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  04 Aug 2022
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Cómo Empezar Una Empresa De Gestión De Propiedades En 6 Pasos


¿Qué es la gestión de propiedades?

La “gestión de propiedades” es uno de esos conceptos que parecen evidentes y obvios, ¿no? Es la administración de propiedades. Bastante fácil, ¿no? Estás equivocado.

Para el mundo exterior, puede que el concepto de gestión de propiedades se pueda resumir en un par de frases como “es la operación, control, mantenimiento y supervisión de inmuebles y propiedades físicas” o “es la supervisión diaria de inmuebles residenciales, comerciales o industriales”. Estoy seguro de que has visto estas definiciones antes o de forma parecida.

Sin embargo, si piensas empezar una empresa de gestión de propiedades o aprender más acerca de esta industria, vas a necesitar mucho más que estas definiciones.

Este artículo cubre todo lo que hay que saber acerca de la gestión de propiedades y los pasos que tendrías que seguir para empezar tu propia empresa. ¡Empecemos!

¿Cómo ganan dinero las empresas de gestión de propiedades?

Hay una docena de razones por las que empezar una empresa de gestión de propiedades propia.

No importa cuál sea esta razón, hay un factor común y muy importante entre todas las personas que es si ese negocio será rentable o no.

Esto plantea la siguiente pregunta: ¿Cómo ganan dinero exactamente las empresas de gestión de propiedades?

La respuesta sencilla es que ganan dinero al cobrar múltiples (y legítimas) tarifas a sus clientes. Entre estas se incluyen:

Tarifa inicial de establecimiento

Esta es la tarifa que una empresa de gestión de propiedades cobraría para establecer la cuenta de inicial del propietario en su empresa.

Esta tarifa también podría incluir los costes de inspeccionar la condición de la propiedad, además de los costes de notificar a los inquilinos que tu empresa se encargará de la gestión de la propiedad.

Tarifas de gestión

Esta es una tarifa estándar y se suele cobrar de forma mensual. Normalmente, las tarifas de gestión se toman como un porcentaje del total de unidades bajo gestión.

Sin embargo, algunas empresas cobrarán una tarifa plana que se suele calcular según el tamaño de la propiedad. Se trata de una cantidad fija que se debe pagar cada mes sin importar si el alquiler se paga o no.

Basándonos en el modelo del porcentaje, podrías elegir si cobrar la gestión mensual de todas propiedades cuando se deba pagar el alquiler sin importar que la propiedad esté ocupada por un inquilino o no. O podrías cobrar el alquiler cuando este se haya recaudado por tu cliente.

El porcentaje suele estar entre el 8% y el 12%, pero puede bajar hasta el 5% en las propiedades con muchas unidades (ya que el alquiler será más alto, por lo que aún seguirías obteniendo ingresos y tus clientes pagarían menos. Todos salen ganando).

Tarifas de mantenimiento

Las tarifas de mantenimiento se pueden clasificar en tareas diarias sencillas (como el mantener zonas comunes limpias, sacar la basura, quitar la nieve y las hojas) o mantenimiento en términos de reparación.

Las tarifas de mantenimiento de las tareas diarias sencillas suelen ocultarse en la tarifa de gestión. Cuando se trata de reparaciones, hay varias maneras de proceder.

La manera más rentable es creando un fondo de reserva para reparaciones. Esta es una cuenta separada en la que el propietario pone dinero para reparaciones necesarias de la propiedad.

Pueden elegir si autorizar cada deducción para reparaciones de la cuenta o dejar que tu empresa utilice la cuenta según su criterio. Se debe mantener una cantidad mínima en esta cuenta, que deberá ser acordada en el contrato.

Para más ideas ingeniosas acerca de cómo conseguir mayores ingresos en el alquiler a través del mantenimiento, puedes echarle un vistazo a nuestro artículo acerca de los aspectos esenciales del mantenimiento de propiedad para obtener mayores ingresos en el alquiler .

Por otro lado, puedes ofrecer a tus clientes la opción de utilizar sus propios contratistas para las reparaciones. Puede que este método no te haga ganar mucho dinero, pero sí ganarás más confianza.

Tarifas del alojamiento de inquilinos

Algunas empresas de gestión cobran una tarifa separada al alojar a un inquilino en la propiedad del cliente.

Esta tarifa se puede cobrar como tarifa de registro/inscripción o de alquiler. La tarifa de registro/inscripción significa que cobras por adelantado y, después del pago de tu cliente, les encuentras un inquilino antes de que el contrato finalice. La tarifa de alquiler se cobra una vez que el cliente se haya instalado.

En ambos casos, el objetivo de la tarifa es cubrir los gastos asociados al marketing, la muestra y la selección de los inquilinos potenciales, la redacción del contrato de alquiler y la inspección de la mudanza. La única diferencia es el momento en el que el cliente realiza el pago.

Por supuesto, cobrar las tarifas de alojamiento de inquilinos en la forma de tarifas de alquiler es la más atractiva para la mayoría de clientes, ya que solo tienen que pagarte cuando consigan dinero a través del alquiler de un nuevo inquilino. Las tarifas de alojamiento de inquilinos suelen rondar entre $199 y el 50% del primer mes de alquiler.

Tarifas de solicitud

Cobrar esta tarifa podría hacer que tu empresa de gestión de propiedades ganase mucho dinero. Sin embargo, tiene una o un par de desventajas.

El funcionamiento de una tarifa de solicitud es el siguiente: cobras a los clientes potenciales un precio fijo de quizás $20, $40 o $50 para ver la propiedad.

Por lo que si una empresa de gestión cobra una tarifa de solicitud de $50 y una propiedad ha atraído a 5 inquilinos potenciales en un día, interesados en una visita, conseguirías $250 en un solo día.

Durante un largo período de tiempo, las empresas de gestión de propiedades podrían obtener ingresos mensuales de esto, equivalentes o superiores que las tasas de gestión.

La desventaja de añadir una tarifa para ver una propiedad o simplemente para completar una solicitud podría constituir una barrera innecesaria que podría ralentizar los alquileres. ¿Pagarías $50 solo para ver una propiedad? Probablemente no.

Sin embargo, muchas personas pagarían una tarifa para realizar una solicitud oficial después de la visita. Si no confías en cobrar por las visitas, entonces prueba a cobrar a los inquilinos potenciales que hayan visto la propiedad de forma gratuita y que estén interesados en el siguiente paso, la solicitud.

Tarifas por retrasos en el pago

Esta es una tarifa bastante ridícula, aunque técnicamente es una forma con la que las empresas de gestión de propiedades pueden conseguir dinero. Podrías cobrar una tarifa extra por retrasos en el pago cuando los inquilinos no paguen el alquiler cuando tengan que hacerlo. Las tarifas por retrasos en el pago no se cobran al inquilino, si no a tu cliente.

Algunas empresas de gestión de propiedades son capaces de cobrar estas tarifas. Bien por ellas, pero no es muy recomendable.

Beneficiarse de los pagos retrasados en el alquiler a expensas de tu cliente es sospechoso, sobre todo si tu empresa fue la que alojó al inquilino.

Aunque es bueno saber que con esta tarifa se puede conseguir más dinero, se trata de no perder la confianza de los clientes.

Tarifas adicionales

Estas son otras tarifas que podrías cobrar junto a tus tarifas de gestión:

  • Inspecciones de alojamientos y salidas

  • Uso promocional de fotografías y vídeos

  • Tarifa de marketing por Internet

  • Tarifas de desalojo

  • Tarifas de deberes extraordinarios

  • Tarifa de reclamación al seguro

Tarifas por terminación anticipada

Por último, la tarifa por terminación anticipada. Tienes que protegerte. Si tu cliente finaliza el contrato de forma anticipada, debería pagar una tarifa por terminación anticipada o podrías llevarlo a juicio por incumplimiento del contrato.

¿Es la gestión de propiedades rentable?

Con la interminable lista de tarifas que se podría generar de la gestión de propiedades, uno podría verlo como un plan para hacerse rico rápidamente. Pero, ¿es realmente un negocio rentable?

Para ganar una considerable cantidad de dinero para tu sueldo y tus trabajadores, tendrías que tener al menos entre 60 y 75 unidades bajo tu gestión.

La gestión de propiedades puede ser un negocio muy lucrativo si se aplica una ética de trabajo adecuada y un sistema sólido. Hay muchas áreas para generar múltiples fuentes de ingresos y la única forma de hacerlo es lentamente.

Cómo empezar una empresa de gestión de propiedades

Si estás impresionado con lo que conlleva la gestión de propiedades y cómo puedes ganar dinero de ella, quizás estés pensando en empezar tu propia empresa. Empezar una empresa, especialmente una tan delicada como esta, puede parecer aterrador o intimidante.

Esta es una guía paso a paso sobre cómo empezar tu aventura en este campo.

Paso 1: Estableciendo tu empresa de gestión de propiedades

Planes de negocio de gestión de propiedades

Un plan de negocio es una visión general de tu empresa de gestión de propiedades y muestra los valores principales, las estrategias y el plan de crecimiento de tu negocio para el futuro. Explica los objetivos de tu negocio y tu estrategia para alcanzarlos. También incluye estudios de mercado para apoyar tus planes.

Estos son algunos aspectos que deberías incluir en tu plan de negocio:

  • Resumen ejecutivo

  • Descripción de la empresa

  • Productos y servicios

  • Plan de marketing

  • Plan operacional

  • Administración

  • Plan/proyecciones financieras

Puedes utilizar nuestra plantilla gratuita de planes de negocios de gestión de propiedades para crear el tuyo.

Certificación de gestión de propiedades

En la mayoría de estados, los administradores de propiedades necesitan tener una licencia de agentes inmobiliarios o ser un agente inmobiliario autorizado y que trabaje para un agente.

No hay requisitos formales de certificación para la gestión de propiedades; sin embargo, una gran variedad de organizaciones ofrecen certificaciones de membresía.

Si estás interesado en conseguir certificados, aquí hay una lista de certificaciones que tener en cuenta:

  • Building Owners and Managers Association International(BOMA)

  • Institute of Real Estate Management (IREM)

  • National Apartment Association (NAA)

  • National Association of Residential Property Managers (NARPM)

  • National Property Management Association (NPMA)

  • National Apartment Leasing Professional (NALP)

  • Certified Apartment Manager (CAM)

  • Certified Property Manager (CPM)

  • Master Property Manager (MPM)

Para comprender los requisitos de la gestión de propiedades según tu localización, te recomendamos que le eches un vistazo a las leyes de gestión de propiedades de cada estado .

Licencia para administradores de propiedades

Como se mencionó anteriormente, para empezar tu empresa de gestión de proyectos, es necesario que tengas una licencia de agentes inmobiliarios.

También puedes contratar un gestor de propiedades con licencia y hábil. No todos los estados requieren una licencia para los gestores de propiedades.

Sin embargo, antes de poner en marcha tu empresa de gestión de proyectos, asegúrate de comprobar que tu estado requiere una licencia para administradores de propiedades . Si es así, asegúrate de tener la licencia para ejercer en tu estado.

Determina la forma jurídica de tu negocio

Lo siguiente que tienes que hacer es establecer una forma jurídica para tu negocio. Esto significa que tendrás que determinar bajo qué tipo de forma jurídica quieres funcionar. Esto determinará los impuestos que tendrás que pagar, las propiedades de inversión y el papeleo que tendrás que rellenar.

Hay cuatro tipos de formas jurídicas para una empresa:

  • Empresario individual o propietario único: esto significa que eres responsable de los beneficios y deudas de tu negocio. Es la forma más básica de negocio.

  • Corporación: las corporaciones pueden ser dueñas de propiedades y tienen que pagar impuestos.

  • Asociación: en una asociación dos o más personas comparten la misma responsabilidad y se responsabilizan de un negocio.

  • Empresa de responsabilidad limitada: esta forma legal permite a los dueños limitar la responsabilidad personal. Aún así tienen que pagar impuestos.

Normalmente, la mayoría de las empresas de gestión de propiedades operan como empresas de responsabilidad limitada. Es recomendable trabajar con tu abogado o asesor legal para comprender mejor qué forma jurídica seguir para tu negocio.

Paso 2: Poniendo en orden tus finanzas

La siguiente parte de empezar un negocio de gestión de propiedades son tus finanzas. Tienes que tener en cuenta tus ingresos y gastos.

Para hacer eso correctamente, necesitas establecer la contabilidad de tu propiedad.

Establecer la contabilidad de tu negocio

Para los negocios nuevos y menos escalables, Excel u otras hojas de cálculo son suficientes para realizar el trabajo. ¿Y para la gestión de propiedades? Ni de broma.

Necesitas un método que te permita seguir cada operación y registrar fácilmente los pagos de los residentes y de las asociaciones de propietarios.

La forma más efectiva de gestionar tus finanzas es obteniendo un software de contabilidad de gestión de propiedades .

Para sacar el máximo partido de tu software de contabilidad y estar seguro de que es capaz de hacer lo que necesitas, es mejor registrarse para una prueba gratuita, si es que hay una disponible.

Un consejo: prueba el software de contabilidad de Booking Ninjas de forma gratuita .

Entender los gastos relacionados

Esto significa que deberías entender los distintos gastos relacionados con la puesta en marcha de una empresa de gestión de propiedades.

Estos gastos incluyen:

  • Licencia del negocio

  • Comprar el equipo inicial

  • Las licencias de los softwares de gestión de propiedades y de contabilidad

  • Programas de asistencia en la contabilidad

  • Página web, correo electrónico y centro de aprendizaje

  • Sueldo y gastos

Los gastos pueden variar según tus requisitos particulares. Comprender los gastos relacionados con tu negocio jugará un papel fundamental en la previsión de tus ingresos.

Previsión de ingresos

La previsión de tus ingresos es una parte esencial de la planificación empresarial. Tienes que saber aproximadamente cuánto puedes ganar en un año, tu flujo de caja esperado y cuánto puede crecer tu empresa en los siguientes años.

Para desarrollar la previsión de tus ingresos, tienes que investigar un poco. Obtén datos de aquellos competidores que estén en etapas de crecimiento similares, a medida que tu negocio pronostica tendencias estacionales y otros períodos de aumento de ingresos.

Puedes utilizar también los estudios de casos de la industria, informes y otras fuentes de datos para una recopilación. Mira más allá de los gastos normales y estima el número de gastos ocasionales.

Estima los gastos irregulares y otros. Planifica los gastos más altos y los inesperados al tener un superávit presupuestario. Esto te hará estar preparado para lo peor.

Paso 3: Haciendo despegar tu negocio

Una vez que hayas solucionado tu plan de negocio y las finanzas, será hora de hacer despegar tu negocio y ponerlo en marcha.

Y el primer paso es formar el equipo adecuado.

Equipo de gestión de propiedades

No puedes contratar a cualquiera para gestionar propiedades y es por esa razón que las empresas de éxito contratan bien.

Estas son algunas de las tareas tpíìcas que surgirán y para las que necesitarás empleados:

  • Recaudación del alquiler

  • Ajustar los términos del alquiler como sea necesario

  • Encontrar e investigar a los nuevos inquilinos

  • Elaboración de contratos de alquiler conforme a la ley

  • Desalojar a los inquilinos cuando sea necesario

  • Realizar reparaciones

  • Mantener la propiedad y las zonas verdes

  • Realizar la contabilidad y estar organizado

Recuerda que, para una startup o empresa emergente, no es necesario contratar una persona para cada tarea. Empezar con un equipo pequeño es siempre más rentable, por lo que la clave es encontrar gente muy eficiente.

La siguiente pregunta que tendrías que hacerte es: ¿con qué tipo de persona puedes trabajar (carácter)? No me malinterpretes, una buena preparación, títulos y otras cualificaciones son geniales, pero, ¿sabes que es aún mejor? La personalidad. Es mejor no centrarse demasiado en las habilidades técnicas.

Como suele decirse, “contrata por la personalidad, entrena la habilidad”.

Estos son algunos consejos que te ayudarán a crear tu equipo al completo:

  • Tener un contratista genial a la espera

  • Implementar un sistema de organización

  • Elige un software de gestión de propiedades que sea fácil de navegar

  • Crea un equipo que tenga una mentalidad de servir al cliente

Necesitarás un software de gestión de propiedades

La tecnología ayuda a los administradores de propiedades a gestionar sus propiedades con rentabilidad. Es por eso que es una de las herramientas necesarias para poner en marcha una empresa de gestión de propiedades de la que estar orgulloso.

Puedes automatizar la mayoría de los procesos relacionados con la gestión de propiedades. Una ventaja añadida de utilizar el software adecuado es que te ayudará a reducir el número de empleados que tendrás que contratar, ayudándote a ahorrar tiempo y dinero.

Existen varios softwares y aplicaciones que puedes instalar en los ordenadores de tus empleados y que pueden gestionar tareas aisladas como colaboraciones, tareas de contabilidad, etc, pero el mejor método es obteniendo un software de gestión de propiedades todo en uno que gestione TODAS las tareas automatizables desde una plataforma.

Paso 4: Publicitando tu empresa de gestión de propiedades

La mejor función y la más completa de una empresa de gestión de propiedades podría pasar desapercibida si no se publicita correctamente.

A continuación, enumeramos algunas de las estrategias publicitarias que pondrán a tu empresa al frente del mercado:

  • Elaborar una estrategia de marca adecuada y desarrollar tu página web

  • Utilizar el posicionamiento en buscadores (SEO)

  • Marketing de contenidos

  • Invertir en pagos por click (PPC)

  • Marketing por correo electrónico (y remarketing)

  • Marketing a través de vídeos

  • Marketing a través de redes sociales

Paso 5: Obtén tu primera propiedad

Estructura de precios de la gestión de propiedades

En la sección de “¿Cómo ganan dinero las empresas de gestión de propiedades?” de este artículo, echamos un vistazo a las tarifas y servicios comunes que pueden ofrecer para aumentar los ingresos. Antes de obtener tu primera propiedad, necesitas desarrollar una estructura de precios.

¿Has oído hablar de la Estrategia de precios en tres niveles ? Es simplemente la acción de dar a tus clientes tres opciones de precios en forma de paquetes.

Ahora con estos servicios comunes y las tarifas mencionadas anteriormente en este artículo y también los servicios adicionales, puedes crear tus paquetes de precios para tus clientes basándote en ellos.

Un ejemplo de una empresa de gestión de propiedades que ha hecho esto perfectamente es Real PM Gold. Puedes echar un vistazo a su estructura de precios para inspirarte, pero asegúrate de desarrollar una por ti mismo y ten en cuenta tu mercado al hacerlo.

Contratos de gestión de propiedades

El contrato conlleva un gran compromiso. Es el momento del éxito o del fracaso. La cláusula final.

Las personas en el ámbito de la gestión de propiedades suelen referirse a los contratos como “acuerdos de gestión de propiedades” o “acuerdos de agencias de gestión” y todos significan lo mismo.

¿Qué ocurre cuando tus contratos están llenos de vacíos legales que te afectan a ti o a tus clientes de alguna forma?

No quieres darte cuenta a la fuerza. Nunca seas descuidado a la hora de elaborar los documentos de los acuerdos. Aunque nunca leemos los términos y condiciones al instalar una aplicación, será mejor que pienses que tus clientes leerán tus contratos una y otra vez.

Estas son algunas cosas que buscarán y que tendrás que asegurarte de cubrir:

  • Servicios y tarifas

  • Duración del contrato

  • Cláusula de rescisión

  • Los servicios que estarán prestando, es decir, tus responsabilidades

Paso 6: Crea la experiencia de tus residentes

La experiencia de los residentes se refiere a la experiencia del alojamiento de los residentes en un edificio. Los administradores de propiedades hábiles saben que su responsabilidad incluye la creación de una experiencia intencional para los residentes.

Algunos de los beneficios de crear una experiencia positiva para los huéspedes son:

  • Aumento de las tasas de renovación de alquileres

  • Mayores tasas de referidos → mayores tasas de ocupación

  • Ingreso operativo neto (NOI) maximizado

  • Residentes leales, comunidades muy unidas y mejores reseñas

Estas son tres formas de crear una experiencia positiva para los huéspedes:

Experiencia y servicios

A la hora de decidir qué servicios incluir en una propiedad, deberías tener en cuenta las conductas, preferencias y datos demográficos de los clientes en tu mercado objetivo.

Los residentes buscan servicios que garanticen su seguridad, que ayuden a añadir comodidad en el día a día y que simplifiquen su equilibrio de trabajo y vida personal. Algunos de los principales servicios que quieren los clientes en 2021 son: espacios de trabajo cooperativo (coworking), sistemas de gestión de visitantes y espacios externos.

Gestionar las quejas, las solicitudes y las disputas

Encargarse de los problemas rápidamente significa mucho para tus inquilinos y residentes y ayuda a solidificar las relaciones con ellos.

Contratar a jardineros y limpiadores profesionales, y encontrar una forma sencilla para que los inquilinos puedan transmitir sus solicitudes y disputas, demostrará a tus clientes que te importa su bienestar.

Al realizar reparaciones, asegúrate de que lo sepan de antemano. Envía información acerca del alcance y de la duración de las reparaciones o de los próximos proyectos para limitar las interrupciones sorpresa y la frustración de los residentes.

Planes de emergencia

Para preparar a los residentes es recomendable proporcionarles un plan detallado de respuesta ante emergencias.

Si estás en una zona poco segura, quizás quieras desarrollar planes acerca de cómo gestionar la violencia o los robos en el barrio. O si estás en una zona donde suelan ocurrir desastres naturales como huracanes o terremotos, quizás quieras realizar simulaciones.

Bonus: Gestionando tus propiedades

Clientes potenciales (proceso para obtener residentes de alta calidad)

Estas son 5 formas de seguir consiguiendo clientes potenciales:

  • Automatiza cuanto puedas

  • Invierte en contenido y fotografías

  • Crea una lista de correos electrónicos y automatiza tu newsletter

  • Haz que tus propiedades aparezcan en el mapa

  • Mejora tu reputación online

Utiliza el software de gestión de propiedades para obtener un mejor balance.

Automatiza el proceso de generación de clientes potenciales y quita gran parte de la carga de trabajo de tus manos.

Cumplimiento de la gestión de propiedades

El cumplimiento suele enmarcarse en una de tres categorías:

  • Cumplimiento financiero

  • Estándares de la propiedad física y mantenimiento

  • Relaciones de los inquilinos

Lista de comprobación inicial para la gestión de propiedades

Quizás entiendas la teoría de empezar tu empresa de gestión de propiedades, pero es fácil olvidar algunas cosas cuando el proceso está en marcha.

Para garantizar que cubres todas las necesidades a cubrir, utiliza una lista de comprobación.

Esta lista de comprobación inicial para la gestión de propiedades

es un resumen de los pasos necesarios para crear una empresa de gestión de propiedades de forma correcta.