Cách Thanh Toán Tiền Thuê Trực Tuyến Kết Nối Người Thuê, Thanh Toán, Nhắc Nhở và Đối Chiếu

1. Thanh toán trực tuyến cung cấp cho người thuê một con đường thanh toán trực tiếp

Một con đường thanh toán kỹ thuật số có thể giảm bớt nhu cầu cho người thuê và các nhóm quản lý tài sản phải phối hợp việc xử lý séc, tiền mặt, thăm văn phòng hoặc hướng dẫn thanh toán thủ công.

Thông qua một cổng thông tin dành cho người thuê, cư dân có thể thấy:

Booking Ninjas' Cổng thông tin người thuê kết nối dịch vụ tự phục vụ của người thuê với hóa đơn, lịch sử thanh toán, hồ sơ cư trú, yêu cầu bảo trì, giao tiếp và các quy trình làm việc của người thuê đã cấu hình khác.

2. Nhắc nhở thanh toán có thể theo lịch hóa đơn

Việc thu tiền thuê thường theo các ngày đến hạn có thể dự đoán. Điều này khiến cho nhắc nhở rất phù hợp với tự động hóa quy trình làm việc dựa trên quy tắc.

Một quy trình nhắc nhở đã cấu hình có thể xác định:

Booking Ninjas' Nhắc nhở thanh toán hỗ trợ nhắc nhở theo lịch, cảnh báo trước hạn, theo dõi quá hạn, thông báo thanh toán định kỳ và quy trình leo thang có thể cấu hình.

Một nhắc nhở có thể làm cho ngày đến hạn rõ ràng hơn. Nó không thể đảm bảo rằng người thuê sẽ có đủ tiền hoặc hoàn thành thanh toán đúng hạn.

3. Hóa đơn định kỳ có thể cấu trúc tiền thuê hàng tháng

Tiền thuê thường là định kỳ, nhưng hai khái niệm cần được giữ tách biệt:

Booking Ninjas' Hóa đơn định kỳ có thể cấu trúc các chu kỳ thanh toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc tùy chỉnh và kết nối các hóa đơn định kỳ với hồ sơ khách hàng và hoạt động.

4. Các tùy chọn thanh toán kỹ thuật số có thể kết nối qua một cổng thanh toán

Nền tảng quản lý tài sản không hoạt động độc lập với cơ sở hạ tầng thanh toán.

Tùy thuộc vào cổng thanh toán, bộ xử lý, địa lý, cấu hình tài khoản và triển khai, một tài sản có thể hỗ trợ các phương thức thanh toán kỹ thuật số đủ điều kiện như thanh toán thẻ hoặc chuyển khoản ngân hàng.

Booking Ninjas' Tích hợp cổng thanh toán có thể kết nối các nhà cung cấp thanh toán với hồ sơ tài sản, quy trình hóa đơn, trạng thái giao dịch và báo cáo.

Nó Khả năng thu thập thanh toán trực tuyến hỗ trợ các liên kết thanh toán, trải nghiệm thanh toán được lưu trữ, theo dõi hóa đơn và quy trình thanh toán kỹ thuật số đã cấu hình.

Các phương thức thanh toán chính xác và hành vi thanh toán nên được xác nhận cho bộ xử lý và triển khai đã chọn thay vì được giả định từ PMS một mình.

5. Việc thanh toán tiền thuê trực tuyến có tự động làm cho các khoản thanh toán an toàn hơn không?

Không.

Việc chuyển từ tiền mặt hoặc séc vật lý thay đổi mô hình rủi ro, nhưng thanh toán kỹ thuật số giới thiệu các yêu cầu riêng của nó về nhà cung cấp thanh toán, xác thực, truy cập tài khoản, tích hợp, thiết bị, gian lận, dữ liệu giao dịch và kiểm soát hoạt động.

Một người điều hành tài sản nên hiểu:

Một PMS hoặc tích hợp thanh toán có thể hỗ trợ quy trình thanh toán an toàn, nhưng nó không nên được coi là một đảm bảo tự động về an toàn thanh toán hoặc tuân thủ PCI.

6. Lịch sử thanh toán tạo ra một hồ sơ tài khoản rõ ràng hơn

Việc thu thập kỹ thuật số đặc biệt hữu ích khi mỗi giao dịch được kết nối với hóa đơn và tài khoản người thuê mà nó giải thích.

Một lịch sử tài khoản có cấu trúc có thể cho thấy:

Điều này cung cấp cho các nhóm tài sản và tài chính một hồ sơ chung để điều tra khi một người thuê hỏi về số dư hoặc thanh toán.

Nó không loại bỏ tranh chấp. Một sự bất đồng vẫn có thể liên quan đến hợp đồng thuê, tính toán phí, ủy quyền thanh toán, giao dịch thất bại, hoàn tiền, hoạt động ngân hàng, hoặc một vấn đề khác ngoài hồ sơ giao dịch.

Tại sao việc đối chiếu thanh toán lại quan trọng sau khi người thuê đã thanh toán?

Một thông điệp thanh toán thành công không phải là kết thúc của quy trình tài chính.

Các đội ngũ tài sản và tài chính có thể vẫn cần xác định:

Đó là lý do tại sao việc thu tiền thuê nên kết nối quy trình thanh toán với trạng thái hóa đơn, đối chiếu và báo cáo thay vì dừng lại ở màn hình thanh toán.

Điều gì xảy ra khi một khoản thanh toán tiền thuê không theo con đường bình thường?

Các hệ thống thanh toán cần một quy trình ngoại lệ cũng như một quy trình thanh toán thành công.

Các ngoại lệ có thể bao gồm:

Phản ứng đúng phụ thuộc vào hợp đồng thuê hoặc thỏa thuận, nhà cung cấp thanh toán, chính sách tổ chức, yêu cầu địa phương và sự kiện tài chính cụ thể.

Tự động hóa có thể định tuyến các ngoại lệ có thể dự đoán, tạm dừng nhắc nhở, cập nhật trạng thái, hoặc chỉ định theo dõi. Sự phán xét vẫn có thể cần thiết cho các tranh chấp, nhượng bộ, vấn đề pháp lý, số dư bất thường, hoặc các quyết định quan trọng khác.

Một cổng thanh toán trực tuyến cho người thuê nên cung cấp điều gì?

Một cổng thông tin cho người thuê nên làm cho mối quan hệ thanh toán dễ hiểu, không chỉ đơn giản là hiển thị một biểu mẫu thanh toán.

Các yêu cầu có thể khác nhau giữa các mô hình tài sản như nhà ở, sinh viên, doanh nghiệp, thương mại, hiệp hội và các mô hình khác. Do đó, cổng thông tin nên phản ánh mối quan hệ lập hóa đơn thực tế thay vì sử dụng một quy trình thanh toán thuê chung cho mọi loại tài sản.

Việc thanh toán tiền thuê trực tuyến có cải thiện điểm tín dụng của người thuê không?

Không phải chỉ riêng nó.

Ghi nhận một khoản thanh toán tiền thuê trực tuyến trong hệ thống quản lý tài sản khác với việc báo cáo thông tin thanh toán tiền thuê cho một cơ quan tín dụng hoặc dịch vụ báo cáo tín dụng khác.

Bất kỳ tác động nào đến báo cáo tín dụng phụ thuộc vào thỏa thuận báo cáo, nhà cung cấp, khu vực pháp lý, tài khoản người thuê và các quy tắc áp dụng. Một nhà điều hành tài sản không nên hứa hẹn rằng việc sử dụng một cổng thanh toán trực tuyến sẽ cải thiện điểm tín dụng của người thuê.

Có phải các khoản thanh toán tiền thuê trực tuyến đảm bảo thu tiền nhanh hơn hoặc dòng tiền tốt hơn không?

Không.

Việc thu tiền trực tuyến có thể loại bỏ một số ma sát thanh toán và giảm theo dõi thủ công trong một quy trình đã cấu hình. Nó cũng có thể cung cấp cho các đội ngũ cái nhìn rõ ràng hơn về các hóa đơn mở, trạng thái thanh toán và các tài khoản quá hạn.

Nhưng hiệu suất thu tiền thực tế vẫn phụ thuộc vào các yếu tố như tài chính của người thuê, ngày đến hạn, điều khoản hợp đồng, tranh chấp, hiệu suất của nhà cung cấp thanh toán, phí, thanh toán thất bại, chiến lược nhắc nhở, điều kiện kinh tế và quy trình quản lý tài sản.

Các nhà quản lý tài sản nên thiết lập quy trình thanh toán tiền thuê trực tuyến như thế nào?

1. Xác định nghĩa vụ lập hóa đơn. Lập bản đồ hợp đồng thuê, tiền thuê, phí định kỳ, phí bổ sung, ngày đến hạn và quy tắc lập hóa đơn tạo ra số tiền phải trả.
2. Kết nối người thuê và tài sản. Đảm bảo mỗi hóa đơn được liên kết với người thuê, đơn vị, thỏa thuận và kỳ lập hóa đơn đúng.
3. Chọn kiến trúc thanh toán. Xác định cổng, bộ xử lý, phương thức hỗ trợ, mô hình ủy quyền, phí, quy trình thanh toán và tích hợp.
4. Cấu hình trải nghiệm cho người thuê. Quyết định những gì người thuê có thể xem, thanh toán, tải xuống, cập nhật hoặc đặt câu hỏi thông qua cổng thông tin.
5. Cấu hình nhắc nhở. Xác định quy trình giao tiếp trước hạn, đến hạn, quá hạn, leo thang và nhận thức về tranh chấp.
6. Tách biệt lập hóa đơn khỏi thanh toán. Xác định khi nào hóa đơn được tạo riêng biệt với việc liệu các khoản thanh toán tự động đã được ủy quyền có sẵn hay không.
7. Xác định đối chiếu. Quyết định cách các giao dịch cập nhật hóa đơn, số dư, thanh toán và hồ sơ tài chính.
8. Thiết kế quy trình ngoại lệ. Xử lý các giao dịch thất bại, một phần, trùng lặp, tranh chấp, hoàn tiền, đảo ngược, hoặc không khớp.
9. Xác định quyền truy cập và quản trị. Xác định nhân viên nào có thể xem dữ liệu tài chính, thực hiện điều chỉnh, phát hành hoàn tiền, hoặc thay đổi cài đặt lập hóa đơn.
10. Xem xét báo cáo. Theo dõi hóa đơn, thanh toán, số dư còn lại, ngoại lệ và lịch sử đối chiếu bằng cách sử dụng các hồ sơ tài chính đã xác định.

Booking Ninjas kết nối việc thu tiền thuê trực tuyến như thế nào?

Booking Ninjas là một nền tảng gốc Salesforce cho đặt chỗ và hoạt động . Các hồ sơ tài sản nhà ở, người thuê, lập hóa đơn, thanh toán, thông tin liên lạc, quy trình làm việc, báo cáo và tích hợp do đó có thể chia sẻ nền tảng Salesforce rộng lớn hơn theo cách triển khai đã cấu hình.

Mục đích không chỉ đơn giản là đưa một trang thanh toán trực tuyến. Mục đích là kết nối thanh toán với người thuê, tài sản, hóa đơn, nhắc nhở, trạng thái giao dịch, số dư tài khoản, quy trình ngoại lệ và báo cáo xung quanh nó.

Câu hỏi thường gặp