Wat is gedeelde kantoorruimte?

Gedeelde kantoorruimte, ook wel coworking-ruimte genoemd, is een werkstation dat wordt gehuurd door mensen die op afstand werken. Gebruikers van gedeelde kantoorruimte zijn onder meer startup-eigenaren, freelancers, consultants, externe medewerkers en gig-werknemers zonder centrale kantoorruimte.

Het wordt ook wel een beheerd coworking-kantoor of een servicekantoor genoemd. Het is een veel grotere werkplek die veel mensen huren. De ruimte wordt geleverd met beschikbare faciliteiten die in de huurprijs zijn verwerkt. Terwijl de eigenaar van de gedeelde ruimte wordt betaald voor de gehuurde bedrijfskantoorruimte, krijgt de externe medewerker alle voordelen die een kantoorruimte met zich meebrengt.

De gedeelde kantoorruimte is uitgerust en volledig ingericht met alles wat nodig is, zoals internet, printers, meubilair en telefoonlijnen. Bovendien maakt de host vaak gebruik van een licentieovereenkomst waarmee gebruikers de ruimte kunnen gebruiken zonder de huurdersbescherming te bieden die een huurovereenkomst biedt. Het biedt ook de flexibiliteit van kortetermijncontracten.

Wat is het concept van een coworking-ruimte?

Een gedeelde kantoorruimte werkt op basis van lidmaatschapsabonnementen waarmee mensen zich kunnen abonneren op het aantal perioden dat ze de ruimte graag willen gebruiken. Dit is anders dan een traditioneel kantoor waar alle gebruikers vandaan komen en voor hetzelfde bedrijf werken.

In plaats daarvan zijn gebruikers in coworking-ruimtes professionals met verschillende achtergronden en bedrijven, die voor verschillende bedrijven werken. Ze betalen ook lidmaatschapskosten om toegang te krijgen tot de gedeelde werkruimte.

Lees meer: Hoe coworking-lidmaatschap werkt: complete gids

Is er een verschil tussen een traditioneel kantoor en een coworking-ruimte?

Met de toekomst van werk maken veel traditionele kantoorruimtes plaats voor een moderne coworking-ruimte. De verschillen tussen de twee zijn als volgt:

• Een traditionele kantooromgeving maakt individuele bureaus mogelijk en verhoogt de privacy en focus.

• Ook hebben veel coworking-ruimtes verschillende bureaus en ruimtes om de omgeving van werknemers te helpen veranderen.

• Een traditionele kantoorruimte gebruikt een 9-5-schema dat voor meer bekendheid en structuur zorgt. Dit is anders voor een coworkingruimte met een zeer flexibel werkschema en geeft meer autonomie aan de gebruiker.

• Traditionele werkruimte beperkt de interacties van werknemers. Een moderne coworking-ruimte leidt uiteraard tot meer gesprekken op kantoor en bevordert daarmee het netwerken.

• Een traditionele werkruimte is duurder in gebruik en onderhoud. Aan de andere kant is gedeelde kantoorruimte goedkoper omdat je alleen betaalt voor wat je gebruikt.

Wat zijn de verschillende soorten gedeelde kantoorruimte?

Er zijn verschillende soorten gedeelde kantoorruimtes. Beslissen waar je voor gaat, moet voortkomen uit het soort werk en de sfeer die je nodig hebt.

De verschillende soorten gedeelde kantoorruimte zijn onder meer:

Speciaal bureau/werkstation

Afhankelijk van elke kantoorruimte en de huurders is elke gedeelde ruimte voorzien van een bureau en/of privésuites. Het aantal beschikbare meubels en privékantoren onderscheidt echter het type gedeelde ruimte dat beschikbaar is.

Ook wordt er een speciaal bureau ter beschikking gesteld aan gebruikers, die er vervolgens hun werkstation van maken. Meestal worden deze bureaus geleverd met een afsluitbare opbergkast voor persoonlijk gebruik.

Je kunt je spullen tijdens de duur van je lidmaatschap op je bureau en in de ruimte achterlaten en deze verwijderen zodra het lidmaatschap afloopt.

Het speciale bureau is een populair type gedeelde kantoorruimte en ook duurder. U kunt echter wel andere gemeenschappelijke ruimtes op kantoor delen en genieten van andere faciliteiten.

Dit is een populairdere optie, omdat de meeste mensen echt een veilige plek willen voor hun werk, dan elke dag heen en weer te moeten reizen tussen bureaus en ruimtes.

Privékantoor

Aan de andere kant kan een privékantoor ruimte bieden aan een kantoor voor één persoon, tot aan een hele verdieping met verschillende kantoren, vergader-/conferentieruimten, vergaderruimten en open ruimtes.

Een privékantoor geeft u de privacy die u nodig heeft voor uw werk en is alleen voor u toegankelijk. Dus als u vertrouwelijkheid en veiligheid zoekt, is een privékantoorruimte beter. Ook dit wordt steeds populairder, omdat je ook gebruik kunt maken van de gemeenschappelijke voorzieningen.

Wie moet een coworking-ruimte gebruiken?

Als we kijken naar de toekomst van werk en wat dit voor professionals in petto heeft, kunnen mensen uit verschillende lagen van de bevolking een coworking-ruimte gebruiken. Van freelancers tot kleine teams, start-ups en ondernemers, zelfs degenen die op afstand werken.

Het soort mensen dat een coworking-ruimte gebruikt, breidt zich echter uit, van activisten tot kunstenaars, van techprofessionals tot non-profitorganisaties.

Terwijl de voordelen van coworking-ruimtes grote bedrijven in de ogen blijven staren, omarmen zij deze trend ook. Veel grote bedrijven verplaatsen een deel van hun externe werknemers naar deze ruimtes.

Waar moet je op letten voordat je voor een coworking-ruimte kiest?

Je vraagt ​​je misschien af ​​of een gedeelde kantoorruimte ideaal voor jou is. Nou, je kunt pas een conclusie trekken als je verschillende factoren hebt overwogen.

Je moet weten waarom je een coworking-ruimte nodig hebt

Je moet jezelf vragen stellen om te begrijpen waarom je een gedeelde kantoorruimte nodig hebt om ervoor te kiezen. Als u uw fundamentele werkbehoeften kent, weet u voor welk type coworking-ruimte u moet kiezen.

Maakt u zich zorgen over netwerken

Een groot voordeel van een coworkingruimte is dat je hiermee professionals uit verschillende lagen van de bevolking kunt ontmoeten en netwerken.

Dit betekent dat u bij het kiezen van een coworkingruimte sterk rekening moet houden met het soort leden dat zij hebben.

Veel gedeelde kantoorruimtes hebben leden uit verschillende beroepen, terwijl andere juist uit een bepaalde sector komen. Zorg er dus voor dat u bevestigt voordat u een keuze maakt.

Wat zijn de kosten

Je hebt je budget en wat je bereid bent te besteden aan het aanschaffen van een coworking-ruimte. Vervolgens moet u het prijskaartje vragen en bevestigen voor de ruimte(n) die u overweegt.

Je kunt deze bevestigen door de website te bekijken of door ze te bellen/e-mailen.

Deze prijzen variëren van de ene werkplek tot de andere en per faciliteit/type gedeelde kantoorruimte. Sommige abonnementen geven u onbeperkt toegang tot uw eigen privékantoorruimte en bieden plaats aan maximaal 8 personen.

Je moet de beschikbare abonnementen controleren en je houden aan wat voor jou het beste werkt.

Welke faciliteiten heb je nodig

Er zijn basisvoorzieningen in elke gedeelde kantoorruimte die een must zijn, terwijl andere gebaseerd zijn op uw abonnement. Dit zijn add-ons waarmee u beter kunt functioneren. Tot de must-haves/standaardvoorzieningen behoren:

• Hotdesks

• Speciale bureaus

• Snel internet

• Computerapparatuur

• Vergaderruimtes

• Keuken

• Receptionist

• Loungegedeelte

Andere toevoegingen zijn onder meer:

• Grote evenemententerreinen

• Privékantoren

• Opslagruimte

• Bedrijfscoachingsprogramma's

• Sommige gespecialiseerde apparatuur, zoals speciale software

• Zorgverzekeringen

Overweeg de faciliteiten voordat u een definitieve keuze maakt.

Overweeg deze als het ontwerp van een gedeelde kantoorruimte essentieel voor u is

Als u een uitstekende eerste indruk overweegt, kijk dan eens naar de locatie, het ontwerp en wat het ontwerp communiceert.

Als deze esthetiek belangrijk voor je is, moet je ruimtes bekijken met ontwerpen die bij je behoeften passen.

Aan sommige ontwerpen en voorzieningen hangt een hoger prijskaartje. Als u dit begrijpt, kunt u een redelijke keuze maken.

Maar als u alleen maar een werkplek nodig heeft, kunt u een behoorlijk bedrag besparen door een ruimte te kiezen op basis van de voorzieningen in plaats van op basis van het uiterlijk.

Lees meer: Ideeën voor het ontwerpen van coworking-ruimtes om te slagen

Wat zijn de voordelen van gedeelde werkruimte voor werknemers?

Het gebruik van een coworking-ruimte brengt je weg van huis en geeft je veel meer sfeer dan werken in een bedrijfskantoor.

Als werknemer profiteert u van het volgende:

• Allereerst krijg je een kant-en-klare kantoorruimte waarmee je sneller kunt werken.

• Je geniet van de vrijheid van flexibiliteit, omdat je je geen zorgen hoeft te maken over de voorzieningen die bij je dagelijkse schema passen.

• Je geniet van een gemeenschap van professionals waar je kunt netwerken en betekenisvolle verbindingen kunt opbouwen met gelijkgestemde mensen.

• U kunt mogelijkheden verkennen en samenwerken met het netwerk dat u ontmoet om uw werk verder te brengen of gemakkelijker te maken.

• Het verhoogt de betrokkenheid van medewerkers door een dynamische werkcultuur binnen de ruimte te bieden.

• U bespaart geld door alleen te betalen voor het gebruik, in plaats van de volledige kosten van de ruimte te dekken. Deze zeer flexibele plannen passen direct bij uw behoeften.

Voordelen van een coworking-ruimte

Een abonnement nemen op een coworkingruimteplan brengt verschillende voordelen met zich mee. Als je je afvraagt ​​wat dat zijn, blijf dan even hangen.

Er is een community, dus je voelt je niet geïsoleerd

Thuiswerken kan eenzaam en isolerend zijn en beperkt de bereidheid om te brainstormen en met uw team te communiceren. Een coworkingruimte biedt u deze. Bovendien beschikt u over een gemeenschap van professionals die mogelijk uit uw vakgebied komen en helpt u bij het brainstormen over ideeën.

Lees meer: Wat is gemeenschapsopbouw in coworking: een eenvoudige handleiding

Lagere kosten voor uw bedrijf

Door een coworking-ruimte te gebruiken, kunt u de kosten van het runnen van uw startup of bedrijf delen. Het neemt bijvoorbeeld de volledige kosten weg van het huren van een appartement of kantoorruimte.

Hiermee kunt u uw budget minimaliseren door alleen te betalen voor de ruimte die u zou gebruiken.

Uw bedrijf krijgt een professionelere uitstraling

Er zit een psychologie achter een gedeelde kantoorruimte. Het geeft uw bedrijf een professionele uitstraling. Dit betekent dat als u klanten regelmatig en fysiek moet ontmoeten, uw professionele uitstraling voor hen aanzienlijk verandert.

Dit waargenomen beeld kan u helpen meer deals te sluiten.

Er zit flexibiliteit in je routine

U kunt genieten van de flexibiliteit die gepaard gaat met het huren van een kantoorruimte in plaats van er een te bouwen. Het is niet nodig om huurcontracten voor het hele jaar af te sluiten en de aanschaf van apparatuur te overhaasten.

Geniet van flexibele annuleringen voor lidmaatschappen

U kunt elk abonnement op elk gewenst moment opzeggen zonder dat u een boete hoeft te betalen voor uw moderne kantoorruimte.

Je krijgt een samenwerkingswerkruimte

Gebruik de werkruimte om grote projecten te organiseren en met anderen over ideeën te brainstormen. Dankzij de gedeelde werkruimte kunt u op uw voorwaarden werken.

Hiermee heeft u ook toegang tot werkruimtebronnen in een professionele omgeving.

Dit is een prachtig model. Met collaboratieve werkruimtes profiteren bedrijven doordat ze hun onroerend goed behouden. Dit verhoogt het ruimtegebruik.

Wat zijn de nadelen van een coworking-ruimte?

Je bent niet zeker van de cultuur op de werkplek die je tegenkomt

Het delen van een co-workingruimte stelt u bloot aan andere bedrijven. Helaas betekent deze blootstelling dat je face-to-face interactie hebt met verschillende zakelijke werkculturen die misschien niet ideaal voor je zijn.

Om dit te voorkomen, moet u zich verdiepen in de werkcultuur van de gedeelde kantoorruimte waarop u zich wilt abonneren voordat u een beslissing neemt.

Je moet vechten tegen de afleiding

Het potentieel om afgeleid te worden door andere gebruikers van coworking-ruimtes is groot.

Dit geldt vooral als je geen idee hebt van het soort werk of de activiteiten die andere gebruikers van de ruimte doen.

Mogelijk moet u kiezen voor een privékantoor dat duurder is dan alleen een persoonlijk bureau.

Er is altijd een logistiek probleem

Het gebruik van een coworking-ruimte kan de samenwerking die uw teamleden nodig hebben beperken.

Ze zitten misschien niet altijd bij elkaar om over ideeën te brainstormen, waardoor het moeilijk wordt om specifiek werk samen te doen.

En als je een plotseling idee moet bespreken, moet de persoon mogelijk naar een andere omgeving verhuizen om dit te laten gebeuren.

Veel gedeelde kantoorruimtes bieden geen substantiële opslagruimte. Dit beperkt het aantal spullen dat u op het werk bewaart en het kan zijn dat u direct na het werk extra tassen moet meenemen voor andere evenementen.

Toegang tot de gedeelde ruimte kan tijdrovend zijn

Het kan zijn dat u niet altijd een coworking-ruimte in een centraal/prime-gebied vindt, waardoor het lastig is om heen en weer te reizen naar uw werk.

Dit kan een aanzienlijke impact hebben op uw algehele productiviteit en werkleven.

Moet je wel of niet samenwerken?

Als u niet zeker weet of u een coworking-ruimte moet gebruiken of niet, let dan op het volgende:

• Mensen die coworking-ruimtes gebruiken, kunnen gemakkelijk een ideale en flexibele routine creëren.

• Ze hebben meer controle over hun tijd en middelen.

• Ze ontmoeten gemakkelijk mensen uit alle lagen van de bevolking.

• Ze kunnen snel brainstormen over ideeën waarmee ze beter kunnen werken en hun bedrijf kunnen opschalen.

• Ze vinden het een duurzame onderneming omdat het de duurzaamheid van het milieu en de levensduur van werknemers bevordert.

Gedeelde kantoorruimte is de toekomst van werk

Coworking-ruimtes schreeuwen om de toekomst van werk vanwege hun aantrekkingskracht en flexibiliteit. De wereld omarmt dit geleidelijk, omdat velen dol zijn op de informele en informele sfeer die de gedeelde kantoorruimte biedt.

Veel freelancers omarmen ook coworking-ruimtes omdat ze vrijheid willen van de emotionele eisen van een bedrijfskantoor.