de coworking é um aspeto crucial da sua estratégia de negócio, pois impacta diretamente a geração de receita, a satisfação dos membros e a rentabilidade geral. Aqui estão alguns modelos de preços comuns empregados por espaços de coworking:

Preços Baseados em Adesão

Neste modelo, os espaços de coworking oferecem vários níveis de adesão, cada um com diferentes níveis de acesso e comodidades. Os membros normalmente pagam uma taxa mensal ou anual, que lhes dá acesso a espaços de trabalho partilhados, comodidades como salas de reunião, instalações de impressão e eventos de networking.

Os níveis de adesão podem incluir opções para tempo parcial, tempo integral, mesas dedicadas ou escritórios privados, permitindo que os membros escolham o nível de acesso que se adapta às suas necessidades e orçamento.

Preços Baseados na Utilização

Os preços baseados na utilização, também conhecidos como pay-as-you-go ou preços por hora, cobram os membros com base na sua utilização real do espaço de coworking e das comodidades. Este modelo é adequado para freelancers, trabalhadores remotos ou utilizadores ocasionais que não necessitam de acesso a tempo inteiro.

Os membros normalmente compram créditos ou passes que podem ser trocados por acesso ao espaço de trabalho, salas de reunião ou outras comodidades, conforme necessário. Este modelo de preços flexível permite que os membros paguem apenas pelos serviços que utilizam, tornando-o económico para utilização esporádica ou de curto prazo.

Aluguer de Mesas Fixas ou Escritórios Privados

Os espaços de coworking podem oferecer o aluguer de mesas fixas ou escritórios privados numa base mensal ou de longo prazo. Neste modelo, os membros pagam uma taxa fixa pelo uso exclusivo de um espaço de trabalho dedicado, que pode incluir comodidades como mobiliário, armazenamento e acesso a áreas comuns.

O aluguer de mesas fixas ou escritórios privados é ideal para indivíduos ou equipas que procuram um espaço de trabalho mais permanente e seguro dentro do ambiente de coworking.

Serviços de Valor Acrescentado

Além do acesso ao espaço de trabalho, muitos espaços de coworking oferecem serviços de valor acrescentado, como apoio empresarial, oportunidades de networking, workshops de desenvolvimento profissional e serviços de concierge.

Estes serviços podem ser incluídos nos pacotes de adesão ou oferecidos como extras por uma taxa adicional, proporcionando aos membros maior conveniência, apoio e oportunidades de crescimento.

Adesões Corporativas

Alguns espaços de coworking adaptam os seus modelos de preços para atender a clientes corporativos, oferecendo adesões de grupo ou pacotes personalizados para equipas ou organizações.

As adesões corporativas podem incluir benefícios como taxas de desconto, acesso prioritário às instalações, opções de espaço de trabalho com marca e gestão de conta dedicada.

Este modelo atrai empresas que procuram soluções de espaço de trabalho flexíveis para os seus funcionários, ao mesmo tempo que simplificam os processos administrativos e reduzem os custos fixos.

Passos para Expandir o seu Espaço de Coworking

Iniciar o seu espaço de coworking é uma coisa, mas fazê-lo crescer e expandi-lo até à sua capacidade máxima é outra. Isto depende de vários fatores, como a sua equipa, a força da sua comunidade e as suas estratégias de gestão.

Como se Gere um Espaço de Coworking?

Quando sabe quem são os seus clientes e o que eles querem, é importante contratar o conjunto certo de funcionários para trabalhar consigo.

O número e as competências do pessoal de que precisa dependem do tamanho do seu espaço e dos serviços que oferece, mas aqui estão alguns cargos que deve considerar:

Especialista em tecnologia
Gerente do espaço de coworking
Rececionista
Gerente de comunidade
Profissional de marketing

Mas gerir um espaço de coworking vai além da sua equipa, e é impossível gerir um espaço de coworking moderno sem um software de gestão dedicado. Todo o operador precisa dele para manter as coisas organizadas, fazer crescer o negócio e a comunidade, e tornar o uso diário da instalação fácil e otimizado para os clientes. Aqui está uma pequena lista de vantagens que obtém com um software de gestão de espaço de trabalho incrível:

Uma base de dados unificada de membros
Automatização de tarefas administrativas
Verificação da disponibilidade de espaços em tempo real
Reservas online para espaços de escritório, mesas e salas de reunião
Aplicações web e móveis de autoatendimento para membros
Check-in de convidados e acesso digital
Faturação e pagamento remoto
Vendas externas
Gestão de eventos
Apoio ao cliente
Feed de notícias, promoção de benefícios de adesão e serviços de valor acrescentado
Otimização de custos e monitorização de desempenho

Criação de Comunidade e Networking

Uma comunidade vibrante e empenhada é crucial para o sucesso a longo prazo. Uma comunidade próspera não só atrai membros, mas também fomenta a colaboração, a inovação e um sentimento de pertença. Aqui estão estratégias essenciais para construir e nutrir uma comunidade forte no seu espaço de coworking.

Defina a Visão da sua Comunidade:

Antes de mergulhar na construção da comunidade, articule uma visão clara para o seu espaço de coworking. Compreenda os valores e objetivos que moldarão a cultura da comunidade. Está a visar profissionais de tecnologia, criativos ou uma mistura de indústrias? Definir esta visão guiará os seus esforços para atrair indivíduos com interesses semelhantes.

Organize Eventos de Networking:

Os eventos proporcionam uma plataforma para os membros se conectarem, partilharem ideias e construírem relações. Organize regularmente eventos de networking, workshops e seminários que se alinhem com os interesses da sua comunidade. Estas ocasiões criam oportunidades para colaboração e troca de conhecimentos, fortalecendo os laços entre os seus membros.

Crie Plataformas Online:

Aproveite as ferramentas digitais para estender a sua comunidade para além do espaço de trabalho físico. Estabeleça uma plataforma online, como uma rede social dedicada ou um fórum, onde os membros possam comunicar, partilhar recursos e manter-se atualizados sobre os eventos. Fomente um sentimento de continuidade e conexão tanto no domínio físico como no virtual.

Facilite a Apresentação de Membros:

Apresente ativamente membros que partilham interesses comuns ou competências complementares. Este toque pessoal pode gerar colaborações, parcerias e amizades dentro da comunidade. Incentive os membros a fazerem networking e a colaborarem em projetos, reforçando a ideia de que o espaço de coworking não é apenas um local de trabalho, mas um ecossistema colaborativo.

Incentive a Cocriação:

Capacite os seus membros para contribuírem para a experiência de coworking. Peça a sua opinião sobre eventos, comodidades e iniciativas comunitárias. A cocriação não só aumenta a satisfação dos membros, mas também fomenta um sentimento de posse, tornando-os mais investidos no sucesso do espaço.

Reconheça e Celebre Conquistas:

Reconheça as realizações dos seus membros, sejam elas pessoais ou profissionais. Este reconhecimento pode ser feito através de uma simples menção num boletim informativo, organizando eventos comemorativos ou até mesmo fornecendo um espaço físico para os membros exibirem o seu trabalho. Celebrar as conquistas fomenta uma atmosfera positiva e de apoio.

Implemente Programas de Mentoria:

Estabeleça programas de mentoria no seu espaço de coworking. Membros experientes podem orientar e apoiar os recém-chegados, partilhando insights e conhecimentos. Os programas de mentoria criam um ambiente de apoio e facilitam a transferência de conhecimento, melhorando a cultura colaborativa geral.

Ciclos de Feedback:

Procure regularmente o feedback da sua comunidade para compreender as suas necessidades e preocupações. Crie canais para comunicação aberta e resolva ativamente quaisquer problemas que surjam. Isto não só mostra que valoriza a opinião dos seus membros, mas também ajuda a fazer melhorias contínuas no espaço de coworking.

Iniciativas de Diversidade e Inclusão:

Promova a diversidade e a inclusão na sua comunidade. Incentive uma mistura de origens, indústrias e perspetivas. Isto enriquece o ambiente colaborativo, fomenta a criatividade e garante que o seu espaço de coworking é acolhedor para indivíduos de todas as esferas da vida.

Envolvimento Contínuo:

Construir uma comunidade é um processo contínuo. Mantenha-se empenhado com os seus membros, ouça as suas necessidades em evolução e adapte as suas estratégias de construção de comunidade em conformidade. Reveja e atualize regularmente as suas iniciativas comunitárias para garantir que permanecem relevantes e impactantes.

Em conclusão, o sucesso de um espaço de coworking depende da força da sua comunidade. Ao fomentar ligações, incentivar a colaboração e adaptar-se às necessidades em evolução dos seus membros, pode criar um ambiente dinâmico e de apoio que atrai e retém uma gama diversificada de profissionais.

Navegar pelas Considerações Legais e Regulamentares ao Iniciar um Espaço de Coworking

Lançar um espaço de coworking é um empreendimento emocionante que envolve um planeamento meticuloso, desde a escolha da localização certa até ao design de um espaço de trabalho inspirador. No entanto, entre os passos cruciais nesta jornada está a navegação pelo complexo cenário de considerações legais e regulamentares.

Nesta secção, iremos aprofundar os aspetos-chave que os aspirantes a proprietários de espaços de coworking precisam de abordar para garantir a conformidade e um lançamento tranquilo.

Compreender o Zoneamento e as Licenças

Antes de assinar qualquer contrato de arrendamento ou investir num imóvel para o seu espaço de coworking, é primordial compreender os regulamentos de zoneamento locais. As leis de zoneamento variam entre jurisdições e podem ditar se uma determinada localização é adequada para fins comerciais como um espaço de coworking.

Envolver-se com as autoridades locais e obter as licenças necessárias é crucial para prevenir problemas legais no futuro. Certifique-se de que o uso pretendido se alinha com os requisitos de zoneamento para evitar potenciais contratempos.

Contratos de Arrendamento e Negociações

Garantir uma localização adequada para o seu espaço de coworking envolve a negociação de contratos de arrendamento. Preste muita atenção aos termos, pois eles podem impactar significativamente o seu negócio. Negocie flexibilidade em caso de futuras expansões ou alterações ao seu modelo de negócio.

Além disso, considere procurar aconselhamento jurídico ao rever os contratos de arrendamento para garantir que compreende totalmente os termos e as obrigações.

Conformidade com os Códigos de Construção

Aderir aos códigos de construção é essencial para garantir a segurança do seu espaço de coworking e dos seus ocupantes. Trabalhe em estreita colaboração com arquitetos e empreiteiros para garantir que o design e o layout cumprem os regulamentos de construção locais.

Medidas de segurança contra incêndios, acessibilidade para pessoas com deficiência e outros requisitos do código de construção devem ser integrados no design e na construção do espaço.

Propriedade Intelectual e Branding

Proteger a marca e a propriedade intelectual do seu espaço de coworking é outro aspeto crítico. Registe o nome e o logótipo da sua empresa para impedir o uso não autorizado por outros.

Consulte profissionais jurídicos para redigir acordos que protejam os seus direitos de propriedade intelectual e estabeleçam diretrizes para a conduta dos membros dentro do espaço.

Privacidade e Segurança de Dados

Os espaços de coworking lidam frequentemente com informações sensíveis devido à infraestrutura e recursos tecnológicos partilhados. Implemente medidas robustas de privacidade e segurança de dados para proteger tanto o seu negócio como as informações confidenciais dos seus membros.

Estabeleça políticas claras sobre o uso, armazenamento e proteção de dados e garanta a conformidade com as leis de proteção de dados relevantes.

Leis de Emprego e Trabalho

Se o seu espaço de coworking tiver funcionários, familiarize-se com as leis locais de emprego e trabalho.

Garanta que os contratos de trabalho, as condições de trabalho e os pacotes de remuneração estão em conformidade com os requisitos legais. É crucial criar um ambiente de trabalho positivo e em conformidade para fomentar uma relação saudável com a sua equipa.

Cobertura de Seguro

Garantir uma cobertura de seguro abrangente é um passo prudente para mitigar os riscos associados à operação de um espaço de coworking. Considere apólices que cobrem danos materiais, responsabilidade civil e interrupção de negócios.

Consulte profissionais de seguros para adaptar a cobertura às necessidades e riscos específicos associados ao seu negócio.

Em conclusão, o cenário legal e regulamentar para os espaços de coworking é multifacetado e requer uma consideração cuidadosa.

Envolva-se com profissionais jurídicos especializados em imóveis comerciais e direito empresarial para navegar por estas complexidades de forma eficaz.

Ao abordar estas considerações legais de forma proativa, estabelece uma base sólida para o sucesso e a sustentabilidade do seu espaço de coworking.

Gerir Relações Contratuais

Gerir relações contratuais com membros, fornecedores e prestadores de serviços é uma pedra angular das operações de um espaço de coworking.

Acordos claros e executáveis protegem os interesses de todas as partes envolvidas, mas a elaboração, revisão e negociação de contratos implicam custos.

Contratar aconselhamento jurídico para garantir a conformidade, mitigar riscos e resolver disputas pode implicar despesas iniciais, especialmente para acordos complexos ou serviços especializados.

Embora investir em apoio jurídico possa parecer assustador, pode, em última análise, poupar tempo, dinheiro e dores de cabeça, prevenindo litígios dispendiosos ou mal-entendidos no futuro.

Despesas Legais de Gerir um Espaço de Coworking: É Caro?

Por trás da atmosfera vibrante e do ethos colaborativo, existe uma teia de considerações legais que pode impactar significativamente o resultado final.

Desde contratos de arrendamento à conformidade com os regulamentos de zoneamento, a despesa legal de gerir um espaço de coworking exige uma navegação cuidadosa. Mas quão caro é?

O Preço da Conformidade

A conformidade com os regulamentos locais e as leis de zoneamento constitui a base de qualquer empreendimento de coworking. Desde a obtenção de licenças à obtenção de autorizações, os custos podem aumentar rapidamente.

Fatores como a localização, o tipo de edifício e o uso pretendido influenciam os requisitos regulamentares e as despesas associadas.

Embora algumas jurisdições possam oferecer processos simplificados e taxas mais baixas para pequenas empresas, outras impõem padrões rigorosos e multas pesadas por incumprimento.

Navegar por este labirinto regulamentar exige não apenas recursos financeiros, mas também tempo e experiência, tornando-se uma consideração significativa para os potenciais proprietários de espaços de coworking.

Equilibrar Custo e Conformidade

No cenário em constante evolução dos espaços de coworking, a despesa legal é inegavelmente uma consideração significativa para os operadores.

Desde a conformidade regulamentar à gestão de responsabilidades, proteção da propriedade intelectual e relações contratuais, os custos podem acumular-se rapidamente. No entanto, ver a despesa legal como um investimento na mitigação de riscos, conformidade e sucesso a longo prazo pode fornecer um quadro para a tomada de decisões.

Ao encontrar um equilíbrio entre a relação custo-benefício e o rigor legal, os proprietários de espaços de coworking podem navegar pelas complexidades do cenário legal, ao mesmo tempo que fomentam uma comunidade próspera de colaboração e inovação.

Porque é que os Espaços de Coworking Falham?

Segundo o Deskmag, há uma taxa de falha de 10% para os espaços de coworking, e qualquer um pode ser uma vítima. Até grandes nomes como a WeWork têm lutado com os desafios do espaço de coworking, mas, felizmente, pode aprender com eles.

Alguns desafios surgem à medida que o seu espaço de coworking cresce, mas aqui estão as razões fundamentais pelas quais a maioria dos espaços de coworking falha pouco depois de começarem.

Localização Errada

Os escritórios partilhados tendem a ser menos bem-sucedidos se estiverem em áreas rurais. Como mencionado anteriormente, muitos dos seus potenciais clientes não escolherão o local se demorar muito tempo a chegar.

As instalações em redor de um espaço de coworking também são essenciais. Desde restaurantes a ginásios e parques de estacionamento, é importante escolher um local que tenha instalações essenciais na área.

Layout e Infraestrutura Deficientes

Se não considerar os seus clientes e as suas necessidades de trabalho ao criar o seu layout, é provável que crie um ambiente pouco propício para eles.

Um planeamento cuidadoso trará muitos profissionais para o seu espaço. As pessoas fazem o seu julgamento de um lugar nos primeiros vinte segundos após entrarem, e o seu local pode ser ignorado se não tiver boa aparência.

Falta de Autenticidade

Alguns espaços de coworking tentam copiar os modelos de negócio dos seus concorrentes, especialmente gigantes como a WeWork ou o Impact Hub, e não têm sucesso principalmente porque não têm os recursos necessários.

Cada espaço de sucesso tem a sua missão e os seus valores, e atrai uma determinada clientela por causa desses fatores. Defina a sua filosofia de negócio e ganhará membros cujos valores se alinham com os seus. Esforce-se sempre pela autenticidade.

Comunidade Inexistente

O coworking tem muito a ver com o sentido de comunidade e networking; portanto, é essencial criar uma atmosfera que fomente a colaboração e una as pessoas. Os espaços de coworking que não se preocupam em construir uma comunidade segura são frequentemente deixados para trás, não importa quantas comodidades fantásticas ofereçam ou quão bonito seja o seu espaço.

Pesquisa de Mercado Inadequada

A falha na realização de uma pesquisa de mercado completa pode levar a um desalinhamento entre as ofertas e a procura. Compreender as necessidades, preferências e demografia dos potenciais membros é essencial para adaptar os serviços, as estruturas de preços e as comodidades de forma eficaz. Ignorar as tendências de mercado ou sobrestimar a procura pode resultar em espaços subutilizados e dificuldades financeiras.

Financiamento Insuficiente

Lançar e operar um espaço de coworking requer um investimento inicial substancial e capital contínuo. Subestimar os custos ou alavancar excessivamente os recursos financeiros pode levar a problemas de fluxo de caixa e eventual encerramento. Além disso, depender apenas das taxas de adesão sem diversificar as fontes de receita pode deixar os espaços de coworking vulneráveis a flutuações de mercado e crises económicas.

Gestão e Operações Deficientes

Uma gestão e operações eficazes são essenciais para o bom funcionamento dos espaços de coworking. Pessoal inadequado, falta de envolvimento da comunidade e um serviço ao cliente medíocre podem minar a satisfação e a retenção dos membros. Além disso, a falha na manutenção das instalações, na aplicação de políticas e na resolução de conflitos prontamente pode manchar a reputação e erodir a confiança entre os membros.

Desafios Legais e Regulamentares

Navegar pelo cenário legal e regulamentar representa desafios significativos para os operadores de espaços de coworking. A conformidade com as leis de zoneamento, códigos de construção, regulamentos de saúde e segurança e requisitos de privacidade de dados é essencial, mas pode ser complexa e dispendiosa. A falha em cumprir as obrigações legais ou em antecipar alterações regulamentares pode resultar em multas, litígios e danos à reputação.

Dinâmicas de Mercado em Mudança

A indústria de coworking está sujeita a dinâmicas de mercado em evolução, incluindo mudanças na tecnologia, tendências de trabalho e condições económicas.

Os espaços de coworking que não se adaptam às preferências do consumidor em mudança, aos concorrentes emergentes ou às inovações disruptivas correm o risco de obsolescência. Flexibilidade, agilidade e visão de futuro são essenciais para se manter à frente num cenário em rápida evolução.

Utilizar um Sistema de Gestão de Propriedades

Iniciar um espaço de coworking envolve um planeamento meticuloso e o uso estratégico da tecnologia. Os Sistemas de Gestão de Propriedades para Espaços de Coworking desempenham um papel fundamental na otimização das operações, na melhoria da experiência dos membros e na garantia do sucesso geral do seu empreendimento.

Aqui está um guia abrangente sobre como aproveitar os PMS de forma eficaz para o seu espaço de coworking.

Utilização Eficiente do Espaço:

Utilize o PMS para otimizar a alocação do espaço de trabalho. Implemente funcionalidades que permitam o acompanhamento em tempo real das mesas, salas de reunião e áreas comuns disponíveis. Isto garante que os membros possam encontrar e reservar facilmente o espaço de que necessitam, maximizando a eficiência geral da sua instalação de coworking.

Faturação e Cobrança Automatizadas:

Otimize os processos financeiros integrando sistemas de faturação e cobrança automatizados no seu PMS. Esta funcionalidade permite o acompanhamento preciso das taxas de adesão, serviços adicionais e facilita transações sem problemas. A automação reduz a sobrecarga administrativa e garante um fluxo de trabalho financeiro tranquilo e sem erros.

Gestão de Membros:

Implemente um módulo robusto de gestão de membros no seu PMS. Isto deve abranger a integração de membros, a gestão de contratos e os dados dos membros. O PMS pode ajudar a criar uma base de dados centralizada que inclui detalhes de contacto, planos de adesão e informações de faturação. Isto não só simplifica as tarefas administrativas, mas também fornece informações valiosas sobre as preferências e os padrões de utilização dos membros.

Controlo de Acesso e Segurança:

Melhore as medidas de segurança integrando sistemas de controlo de acesso no seu PMS. Isto permite-lhe gerir o acesso dos membros a diferentes áreas do espaço de coworking com base nos seus planos de adesão. Seja utilizando cartões-chave, aplicações móveis ou autenticação biométrica, o PMS pode garantir um ambiente seguro e controlado para os seus membros.

Reserva e Gestão de Recursos:

Implemente um sistema de reserva de recursos no seu PMS para otimizar a reserva de salas de reunião, espaços para eventos e outras comodidades. Os membros devem poder reservar recursos facilmente através do sistema, e o PMS pode automatizar lembretes e notificações, reduzindo conflitos de agendamento e melhorando a satisfação geral dos membros.

Comunicação e Criação de Comunidade:

Aproveite as capacidades de comunicação do PMS para facilitar a interação dos membros. Funcionalidades como mensagens na aplicação, fóruns comunitários e anúncios de eventos podem melhorar o sentimento de comunidade no seu espaço de coworking. Incentive os membros a conectarem-se, colaborarem e partilharem ideias através destes canais de comunicação integrados.

Manutenção e Gestão de Instalações:

Use o PMS para acompanhar e gerir pedidos de manutenção e tarefas relacionadas com as instalações. Isto garante um ambiente de trabalho bem mantido e agradável para os seus membros. A manutenção programada, a limpeza e as reparações podem ser coordenadas eficientemente através do sistema, minimizando as interrupções nas operações diárias.

Análise de Dados para Tomada de Decisão:

Aproveite o poder da análise de dados no seu PMS para obter informações sobre o comportamento dos membros, a utilização do espaço e o desempenho geral. A análise destes dados permite-lhe tomar decisões informadas, otimizar o layout do espaço com base nos padrões de utilização e adaptar os serviços para melhor atender às necessidades da sua comunidade.

Integração com Ferramentas Externas:

Certifique-se de que o seu PMS se integra perfeitamente com outras ferramentas e plataformas essenciais. Isto inclui software de contabilidade, sistemas de CRM e ferramentas de marketing. Um ecossistema bem integrado melhora a eficiência geral e reduz a necessidade de entrada e reconciliação manual de dados.

Escalabilidade e Preparação para o Futuro:

Escolha um PMS que seja escalável e adaptável ao crescimento futuro. À medida que o seu espaço de coworking se expande, ter um sistema que possa acomodar membros, espaços e funcionalidades adicionais é crucial. Considere soluções de PMS que ofereçam atualizações e melhorias regulares para se manterem alinhadas com as tendências do setor e as necessidades em evolução do coworking.

O Futuro do Coworking

De acordo com a Forbes, os espaços de coworking estão a tornar-se realidades de rápido crescimento, e a China é líder no movimento da economia partilhada.

Os espaços de coworking são incrivelmente valiosos para a construção de comunidades, pois podem acolher eventos de networking e workshops e proporcionar uma área para as pessoas se encontrarem e trocarem ideias.

Abaixo, exploramos as tendências emergentes e as forças transformadoras que moldam o futuro cenário do coworking.

1. Adotar Modelos de Trabalho Híbridos

A pandemia de COVID-19 acelerou a adoção do trabalho remoto, provocando uma mudança sísmica na forma como as empresas operam. Embora algumas empresas tenham abraçado totalmente o trabalho remoto, outras estão a explorar modelos híbridos que combinam trabalho remoto e presencial.

Os espaços de coworking estão numa posição única para atender a esta força de trabalho híbrida, fornecendo uma solução de espaço de trabalho flexível para indivíduos que procuram um equilíbrio entre o trabalho remoto e a presença ocasional no escritório.

No futuro, os espaços de coworking podem evoluir para oferecer opções de adesão mais diversificadas, incluindo pacotes híbridos que acomodam diferentes preferências e horários de trabalho.

2. Foco no Bem-Estar e na Comunidade

À medida que os profissionais priorizam cada vez mais o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal e o bem-estar holístico, os espaços de coworking estão a evoluir para além de ambientes de trabalho funcionais para fomentar um sentimento de comunidade e apoiar iniciativas de bem-estar.

O futuro do coworking verá uma maior ênfase em comodidades como salas de bem-estar, áreas de meditação e espaços recreativos, projetados para promover a saúde mental e física entre os membros.

Além disso, as comunidades de coworking continuarão a facilitar oportunidades de networking, partilha de conhecimento e projetos colaborativos, enriquecendo as experiências profissionais e sociais dos membros.

3. Integração de Tecnologia

A tecnologia desempenha um papel fundamental na formatação do futuro do coworking, permitindo conectividade contínua, produtividade aprimorada e experiências personalizadas para os membros.

Os espaços de coworking irão aproveitar tecnologias avançadas como sensores inteligentes, dispositivos IoT e ferramentas alimentadas por IA para otimizar a utilização do espaço, melhorar a eficiência operacional e fornecer serviços personalizados.

Por exemplo, os membros podem desfrutar de controlo de acesso automatizado, iluminação e controlo de temperatura inteligentes e serviços de concierge virtual, tudo facilitado por soluções de tecnologia integrada.

Design e Práticas Sustentáveis

Com a crescente consciencialização sobre a sustentabilidade ambiental, os futuros espaços de coworking irão priorizar princípios de design ecológicos e práticas sustentáveis.

Materiais de construção verdes, sistemas energeticamente eficientes e programas de reciclagem tornar-se-ão características padrão dos ambientes de coworking, alinhando-se com os valores dos profissionais ambientalmente conscientes.

Os operadores de coworking também abraçarão práticas de negócio sustentáveis, desde a redução da pegada de carbono até à promoção de opções de transporte sustentável para os membros.

Expansão para Nichos de Mercado

À medida que a procura por espaços de coworking continua a crescer, os operadores irão explorar nichos de mercado e ofertas especializadas adaptadas a indústrias ou comunidades profissionais específicas. Desde estúdios criativos e espaços de fabrico a centros específicos da indústria para startups de tecnologia ou profissionais de saúde, os espaços de coworking atenderão a diversas necessidades e preferências, fomentando comunidades de nicho e promovendo a colaboração dentro de campos especializados.

Globalização e Colaboração Remota

O futuro do coworking transcenderá as fronteiras geográficas, facilitado pelos avanços nas ferramentas de colaboração remota e plataformas de comunicação digital.

Os espaços de coworking servirão como centros para equipas remotas, permitindo colaboração contínua e oportunidades de networking para profissionais em diferentes locais e fusos horários.

Experiências de coworking virtual, espaços de trabalho de realidade aumentada e atividades de team-building remoto tornar-se-ão componentes integrais do cowo

O futuro do coworking é brilhante e cheio de possibilidades infinitas. Desde calendários sincronizados a painéis interativos e muito mais, os espaços de coworking estão preparados para utilizar ao máximo toda a tecnologia mais recente.

O coworking veio para ficar e provavelmente continuará a expandir-se, especialmente graças aos Millennials e à Geração Z de hoje, que se arrepiam ao pensar no espaço de escritório convencional. De acordo com a Coworking Resources, 'O número de espaços de coworking em todo o mundo deverá atingir os 25.968 até 2022, um aumento de 42% em relação a 2019.' O coworking mudou completamente a forma como o espaço de escritório é utilizado, e não há volta a dar!

Considerações Finais

Iniciar um espaço de coworking é um empreendimento gratificante que requer um planeamento cuidadoso, tomada de decisões estratégicas e um compromisso em fomentar a comunidade e a inovação.

Seguindo os passos delineados neste guia, os aspirantes a operadores de espaços de coworking podem navegar pelas complexidades de lançar e gerir um empreendimento de sucesso.

Desde a realização de uma pesquisa de mercado completa e a obtenção de financiamento até à seleção da localização certa, ao design de espaços atraentes e ao cultivo de uma comunidade vibrante, cada etapa do processo é crítica para o sucesso a longo prazo.

Além disso, priorizar a conformidade legal, práticas de gestão eficazes e a adaptação contínua às dinâmicas de mercado em mudança é essencial para sustentar o crescimento e a relevância numa indústria cada vez mais competitiva.

Com dedicação, criatividade e uma abordagem centrada no cliente, os empreendedores podem realizar a sua visão de criar espaços dinâmicos que inspiram a colaboração, a criatividade e o crescimento profissional nos próximos anos.

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Referências

Foertsch, Carsten.'2019 Profitability of Coworking Spaces.'SlideShare, 12 September 2019, https://www.slideshare.net/carstenfoertsch/2019-profitability-of-coworking-spaces-171146678. Accessed 5 January 2022.
Foertsch, Carsten.'How Profitable Are Coworking Spaces in 2019?'Deskmag, 4 September 2019, https://www.deskmag.com/en/coworking-spaces/how-profitable-are-coworking-spaces-profitability-margins-market-report-2019. Accessed 5 January 2022.
Bhupta, Malini.'Large companies check into flexible co-working spaces to cut costs.'The Financial Express, 19 August 2021, https://www.financialexpress.com/industry/large-companies-check-into-flexible-co-working-spaces-to-cut-costs/2313391/. Accessed 5 January 2022.
Tusk, Bradley, and Derek Austin.'Why WeWork Failed - And What It Means for Coworking.'Medium, 25 November 2019, https://medium.com/derek-develops/why-wework-failed-and-what-it-means-for-coworking-5d6bb209f5e2. Accessed 5 January 2022.
Yanie, Durocher.'The Disruption Era: The Future Of Coworking.'Forbes, Forbes, 06 October 2020, https://www.forbes.com/sites/forbesagencycouncil/2020/10/06/the-disruption-era-the-future-of-coworking/?sh=119c0bab3850. Accessed 05 January 2022.

Como iniciar um espaço de coworking