Một thành viên coworking không chỉ là một khoản phí định kỳ để truy cập vào một không gian làm việc. Về mặt hoạt động, nó xác định mối quan hệ giữa một thành viên, một kế hoạch thành viên, các không gian và dịch vụ mà họ có thể sử dụng, quy tắc đặt chỗ, quyền truy cập, phí, thanh toán và vòng đời thành viên.
Sự phân biệt đó trở nên quan trọng khi các hoạt động coworking kết hợp bàn làm việc linh hoạt, không gian làm việc cố định, văn phòng, phòng họp, tiện nghi, sự kiện, dịch vụ bổ sung, thanh toán định kỳ và nhiều địa điểm.
Thành viên coworking là gì?
Một thành viên coworking là một thỏa thuận cho phép một cá nhân hoặc tổ chức có quyền sử dụng một môi trường coworking theo một kế hoạch cụ thể.
Những quyền này có thể rộng hơn chỉ việc vào tòa nhà. Tùy thuộc vào kế hoạch, quy tắc thành viên có thể xác định:
- Những địa điểm nào có thể được sử dụng
- Những bàn làm việc, văn phòng hoặc phòng nào có thể được đặt
- Khi nào được phép truy cập
- Có bao nhiêu đặt chỗ hoặc tín dụng được bao gồm
- Những tiện nghi nào được bao gồm
- Những dịch vụ nào tạo ra phí bổ sung
- Ai có thể sử dụng thành viên
- Cách gia hạn hoặc hủy bỏ hoạt động
Kế hoạch thành viên do đó hoạt động như một bộ quy tắc thương mại và hoạt động kết nối thành viên với không gian.
Sự khác biệt giữa thành viên, đặt chỗ, truy cập và thanh toán là gì?
| Ghi chép | Những gì nó trả lời | Ví dụ |
|---|---|---|
| Thành viên | Thành viên có kế hoạch và quyền lợi gì? | Thành viên không gian làm việc linh hoạt với các quyền đặt chỗ xác định. |
| Tính khả dụng | Những không gian nào vẫn có thể được sử dụng hoặc đặt trong một khoảng thời gian nhất định? | Ba phòng họp vẫn có sẵn vào lúc 2 giờ chiều. |
| Đặt chỗ | Tài nguyên cụ thể nào mà thành viên đã đặt? | Phòng họp A từ 2 giờ chiều đến 3 giờ chiều. |
| Truy cập | Những khu vực vật lý hoặc kỹ thuật số nào mà thành viên có thể vào? | Truy cập vào không gian làm việc trong giờ thành viên đã cấu hình. |
| Thanh toán | Thành viên nợ bao nhiêu cho thành viên và việc sử dụng? | Phí thành viên hàng tháng cộng với một khoản đặt phòng phòng áp dụng. |
Vòng đời thành viên coworking trông như thế nào?
Tạo hồ sơ thành viên và kết nối nó với kế hoạch đã chọn, thỏa thuận, ngày tháng và quy tắc áp dụng.
Áp dụng quyền lợi kế hoạch cho đặt chỗ, truy cập không gian, tiện nghi, tín dụng và các dịch vụ được phép khác.
Kết nối các khoản phí định kỳ và phí sử dụng hoặc bổ sung áp dụng với hóa đơn và thanh toán.
Xử lý gia hạn, hủy bỏ, thay đổi kế hoạch, trạng thái tài khoản, và các tác động hoạt động kết quả.
Ai có thể sử dụng các thành viên coworking?
Các mô hình thành viên coworking có thể phục vụ nhiều loại người dùng không gian làm việc thay vì một nhóm nhân khẩu cố định.
Tùy thuộc vào nhà điều hành coworking, những người này có thể bao gồm:
- Người làm tự do và các chuyên gia độc lập
- Doanh nhân
- Các công ty khởi nghiệp
- Nhóm nhỏ
- Nhân viên làm việc từ xa
- Nhóm dự án
- Doanh nghiệp sử dụng không gian vệ tinh linh hoạt
- Những người cần không gian làm việc chuyên nghiệp thỉnh thoảng
Mô hình thành viên liên quan phụ thuộc nhiều hơn vào cách mà cá nhân hoặc tổ chức cần sử dụng không gian hơn là chỉ dựa vào độ tuổi hoặc nghề nghiệp của họ.
Các loại kế hoạch thành viên coworking nào mà các nhà điều hành có thể cung cấp?
Không có một bộ kế hoạch thành viên coworking phổ quát. Các nhà điều hành có thể cấu trúc các kế hoạch theo không gian, dịch vụ, quy tắc truy cập, và mô hình thương mại mà họ cung cấp.
Các mô hình phổ biến bao gồm:
| Mô hình kế hoạch | Quyền lợi điển hình | Câu hỏi hoạt động |
|---|---|---|
| Bàn làm việc linh hoạt hoặc nóng | Sử dụng không gian làm việc chung đủ điều kiện mà không có một bàn làm việc cố định nào. | Thành viên có cần đặt bàn không, hay có thể sử dụng công suất đủ điều kiện mà không cần phân công trước? |
| Bàn làm việc cố định | Sử dụng liên tục một bàn làm việc hoặc trạm làm việc cụ thể. | Bàn có được phân công liên tục cho thành viên trong thời gian thỏa thuận hoạt động không? |
| Văn phòng riêng | Sử dụng một văn phòng được phân công bởi một cá nhân hoặc nhóm. | Có bao nhiêu người, quyền truy cập, dịch vụ và tiện nghi chung được bao gồm? |
| Thành viên theo thời gian | Truy cập trong các khoảng thời gian xác định như những ngày cụ thể, buổi tối, cuối tuần, hoặc một số giờ nhất định. | Hệ thống thực thi khoảng thời gian sử dụng được phép như thế nào? |
| Thành viên phòng họp | Một khoản cho phép, số dư tín dụng, hoặc mức giá thương mại cho không gian họp có thể đặt. | Những gì được bao gồm và những gì trở thành phí bổ sung? |
| Kế hoạch cộng đồng hoặc hạn chế truy cập | Mối quan hệ thành viên với việc sử dụng không gian vật lý hạn chế và các lợi ích hoặc hoạt động đã chọn. | Những dịch vụ nào yêu cầu một thành viên hoạt động ngay cả khi việc sử dụng không gian làm việc thông thường không được bao gồm? |
| Văn phòng ảo | Các dịch vụ không phải bàn đã xác định như địa chỉ doanh nghiệp hoặc các dịch vụ văn phòng ảo do nhà điều hành cung cấp khác. | Những dịch vụ vật lý, hành chính hoặc có thể đặt nào vẫn có sẵn cho thành viên? |
Các nhà điều hành cũng có thể kết hợp các mô hình này hoặc tạo ra các cấp độ với các quyền đặt chỗ, dịch vụ, giờ, địa điểm, tín dụng, hoặc mức giá khác nhau.
Kế hoạch thành viên coworking nên xác định những gì?
Một kế hoạch thành viên trở nên hữu ích về mặt hoạt động khi các nội dung và giới hạn của nó được thể hiện dưới dạng các quy tắc rõ ràng.
- Ngày bắt đầu và kết thúc
- Quy tắc gia hạn
- Địa điểm được phép
- Các loại không gian hoặc tài nguyên được phép
- Giờ truy cập
- Quyền đặt chỗ
- Tín dụng sử dụng
- Quyền cho khách
- Các tiện nghi hoặc dịch vụ được bao gồm
- Mức giá cụ thể cho thành viên
- Phí sử dụng bổ sung
- Quy tắc hủy bỏ hoặc thay đổi
Điều này khiến kế hoạch trở thành nhiều hơn một tên sản phẩm như “Cao cấp” hoặc “Linh hoạt.” Nó xác định những gì hệ thống nên cho phép khi thành viên thực sự cố gắng sử dụng hoạt động coworking.
Thành viên nên kết nối với bàn làm việc, văn phòng và đặt phòng phòng họp như thế nào?
Quản lý thành viên và đặt chỗ giải quyết các phần khác nhau của quy trình.
Thành viên có thể xác định liệu một thành viên có đủ điều kiện để sử dụng một tài nguyên và theo những điều kiện thương mại nào. Quản lý đặt chỗ xác định liệu bàn, văn phòng, phòng hoặc tài nguyên chung cụ thể đó có thể thực sự được đặt cho khoảng thời gian yêu cầu hay không.
Một quy trình đặt chỗ được kết nối do đó có thể đánh giá:
- Trạng thái thành viên hoạt động
- Kế hoạch thành viên
- Loại tài nguyên đủ điều kiện
- Tính khả dụng hiện tại
- Công suất
- Ngày và giờ yêu cầu
- Quyền đặt chỗ hoặc tín dụng
- Phí thành viên hoặc phí sử dụng áp dụng
Ninja Đặt chỗ Quản lý Đặt chỗ cung cấp hồ sơ đặt chỗ tập trung có thể kết nối đặt chỗ với tính khả dụng, quy tắc, quy trình làm việc và báo cáo.
Thành viên coworking nên kết nối với truy cập không gian như thế nào?
Trạng thái thành viên có thể cung cấp một phần ngữ cảnh để xác định ai nên có quyền truy cập vào một địa điểm hoặc tài nguyên coworking.
Một quy trình truy cập có thể cần xem xét:
- Danh tính thành viên
- Trạng thái thành viên hoạt động
- Kế hoạch
- Địa điểm
- Giờ cho phép
- Đặt chỗ cụ thể
- Không gian hoặc tài nguyên
- Thời gian bắt đầu và kết thúc quyền lợi
Booking Ninjas' Kiểm soát truy cập hỗ trợ kết nối giữa hồ sơ tài sản và cơ sở hạ tầng truy cập vật lý hoặc kỹ thuật số được hỗ trợ.
Phương pháp xác thực thực tế và hành vi truy cập phụ thuộc vào hệ thống truy cập bên ngoài và việc triển khai đã được cấu hình.
Hóa đơn thành viên coworking hoạt động như thế nào?
Hóa đơn coworking có thể bao gồm cả các thành phần định kỳ và liên quan đến việc sử dụng.
Tùy thuộc vào mô hình thành viên, tài khoản thành viên có thể bao gồm:
- Phí thành viên định kỳ
- Phí văn phòng riêng hoặc bàn làm việc
- Sử dụng phòng họp
- Giờ bổ sung
- Phí khách
- Phí thiết bị hoặc dịch vụ
- Tín dụng hoặc giảm giá
- Điều chỉnh áp dụng
- Hóa đơn
- Thanh toán
Booking Ninjas' Hóa đơn định kỳ hỗ trợ các chu kỳ thanh toán đã lên lịch cho các thành viên và đăng ký, trong khi đó Hóa đơn & Thanh toán môi trường kết nối hóa đơn, thanh toán và quy trình tài chính liên quan.
Các nhà điều hành coworking nên cấu trúc giá thành viên như thế nào?
Không có mức giá chung cho một bàn nóng, văn phòng riêng, hạn mức phòng họp hoặc thành viên coworking khác.
Các quyết định về giá có thể xem xét các yếu tố như:
- Địa điểm
- Công suất có sẵn
- Loại tài nguyên
- Giờ truy cập
- Dịch vụ bao gồm
- Hạn mức đặt chỗ
- Thời gian kế hoạch
- Chi phí hoạt động
- Mô hình nhu cầu
- Định vị thị trường địa phương
- Giá sử dụng bổ sung
- Mục tiêu thương mại
Các nhà điều hành nên phân biệt giá thành viên cơ bản với các dịch vụ hoặc việc sử dụng tạo ra các khoản phí riêng biệt để cả thành viên và nhân viên hiểu rõ những gì kế hoạch thực sự bao gồm.
Các thành viên nên có thể tự quản lý những gì?
Một cổng thông tin dành cho thành viên có thể cung cấp dịch vụ tự phục vụ có kiểm soát cho các hoạt động tài khoản thường xuyên thay vì yêu cầu mọi thay đổi hoặc truy vấn phải thông qua nhân viên coworking.
Tùy thuộc vào trải nghiệm đã được cấu hình, điều này có thể bao gồm:
- Thông tin hồ sơ và liên hệ
- Thông tin thành viên
- Các đặt chỗ sắp tới
- Lịch sử đặt chỗ
- Thay đổi đặt chỗ đã được cấu hình
- Hóa đơn
- Lịch sử thanh toán
- Số dư chưa thanh toán
- Tài liệu
- Giao tiếp
Booking Ninjas' Cổng thông tin thành viên kết nối hoạt động tài khoản, đặt chỗ, tài chính, tài liệu và giao tiếp của thành viên với môi trường hoạt động rộng hơn dựa trên Salesforce.
Cộng đồng phù hợp như thế nào trong thành viên coworking?
Cộng đồng có thể là một phần quan trọng của đề xuất giá trị coworking, nhưng nó khác với các quy tắc thương mại và hoạt động của thành viên.
Các nhà điều hành có thể chọn kết nối thành viên với:
- Sự kiện thành viên
- Thông báo
- Hội thảo
- Hoạt động chung
- Giao tiếp
- Phản hồi
- Dịch vụ thành viên
- Lợi ích cụ thể cho cộng đồng
Những hoạt động này có thể hỗ trợ trải nghiệm của thành viên, nhưng không có sự kiện, tính năng cộng đồng hoặc chiến lược giao tiếp nào đảm bảo việc gia hạn hoặc giữ chân.
Thông tin nào giúp các nhà điều hành hiểu rõ việc giữ chân thành viên?
Việc giữ chân nên được đánh giá từ các hồ sơ thành viên và hoạt động thực tế thay vì chỉ dựa vào hoạt động cộng đồng.
Thông tin hữu ích có thể bao gồm:
- Thành viên hoạt động
- Gia hạn
- Hủy bỏ
- Thay đổi kế hoạch
- Tần suất đặt chỗ
- Sử dụng tài nguyên
- Yêu cầu của thành viên
- Tình trạng thanh toán
- Phản hồi
- Vấn đề hoạt động
Những hồ sơ này có thể giúp các nhà điều hành điều tra lý do tại sao các kế hoạch cụ thể đang được sử dụng, thay đổi hoặc hủy bỏ. Chúng không tự mình chứng minh lý do cho quyết định của một thành viên.
Các chỉ số nào giúp giải thích hiệu suất thành viên coworking?
| Chỉ số | Nó giúp giải thích điều gì |
|---|---|
| Thành viên hoạt động | Số lượng mối quan hệ thành viên hoạt động hiện tại. |
| Sự pha trộn thành viên | Phân phối thành viên giữa các kế hoạch hoặc cấp độ. |
| Gia hạn | Có bao nhiêu thành viên tiếp tục vào một khoảng thời gian xác định khác. |
| Hủy bỏ | Các thành viên kết thúc trong thời gian đo lường. |
| Sử dụng không gian | Bao nhiêu công suất bàn, văn phòng, phòng hoặc tài nguyên chung có sẵn đang được sử dụng. |
| Nhu cầu đặt chỗ | Tài nguyên và thời gian nào mà các thành viên đang cố gắng đặt chỗ. |
| Hóa đơn định kỳ | Các khoản phí định kỳ liên quan đến thành viên được ghi nhận trong thời gian đó. |
| Các khoản phí dựa trên việc sử dụng | Hoạt động tài chính bổ sung phát sinh từ việc sử dụng tài nguyên hoặc dịch vụ áp dụng. |
| Số dư chưa thanh toán | Các khoản phí của thành viên vẫn chưa được thanh toán theo hồ sơ thanh toán đã được cấu hình. |
Các nhà điều hành nên xác định các chỉ số này một cách nhất quán để báo cáo không nhầm lẫn giữa khối lượng thành viên, việc sử dụng không gian, đặt chỗ và hiệu suất tài chính.
Thành viên coworking thay đổi như thế nào giữa nhiều địa điểm?
Coworking đa địa điểm giới thiệu các quy tắc thành viên bổ sung.
Một nhà điều hành có thể cần xác định:
- Các địa điểm mà một kế hoạch bao gồm
- Liệu các hạn mức đặt chỗ có được chia sẻ hay không
- Liệu mức giá có thay đổi theo địa điểm hay không
- Quyền truy cập khác nhau như thế nào
- Địa điểm nào nhận được sự phân bổ tài chính
- Cách đo lường công suất
- Cách lịch sử thành viên theo chân thành viên
- Cách báo cáo so sánh các địa điểm
Các hồ sơ thành viên tập trung trở nên quan trọng hơn khi cùng một người có thể tương tác với nhiều địa điểm coworking dưới một mối quan hệ.
AI có thể hỗ trợ hoạt động thành viên coworking ở đâu?
AI có thể hỗ trợ phân tích nơi có đủ dữ liệu liên quan đến thành viên, đặt chỗ, sử dụng và tài chính.
Các ứng dụng tiềm năng có thể bao gồm:
- Phát hiện mô hình nhu cầu
- Phân tích sử dụng không gian
- Hỗ trợ dự đoán
- Phân tích mô hình thành viên
- Xác định bất thường
- Ưu tiên hoạt động
Các đầu ra này nên được coi là hỗ trợ quyết định chứ không phải là một đảm bảo rằng một quyết định về giá, công suất hoặc thành viên sẽ tăng doanh thu hoặc giữ chân.
Các nhà điều hành nên thiết kế mô hình thành viên coworking như thế nào?
- Xác định thành viên. Quyết định xem liệu các thành viên thuộc về cá nhân, tổ chức, nhóm hay một cấu trúc khách hàng khác.
- Xác định kế hoạch. Thiết lập thời gian kế hoạch, các địa điểm bao gồm, tài nguyên, dịch vụ, giờ và các quy tắc thương mại.
- Xác định quyền lợi. Xác định chính xác những gì thành viên có thể sử dụng mà không cần giao dịch hoặc phí bổ sung.
- Kết nối các tài nguyên có thể đặt trước. Xác định những bàn, phòng, văn phòng, thiết bị hoặc các tài nguyên khác cần đặt trước.
- Định nghĩa quy tắc truy cập. Thiết lập thời gian và địa điểm mà thành viên nên có quyền truy cập và cách mà hạ tầng truy cập bên ngoài tham gia.
- Định nghĩa thanh toán. Tách biệt các khoản phí định kỳ khỏi các khoản phí dựa trên mức sử dụng, các dịch vụ bổ sung, giảm giá, điều chỉnh và các hoạt động tài chính khác.
- Định nghĩa dịch vụ tự phục vụ. Quyết định tài khoản, đặt chỗ, thanh toán, tài liệu và các hành động giao tiếp mà thành viên có thể tự thực hiện.
- Định nghĩa thay đổi vòng đời. Thiết lập cách mà việc nâng cấp, hạ cấp, tạm dừng, gia hạn, hủy bỏ và hết hạn ảnh hưởng đến quyền truy cập, thanh toán và đặt chỗ.
- Đo lường kết quả. Xem xét hoạt động thành viên, mức sử dụng, thanh toán, gia hạn, hủy bỏ và các ngoại lệ hoạt động cùng nhau.
Booking Ninjas kết nối các hoạt động thành viên coworking như thế nào?
Booking Ninjas là một nền tảng gốc Salesforce cho việc đặt chỗ và hoạt động . Hồ sơ thành viên coworking, kế hoạch thành viên, đặt chỗ không gian, cơ sở vật chất, thanh toán, quy trình truy cập và báo cáo do đó có thể hoạt động trong môi trường Salesforce rộng lớn hơn theo cấu hình đã thiết lập.
Điều này cho phép hồ sơ thành viên kết nối với hoạt động vận hành theo sau nó thay vì tồn tại như một danh sách riêng biệt của các thành viên.
Kết nối các thành viên, bàn, văn phòng, phòng, cơ sở vật chất, thanh toán và các hoạt động coworking hàng ngày.
Khám phá Quản lý Coworking →Cung cấp cho các thành viên quyền truy cập có kiểm soát vào thông tin tài khoản, đặt chỗ, hóa đơn, thanh toán, tài liệu và giao tiếp.
Khám phá Cổng thông tin thành viên →Kết nối bàn, văn phòng, phòng và các tài nguyên có thể đặt trước khác với quy trình đặt chỗ và khả năng.
Khám phá Quản lý Đặt chỗ →Quản lý các chu kỳ thanh toán thành viên định kỳ và các hồ sơ đăng ký liên quan.
Khám phá Thanh toán Định kỳ →Kết nối hồ sơ thành viên và tài sản với hạ tầng truy cập được hỗ trợ khi cần thiết.
Khám phá Kiểm soát Truy cập →Kết nối hóa đơn, các khoản phí định kỳ, thanh toán, điều chỉnh, và các quy trình tài chính rộng hơn.
Khám phá Thanh toán & Chi phí →Báo cáo về các thông tin thành viên, đặt chỗ, mức sử dụng, khách hàng và tài chính được kết nối.
Khám phá Thông tin chi tiết →Câu hỏi thường gặp
Thành viên coworking là gì?
Thành viên coworking là một thỏa thuận cho phép một cá nhân hoặc tổ chức có quyền sử dụng môi trường coworking theo một kế hoạch cụ thể. Kế hoạch có thể xác định vị trí, không gian, hạn mức đặt chỗ, giờ truy cập, dịch vụ, phí, quy tắc gia hạn và các điều kiện thành viên khác.
Sự khác biệt giữa thành viên coworking và đặt chỗ là gì?
Một thành viên xác định kế hoạch và quyền lợi liên tục của thành viên. Một đặt chỗ giữ chỗ cho một bàn, văn phòng, phòng họp hoặc tài nguyên khác trong một khoảng thời gian cụ thể. Do đó, một thành viên có thể có một thành viên hoạt động mà không cần có một tài nguyên cụ thể được đặt chỗ vào mọi lúc.
Các loại kế hoạch thành viên coworking nào là phổ biến?
Các nhà điều hành coworking có thể cung cấp các mô hình như truy cập linh hoạt hoặc bàn nóng, bàn cố định, văn phòng riêng, truy cập theo thời gian, kế hoạch phòng họp, thành viên cộng đồng hoặc thành viên truy cập hạn chế, và dịch vụ văn phòng ảo. Cấu trúc chính xác phụ thuộc vào không gian, dịch vụ và mô hình thương mại của nhà điều hành.
Có thể bao gồm đặt chỗ phòng họp trong thành viên coworking không?
Có. Một kế hoạch thành viên có thể bao gồm các quyền lợi phòng họp xác định, tín dụng đặt chỗ, mức giá thành viên hoặc các quy tắc đã cấu hình khác. Việc sử dụng phòng thực tế vẫn phụ thuộc vào khả năng và các điều kiện đặt chỗ cho khoảng thời gian yêu cầu.
Có thể tự động hóa thanh toán thành viên coworking không?
Có. Thanh toán Định kỳ của Booking Ninjas hỗ trợ các chu kỳ thanh toán đã lên lịch cho các thành viên và đăng ký. Việc sử dụng bổ sung, dịch vụ, điều chỉnh, hóa đơn và thanh toán có thể được kết nối thông qua quy trình thanh toán rộng hơn theo cấu hình đã thiết lập.
Các thành viên có thể tự đặt chỗ không gian coworking không?
Cổng thông tin thành viên của Booking Ninjas có thể cung cấp quyền truy cập tự phục vụ có kiểm soát vào các đặt chỗ và hoạt động tài khoản. Các tài nguyên cụ thể, thay đổi đặt chỗ, quyền và quy tắc có sẵn cho một thành viên phụ thuộc vào thành viên và mô hình hoạt động đã cấu hình.
Có thể kiểm soát quyền truy cập tòa nhà bằng thành viên coworking không?
Hồ sơ thành viên và đặt chỗ có thể cung cấp ngữ cảnh cho các quy trình truy cập nơi mà một hệ thống kiểm soát truy cập vật lý hoặc kỹ thuật số được hỗ trợ được tích hợp. Hành vi và quyền truy cập thực tế phụ thuộc vào hệ thống bên ngoài và việc triển khai.
Phần mềm coworking của Booking Ninjas có được xây dựng trên Salesforce không?
Có. Booking Ninjas là gốc Salesforce, cho phép hồ sơ thành viên coworking, kế hoạch thành viên, đặt chỗ, thanh toán, cơ sở vật chất, quy trình, báo cáo, quyền, tự động hóa và tích hợp sử dụng nền tảng Salesforce rộng lớn hơn.
Kết nối thành viên với không gian phía sau nó
Xem cách Booking Ninjas có thể kết nối các thành viên coworking, kế hoạch, bàn, văn phòng, đặt chỗ phòng, truy cập, thanh toán định kỳ, thanh toán, cơ sở vật chất và báo cáo trong một môi trường hoạt động gốc Salesforce.
