Είναι, φυσικά, δική σας ευθύνη ως ιδιοκτήτης ή διευθυντής ενός μικρού ξενοδοχείου να διασφαλίσετε ότι όλα κυλούν ομαλά. Αυτό καλύπτει όλες τις πτυχές της τακτικής λειτουργίας του ακινήτου, όπως το χειρισμό εισερχόμενων κρατήσεων, τη φροντίδα των επισκεπτών και τη διασφάλιση της καθαριότητας και της καλής συντήρησης του καταλύματος.
Η διαχείριση μιας μεγάλης ξενοδοχειακής εταιρείας, από την άλλη πλευρά, απαιτεί τη χρήση συστημάτων διαχείρισης για τον εξορθολογισμό αυτών των καθημερινών λειτουργιών. Πολλοί άνθρωποι αναρωτιούνται τι χρειάζεται ένα ξενοδοχείο για να ευδοκιμήσει σε μια ανταγωνιστική αγορά. τουλάχιστον δύο πράγματα: (1) παρέχετε μια διαδικτυακή παρουσία που κάνει την κράτηση πιο απλή, (2) έχετε εξαιρετική εξυπηρέτηση πελατών, ώστε οι ταξιδιώτες που επιστρέφουν στην περιοχή σας να επιλέξουν ξανά το μέρος σας.
Η αυτοματοποίηση των καθημερινών λειτουργιών και των διοικητικών δραστηριοτήτων είναι ζωτικής σημασίας για την επίτευξη της αφοσίωσης των πελατών, επειδή σας επιτρέπει να παρέχετε συνεπείς, υψηλής ποιότητας υπηρεσίες. Κάθε δραστηριότητα σε ένα ξενοδοχείο πρέπει να παρακολουθείται γιατί είναι ένα πολύπλοκο σύστημα που περιλαμβάνει τις ενέργειες πολλών τμημάτων. Οι ξενοδόχοι χρησιμοποιούν μια ποικιλία μεθόδων για να το κάνουν αυτό, συμπεριλαμβανομένων υπολογιστικών φύλλων, έντυπων μορφών και ενοποιημένων συστημάτων διαχείρισης ακινήτων.
Όλα αυτά και πολλά άλλα γίνονται πιο προσιτά από ένα καλό σύστημα διαχείρισης ξενοδοχείων, που διευθύνει άμεσα ή έμμεσα την ξενοδοχειακή επιχείρηση. Η λύση λογισμικού μπορεί να χειριστεί άμεσα πολλές εργασίες μόνη της και έμμεσα, ελευθερώνοντας πολλές ώρες από το χρόνο σας για να αφιερώσετε σε πιο ουσιαστικές εργασίες, όπως το να διατηρείτε τους καλεσμένους σας ευχαριστημένους.
Διαβάστε περισσότερα: Πώς λειτουργεί η διαχείριση ξενοδοχείου
Αξίζει να σημειωθεί ότι η αγορά ενός συστήματος διαχείρισης ξενοδοχείου είναι παρόμοια με την αγορά ενός συστήματος διαχείρισης ακινήτων, συστήματος ρεσεψιόν, λογισμικού διαχείρισης B&B κ.λπ. Μπορεί να μην αναγνωρίζετε καμία από αυτές τις λέξεις, αλλά όλες αναφέρονται στην ίδια τεχνολογία και εξυπηρετούν τον ίδιο σκοπό – υπάρχουν απλώς πολλά συνώνυμα!
Σε αυτό το άρθρο θα συζητήσουμε το σύστημα διαχείρισης ξενοδοχείων (HMS) που ελέγχει τις κρατήσεις, τις λειτουργίες front-office και back-office, διαχείριση καναλιών και πολλά άλλα. Θα μάθετε για τους τύπους Συστημάτων Διαχείρισης Ξενοδοχείου, τις βασικές λειτουργίες τους και πέντε δείκτες ότι η εταιρεία φιλοξενίας σας χρειάζεται ένα νέο σύστημα διαχείρισης.
Τι είναι το Σύστημα Διαχείρισης Ξενοδοχείου;
Ένα σύστημα διαχείρισης ξενοδοχείου είναι ένα σύνολο λογισμικού ξενοδοχείου που διατηρεί τα πράγματα ομαλά. Λογισμικό λογιστικής, λογισμικό διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM) και μια πληθώρα λογισμικών ειδικών για τον κλάδο είναι μόνο μερικά παραδείγματα. Με λίγα λόγια, ένα σύστημα διαχείρισης ξενοδοχείων (HMS) είναι μια μορφή λύσης λογισμικού που διευκολύνει τον χειρισμό των λειτουργιών και των λειτουργιών του ξενοδοχείου όπως η ρεσεψιόν, οι πωλήσεις, ο προγραμματισμός και η λογιστική.
Τύποι Συστήματος Διαχείρισης Ξενοδοχείου
Προηγουμένως, το λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείων ήταν διαθέσιμο μόνο ως λύση εσωτερικής εγκατάστασης. Θα αγοράσετε ένα κομμάτι λογισμικού και θα το εγκαταστήσετε στους υπολογιστές της φυσικής σας τοποθεσίας. Αυτό δυσκόλεψε τη χρήση των εφαρμογών σας, εκτός εάν βρίσκεστε στον ιστότοπο. Οι λύσεις cloud ξενοδοχείων έγιναν πρόσφατα διαθέσιμες, επιτρέποντάς σας να έχετε πρόσβαση και να ελέγχετε τις εφαρμογές σας από όπου κι αν έχετε πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Ακολουθεί μια συνοπτική ανάλυση των δύο τύπων λύσεων λογισμικού διαχείρισης ξενοδοχείων που διαθέτουμε τώρα.
1. On-Premise HMS
Δεδομένου ότι το on-premise ξενοδοχειακό λογισμικό υπάρχει εδώ και πολύ καιρό, οι δυνατότητες και η λειτουργικότητά του έχουν βελτιωθεί με την πάροδο του χρόνου ώστε να ταιριάζουν με τις ανάγκες της νοσοκομειακής βιομηχανίας. Αυτό συχνά οδηγεί σε ένα οργανικό συνονθύλευμα λειτουργιών που είναι πιο δύσκολο στη χρήση – ιδιαίτερα για υπαλλήλους που δεν είναι εξοικειωμένοι με ένα συγκεκριμένο κομμάτι λογισμικού.
2. HMS που βασίζεται σε σύννεφο
Οι ξενοδοχειακές λύσεις που βασίζονται στο cloud παρέχουν κομψές, εύχρηστες διεπαφές που επιτρέπουν στο προσωπικό σας να συγκεντρώνεται στον επισκέπτη αντί να ανακατεύεται με υπερβολικά περίπλοκες και συχνά περιττές εφαρμογές. Οι προγραμματιστές προσθέτουν περισσότερες δυνατότητες σε εφαρμογές ξενοδοχείων που βασίζονται σε cloud καθώς η αγορά μεγαλώνει και περισσότερα ξενοδοχεία την αγκαλιάζουν.
Επιπλέον, δεδομένου ότι το πρόγραμμα φιλοξενείται στο cloud, οι χειριστές έχουν συχνά πρόσβαση στην πιο πρόσφατη ενημέρωση χωρίς να χρειάζονται σχόλια πληροφορικής. Έχοντας την πιο πρόσφατη έκδοση διασφαλίζετε ότι παραμένετε συνεπείς με τους εξελισσόμενους τοπικούς νόμους και κανονισμούς.
Βασικές λειτουργίες του Συστήματος Διαχείρισης Ξενοδοχείου (HMS)
- Λειτουργίες ρεσεψιόν
Ο διευθυντής της ρεσεψιόν μπορεί να χρησιμοποιήσει μια λύση λογισμικού διαχείρισης ξενοδοχείου για να προβάλει και να αλλάξει την κατάσταση κράτησης δωματίου, να ελέγξει τους επισκέπτες που εισέρχονται και βγαίνουν και να διεκπεραιώνει πληρωμές. Ένας επισκέπτης θέλει να κάνει check-in το συντομότερο δυνατό κατά την άφιξή του στο ξενοδοχείο. Σε αυτήν την περίπτωση, η βοήθεια ενός ρεσεψιονίστ είναι κρίσιμη, επομένως οι εργαζόμενοι στη ρεσεψιόν μπορούν να αφιερώσουν χρόνο για να βοηθήσουν τον επισκέπτη. Ορισμένα συστήματα διαχείρισης ακινήτων επιτρέπουν την ενοποίηση με κιόσκια check-in ή με κωδικό QR check-in και check-out.
- Διαχείριση εσόδων
Το HMS είναι ένα σημαντικό βήμα προς τη βελτίωση των μετρήσεων διαχείρισης εσόδων ξενοδοχείων, όπως η πληρότητα, το RevPAR (Έσοδα ανά Διαθέσιμο δωμάτιο) και το ADR (Μέση Ημερήσια Τιμή), τα οποία είναι όλα κρίσιμα για τον προσδιορισμό της οικονομικής απόδοσης ενός ξενοδοχείου. Ενώ η ενσωμάτωση GDS και OTA μπορεί να βοηθήσει στη βελτιστοποίηση αυτών των ποσοστών, τα συστήματα διαχείρισης εσόδων μπορούν να βοηθήσουν έναν διαχειριστή να κατανοήσει πώς να τροποποιεί τις διαδικασίες για να βελτιώσει την απόδοση και να διατηρήσει το κόστος υπό έλεγχο. Αυτή η ενότητα κρατήσεων βοηθά στην αύξηση των συνολικών εσόδων από τα δωμάτια χρησιμοποιώντας πρόβλεψη για τη μεγιστοποίηση της πληρότητας και προσδιορίζοντας εάν θα αυξηθούν ή θα μειωθούν τα ποσοστά αποθέματος.
- Κράτηση
Όλες οι λεπτομέρειες και οι ημερομηνίες του αποθέματος αποθηκεύονται σε ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείου, το οποίο στέλνει αυτές τις πληροφορίες στη ρεσεψιόν. Το σύστημα κρατήσεων πρέπει να είναι συνδεδεμένο με τη μηχανή κρατήσεων στον ιστότοπο και σε άλλα κανάλια διανομής. Τα ανεξάρτητα ξενοδοχεία έχουν συνήθως τα δικά τους συστήματα κρατήσεων, ενώ τα ξενοδοχεία της αλυσίδας έχουν συνήθως ένα κεντρικό σύστημα κρατήσεων για όλα τα ακίνητά τους.
- Διαχείριση δεδομένων CRM και πελατών
Οι ξενοδόχοι πρέπει να συλλέγουν και να κανονίζουν πληροφορίες επισκεπτών, ώστε να παραμένουν σε επαφή με τους τρέχοντες και τους προηγούμενους επισκέπτες κατά τη διάρκεια και μετά το check-out. Η μονάδα CRM στο λογισμικό διαχείρισης πρέπει να λειτουργεί παράλληλα με τη ρεσεψιόν και το σύστημα κρατήσεων για τη συλλογή όλων των στοιχείων των επισκεπτών. Βοηθά στην αποθήκευση των πληροφοριών των επισκεπτών και προσφέρει μια εύκολα προσβάσιμη βάση δεδομένων. Παρέχει επίσης στοιχεία επικοινωνίας για τους επισκέπτες πριν και μετά τη διαμονή τους. Εάν ένα ξενοδοχείο διαθέτει ήδη εγκατάσταση CRM, το PMS θα πρέπει να μπορεί να ενσωματωθεί σε αυτό.
5 σημάδια ότι η ξενοδοχειακή σας επιχείρηση χρειάζεται ένα νέο σύστημα διαχείρισης
1. Μικρή ιδέα ή έλεγχος στις επιχειρήσεις
Ο πρωταρχικός στόχος ενός HMS είναι να διατηρεί ομαλά τις λειτουργίες του ξενοδοχείου σας. Ένα HMS που ανταποκρίνεται στις ανάγκες αναφοράς του ακινήτου σας είναι ζωτικής σημασίας για τη μακροπρόθεσμη επιτυχία, επομένως εάν το τρέχον σύστημά σας καθιστά δύσκολη ή αδύνατη την παραγωγή των αριθμών που χρειάζεστε για να αξιολογήσετε και να επεκτείνετε την εταιρεία σας, ήρθε η ώρα να αλλάξετε.
Το ADR και το RevPAR είναι κρίσιμα για την ανάπτυξη οποιουδήποτε κλάδου καταλυμάτων, ιδιαίτερα κατά την παρακολούθηση και την ανάλυση KPI. Κάθε ιδιοκτησία είναι διαφορετική, επομένως ενδέχεται να απαιτούνται πρόσθετες αναφορές προσαρμοσμένες στις λειτουργίες της ιδιοκτησίας. Ένα καλό HMS θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε εξατομικευμένες αναφορές, επιτρέποντάς σας να φιλτράρετε, να ταξινομείτε γρήγορα και να εξάγετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε.
Το λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείου που είναι εγκατεστημένο σε ένα ενιαίο μηχάνημα ρεσεψιόν καταπνίγει την παραγωγικότητα και την εξυπηρέτηση αναγκάζοντας τους υπαλλήλους να εγκαταλείψουν αυτό που κάνουν και να επιστρέψουν στη ρεσεψιόν όποτε χρειαστεί να ελέγξουν ή να ενημερώσουν τις λεπτομέρειες. Δεν χρειάζεται να είναι έτσι όμως. Ένα HMS που βασίζεται σε σύννεφο παρέχει την απαιτούμενη λειτουργική ευελιξία για τη λειτουργία του ξενοδοχείου σας από οπουδήποτε, ανά πάσα στιγμή, με λίγα μόνο κλικ.
2. Το προσωπικό σας συνεχίζει να παλεύει με το ένα ή το άλλο πράγμα
Το πραγματικό νόημα ενός HMS φαίνεται όταν οι υπάλληλοί σας μπορούν να το χειριστούν τόσο φυσικά και να το χρησιμοποιήσουν τόσο αποτελεσματικά όσο εσείς! Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να προσέξετε είναι εάν οι εργαζόμενοι πρέπει να περάσουν από πολλές ημέρες εκπαίδευσης προτού μπορέσουν να χρησιμοποιήσουν τη μέθοδο. Δεν χρειάζεται να είναι τόσο κουραστικό. Ένα έξυπνο HMS είναι εύκολο στη χρήση και απλό
Οποιοσδήποτε υπάλληλος πρέπει να έχει εύκολη πρόσβαση και να χρησιμοποιεί το HMS, είτε πρόκειται για τη διαχείριση της ρεσεψιόν, την υπηρεσία καθαριότητας, τον διευθυντή του εστιατορίου ή οποιονδήποτε εργαζόμενο στο POS. Είναι καιρός να αποκτήσετε μια νέα δομή διαχείρισης εάν αυτό δεν συμβεί.
3. Ενσωμάτωση με εφαρμογές τρίτων
Οποιοδήποτε πλαίσιο λογισμικού θα ενσωματωθεί θεωρητικά με ένα άλλο. Ωστόσο, εάν τα περιφερειακά σας συστήματα δεν επικοινωνούν με το HMS σας σε πραγματικό χρόνο και τα δεδομένα από λύσεις τρίτων πρέπει να εισαχθούν με μη αυτόματο τρόπο, χάνετε χρόνο, χρήματα και διακινδυνεύετε σφάλματα. Σηματοδοτεί μόνο την ώρα για αλλαγή!
Τα παλαιού τύπου συστήματα απαιτούν δαπανηρή και χρονοβόρα δημιουργία διεπαφής, η οποία μπορεί να διαρκέσει μήνες (ή περισσότερους) και απαιτεί συνεχή αναβάθμιση κάθε φορά που προστίθεται μια νέα εφαρμογή ή δυνατότητα. Αναζητήστε ένα HMS ανοιχτού κώδικα, βασισμένο σε σύννεφο με διαμορφώσιμες μονάδες για να βελτιστοποιήσετε την επεκτασιμότητα και να προστατέψετε τις λειτουργίες σας στο μέλλον.
4. Αποστράγγιση Υποστήριξη και Συντήρηση προμηθευτή
Όταν η υπηρεσία και η υποστήριξη HMS σας κοστίζει χρόνο, πόρους και αποτελεσματικότητα, είναι ώρα για μια αλλαγή. Τα συστήματα εσωτερικής εγκατάστασης απαιτούν συχνές ενημερώσεις, οι οποίες μπορεί να είναι δαπανηρές και πολλοί πάροχοι χρεώνουν υψηλές μηνιαίες χρεώσεις για υποστήριξη, αναβαθμίσεις απόδοσης και προσαρμογές λογισμικού.
Εάν θέλετε να επενδύσετε στο δικό σας υλικό, θα πρέπει να βάλετε χρήματα αμέσως. Με το σύννεφο, αυτό δεν συμβαίνει. Η υψηλή απόδοση, η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων, η αξιοπιστία, η προστασία και η μηνιαία τιμολόγηση με το κλειδί στο χέρι που περιλαμβάνει εξυπηρέτηση πελατών, ενημερώσεις, παρακολούθηση, φιλοξενία και άλλα είναι όλα χαρακτηριστικά ενός HMS που βασίζεται σε σύννεφο. Σε σύγκριση με τις παλαιού τύπου υποδομές, το cloud είναι πολύ πιο ενεργειακά αποδοτικό.
5. Χαμηλή απόδοση επένδυσης
Όχι μόνο το HMS σας μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα, αλλά θα πρέπει επίσης να δημιουργήσει έσοδα για την επιχείρησή σας. Χρειάζεστε ένα πλαίσιο που παρέχει υψηλή απόδοση επένδυσης, από αυτοματοποιημένες πωλήσεις και μάρκετινγκ έως τη διαχείριση πωλήσεων και τα αναλυτικά στοιχεία. Ας υποθέσουμε ότι το σύστημά σας δεν περιλαμβάνει αυτοματισμό μάρκετινγκ, ενσωματωμένη μηχανή κρατήσεων, πληροφορίες ιστορικού επισκεπτών/διαμονής και εύκολους πίνακες εργαλείων με KPI για να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε καλύτερα τους πελάτες σας. Σε αυτήν την περίπτωση, χάνετε χαμηλότερο κόστος από την αυξημένη αποδοτικότητα του προσωπικού και υψηλότερα έσοδα από τις αυξημένες πωλήσεις και τους πιο χαρούμενους, πιστούς πελάτες.
Σύναψη
Η αντικατάσταση του HMS σας μπορεί να φαίνεται τεράστιο έργο, αλλά αν συναντήσετε ένα ή περισσότερα από αυτά τα εμπόδια, η καθυστέρηση της αλλαγής μπορεί να σας κοστίσει περισσότερο από την επένδυση που απαιτείται για να κάνετε μια στρατηγική αναβάθμιση.
Εάν πιστεύετε ότι το σύστημα διαχείρισης ακινήτων σας εμποδίζει και σας εμποδίζει να καινοτομήσετε, καλέστε την ομάδα μας και αφήστε μας να σας δείξουμε τι μπορεί να κάνει για εσάς ένα πιο σύγχρονο HMS.
Σχετικά με το Booking Ninjas
Το Booking Ninjas έχει σχεδιαστεί μοναδικά για να σας προσφέρει μια ψηφιακή εμπειρία της πιο αποτελεσματικής διαχείρισης. Παρέχουμε στους πελάτες μας μια μοναδική, ενιαία πλατφόρμα για τη διαχείριση όλων των περιουσιακών στοιχείων από μια πλατφόρμα που βασίζεται σε cloud, παγκοσμίως προσβάσιμη. Μην παραλείψετε να επισκεφτείτε τη σελίδα μας Pilot για να δείτε μόνοι σας το σύστημα Booking Ninjas.
Στην Booking Ninjas σας δίνουμε έναν λόγο για να μην χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα διαδικτυακό σύστημα διαχείρισης από την αρχή και να επικεντρωθείτε στο να δώσετε στους πελάτες σας τη μέγιστη ικανοποίηση που τους αξίζει.
Με το προηγμένο σύστημά μας που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις κρατήσεις, να ενημερώνετε τις τιμές σας και να προσαρμόζετε την εμπειρία των πελατών σύμφωνα με τις ιδιοτροπίες σας, μεταξύ άλλων ισχυρών χαρακτηριστικών, το Booking Ninjas είναι πρωταθλήματα μπροστά από τους ανταγωνιστές μας στο παιχνίδι.
Επίσης, παρακολουθούμε και χειριζόμαστε αποτελεσματικά όλες τις συναλλαγές σας, ώστε να μην χρειάζεται να αγχώνεστε για αυτές.
Το Booking Ninjas σάς βοηθά να προσφέρετε στους επισκέπτες σας την απόλυτη εμπειρία.