Untuk setiap sektor manajemen hotel, berbagai teknik diterapkan untuk memastikan pertumbuhan bisnis dan perawatan tamu. Sama halnya, ketika memilih perangkat lunak akuntansi terbaik yang akan berfungsi, berbagai hal dipertimbangkan dan diterapkan. Hal-hal ini dapat terjadi di semua sektor manajemen hotel, dan juga, mungkin khusus untuk beberapa sektor. Salah satu hal yang perlu dipertimbangkan yang paling penting adalah fitur-fitur yang akan disertakan dalam perangkat lunak. Fitur-fitur tersebut membantu memandu pengguna serta manajer hotel untuk mencapai apa yang dapat mereka capai dengan perangkat lunak tersebut.
11 Fitur yang Harus Dimiliki Perangkat Lunak Akuntansi (Kata Kunci Bagian)
Seperti yang juga dibutuhkan oleh banyak sektor lain, perangkat lunak akuntansi untuk perhotelan harus dapat membantu hotel menghemat biaya, menghemat waktu, dan harus dapat membuktikan efisiensinya dalam hal perhitungan dan penganggaran. Perangkat lunak tersebut juga harus aman dan terlindungi saat digunakan oleh hotel. Selain itu, perangkat lunak tersebut harus mudah diakses dan dapat menganalisis pendapatan dan layanan, yang telah menghasilkan angka tertinggi dan terendah, serta layanan dan berbagai faktor atau musim yang telah memengaruhi penggunaannya. Dengan cara ini, manajemen hotel dapat mengetahui di mana harus fokus dan jenis inovasi apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan layanan. Pada dasarnya, perangkat lunak tersebut harus menjadi panduan, membantu hotel membuat keputusan untuk kepentingan pelanggan.
Untuk mencapai semua ini, fitur-fitur tertentu harus ada dalam perangkat lunak. Beberapa fitur tersebut tercantum di bawah ini
1. Fitur Manajemen Hubungan
Salah satu tujuan utama hotel dalam bisnis perhotelan adalah memastikan bahwa pelanggan merasa puas dan mendapatkan apa yang mereka inginkan dalam jangka panjang. Oleh karena itu, salah satu fitur perangkat lunak akuntansi untuk perhotelan yang harus dimiliki adalah kemampuan untuk membantu hubungan ini. Perangkat lunak tersebut harus dapat menyimpan catatan yang akan membantu hotel menjalin hubungan dengan pelanggan di luar kontak satu kali. Perangkat lunak tersebut juga harus dapat menyimpan catatan akuntansi yang dapat digunakan untuk penelitian atau pemasaran yang difokuskan pada penguatan hubungan antara pemilik hotel dan pelanggan. Misalnya, jika sebuah hotel mempertimbangkan fakta bahwa jus jeruk lebih laku daripada jus apel selama musim panas, setelah mengetahuinya melalui catatan akuntansi, jus jeruk akan disiapkan dan disimpan untuk waktu berikutnya. Mereka bahkan dapat menawarkan berbagai variasi untuk meningkatkan bisnis dan menghibur pelanggan.
2. Fitur kolaborasi
Meskipun merupakan perangkat lunak akuntansi untuk perhotelan, perangkat lunak tersebut harus dapat terhubung dengan departemen lain dan bekerja sama dengan mereka. Departemen pemasaran, periklanan, dan bahkan kebersihan hotel semuanya membutuhkan informasi dari satu sama lain. Oleh karena itu, sangat penting bahwa setiap perangkat lunak dapat menyampaikan pesan dari analisis dan deduksinya ke departemen lain, yang mungkin merasa berguna untuk digunakan. Perangkat lunak tersebut juga harus dapat melakukannya dalam waktu singkat dengan tetap akurat dan tepat. Kemudian, titik pertukaran atau titik koneksi adalah titik di mana kepuasan pelanggan akan terpenuhi.
3. Otomatisasi dan Integrasi
Fitur penting lainnya yang harus ada dalam perangkat lunak akuntansi untuk perhotelan adalah fitur otomatisasi dan integrasi. Pertama, salah satu keuntungan menggunakan perangkat lunak adalah kenyataan bahwa ia menyediakan otomatisasi. Oleh karena itu, perangkat lunak akuntansi untuk perhotelan akan menjadi tidak berguna jika tidak dapat menjalankan aktivitas dasar secara otomatis. Perangkat lunak juga harus dapat mengintegrasikan fitur-fitur lain yang penting untuk pemeliharaan bisnis hotel. Harus ada ruang untuk komunikasi dengan add-on lain, yang akan membantu perangkat lunak melakukan tugasnya. Perangkat lunak akuntansi tunggal untuk perhotelan mungkin tidak dapat bertahan atau bekerja secara efektif.
4. Fitur Pelaporan
Sama seperti fitur manajemen hubungan, perangkat lunak akuntansi untuk perhotelan harus memiliki fitur pelaporan yang membantu manajer memahami informasi tertentu pada pandangan pertama. Fitur ini harus memantau tren, pembelian, kesenangan, dan pengeluaran saat semuanya berfluktuasi dalam bisnis perhotelan. Apakah pelanggan telah menghindari kamar tertentu selama berbulan-bulan? Laporan atau pembelian yang dilakukan dari kamar tersebut pasti akan muncul, sehingga menimbulkan kecurigaan manajemen terhadap penyimpangan tertentu. Dari laporan tersebut, banyak hal yang dapat dikatakan dan dilakukan untuk perbaikan.
5. Fitur Pemantauan Reservasi
Di samping fitur akuntansi dasar, perangkat lunak akuntansi untuk perhotelan juga dapat memiliki fitur reservasi. Fitur ini membantu membuat segalanya lebih mudah dikelola karena dua proses disatukan. Orang dapat memesan kamar dari sana sambil membayar, sehingga memudahkan pelacakan asal setiap pembayaran. Dengan cara ini, manajemen dapat menghitung total pendapatan reservasi saat diperlukan. Selain fitur reservasi hotel, sejumlah fitur lain yang memungkinkan pelanggan membayar layanan juga dapat disertakan. Ini adalah salah satu keuntungan yang disertakan dalam perangkat lunak.
6. Antarmuka yang baik
Perangkat lunak akuntansi untuk perhotelan tidak akan lengkap tanpa dasbor yang signifikan serta antarmuka lainnya. Tugas dasbor dan antarmuka lainnya adalah untuk memudahkan seluruh proses yang terlibat dalam penggunaan perangkat lunak akuntansi untuk perhotelan. Apa gunanya perangkat lunak jika penggunaannya sulit? Untuk membantu perangkat lunak mencapai tujuannya agar mudah digunakan dan menghemat waktu, diperlukan antarmuka yang baik. Jika tersedia, manuver antar bagian dan pelaksanaan aktivitas tidak akan membutuhkan terlalu banyak energi atau pengetahuan teknis.
7. Fitur pemantauan pengeluaran
Dalam upaya memuaskan pelanggan, manajemen hotel juga tidak boleh lupa untuk memperhatikan hotel. Itulah sebabnya mengapa perlu memasang fitur pemantauan biaya. Jumlah yang dikeluarkan untuk perbaikan, berapa banyak yang diterima pekerja, penggantian yang dilakukan, barang yang dibeli, dan hal-hal penting lainnya dipantau untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan dan menghindari kerugian.
8. Fitur Penganggaran
Baik untuk makanan, handuk, atau hal lainnya, perangkat lunak akuntansi untuk perhotelan harus dapat membantu dalam penganggaran. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan informasi dari tahun ke tahun. Berapa banyak makanan yang biasanya dikonsumsi pada waktu tertentu dalam setahun, jenis atau jumlah makanan apa yang terbuang, kapan menu diubah, dan bagaimana hal itu memengaruhi pendapatan? Jika perangkat lunak dapat menjawab semua ini, maka perangkat lunak tersebut dapat dengan mudah digunakan untuk penganggaran. Bahkan, perangkat lunak tersebut dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan inventarisasi barang. Pada akhirnya, fitur penganggaran akan membantu mencapai kontrol maksimum atas pemborosan atau pengeluaran yang tidak perlu yang terjadi dalam manajemen hotel.
9. Fitur Aksesibilitas
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dapat dicapai oleh perangkat lunak akuntansi untuk perhotelan adalah kemampuannya untuk diakses kapan saja dan dari mana saja. Agar dapat melakukan hal ini, fitur-fitur yang memungkinkannya untuk dapat diakses harus ditambahkan. Perangkat lunak tidak dapat dibangun sedemikian rupa sehingga hanya dapat diakses oleh satu sistem di tempat tertentu. Tentu saja, tugas pengembang ada di sini, tetapi manajemen hotel harus tidak gagal untuk menekankan apa yang mereka inginkan dan kemampuan perangkat lunak tersebut. Pihak-pihak yang tepat harus dapat menggunakannya dan menghilangkan stres karena menunggu.
10. Fitur keamanan
Untuk melindungi dari akses yang tidak sah dan juga mencegah serangan, fitur yang akan memastikan keamanan perangkat lunak harus tersedia. Orang yang tidak memiliki pengetahuan tentang pengoperasian perangkat lunak akan berisiko karena mereka dapat menghapus informasi penting yang mungkin berguna seiring berjalannya waktu. Oleh karena itu, cara terbaik untuk memastikan kecelakaan minimal adalah dengan memiliki sistem keamanan yang baik. Hanya orang-orang tertentu yang seharusnya memiliki akses yang dapat mengakses data yang tersedia. Pencadangan juga dapat dilakukan ke penyimpanan awan untuk memastikan ada sesuatu yang dapat diandalkan jika terjadi kerusakan.
11. Perencanaan dan Perkiraan yang Efektif
Dengan banyaknya fitur, seperti fitur manajemen anggaran dan hubungan, sebuah hotel seharusnya dapat merencanakan masa depannya atau menetapkan sasaran untuk tahun mendatang. Saat laporan dilihat, celah seharusnya dapat dideteksi dengan mudah sehingga koreksi dapat dilakukan untuk masa mendatang, dan perencanaan dapat dilakukan. Tentu saja, proses untuk mendapatkan hasil seharusnya tidak melelahkan karena merupakan aspek penting.
Manfaat Menggunakan Software Akuntansi untuk Perhotelan
Pengembangan perangkat lunak akuntansi berbasis cloud untuk membantu penyedia perhotelan dalam mengelola pendapatan merupakan hasil tren terkini dalam solusi manajemen perusahaan menuju cloud.
Selain semua karakteristik yang disebutkan di atas, perangkat lunak akuntansi berbasis cloud juga memiliki keunggulan berikut:
Manajemen biaya makanan
Jika tidak dikontrol dengan cermat, konsumsi dan pemborosan makanan dapat menimbulkan biaya yang signifikan.
Beberapa perangkat lunak akuntansi memiliki fitur peramalan dan penganggaran yang memungkinkan manajer mengantisipasi permintaan, acara khusus, atau modifikasi menu berdasarkan perbedaan antara penggunaan bahan yang diantisipasi dan aktual, pembusukan, pesanan yang salah, dan inefisiensi lainnya.
Komponen pengendalian biaya makanan yang dimasukkan ke dalam sistem pembukuan sangat penting bagi hotel yang memiliki restoran atau menyediakan layanan katering dan minuman.
Kenyamanan dan akurasi
Penyusunan faktur, laporan rekening, dan slip gaji diotomatisasi oleh solusi akuntansi generasi berikutnya, sehingga jauh lebih terkendali dan akurat. Semua perhitungan berikut akan sempurna jika data dimasukkan dengan benar, sehingga menghilangkan kesalahan manual yang umum.
Kemudahan penggunaan
Waktu adaptasi bagi profesional akuntansi terhadap teknologi baru dipersingkat drastis oleh kemudahan penggunaan perangkat lunak akuntansi selanjutnya, yang memiliki rumus dan antarmuka pengguna yang mirip dengan sejumlah alat analisis keuangan standar.
Aksesibilitas dari mana saja dan kapan saja
Tidak peduli seberapa besar bisnis perhotelan, perangkat lunak akuntansi berbasis cloud merupakan pilihan yang lebih disukai karena rencana pembayarannya yang dapat disesuaikan dan tersedianya informasi berkualitas tinggi secara real-time dari perangkat seluler apa pun.
Kinerja dan efektivitas
Departemen pembukuan akan berfungsi dengan kecepatan yang jauh lebih cepat, dengan akurasi yang lebih tinggi, dan dengan peningkatan produksi karena kapasitasnya untuk mengotomatiskan operasi manual.
Pelaku bisnis perhotelan yang inovatif telah menggunakan solusi manajemen properti berbasis cloud, yang dilengkapi dengan fitur akuntansi canggih terintegrasi yang dapat membantu bisnis menghemat waktu, tenaga, dan uang sekaligus meningkatkan efisiensi.
Jenis-jenis Perangkat Lunak Akuntansi (Kata Kunci Bagian)
Lembar Kerja
Bisnis kecil sering menggunakan aplikasi spreadsheet seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau OpenOffice untuk membantu akuntansi. Spreadsheet dapat dimodifikasi untuk memenuhi hampir semua kebutuhan akuntansi sederhana.
Program spreadsheet dapat digunakan, misalnya, untuk mencantumkan pengeluaran, penjualan, atau data keuangan terkait lainnya, serta untuk mengelola operasi akuntansi yang lebih rumit.
Lembar kerja biasanya digunakan bersama dengan proses akuntansi lainnya; hanya bisnis yang sangat sederhana yang harus bergantung sepenuhnya padanya untuk mengelola akuntansi.
Perangkat Lunak Akuntansi Komersial
Mayoritas, jika tidak semua, kebutuhan akuntansi bisnis mikro hingga menengah dapat dipenuhi oleh sistem akuntansi komersial seperti TurboCash, QuickBooks, FreshBooks.
Perangkat lunak akuntansi terintegrasi dengan hampir setiap jenis organisasi dan memungkinkan Anda merancang fitur khusus untuk memenuhi persyaratan unik Anda.
Perangkat lunak akuntansi komersial sering kali berisi laporan yang memberikan gambaran tentang kesehatan perusahaan dan formulir yang diperlukan untuk pajak, serta grafik yang merangkum data. Kelebihan dan keterbatasan masing-masing bentuk perangkat lunak akuntansi komersial berbeda-beda.
Perangkat Lunak Akuntansi Perusahaan
Perangkat lunak akuntansi perusahaan membantu mengelola kompleksitas operasional yang mungkin dimiliki oleh bisnis yang lebih besar.
Perangkat lunak akuntansi untuk bisnis yang lebih besar terkadang menggabungkan pembukuan dengan layanan perangkat lunak tambahan termasuk perencanaan proyek, analisis bisnis, dan manajemen alur kerja.
Ketika sebuah bisnis besar memilih perangkat lunak akuntansi jenis ini, sering kali ia mengikuti rutinitas multitahap yang melibatkan meminta informasi pada vendor perangkat lunak akuntansi, melihat produk tersebut beraksi, dan berbicara dengan bisnis lain yang juga menggunakan perangkat lunak tersebut.
Perangkat lunak perusahaan sering kali didasarkan pada sistem basis data dan bukan pada lembar kerja dua dimensi karena basis data ini dapat menunjukkan hubungan antara berbagai set informasi, seperti volume penjualan dari semua klien sehubungan dengan wilayah mereka atau jumlah pekerja di setiap perusahaan.
SAP, Oracle, atau Microsoft Dynamics GP adalah tiga contoh perangkat lunak akuntansi yang populer untuk bisnis.
Perangkat Lunak Akuntansi Kustom
Suatu perusahaan terkadang akan mengembangkan perangkat lunak akuntansinya sendiri. Hal ini sering terjadi secara tidak sengaja: seiring dengan berkembangnya perusahaan, karyawan yang terampil mungkin diminta untuk mengembangkan perangkat lunak guna mengelola berbagai situasi akuntansi.
Pada akhirnya, perusahaan mungkin menemukan bahwa mereka telah menulis perangkat lunak akuntansi unik mereka sendiri. Dalam kasus lain, perusahaan mengembangkan perangkat lunak mereka sendiri karena tidak ada perangkat akuntansi komersial yang dapat memenuhi kebutuhan mereka.
Solusi Terbaik (Booking Ninjas PMS)
Sistem Manajemen Properti Booking Ninjas menghadirkan solusi unik yang membantu Anda memenuhi persyaratan di atas tanpa perlu bersusah payah. Alat dan integrasi digital kami memastikan Anda dan penyewa Anda menikmati berbagai manfaat pengalaman properti digital. Anda dapat menghemat waktu, uang, dan sumber daya dengan berfokus pada tugas yang lebih penting, dan menyerahkan tugas lainnya kepada aplikasi Booking Ninjas.
Poin-poin Utama
Perangkat lunak akuntansi untuk perhotelan memiliki berbagai tujuan bagi hotel, karena pada akhirnya, hotel dapat mempertahankan dan memuaskan pelanggannya. Pelanggan kemudian akan kembali dan menjadi pelanggan tetap ketika mereka yakin bahwa urusan mereka adalah yang terpenting.
Dalam aspek pertumbuhan dan pengembangan, hotel juga mampu berdiri kokoh karena dapat pulih dari kerugian atau kerusakan lebih cepat apabila manajemen mampu mengatasinya dengan menggunakan otomatisasi.
Perangkat lunak akuntansi pada umumnya penting karena merupakan aspek yang harus diperhatikan oleh setiap pengusaha perhotelan jika mereka ingin membangun bisnis dan memanfaatkan semua sumber dayanya.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang Booking Ninjas dan apa yang kami lakukan, jadwalkan panggilan gratis dengan kami sekarang juga!
_-_A_Complete_Guide.png)
.png)