Chaque secteur de la gestion hôtelière applique différentes techniques pour assurer la croissance de l'entreprise et la satisfaction de ses clients. De même, pour choisir le logiciel de comptabilité le plus adapté, différents éléments sont pris en compte et mis en œuvre. Ces éléments peuvent concerner tous les secteurs de la gestion hôtelière, mais peuvent aussi être spécifiques à certains. Un élément crucial à prendre en compte est celui des fonctionnalités du logiciel. Ces fonctionnalités aident les utilisateurs et les directeurs d'hôtel à comprendre les possibilités offertes par le logiciel.
11 fonctionnalités indispensables d'un logiciel de comptabilité (Sec. Keyword)
Comme dans de nombreux autres secteurs, un logiciel de comptabilité pour l'hôtellerie doit permettre à l'hôtel de réduire ses coûts et son temps, et démontrer son efficacité en matière de calcul et de budgétisation. Il doit également être sûr et sécurisé, tout en étant adapté à l'utilisation de l'hôtel. De plus, le logiciel doit être facile d'accès et permettre d'analyser les revenus et les services, les plus élevés et les plus bas, ainsi que les services et les différents facteurs ou saisons ayant influencé leur utilisation. Ainsi, la direction de l'hôtel peut savoir sur quoi se concentrer et quelles innovations apporter pour améliorer le service. En résumé, il doit servir de guide pour aider l'hôtel à prendre des décisions au bénéfice de ses clients.
Pour réaliser tout cela, certaines fonctionnalités doivent être présentes dans le logiciel. Voici quelques-unes de ces fonctionnalités :
1. Fonctionnalités de gestion des relations
L'un des principaux objectifs des hôtels est de garantir la satisfaction de leurs clients et de leur garantir un service à long terme. Par conséquent, un logiciel de comptabilité hôtelière doit pouvoir favoriser cette relation. Il doit être capable de tenir des registres qui aideront l'hôtel à nouer une relation avec ses clients au-delà d'un contact ponctuel. Il doit également être capable de stocker des documents comptables pouvant être utilisés à des fins d'études ou de marketing visant à renforcer la relation hôtelier-client. Par exemple, si un hôtel prend en compte le fait que le jus d'orange se vend plus que le jus de pomme en été, grâce à la comptabilité, il sera prêt et approvisionné pour les prochaines éditions. Il pourra même proposer des variétés pour stimuler l'activité et divertir les clients.
2. Fonctionnalités de collaboration
Bien qu'il s'agisse d'un logiciel de comptabilité pour l'hôtellerie, il doit pouvoir se connecter et collaborer avec d'autres services. Le marketing, la publicité et même le nettoyage de l'hôtel ont tous besoin d'informations mutuelles. Il est donc essentiel que chaque logiciel puisse transmettre les messages issus de ses analyses et déductions à un autre service, qui pourrait les utiliser. Il doit également pouvoir le faire rapidement et avec précision. Ainsi, le point d'échange, ou point de connexion, est le point de départ de la satisfaction client.
3. Automatisation et intégration
D'autres fonctionnalités essentielles à un logiciel de comptabilité pour l'hôtellerie sont l'automatisation et l'intégration. L'un des avantages d'un logiciel réside dans son automatisation. Par conséquent, un logiciel de comptabilité pour l'hôtellerie sera inutile s'il ne peut automatiser les activités de base. Il est également nécessaire qu'il intègre d'autres fonctionnalités essentielles au bon fonctionnement de l'hôtel. Il doit permettre la communication avec d'autres modules complémentaires, facilitant ainsi son fonctionnement. Un logiciel de comptabilité unique pour l'hôtellerie pourrait ne pas être viable ni performant.
4. Fonctionnalités de reporting
Tout comme les fonctionnalités de gestion des relations, les logiciels de comptabilité hôtelière devraient disposer d'une fonction de reporting permettant au responsable de comprendre certaines informations au premier coup d'œil. Ils devraient surveiller les tendances, les achats, les petits plaisirs et les dépenses au gré des fluctuations de l'activité hôtelière. Des clients évitent-ils une chambre en particulier depuis des mois ? Le rapport sur les achats effectués dans cette chambre sera certainement inférieur, ce qui éveillera les soupçons de la direction quant à certaines irrégularités. Ces rapports sont riches en informations et en actions pour améliorer la situation.
5. Fonctionnalité de surveillance des réservations
Outre les fonctionnalités comptables de base, un logiciel de comptabilité pour l'hôtellerie pourrait également intégrer une fonctionnalité de réservation. Cela simplifie encore davantage la gestion, car deux processus sont réunis. Les clients peuvent réserver une chambre et payer simultanément, ce qui facilite le suivi de chaque paiement. Ainsi, la direction peut calculer le total des recettes de réservation au moment opportun. Outre la fonctionnalité de réservation d'hôtel, plusieurs autres fonctionnalités permettant aux clients de payer leurs services peuvent être incluses. C'est l'un des avantages du logiciel.
6. Une bonne interface
Un logiciel de comptabilité pour l'hôtellerie ne serait pas complet sans un tableau de bord performant et d'autres interfaces. Leur rôle est de simplifier l'ensemble du processus d'utilisation du logiciel. À quoi sert un logiciel si son utilisation est complexe ? Pour qu'il soit facile à utiliser et rapide, une excellente interface est essentielle. Lorsqu'elle est disponible, naviguer entre les sections et effectuer les activités ne nécessite ni énergie ni compétences techniques excessives.
7. Fonctionnalités de surveillance des dépenses
Tout en cherchant à satisfaire ses clients, la direction de l'hôtel ne doit pas négliger l'entretien de l'établissement. C'est pourquoi il est essentiel d'installer un système de suivi des dépenses. Les montants dépensés en réparations, les salaires des employés, les remplacements effectués ou effectués, les achats et autres éléments essentiels sont surveillés afin d'aider la direction à prendre des décisions et à éviter les pertes.
8. Fonctionnalités budgétaires
Qu'il s'agisse de nourriture, de serviettes ou d'autres articles, un logiciel de comptabilité pour l'hôtellerie doit pouvoir faciliter la budgétisation. Pour ce faire, il exploite des informations recueillies au fil des ans. Quelle quantité de nourriture est généralement consommée à un moment précis de l'année ? Quel type ou quelle quantité de nourriture est gaspillée ? Quand le menu a-t-il été modifié ? Quel a été son impact sur les revenus ? Si un logiciel répond à toutes ces questions, il peut facilement être utilisé pour la budgétisation. Il peut même servir à dresser l'inventaire des marchandises. Au final, la fonction de budgétisation permettra de maîtriser au maximum le gaspillage ou les dépenses inutiles liées à la gestion hôtelière.
9. Fonctionnalités d'accessibilité
L'un des nombreux avantages d'un logiciel de comptabilité pour l'hôtellerie est sa capacité à être accessible à tout moment et en tout lieu. Pour ce faire, des fonctionnalités doivent être ajoutées. Un logiciel ne peut être conçu pour être accessible que par un seul système à un endroit précis. Bien sûr, le rôle du développeur est ici d'intervenir, mais il est essentiel que la direction de l'hôtel mette en avant ses attentes et les fonctionnalités du logiciel. Les parties concernées doivent pouvoir l'utiliser et éviter le stress de l'attente.
10. Fonctionnalités de sécurité
Pour se protéger contre les accès non autorisés et prévenir les attaques, des fonctionnalités garantissant la sécurité du logiciel doivent être mises en place. Les personnes ignorant le fonctionnement d'un logiciel le mettent en danger, car elles peuvent supprimer des informations importantes, pourtant utiles, avec le temps. Par conséquent, la meilleure façon de minimiser les accidents est de mettre en place un système de sécurité performant. Seules les personnes autorisées à accéder aux données disponibles peuvent alors y accéder. Des sauvegardes peuvent également être effectuées dans le cloud afin de disposer d'une solution de secours en cas de panne.
11. Planification et prévisions efficaces
Grâce à de nombreuses fonctionnalités, telles que la budgétisation et la gestion des relations, un hôtel devrait pouvoir planifier son avenir ou se fixer des objectifs pour l'année à venir. La consultation des rapports devrait permettre de détecter facilement les failles afin d'apporter des corrections et de planifier. Bien entendu, l'obtention des résultats ne devrait pas être laborieuse, car c'est un aspect important.
Avantages de l'utilisation d'un logiciel de comptabilité pour l'hôtellerie
Le développement de logiciels de comptabilité basés sur le cloud pour aider les prestataires de services hôteliers à gérer leurs revenus est le résultat de la tendance actuelle des solutions de gestion d'entreprise vers le cloud.
Outre toutes les caractéristiques mentionnées ci-dessus, le logiciel de comptabilité cloud présente également ces avantages :
Gestion des coûts alimentaires
Si elles ne sont pas soigneusement contrôlées, la consommation et le gaspillage alimentaires peuvent entraîner des coûts importants.
Certains logiciels de comptabilité disposent de fonctionnalités de prévision et de budgétisation qui permettent aux gestionnaires d'anticiper les demandes, les occasions spéciales ou les modifications de menu en fonction des différences entre l'utilisation prévue et réelle des ingrédients, la détérioration, les commandes passées par erreur et d'autres inefficacités.
Un élément de contrôle des dépenses alimentaires intégré au système de comptabilité est essentiel pour les hôtels qui ont des convives ou fournissent des services de restauration et de boissons.
Commodité et précision
La préparation des factures, des relevés de compte et des bulletins de paie est automatisée grâce à une solution comptable de nouvelle génération, ce qui les rend considérablement plus contrôlables et précis. Tous les calculs ultérieurs seront impeccables si les données sont saisies correctement, éliminant ainsi les erreurs manuelles habituelles.
Facilité d'utilisation
Le temps d’adaptation des professionnels de la comptabilité à la nouvelle technologie est considérablement réduit par la facilité d’utilisation des logiciels de comptabilité actuels, qui disposent de formules et d’une interface utilisateur similaires à celles d’un certain nombre d’outils d’analyse financière standard.
Accessibilité de partout et à tout moment
Quelle que soit la taille de l'entreprise hôtelière, le logiciel de comptabilité cloud est l'option privilégiée en raison de son plan de paiement personnalisable et de la disponibilité d'informations en temps réel de haute qualité à partir de n'importe quel appareil mobile.
Performance et efficacité
Le service de comptabilité fonctionnera à une vitesse beaucoup plus rapide, avec une plus grande précision et une production accrue en raison de sa capacité à automatiser les opérations manuelles.
Les hôteliers innovants ont adopté des solutions de gestion immobilière cloud, dotées de fonctionnalités de comptabilité avancées intégrées qui peuvent aider les entreprises à économiser du temps, des efforts et de l'argent tout en augmentant leur efficacité.
Types de logiciels de comptabilité (mot-clé de la section)
feuilles de calcul
Les petites entreprises utilisent fréquemment des tableurs comme Microsoft Excel, Google Sheets ou OpenOffice pour gérer leur comptabilité. Un tableur peut être adapté à presque toutes les exigences comptables simples.
Les tableurs peuvent être utilisés, par exemple, pour répertorier les dépenses, les ventes ou d’autres données financières pertinentes, ainsi que pour gérer des opérations comptables plus complexes.
Les feuilles de calcul sont généralement utilisées en conjonction avec d'autres processus comptables ; seules les entreprises extrêmement simples devraient s'y fier entièrement pour gérer leur comptabilité.
Logiciel de comptabilité commerciale
La majorité, voire la totalité, des besoins comptables d'une micro ou moyenne entreprise peuvent être satisfaits par des systèmes de comptabilité commerciale tels que TurboCash, QuickBooks et FreshBooks.
Les logiciels de comptabilité s'intègrent à pratiquement tous les types d'organisation et vous permettent de concevoir des fonctionnalités sur mesure pour répondre à vos besoins uniques.
Les logiciels de comptabilité commerciale contiennent souvent des rapports donnant un aperçu de la santé de l'entreprise et des formulaires fiscaux requis, ainsi que des graphiques résumant les données. Les avantages et les limites de chaque type de logiciel de comptabilité commerciale diffèrent.
Logiciel de comptabilité d'entreprise
Les logiciels de comptabilité d’entreprise aident à gérer la complexité opérationnelle que peuvent rencontrer les grandes entreprises.
Les logiciels de comptabilité pour les grandes entreprises intègrent parfois la comptabilité à des services logiciels supplémentaires, notamment la planification de projets, l'analyse commerciale et la gestion des flux de travail.
Lorsqu'une grande entreprise choisit ce type de logiciel de comptabilité, elle suit souvent une routine en plusieurs étapes qui consiste à demander des informations aux fournisseurs de logiciels de comptabilité, à voir le produit en action et à parler avec d'autres entreprises qui utilisent également le logiciel.
Les logiciels d'entreprise sont souvent basés sur des systèmes de bases de données plutôt que sur des feuilles de calcul bidimensionnelles, car ces bases de données peuvent montrer les connexions entre différents ensembles d'informations, tels que le volume des ventes de tous les clients par rapport à leurs régions ou le nombre de travailleurs dans chaque entreprise.
SAP, Oracle ou Microsoft Dynamics GP sont trois exemples de logiciels de comptabilité populaires pour les entreprises.
Logiciel de comptabilité personnalisé
Il arrive qu'une entreprise développe son propre logiciel de comptabilité. Cela se produit souvent plus ou moins par accident : lors de son expansion, des employés qualifiés peuvent être amenés à développer des logiciels pour gérer plusieurs situations comptables.
Il arrive parfois que l'entreprise découvre qu'elle a développé son propre logiciel de comptabilité. Dans d'autres cas, elle développe son propre logiciel, car aucun outil de comptabilité commercial existant ne répond à ses besoins.
La solution ultime (Booking Ninjas PMS)
Le système de gestion immobilière Booking Ninjas propose des solutions uniques qui vous aident à répondre aux exigences ci-dessus en toute simplicité. Nos outils et intégrations numériques vous permettent, à vous et à vos locataires, de profiter des nombreux avantages de l'expérience immobilière numérique. Vous économisez du temps, de l'argent et des ressources en vous concentrant sur les tâches les plus importantes, laissant le reste à l'application Booking Ninjas.
Points clés à retenir
Les logiciels de comptabilité hôtelière remplissent diverses fonctions pour l'hôtel, car ils permettent à l'établissement de fidéliser et de satisfaire ses clients. Ces derniers reviennent et deviennent des clients réguliers lorsqu'ils sont convaincus que leurs affaires sont primordiales.
En termes de croissance et de développement, l'hôtel est également en mesure de trouver ses marques car il peut se remettre plus rapidement des pertes ou des dommages lorsque la direction voit à travers tout cela grâce à l'automatisation.
Les logiciels de comptabilité sont généralement essentiels car c'est un aspect que chaque hôtelier doit examiner s'il souhaite développer son activité et mettre toutes ses ressources à profit.
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