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  31 Oct 2022
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Una guía completa sobre cómo administrar un edificio de apartamentos


ÍNDICE

La propiedad es un activo importante, así como una auténtica aventura empresarial. Para conseguir rendimientos de la inversión, tanto si estás lidiando con unidades unifamiliares o complejos de apartamentos de múltiples unidades, una administración adecuada es fundamental. 

Una operación pobre de tus propiedades de inversión, como en cualquier otro negocio, puede costarte tiempo, dinero y energía. 

Afortunadamente, se pueden evitar muchos de los problemas más comunes. Tanto si gestionas tú mismo un edificio de apartamentos o tienes contratada a una agencia de gestión de propiedades de alquileres, puedes controlar el nivel de cuidado proporcionado a tus inquilinos y prevenir los riesgos evitables. 

¿Qué es un edificio de apartamentos?

Se suele denominar edificio de apartamentos a un edificio con más de una unidad residencial. 

Los edificios de apartamentos, sea cual sea su denominación, son edificios con tres o más viviendas con cocinas autonómas y servicios/baños. 

Las cocinas independientes, la cantidad de dormitorios y el estatus menos temporal de los inquilinos, diferencian a los apartamentos de las unidades residenciales que no son clasificadas como casas, como pensiones y hoteles. 

Cómo administrar de forma eficaz un edificio de apartamentos

Disponer de uno o varios activos inmobiliarios multifamiliares puede ayudarte a conseguir una riqueza generacional y ofrecerte una mayor flexibilidad y oportunidades en el futuro.

Quizás creas que tener tu propiedad en una localización decente, unidades bien mantenidas, espacios comunes atractivos y las instalaciones necesarias, harán que tus niveles de ocupación sean altos, además del valor de mercado de tus edificios de apartamentos. Sin embargo, lo cierto es que todo esto es insuficiente. 

La clave para tener éxito al invertir en complejos de apartamentos es tener una administración de propiedades competente. La forma en la que gestionas un edificio de apartamentos influye en el resultado final. 

Un edificio de apartamentos bien gestionado puede ser la diferencia entre una inversión lucrativa y un auténtico desastre. 

Tienes que decidir si contratar a una empresa externa de gestión de propiedades o si administrar por ti mismo el proyecto como inversor.

Estos son algunos aspectos que debes tener en cuenta si quieres gestionar un edificio de apartamentos con eficacia:

Ten en cuenta el tamaño y la antigüedad de la propiedad

Gestionar propiedades más grandes o antiguas requiere más tiempo, esfuerzo y recursos. Deberías aprender las habilidades y conocimientos necesarios para administrar tu propiedad según su tamaño y su antigüedad. Habla con alguien que tenga experiencia a la hora de administrar el mismo tipo de propiedad o intenta encontrar información en Internet.

Localización de la propiedad

La localización de tu propiedad puede ser un factor fundamental para determinar la eficacia de la gestión. No puedes comparar la gestión de una propiedad en Bel Air, con otra ubicada en Indiana o California. 

Las preocupaciones, costes y calidad de las operaciones cambiarán según el barrio. Para obtener los máximos resultados, asegúrate de conocer todo acerca del barrio en el que está localizado el apartamento. 

Tus propios intereses

Tu definición de eficacia depende, principalmente, de tus intereses y objetivos. Por ejemplo, si estás interesado en la sostenibilidad medioambiental y en atender a tus inquilinos con los mismos estándares, puede que utilizar a una empresa de limpieza que no tenga tus mismos valores no sea eficaz, incluso si no es cara. 

Asegúrate de que los servicios de la administración de la propiedad se alineen con tus intereses individuales.

Tus habilidades de gestión del tiempo

Si no puedes gestionar tu tiempo adecuadamente, lo más seguro es que termines retrasándote en las tareas operativas más importantes. Antes de elaborar el plan de administración de tu propiedad, examina y mejora la gestión de tu tiempo.

Los principales desafíos a la hora de administrar un edificio de apartamentos

Contratar a expertos de gestión de edificios de apartamentos

La contratación es una de las decisiones empresariales más importantes que tiene que realizar el dueño de una propiedad al determinar cómo gestionar un complejo de apartamentos. 

Buscar una empresa de gestión de propiedades que se ajuste a tus necesidades para administrar apartamentos con eficacia, es el primer paso y puede ser muy desafiante. 

Los administradores de apartamentos son los responsables de supervisar las operaciones diarias de un complejo de apartamentos o de varios. Entre sus tareas, suelen incluirse:

  • Atender a las quejas, sugerencias y solicitudes de los inquilinos. 
  • Recibir los pagos de los alquileres.
  • Depositar el dinero. 
  • Programar reuniones con los arrendatarios que no hayan pagado el alquiler.
  • Realizar entrevistas y mostrar los apartamentos a los arrendatarios potenciales.
  • Mantener el complejo residencial en buenas condiciones.

Sin embargo, teniendo la cantidad de empresas de gestión de propiedades con un bajo rendimiento, lo mejor es que realices una investigación de antemano y elijas las más adecuadas.

Gestionando edificios grandes de apartamentos 

Considera contratar los servicios de una empresa externa de administración si eres dueño de un complejo grande apartamentos o si todavía estás estableciendo un portfolio

Para la administración de un edificio grande apartamentos es necesario tiempo adicional y recursos. 

Este edificio tendrá un gran número de ocupantes que necesitarán obtener respuestas a sus consultas o quejas, además de que será necesario alquilar un gran número de apartamentos. 

Ser dueño de muchos edificios no hace más que sumar desafíos a la administración.

Debido al mantenimiento diario de la propiedad, puede que contratar a una empresa cualificada de gestión de propiedades, sea fundamental para generar más dinero a largo plazo. 

Tu complejo de apartamentos se mantendrá en forma si contratas a un administrador de propiedades para encargarse de los problemas y mejoras que vayan surgiendo. 

Cuando contrates a una empresa profesional de gestión de propiedades, recibirás los siguientes servicios:

  • Reclamar tu tiempo, ya que el administrador de propiedades se encargará de realizar la mayoría de las actividades que tú hacías antes. 
  • A la hora de seleccionar los ocupantes y de cubrir las vacantes, la profesionalidad de la empresa de gestión de propiedades será fundamental. 
  • Alguien familiarizado con las políticas de los alquileres y los deberes, como la legislación federal y estatal, y mucho más.

Deberías beneficiarte de la contratación de una empresa, ya que saben cómo gestionar un complejo de apartamentos. 

Gestionando varios edificios de apartamentos

Gestionar varios edificios de apartamentos puede ser complicado, ya que supone mucha planificación. Puede que tus decisiones acerca de cómo gestionar tus propiedades de inversión sean influenciadas por su localización, y a la hora gestionar varios edificios de apartamentos, la proximidad de los edificios puede ser un problema. 

Si la mayoría de tus propiedades de inversión, se concentran en una región, pero hay una o dos propiedades ubicadas en otra zona, puede que sea más rentable subcontratar la operación de estas propiedades. 

La razón de esto es que no vale la pena perder tiempo moviéndose entre los distintos edificios para supervisarlos. 

Utilizando el valor de un complejo de apartamentos

Cuando se trata de aumentar el valor de un apartamento, la gestión empresarial debe enfocarse en los siguientes aspectos:

  • Garantizar una ocupación alta mientras que los alquileres alcanzan el rendimiento del mercado (renta bruta efectiva). 
  • Los gastos operativos se mantienen bajo control, con rigurosas nóminas y contratos. 
  • Una gestión de propiedades eficaz y orientada al mercado resulta en un aumento de los ingresos operativos netos. 

Echemos un vistazo a cada uno de estos.

Renta bruta efectiva

Para mantener el coste de la inflación y maximizar su inversión en edificios de apartamentos, los inversores deberían comparar los alquileres individuales de los activos con los alquileres máximos del mercado en la región con frecuencia. 

Intenta conseguir un equilibrio entre una alta ocupación y mantener el precio del alquiler de tus activos a la par que el del mercado local. Se espera que el aumento de los precios sea gradual.

Gastos operativos 

Como comentamos anteriormente, el secreto para controlar los gastos es riguroso con las nóminas y los contratos. 

Para ello, haz una lista de los gastos previstos con tu activo de inversión.

Podría ser una buena idea incluir una línea de gastos para cualquier gasto imprevisto que pueda surgir a lo largo del año. 

Los cambios en algunos gastos operativos, como el aumento de los impuestos o en los suministros, estarán fuera de tu control.

Cuando surjan gastos imprevistos, una buena planificación y contabilidad, te harán sentir bien organizado, en vez de molesto.

Ingreso operativo neto

Los inversores de propiedades son conscientes del concepto de aumentar el valor total de sus posesiones. Quizás también te interese aumentar el ingreso operativo neto de tus activos, o la rentabilidad de tu propiedad tras eliminar los gastos. 

Las empresas de gestiín no sólo deberían supervisar las operaciones diarias, sino que también deberían conocer tus objetivos. 

Cuando aumentes los ingresos y gestiones un complejo de apartamentos para eliminar las ineficiencias, lo más seguro es que los ingresos operativos netos de tu propiedad crezcan.

La singularidad de alquilar edificios de apartamentos

Los aspectos fundamentales de los complejos de apartamentos son distintos de los de las demás propiedades comerciales. Comprender cómo gestionar un edificio de apartamentos es distinto que entender cómo mantener un activo comercial. 

La duración de los alquileres de apartamentos suele ser de 12 meses en mercados que no tienen control de alquileres. 

Los alquileres aumentan según lo permita el mercado, alcanzado su punto más alto según este. 

Además, los incentivos para la mejora de los inquilinos son casi inexistentes. Las unidades controladas por el alquiler se alquilan tal y como están (alfombradas, recién pintadas) y preparadas para ser ocupadas de inmediato. 

Alquiler un apartamento es un proceso bastante directo. Si un arrendatario potencial se echa hacia atrás por la falta de mediadores, acuerdos o negociaciones complicadas, lo más seguro es que no sea el último. 

Los edificios de apartamentos consisten en un gran número de viviendas independientes y la facturación total de las multifamiliares sigue bajando. 

El alquiler es un proceso constante, y para obtener renovaciones es necesario contrar con un servicio al cliente excepcional. A la hora de invertir, el tiempo es esencial. Cuantos más ingresos genera una propiedad, más rápido se alquilarán las unidades. 

Independientemente del tamaño de la propiedad, el procedimiento del alquiler puede consumir rápidamente el tiempo de un inversor de propiedades para gestionar o expandir un portfolio, haciendo que sus recursos y tiempo personal estén bajo presión.

Utilizando tecnología de gestión de propiedades

Gestionar complejos de apartamentos solía ser difícil debido a la falta de tecnología y de métodos. No teníamos la misma tecnología que ahora tenemos, por lo que teníamos que depender de papeles o de sistemas informáticos anticuados. Ahora, en cambio, hay una gran variedad de alternativas entre las que elegir. 

Ahora los administradores de propiedades y los dueños pueden ahorrar tiempo, reducir trabajo, aceptar las solicitudes de los inquilinos online y mostrar sus unidades a través de tours virtuales. El cobro del alquiler se puede automatizar, reduciendo la cantidad de trabajo invertido en la contabilidad.

Ahora los softwares de gestión de propiedades y las distintas innovaciones pueden ayudar a los inversores de propiedades y a los administradores de propiedades a generar eficacia donde antes no podían. 

El crecimiento de la empresa y la capacidad para dedicar más tiempo y energía a la atención al cliente, a su retención y al alquiler son algunos beneficios del aumento de la eficacia. 

Puedes leer más aquí:Software de gestión de propiedades para apartamentos amueblados en 2022.

La gestión de los inquilinos de los edificios de apartamentos

Encontrando a tus inquilinos

Tu inversión inmobiliaria no podría sobrevivir sin inquilinos, aunque gestionar a los inquilinos puede ser un problema por sí mismo. 

Encontrar a los arrendatarios adecuados es de los aspectos más cruciales del negocio, y como todo inversor inmobiliario sabe, que puedes hacer para optimizar tu inversión.

Empieza buscando arrendatarios. 

Encontrar ocupantes para tu complejo de apartamentos puede ser una tarea complicada. Tras recopilar los informes de desalojos, de crédito y los antecedentes criminales, tendrás que hacer lo siguiente:

  • Haz un seguimiento de las referencias proporcionadas por el solicitante.
  • Verifica los ingresos.
  • Además, deberías entrevistar a los inquilinos potenciales.

Asegúrate de moverte con rapidez a través de este proceso para evitar perder a los inquilinos potenciales.

Reparaciones y quejas de los inquilinos

Una vez que hayas encontrado a los inquilinos y se hayan alojado en el apartamento, lo más seguro es que tengas que lidiar con daños o con quejas. Cuando hayas seleccionado una empresa de gestión de propiedades para mantener el complejo de apartamentos, esta se encargará de todo el proceso por ti.

Sin embargo, si estás gestionando por ti mismo la propiedad, ten en cuenta que tendrás que responder rápidamente. 

Los ocupantes que paguen el alquiler a tiempo no querrán estar esperando durante mucho tiempo para que se solucionen sus quejas. 

Disponer de contratistas reputados y disponibles para reemplazar artículos caros, realizar reparaciones de emergencias y mantener las unidades limpias entre un inquilino y otro, puede hacer que tu negocio funcione genial. 

Desalojo de los inquilinos

Si has invertido en inmuebles durante un tiempo, en algún momento, tendrás que desalojar a un inquilino. 

El desalojo es un procedimiento legal que puede ser difícil para todas las personas involucradas. A nadie le gusta un proceso de desalojo, y para evitar una demanda, deberías seguir todos los pasos con cuidados. Si tienes que desalojar a un arrendatario, será fundamental que cuentes con asesoramiento legal. 

Uno de los riesgos inherentes de la inversión inmobiliaria es el desalojo. Prever esta situación y poner en marcha una estrategia para lidiar con ella, te ayudará a reducir los problemas. 

Otros consejos para administrar un edificio de apartamentos

Nunca des a los inquilinos las llaves sin que hayan pagado y firmado un contrato

Puede que no siempre tengas un contrato disponible y entregues las llaves a los inquilinos sin firmar uno. 

Esto es muy arriesgado ya que, más adelante, el arrendatario puede negarse a firmar el contrato, y el desalojo es mucho más fácil con un contrato vinculante. 

Si todos los adultos del alojamiento no firman el contrato, podrán causar problemas después al decir que no fueron atendidos. Por esta razón, lo mejor es hacer que todos los inquilinos firmen un contrato de antemano. 

No des a tus inquilinos las llaves sin haber recibido primero una aplicación

Con una aplicación, los arrendatarios creerán que confías en sus créditos, ya que dispones de su información. Así, un mayor número de inquilinos cuidarán de la propiedad y pagarán el alquiler del último mes. 

Intenta evitar los desalojos hablando con los inquilinos, diciéndole que tiene que pagar y realizando las reparaciones necesarias

A menudo, los administradores del apartamento prometen reparaciones a los inquilinos, pero no informan a los dueños, ya que podría dar una mala imagen de ellos, permitiendo que los inquilinos sean desalojados. 

Tienes que comunicarte con el arrendatario en todo momento. En muchas ocasiones, si llevas a cabo las reparaciones necesarias, el arrendatario intentará evitar el desalojo, ya que entienden que tú tienes registros y perderían el juicio si demandaran. 

No muestres un apartamento que no está limpio ni pintado

Si muestras una propiedad antes de que esté limpia y pulida, reducirás la rentabilidad. Es una pérdida de tiempo. Un apartamento desastroso no atraerá a las personas y perderás a un inquilino potencial. 

Es preferible que los inquilinos potenciales esperen. Si el individuo parece un arrendatario decente, ofréceles una aplicación y obtén su número de teléfono para contactar con él cuando la propiedad esté disponible. 

Cuando el cliente vea un apartamento vacío, que ha sido amueblado, limpiado y pintado, parecerá cómodo y atractivo, haciendo que alquilen rápidamente. 

Cosas que puedes añadir en tu contrato

  • No mantener coches durante mucho tiempo en la propiedad.
  • No poner música después de las 00:00 de la noche. 
  • No colocar cajas y camas fuera.
  • No pintar las paredes de un color diferente. 

Un PMS: el Santo Grial (conclusiones principales)

Determina lo que quieren los arrendatarios potenciales en una unidad alquiler y concibe estrategias para ajustarse a sus necesidades. La rotación de inquilinos es inevitable, pero disponer de un sistema para identificar y gestionar a los inquilinos nuevos te colocará en la mejor posición para sacar el máximo provecho de tu inversión inmobiliaria. 

Como inversor inmobiliario, hay varios obstáculos para mantener complejos de apartamentos. Sin embargo, la mayoría de los obstáculos se pueden superar si se gestionan bien de las siguientes formas:

  • Eligiendo con cuidado una empresa de gestión de propiedades.
  • Utilizando tecnología. 
  • Creando una estrategia para lidiar con los problemas de los inquilinos, las quejas y el mantenimiento. 

El software de gestión de propiedades para apartamentos amueblados de Booking Ninjas ofrece los servicios necesarios para ajustarse a estos factores tan importantes. Ayuda a una gestión de propiedades organizada y eficaz.

Gracias a este sistema, podrás crear una facturación automática para eliminar el desorden al solucionar tus demandas de facturación y contabilidad. 

Nuestro programa recopila los datos automáticamente, eliminando la contabilidad y los errores causados por el desorden y la tediosa entrada de datos. 

Nuestro software de gestión de propiedades cuenta con un sistema centralizado de contabilidad que permite a los trabajadores obtener notificaciones a través de la aplicación. Sin dejar la aplicación, puedes gestionar las necesidades de comunicación de tu equipo. 

Esta tecnología garantiza la eficiencia y la precisión de las operaciones, permitiéndote ahorrar tiempo y dinero, a la vez que te ajustas a las necesidades específicas de tus clientes. 

Para aprender más acerca de por qué somos diferentes y de la importancia de nuestros servicios para tu negocio, programa una reunión rápida ahora mismo con nosotros.

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