Σύμφωνα με πρόσφατους υπολογισμούς, ο παγκόσμιος πληθυσμός σπαταλά περίπου το ήμισυ της παραγόμενης τροφής. Τα απόβλητα τροφίμων αποτελούν εδώ και καιρό πηγή ανησυχίας, ειδικά στη βιομηχανία τροφίμων. Ωστόσο, με την καλή διαχείριση αποθεμάτων, οι ιδιοκτήτες εταιρειών μπορούν να εξοικονομήσουν πολλά χρήματα με τρόπους που δεν είχαν φανταστεί.
Οτιδήποτε βγαίνει από την κουζίνα σας έχει μια τιμή. Ξέρεις όμως πού χάνεις χρήματα; Οι λεπτομερείς αναφορές χρήσης, απώλειας και απόδοσης πωλήσεων σάς δείχνουν τι υπάρχει στο ράφι και πού χάνονται χρήματα.
Ενώ είναι γνωστό ότι η διαχείριση αποθέματος είναι σημαντική σε κάθε τομέα, θα επικεντρωθούμε ειδικά στη βιομηχανία τροφίμων σε αυτό το άρθρο και θα μάθετε τα βασικά στοιχεία της διαχείρισης αποθέματος τροφίμων εστιατορίων, συμπεριλαμβανομένου του τι σημαίνει, πώς να παρακολουθείτε το απόθεμα και τη σημασία της διαχείρισης αποθέματος στα εστιατόρια.
Τι είναι η διαχείριση αποθεμάτων;
Η διαχείριση αποθέματος είναι ο τρόπος με τον οποίο παρακολουθείτε και ελέγχετε το απόθεμα της επιχείρησής σας καθώς αγοράζεται, κατασκευάζεται, αποθηκεύεται και χρησιμοποιείται. Εξασφαλίζει ότι έχετε πάντα τις σωστές ποσότητες του σωστού αντικειμένου στη σωστή τοποθεσία τη σωστή στιγμή.
Η διαχείριση αποθεμάτων βοηθά τις εταιρείες να γνωρίζουν πόσα απόθεμα να παραγγείλουν και πότε να τα παραγγείλουν. Χρειάζεστε αρκετά για να καλύψετε τη ζήτηση των πελατών, αλλά δεν θέλετε να πιάσετε πολύ χώρο.
Η διαχείριση αποθέματος μπορεί να επιτευχθεί με υπολογιστικά φύλλα και μη αυτόματη καταμέτρηση, αλλά δεν είναι τόσο αποτελεσματική όσο το λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων. Το λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων βοηθά στη διευκόλυνση της διαδικασίας και στην ακριβέστερη καταμέτρηση και παρακολούθηση των προϊόντων σας. Επιπλέον, μπορεί να εμφανίσει σημαντικά οικονομικά δεδομένα και δεδομένα απόδοσης και να αναδιατάξει το απόθεμα όταν φτάσει σε συγκεκριμένα επίπεδα.
Τι είναι η διαχείριση αποθέματος εστιατορίου;
Τα εστιατόρια έχουν την πρόσθετη πρόκληση να πουλήσουν ευπαθή τρόφιμα που πρέπει να παραδοθούν γρήγορα πριν χαλάσουν. Η διαχείριση αποθέματος εστιατορίου παρακολουθεί τα τρόφιμα που έρχονται από τους προμηθευτές καθώς έχουν χρησιμοποιηθεί, χαθεί ή περισσέψει.
Η διαχείριση αποθέματος εστιατορίου υπερβαίνει την απλή καταμέτρηση του αποθέματος και είναι η διαδικασία παρακολούθησης των συστατικών που μπαίνουν και βγαίνουν από το εστιατόριό σας. Η διαχείριση αποθεμάτων παρακολουθεί πόσα τρόφιμα παραγγέλθηκαν, τι βγήκε από την κουζίνα και το μπαρ και τι περισσεύει ως απόθεμα καθιστικού. Με λίγα λόγια, η διαχείριση αποθέματος εστιατορίου συνεπάγεται μεταφορά προϊόντων μεταξύ καταστημάτων.
Ο έλεγχος των αποθεμάτων σε ένα εστιατόριο μπορεί να είναι χρονοβόρος και δύσκολος. Παρόλο που ορισμένες πτυχές του αποθέματος εστιατορίων μπορούν να μετρηθούν αυτόματα χρησιμοποιώντας την πλατφόρμα παρακολούθησης αποθέματός σας, άλλες πρέπει να εκτελούνται με το χέρι σε τακτική, εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση.
Για παράδειγμα, το σύστημα του σημείου πώλησης (POS) σας μπορεί να μπορεί να παρακολουθεί αυτόματα το θεωρητικό απόθεμα με βάση τις πωλήσεις (σε προϊόν ή σε δολάρια). Ωστόσο, ο αυτοματοποιημένος αριθμός αγνοεί την πιθανότητα απώλειας αντικειμένου αποθέματος λόγω ακατάλληλου σχεδιασμού, σπατάλης κουζίνας, σφαλμάτων παραγγελίας ή αλλοίωσης.
Οφέλη διαχείρισης αποθέματος για εστιατόρια
Η διαχείριση αποθέματος βοηθά τα εστιατόρια να έχουν στη διάθεσή τους τη σωστή ποσότητα φαγητού και συστατικών, ώστε να έχουν αρκετό απόθεμα για να εξυπηρετούν όλους τους πελάτες και επίσης να αποφεύγουν την αλλοίωση και την απώλεια. Τα εστιατόρια είναι πιο πιθανό να βρουν μακροπρόθεσμη επιτυχία εάν ασκούν αποτελεσματική διαχείριση αποθεμάτων.
Ο έλεγχος του αποθέματος του εστιατορίου γίνεται μια κρίσιμη πτυχή των λειτουργιών του εστιατορίου καθώς η εταιρεία αυξάνεται σε μέγεθος και δομή. Οι παρακάτω είναι οι λόγοι για τους οποίους η διαχείριση αποθεμάτων έχει σημασία για οποιοδήποτε εστιατόριο.
Κοστολόγηση Συνταγών
Ο χειροκίνητος υπολογισμός του κόστους των στοιχείων μενού είναι αναποτελεσματικός και χρονοβόρος. Το κόστος της συνταγής καθορίζεται από την ποσότητα χρήσης και την απόδοση κάθε συστατικού τροφίμου, αλλά η παρακολούθηση αυτού σε μια λίστα αποθεμάτων με το χέρι μπορεί να είναι ανακριβής.
Μπορείτε να κατανοήσετε καλύτερα και να διαχειριστείτε το κόστος των τροφίμων σας αντιστοιχίζοντας τις συνταγές σας σε στοιχεία μενού του συστήματος POS. Η κοστολόγηση συνταγών αναλύει τα στοιχεία μενού στο μικρότερο επίπεδο, όπως το μέγεθος της μερίδας και τα μεμονωμένα συστατικά, και τα υπολογίζει μέχρι την πένα.
Η χρήση ενός συστήματος διαχείρισης αποθέματος εστιατορίου ενσωματωμένο στο σύστημα λογιστικής και POS σας μπορεί να σας επιτρέψει να παρακολουθείτε αυτόματα την απόδοση από κάθε είδος φαγητού στο μενού σας, σχεδιάζοντας το απόθεμα έναντι των πωλήσεων.
Διαχείριση αποθέματος από άκρο σε άκρο
Οτιδήποτε από την καταμέτρηση και τη μεταφορά μέχρι την αγορά και την τιμολόγηση καλύπτεται από τη διαχείριση αποθέματος από άκρο σε άκρο. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί μία πλατφόρμα για την αυτοματοποίηση της μεταφόρτωσης τιμολογίων, την καταγραφή των μετρήσεων των αποθεμάτων και την αυτόματη ενημέρωση των τιμών των αντικειμένων, εάν το σύστημα διαχείρισης αποθέματος εστιατορίου σας είναι ενσωματωμένο στην πλατφόρμα λογιστικών εστιατορίων σας.
Μπορείτε να επιταχύνετε την παρακολούθηση από το φύλλο στο ράφι και να βεβαιωθείτε ότι αντιμετωπίζετε δεδομένα τιμολόγησης σε πραγματικό χρόνο, συλλέγοντας αυτόματα συγκεκριμένα δεδομένα σε μία τοποθεσία.
Πρόληψη της σπατάλης τροφίμων
Η διατήρηση των περιθωρίων κέρδους μπορεί να είναι τόσο απλή όσο η εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων εστιατορίου. Το σημαντικότερο κόστος που αντιμετωπίζει η εταιρεία σας, μαζί με το κόστος εργασίας, είναι η αναπλήρωση του αποθέματός σας.
Θα μειώσετε την ποσότητα φαγητού που σπαταλάτε στο εστιατόριό σας εισάγοντας ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων. Η σπατάλη τροφίμων είναι ένα σημαντικό ζήτημα στις Ηνωμένες Πολιτείες, καθώς εκτιμάται ότι το 30-40% της προσφοράς καταλήγει στα σκουπίδια.
Οι εταιρείες εστιατορίων όλων των μεγεθών, μεγάλες και μικρές, ενδέχεται να δουν σημαντική μείωση της σπατάλης χρησιμοποιώντας το κατάλληλο λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων.
Μηχανική Μενού
Η δημοσκόπηση κοστολόγησης συνταγών και μείγματος πωλήσεων από το πλαίσιο POS σας ειδοποιεί τη μηχανική μενού, η οποία είναι η διασταύρωση δεδομένων σχετικά με τις ποσότητες που πωλήθηκαν και το περιθώριο του προϊόντος.
Η μηχανική μενού αυξάνει τα κέρδη βοηθώντας σας να προσδιορίσετε τα πιο κερδοφόρα στοιχεία μενού, ώστε να μπορείτε να πείσετε διακριτικά τους καταναλωτές να αγοράσουν αυτό που θέλετε.
Με βάση τις τιμές των τροφίμων, μπορείτε να προσδιορίσετε εάν τα στοιχεία του μενού είναι υπερτιμημένα ή υποτιμημένα και να κάνετε προσαρμογές στις μερίδες ή στα συστατικά της συνταγής. Μπορείτε να επωφεληθείτε από νέες ευκαιρίες μενού για να πουλήσετε προϊόντα μενού με υψηλό περιθώριο κέρδους αλλά χαμηλό όγκο πωλήσεων.
Χαμηλότερο κόστος αγαθών
Το κόστος φαγητού είναι γενικά 28% έως 35% του συνολικού κόστους για ένα εστιατόριο . Αυτό ανεβαίνει όταν το φαγητό χάνεται ή χαλάει. Όταν τα εστιατόρια αγοράζουν τρόφιμα, περίπου το 4-10% του σπαταλάται πριν φτάσει στον καταναλωτή.
Αυτό συμβαίνει επειδή αγοράζουν πάρα πολλά τρόφιμα ταυτόχρονα και καταλήγουν να χαλάσουν πριν χρησιμοποιηθούν. Η σωστή διαχείριση τροφίμων και αποθεμάτων μπορεί να ελαχιστοποιήσει αυτή την απώλεια.
Καλύτερη διαχείριση προμηθευτών
Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα εστιατόρια αγοράζουν το απόθεμά τους μέσω συγκεκριμένων προμηθευτών. Με τη διαχείριση αποθέματος, μπορείτε να παρακολουθείτε τρόφιμα και αγορές, πληρωμές και πολλά άλλα.
Τα εστιατόρια μπορούν να χρησιμοποιούν τη διαχείριση αποθέματος για να παρακολουθούν πιο προσεκτικά τα τρόφιμα και τις αγορές τους, επιτρέποντάς τους να διαχειρίζονται καλύτερα τις αγορές και τις πληρωμές προς τους προμηθευτές.
Περισσότεροι ικανοποιημένοι πελάτες
Τα εστιατόρια μπορούν να αναπτύξουν επαναλαμβανόμενους πελάτες και να τους κρατήσουν ευχαριστημένους έχοντας στη διάθεσή τους υλικά.
Η ικανότητα διεκπεραίωσης ερωτήσεων και γρήγορης πλήρωσης παραγγελιών σημαίνει ότι το εστιατόριο είναι σε θέση να εξυπηρετήσει περισσότερους πελάτες και να μετακινήσει περισσότερο απόθεμα, με αποτέλεσμα υψηλότερο κέρδος.
Αυξημένα Κέρδη
Τα περιθώρια κέρδους είναι συνήθως πολύ μικρά στη βιομηχανία τροφίμων και μπορεί να υπάρχει μόνο ένα μικρό κέρδος σε κάθε στοιχείο μενού στο τέλος της ημέρας.
Ως αποτέλεσμα αυτού, ακόμη και η παραμικρή κακοδιαχείριση ή λάθος υπολογισμός του αποθέματος θα μπορούσε να επηρεάσει σοβαρά το κέρδος του εστιατορίου σας. Η σωστή διαχείριση του αποθέματος εστιατορίου θα διασφαλίσει ότι η επιχείρησή σας θα έχει το σωστό κέρδος από κάθε στοιχείο μενού.
Το συνολικό κόστος των πωληθέντων αγαθών είναι ένα σημαντικό στοιχείο που καθορίζει τα καθαρά κέρδη. Η διαχείριση αποθεμάτων μειώνει τα απόβλητα, γεγονός που μειώνει το κόστος των αγαθών που πωλούνται και τελικά αυξάνει τα κέρδη.
Βελτιστοποιήστε την παραγγελία σας
Η διαχείριση αποθέματος στο εστιατόριό σας θα σας βοηθήσει να βρείτε το επίπεδο αυτόματης αντικατάστασης περιόδου (PAR), το βέλτιστο επίπεδο οποιουδήποτε δεδομένου στοιχείου αποθέματος που θα πρέπει να έχετε ανά πάσα στιγμή στο εστιατόριό σας. Όταν μειώνετε το κόστος της επιχείρησής σας, μπορείτε να βελτιώσετε τις ταμειακές ροές της εταιρείας σας και να αυξήσετε τα κέρδη.
Χρησιμοποιώντας τη διαχείριση αποθέματος για να προβλέψετε ακριβώς τι χρειάζεται το εστιατόριό σας για να καλύψει τη ζήτηση, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τις παραγγελίες σας, ώστε να μην παραγγέλνετε πάρα πολλές και, κατά συνέπεια, να μειώσετε τη σπατάλη.
Συμβουλές για τη διαχείριση του αποθέματος εστιατορίων
Τα εστιατόρια γρήγορης εξυπηρέτησης, οι επιχειρήσεις εστίασης και οποιαδήποτε άλλη εταιρεία τροφίμων και ποτών θα επωφεληθούν από τη χρήση ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων. Μια συσκευή παρακολούθησης αποθέματος, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, βοηθά τις εταιρείες τροφίμων και ποτών στην αποτελεσματική διαχείριση των απορριμμάτων, την αύξηση της παραγωγής και τον έλεγχο των ταμειακών ροών.
Το να παρακολουθείτε στενά το κόστος παραγωγής καθώς και τη συνολική αγοραία αξία των αγαθών είναι συνήθης πρακτική σε πολλούς κλάδους. Ορισμένες εγκαταστάσεις τροφίμων και ποτών, από την άλλη πλευρά, δεν υπόκεινται στα μενού τους στον ίδιο βαθμό ελέγχου.
Η διατήρηση ενός αποτελεσματικού συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων θα σας βοηθήσει να μειώσετε το λειτουργικό κόστος, να προσαρμόσετε τις τιμές μενού και να δημιουργήσετε μια στρατηγική ελέγχου μερίδων. Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές για να βεβαιωθείτε ότι το απόθεμά σας χρησιμοποιείται αποτελεσματικά.
Κάντε την απογραφή όσο το δυνατόν πιο απλή.
Κάντε το απόθεμα απλοποιημένο για την ομάδα σας, εάν θέλετε το απόθεμα των τροφίμων σας να είναι αξιόπιστο και ενημερωμένο. Η μη αυτόματη εκτέλεση της διαχείρισης αποθέματος μπορεί να είναι χρονοβόρα και αργή, αλλά μια προσβάσιμη πλατφόρμα με δυνατότητες όπως επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα μπορεί να το διευκολύνει.
Σκεφτείτε μια πλατφόρμα διαχείρισης αποθέματος με μια εφαρμογή για κινητά, η οποία θα επιτρέπει στους υπαλλήλους σας να περιηγούνται στον χώρο αποθήκευσης με ψυγείο και στεγνό χώρο αποθήκευσης χωρίς να χρειάζεται να σύρουν γύρω από ένα πρόχειρο ή φορητό υπολογιστή.
Αναλύστε την αναφορά με βάση τα λογιστικά στοιχεία και τα δεδομένα απογραφής
Οι πληροφορίες σχετικά με το παρελθόν και το τρέχον απόθεμα θα σας βοηθήσουν να λάβετε καλύτερες αποφάσεις στο μέλλον για να βελτιώσετε τις δραστηριότητές σας. Εξοικονομείτε χρόνο και διασφαλίζετε τη συνέπεια με τον εξορθολογισμό της συλλογής στοιχείων αποθέματος και λεπτομερειών προϋπολογισμού.
Η παρακολούθηση της διακύμανσης της θεωρητικής έναντι της πραγματικής διακύμανσης του κόστους των τροφίμων με τη χρήση αναφορών σε πραγματικό χρόνο, ειδικότερα, θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε μοτίβα με την πάροδο του χρόνου και να αυξήσετε το κόστος του φαγητού σας.
Αναθέστε μια ομάδα να κάνει απογραφή.
Όταν πρόκειται για καταμέτρηση αποθεμάτων, η ακρίβεια είναι ζωτικής σημασίας. Επιλέξτε μερικά άτομα από την ομάδα σας που θα είναι πάντα υπεύθυνοι για την απογραφή. Η λήψη παραγγελιών και ο έλεγχος των αναφορών αποθέματος μπορούν να διεκπεραιωθούν από τα ίδια άτομα.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα σχέδιο καταμέτρησης αποθεμάτων μόλις σχηματίσετε μια ομάδα. Βεβαιωθείτε ότι το απόθεμα μετράται την ίδια ώρα και τις ίδιες ημέρες.
Αξιοποιήστε τα έξυπνα εργαλεία πρόβλεψης
Μπορείτε να επωφεληθείτε από μια έξυπνη λύση λογισμικού που βασίζεται σε δεδομένα, όταν το πρόγραμμα διαχείρισης αποθέματος του εστιατορίου σας αποτελεί μέρος μιας ολοκληρωμένης λύσης λογιστικής και λειτουργιών που είναι ενσωματωμένη στο πλαίσιο POS σας.
Οι προτάσεις επικεντρώνονται στο τρέχον απόθεμα, τα έσοδα και τις προβλέψεις, καθώς και πληροφορίες από το σύστημα POS και τους προϋπολογισμούς σας. Η σπατάλη τροφίμων μειώνεται και οι τιμές των τροφίμων μειώνονται όταν δίνονται παραγγελίες τροφίμων, ποτών και προμηθειών στην κατάλληλη ποσότητα.
Κάντε καθημερινή παρακολούθηση εκπτώσεων
Τα εστιατόρια μπορούν να αντιδρούν καλύτερα στις αλλαγές σε πραγματικό χρόνο, αν παρακολουθούν τα επίπεδα εσόδων και αποθέματος καθημερινά. Για παράδειγμα, αν πουλάτε πολύ περισσότερο από ένα στοιχείο μενού από ό,τι είχατε προγραμματίσει και δεν υπάρχουν συστατικά, μπορείτε να παραγγείλετε περισσότερα για να ανταποκριθείτε στη ζήτηση χωρίς να χρειάζεται να το βγάλετε από το μενού στο μεταξύ.
Αυτοματοποιήστε τη διαχείριση του αποθέματός σας με ένα σύστημα διαχείρισης αποθέματος
Τελικά, η διαχείριση αποθεμάτων είναι σημαντική στα εστιατόρια λόγω των ατελείωτων πλεονεκτημάτων που θα μπορούσε να προσφέρει, όπως αυξημένα κέρδη, μείωση της σπατάλης τροφίμων και αύξηση της ικανοποίησης των πελατών.
Τα περισσότερα σύγχρονα εστιατόρια αξιοποιούν την τεχνολογία και κάνουν χρήση ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων. Ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων αφαιρεί την ανάγκη δημιουργίας ενός διαδικτυακού συστήματος διαχείρισης από την αρχή και σας επιτρέπει να συγκεντρωθείτε στο να δώσετε στους πελάτες σας τη μέγιστη ικανοποίηση που τους αξίζει.
Με ένα προηγμένο σύστημα που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις κρατήσεις, να ενημερώνετε τις τιμές σας και να προσαρμόζετε την εμπειρία των πελατών σύμφωνα με τις ιδιοτροπίες σας, μεταξύ άλλων ισχυρών χαρακτηριστικών, το Booking Ninjas είναι πρωταθλήματα μπροστά από τους ανταγωνιστές μας στο παιχνίδι.
Επίσης, παρακολουθεί αποτελεσματικά και χειρίζεται όλες τις συναλλαγές σας, ώστε να μην χρειάζεται να αγχώνεστε για αυτές.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο Σύστημα Διαχείρισης Εστιατορίου Booking Ninjas' .
Αναφορές
- " https://www.usda.gov/foodwaste/faqs ." Συχνές ερωτήσεις για τα απόβλητα τροφίμων, πρόσβαση στις 30 Ιουνίου 2022.
- " https://study.com/learn/lesson/food-cost-percentage-overview-formula.html ". Φόρμουλα ποσοστού κόστους φαγητού - Το κλειδί για την κερδοφορία, 14 Απριλίου 2022, πρόσβαση στις 30 Ιουνίου 2022.
- " https://www.bookingninjas.com/restaurant-management-system '. Σύστημα διαχείρισης καλύτερου εστιατορίου, πρόσβαση στις 30 Ιουνίου 2022.